จะจัดการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในสัญญาการจัดการสิ่งอำนวยความสะดวกในสหราชอาณาจักรได้อย่างไร

ข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับการลงนามอิเล็กทรอนิกส์ในการจัดการสิ่งอำนวยความสะดวกในสหราชอาณาจักร

ในโลกที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็วของการจัดการสิ่งอำนวยความสะดวก สัญญาสำหรับการบำรุงรักษา การเช่า และข้อตกลงการบริการเป็นเรื่องปกติในชีวิตประจำวัน ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (e-signatures) นำเสนอวิธีที่คล่องตัวในการสรุปข้อตกลงโดยไม่ต้องล่าช้าจากเอกสารที่เป็นกระดาษ สำหรับการดำเนินงานในสหราชอาณาจักร การนำลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มาใช้สามารถเพิ่มประสิทธิภาพ ลดต้นทุน และรับประกันการปฏิบัติตามข้อกำหนดในอุตสาหกรรมต่างๆ เช่น อสังหาริมทรัพย์เชิงพาณิชย์ สถานพยาบาล และสำนักงานขององค์กร วิธีการนี้ไม่เพียงแต่เร่งกระบวนการเท่านั้น แต่ยังลดข้อผิดพลาดในการจัดการเอกสารให้เหลือน้อยที่สุด ทำให้เป็นตัวเลือกที่ใช้งานได้จริงสำหรับผู้เชี่ยวชาญที่ยุ่งกับการจัดการหลายสถานที่

สัญญาสิ่งอำนวยความสะดวกมักเกี่ยวข้องกับข้อกำหนดที่ซับซ้อน เช่น ข้อตกลงระดับการให้บริการ (SLAs) ข้อกำหนดการชดใช้ค่าเสียหาย และตัวเลือกการต่ออายุ ซึ่งต้องมีลายเซ็นที่ปลอดภัยและตรวจสอบได้ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์รองรับการดำเนินการจากระยะไกล ซึ่งมีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับการประสานงานผู้รับเหมา ผู้เช่า หรือซัพพลายเออร์ทั่วสหราชอาณาจักร อย่างไรก็ตาม การเลือกวิธีการและแพลตฟอร์มที่ถูกต้องเป็นกุญแจสำคัญในการหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทางกฎหมายและความล้มเหลวในการดำเนินงาน

เปรียบเทียบแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์กับ DocuSign หรือ Adobe Sign หรือไม่

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามข้อกำหนดทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และกระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

กฎหมายและข้อบังคับเกี่ยวกับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในสหราชอาณาจักร

สหราชอาณาจักรดูแลรักษากรอบการทำงานของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่แข็งแกร่ง ซึ่งส่วนใหญ่กำกับดูแลโดยพระราชบัญญัติการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ปี 2000 และสอดคล้องกับข้อบังคับ eIDAS ของสหภาพยุโรป (รักษาไว้ผ่านข้อบังคับการระบุตัวตนทางอิเล็กทรอนิกส์หลัง Brexit) ภายใต้กฎหมายเหล่านี้ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีผลผูกพันทางกฎหมายเช่นเดียวกับลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือสำหรับสัญญาจำนวนมาก โดยมีเงื่อนไขว่าตรงตามเกณฑ์ด้านความถูกต้อง ความสมบูรณ์ และการปฏิเสธไม่ได้

สำหรับสัญญาสิ่งอำนวยความสะดวก ซึ่งมักจะตกอยู่ภายใต้ข้อตกลงทางธุรกิจ ในอุตสาหกรรมที่ไม่ได้รับการควบคุม ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์อย่างง่าย เช่น การใช้การยืนยันทางอีเมลหรือการพิมพ์ชื่อ ก็เพียงพอแล้ว อย่างไรก็ตาม สำหรับธุรกรรมที่มีมูลค่าสูงหรือละเอียดอ่อน (เช่น ที่เกี่ยวข้องกับสิ่งอำนวยความสะดวกของภาครัฐหรือการคุ้มครองข้อมูล GDPR) อาจจำเป็นต้องมีลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ขั้นสูงหรือมีคุณสมบัติ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่มีคุณสมบัติได้รับการสนับสนุนโดยผู้ให้บริการทรัสต์ที่มีคุณสมบัติ (QTSP) ซึ่งให้หลักฐานที่แข็งแกร่งที่สุด คล้ายกับลายเซ็นหมึกเปียกที่พยานในศาล

ข้อควรพิจารณาที่สำคัญ ได้แก่:

• ความยินยอมและความตั้งใจ: ทุกฝ่ายต้องตกลงที่จะใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ โดยควรระบุไว้อย่างชัดเจนในเทมเพลตสัญญา
• การตรวจสอบสิทธิ์: แพลตฟอร์มต้องรับรองตัวตนของผู้ลงนาม โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสัญญาสองฝ่ายที่พบได้บ่อยในการจัดการสิ่งอำนวยความสะดวก
• การเก็บบันทึก: เส้นทางการตรวจสอบต้องเก็บรักษาไว้อย่างน้อยหกปี ซึ่งสอดคล้องกับระยะเวลาที่กฎหมายกำหนดสำหรับการโต้แย้งสัญญาในสหราชอาณาจักร
• กฎเฉพาะอุตสาหกรรม: ในการจัดการสิ่งอำนวยความสะดวกด้านการก่อสร้างหรือพลังงาน ผลกระทบของพระราชบัญญัติความปลอดภัยในการก่อสร้างปี 2022 อาจต้องมีการตรวจสอบที่เข้มงวดขึ้นเพื่อพิสูจน์การปฏิบัติตามข้อกำหนด

ความเสี่ยงของการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนด ได้แก่ การทำให้สัญญาเป็นโมฆะหรือข้อพิพาท ดังนั้น ผู้จัดการสิ่งอำนวยความสะดวกในสหราชอาณาจักรควรปรึกษาที่ปรึกษาทางกฎหมายเพื่อตอบสนองความต้องการเฉพาะ เครือข่าย PEPPOL ของรัฐบาลยังสนับสนุนใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่เกี่ยวข้องกับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งช่วยในการจัดซื้อจัดจ้างสำหรับสิ่งอำนวยความสะดวกสาธารณะ

ขั้นตอนในการจัดการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับสัญญาสิ่งอำนวยความสะดวกในสหราชอาณาจักร

การนำลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ไปใช้ให้มีประสิทธิภาพต้องใช้วิธีการที่มีโครงสร้าง เพื่อให้มั่นใจถึงความถูกต้องตามกฎหมาย การดำเนินงานที่ราบรื่น และความสามารถในการปรับขนาด ต่อไปนี้เป็นคำแนะนำทีละขั้นตอนสำหรับสหราชอาณาจักร โดยอิงตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในอุตสาหกรรม

ขั้นตอนที่ 1: ประเมินความต้องการของสัญญาและการปฏิบัติตามข้อกำหนด

เริ่มต้นด้วยการตรวจสอบสัญญาสิ่งอำนวยความสะดวกของคุณ ระบุว่าเกี่ยวข้องกับเทมเพลตมาตรฐาน (เช่น การต่ออายุบริการทำความสะอาด) หรือเทมเพลตที่ซับซ้อน (เช่น การบำรุงรักษา HVAC หลายสถานที่พร้อม SLAs) สำหรับการปฏิบัติตามข้อกำหนดของสหราชอาณาจักร ให้ยืนยันประเภทลายเซ็น: ใช้ลายเซ็นอย่างง่ายสำหรับข้อตกลงทั่วไป และใช้ลายเซ็นขั้นสูงสำหรับข้อตกลงที่มีภาระผูกพันทางการเงินเกิน 100,000 ปอนด์สเตอร์ลิง หรือเกี่ยวข้องกับหน่วยงานกำกับดูแล (เช่น สิ่งอำนวยความสะดวกของ NHS)

ทำการประเมินความเสี่ยง: สัญญาต้องมีลายเซ็นพยานหรือไม่ (เช่น สำหรับการเช่าบางประเภทภายใต้พระราชบัญญัติพินัยกรรม)? บูรณาการการตรวจสอบ GDPR เพื่อจัดการข้อมูลส่วนบุคคลในรายละเอียดของผู้ลงนาม เครื่องมือ เช่น ซอฟต์แวร์การจัดการสัญญา สามารถทำให้กระบวนการนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติ โดยทำเครื่องหมายความสอดคล้องกับ eIDAS

ขั้นตอนที่ 2: เลือกและตั้งค่าแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

เลือกแพลตฟอร์มที่รองรับมาตรฐาน eIDAS ของสหราชอาณาจักร อัปโหลดสัญญาในรูปแบบ PDF ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีช่องลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ชัดเจนสำหรับวันที่ ชื่อ และข้อกำหนด กำหนดค่าเวิร์กโฟลว์: สำหรับการจัดการสิ่งอำนวยความสะดวก ให้ตั้งค่าลายเซ็นตามลำดับสำหรับการอนุมัติหลายฝ่าย (เช่น ลูกค้า ผู้รับเหมา และบริษัทประกันภัย)

เปิดใช้งานความสามารถในการลงนามบนมือถือสำหรับการตรวจสอบในสถานที่ ทดสอบการตั้งค่าด้วยสัญญานำร่อง เช่น ข้อตกลงการซ่อมแซมขนาดเล็ก เพื่อตรวจสอบว่าบันทึกการตรวจสอบจับภาพที่อยู่ IP การประทับเวลา และข้อมูลอุปกรณ์ ซึ่งมีความสำคัญต่อการยอมรับในศาลของสหราชอาณาจักร

ขั้นตอนที่ 3: เตรียมและแจกจ่ายเอกสาร

หากสแกนเอกสารกระดาษเก่า ให้แปลงสัญญาเป็นดิจิทัลโดยใช้เครื่องมือ OCR ฝังช่องลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์อย่างมีกลยุทธ์: วางไว้ข้างข้อกำหนดที่สำคัญ เช่น เงื่อนไขการชำระเงินหรือสิทธิ์ในการยกเลิก เพื่อหลีกเลี่ยงข้อพิพาท สำหรับสัญญาสิ่งอำนวยความสะดวกที่เกิดขึ้นประจำ (เช่น ข้อตกลงการบำรุงรักษาประจำปี) ให้ใช้เทมเพลตเพื่อกำหนดมาตรฐานกระบวนการ

แจกจ่ายผ่านลิงก์ที่ปลอดภัย ผ่านทางอีเมลหรือ SMS แจ้งให้ทุกฝ่ายทราบ สำหรับทีมงานระยะไกลในสหราชอาณาจักร ให้รวมการแจ้งเตือนเพื่อให้สอดคล้องกับพระราชบัญญัติสิทธิผู้บริโภคปี 2015 เพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่มีแรงกดดันที่ไม่สมควรต่อผู้ลงนาม ติดตามความคืบหน้าแบบเรียลไทม์เพื่อทำเครื่องหมายความล่าช้า ซึ่งเป็นเรื่องปกติในการทำธุรกรรมสิ่งอำนวยความสะดวกข้ามพรมแดนกับซัพพลายเออร์ในสหภาพยุโรปหลัง Brexit

ขั้นตอนที่ 4: ดำเนินการและตรวจสอบลายเซ็น

ผู้ลงนามเข้าถึงเอกสารผ่านลิงก์ที่ไม่ซ้ำกัน โดยตรวจสอบสิทธิ์ผ่านวิธีการตามความรู้ (เช่น รหัสผ่าน) หรือไบโอเมตริกซ์ ในการจัดการสิ่งอำนวยความสะดวก สัญญาอาจเกี่ยวข้องกับช่างเทคนิคในสถานที่ ดังนั้น ให้จัดลำดับความสำคัญของอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายสำหรับการดำเนินการบนมือถืออย่างรวดเร็ว

เมื่อลงนามแล้ว แพลตฟอร์มจะสร้างใบรับรองที่เสร็จสมบูรณ์พร้อมเส้นทางการตรวจสอบที่ไม่เปลี่ยนแปลง หากต้องการตรวจสอบตัวตน เช่น การเช่าที่มีความเสี่ยงสูง ให้ใช้ SMS OTP สำหรับการดำเนินการเป็นชุด เช่น การต่ออายุสัญญาสำหรับเครือข่ายสิ่งอำนวยความสะดวกค้าปลีก ให้ใช้การส่งเป็นชุดเพื่อจัดการเอกสารมากกว่า 50 ฉบับอย่างมีประสิทธิภาพ

ขั้นตอนที่ 5: จัดเก็บ จัดการ และตรวจสอบ

จัดเก็บสัญญาที่ลงนามแล้วในที่เก็บที่สอดคล้องตามข้อกำหนด โดยสามารถเข้าถึงได้ตลอดระยะเวลาของสัญญาบวกกับระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด บูรณาการกับระบบการจัดการสิ่งอำนวยความสะดวก (เช่น ซอฟต์แวร์ CAFM เช่น Planon) เพื่อทำให้การต่ออายุเป็นไปโดยอัตโนมัติ

ตรวจสอบเป็นประจำเพื่อให้มั่นใจถึงการปฏิบัติตามข้อกำหนดอย่างต่อเนื่อง: ตรวจสอบบันทึกรายไตรมาสเพื่อตรวจจับความผิดปกติ ในกรณีที่มีข้อพิพาท บันทึกลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สามารถใช้เป็นหลักฐานภายใต้กฎระเบียบวิธีพิจารณาความแพ่งของสหราชอาณาจักร ฝึกอบรมพนักงานให้ใช้แพลตฟอร์มเพื่อรักษาประสิทธิภาพ ซึ่งสามารถลดเวลาในการบริหารได้มากถึง 70% ตามรายงานของอุตสาหกรรม

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเพิ่มเติม

• ความปลอดภัย: ใช้การเข้ารหัสและการรับรองความถูกต้องด้วยสองปัจจัยเพื่อปกป้องข้อมูลสิ่งอำนวยความสะดวกที่ละเอียดอ่อน
• การบูรณาการ: เชื่อมโยงลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์กับระบบ ERP เพื่อการประมวลผลใบแจ้งหนี้ที่ราบรื่นสำหรับทรัพย์สินที่ได้รับการจัดการ
• การจัดการต้นทุน: ตรวจสอบขีดจำกัดซองจดหมายของแพลตฟอร์ม ผู้จัดการสิ่งอำนวยความสะดวกมักจะส่งสัญญา 50-200 ฉบับต่อปี ดังนั้น ให้เลือกแผนที่ปรับขนาดได้
• การฝึกอบรมและการนำไปใช้: เปิดตัวผ่านการสัมมนา โดยเน้นย้ำถึงประโยชน์ เช่น การเริ่มต้นใช้งานผู้เช่าที่รวดเร็วขึ้นในสิ่งอำนวยความสะดวกเชิงพาณิชย์

ด้วยการปฏิบัติตามขั้นตอนเหล่านี้ ผู้จัดการสิ่งอำนวยความสะดวกในสหราชอาณาจักรสามารถจัดการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างน่าเชื่อถือ โดยลดระยะเวลาดำเนินการจากหลายสัปดาห์เหลือเพียงไม่กี่วัน ในขณะที่ยังคงรักษาสถานะตามกฎหมาย

การเลือกแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่เหมาะสม

แพลตฟอร์มหลายแห่งตอบสนองความต้องการในการจัดการสิ่งอำนวยความสะดวกของสหราชอาณาจักร โดยแต่ละแห่งมีจุดแข็งในด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด ความสะดวกในการใช้งาน และการบูรณาการ ต่อไปนี้เป็นภาพรวมที่เป็นกลางของตัวเลือกที่สำคัญ

DocuSign เป็นผู้นำตลาดที่มีการปฏิบัติตามข้อกำหนด eIDAS ที่แข็งแกร่ง โดยนำเสนอเทมเพลต การส่งเป็นชุด และเส้นทางการตรวจสอบ เหมาะสำหรับเวิร์กโฟลว์สัญญาสิ่งอำนวยความสะดวก API รองรับการบูรณาการกับเครื่องมือการจัดการทรัพย์สิน แม้ว่าราคาสำหรับการใช้งานส่วนบุคคลจะเริ่มต้นที่ 10 ปอนด์สเตอร์ลิงต่อเดือน โดยขยายไปถึงอัตราที่กำหนดเองสำหรับองค์กร

Adobe Sign นำเสนอการบูรณาการที่ราบรื่นกับระบบนิเวศของ Adobe และ Microsoft Office รองรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่มีคุณสมบัติสำหรับสัญญาที่ได้รับการควบคุมของสหราชอาณาจักร เป็นมิตรกับทีมงานสิ่งอำนวยความสะดวกที่เน้นเอกสาร โดยมีแผนเริ่มต้นที่ 15 ปอนด์สเตอร์ลิงต่อผู้ใช้ต่อเดือน โดยเน้นคุณสมบัติด้านความปลอดภัย เช่น การตรวจสอบไบโอเมตริกซ์

eSignGlobal โดดเด่นด้วยการปฏิบัติตามข้อกำหนดทั่วโลกที่ครอบคลุมกว่า 100 ประเทศหลัก โดยเฉพาะอย่างยิ่งในเอเชียแปซิฟิก ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในเอเชียแปซิฟิกเผชิญกับความแตกแยก มาตรฐานสูง และข้อบังคับที่เข้มงวด ในขณะที่รูปแบบตะวันตก เช่น ESIGN/eIDAS มักจะอิงตามกรอบการทำงาน เอเชียแปซิฟิกต้องการวิธีการ “บูรณาการระบบนิเวศ” ซึ่งรวมถึงการบูรณาการฮาร์ดแวร์/API อย่างลึกซึ้งกับข้อมูลประจำตัวดิจิทัลของรัฐบาล (G2B) ซึ่งมีเกณฑ์ทางเทคนิคที่สูงกว่าวิธีการทางอีเมลหรือการประกาศตนเองที่พบได้บ่อยในสหรัฐอเมริกา/สหภาพยุโรป eSignGlobal แข่งขันโดยตรงกับ DocuSign และ Adobe Sign ทั่วโลก รวมถึงในยุโรปและอเมริกา โดยนำเสนอราคาที่แข่งขันได้ โดยแผน Essential มีราคาเพียง 16.6 ดอลลาร์สหรัฐต่อเดือน ซึ่งรองรับเอกสารได้มากถึง 100 ฉบับ ที่นั่งผู้ใช้ไม่จำกัด และการตรวจสอบสิทธิ์ด้วยรหัสลายเซ็น นอกเหนือจากการปฏิบัติตามข้อกำหนดแล้ว ยังให้ความคุ้มค่าและบูรณาการอย่างราบรื่นกับระบบต่างๆ เช่น iAM Smart ของฮ่องกงและ Singpass ของสิงคโปร์

HelloSign (ปัจจุบันเป็นส่วนหนึ่งของ Dropbox) เน้นที่ความเรียบง่าย โดยนำเสนอระดับฟรีสำหรับการใช้งานในปริมาณน้อยและแผนชำระเงินเริ่มต้นที่ 10 ปอนด์สเตอร์ลิงต่อเดือน เหมาะสำหรับทีมงานสิ่งอำนวยความสะดวกขนาดเล็กถึงขนาดกลางที่ต้องการการบูรณาการพื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์อย่างรวดเร็ว แม้ว่าจะขาดฟังก์ชันการทำงานเป็นชุดขั้นสูงเมื่อเทียบกับคู่แข่งที่เป็นองค์กร

กำลังมองหาทางเลือกที่ชาญฉลาดกว่าสำหรับ DocuSign หรือไม่

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามข้อกำหนดทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และกระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

ตารางเปรียบเทียบแพลตฟอร์ม

ตารางนี้เน้นย้ำถึงการแลกเปลี่ยน: DocuSign และ Adobe ทำงานได้ดีในตลาดที่พัฒนาแล้ว ในขณะที่ eSignGlobal มอบความคุ้มค่าสำหรับการดำเนินงานสิ่งอำนวยความสะดวกระหว่างประเทศ และ HelloSign เหมาะสำหรับสตาร์ทอัพ

สรุป

การนำทางลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับสัญญาสิ่งอำนวยความสะดวกในสหราชอาณาจักรต้องให้ความสนใจกับความแตกต่างทางกฎหมายและเครื่องมือที่ใช้งานได้จริง แม้ว่าผู้เล่นที่จัดตั้งขึ้น เช่น DocuSign จะนำเสนอตัวเลือกที่เชื่อถือได้ แต่สำหรับผู้ใช้ที่กำลังมองหาทางเลือกในการปฏิบัติตามข้อกำหนดในระดับภูมิภาค eSignGlobal โดดเด่นในตลาดที่หลากหลายในฐานะตัวเลือกที่เป็นกลางและคุ้มค่า ประเมินตามปริมาณและความต้องการของคุณเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด