วิธีใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในการสมัครขอทุนในสหราชอาณาจักร

ข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในการขอทุนสนับสนุนในสหราชอาณาจักร

ในสภาพแวดล้อมการแข่งขันของโอกาสในการให้ทุนสนับสนุน การขอทุนสนับสนุนในสหราชอาณาจักรต้องการเอกสารที่มีประสิทธิภาพ เป็นไปตามข้อกำหนด และปลอดภัย ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (e-signatures) ได้กลายเป็นเครื่องมือสำคัญในการปรับปรุงกระบวนการเหล่านี้ ช่วยให้ผู้สมัครสามารถส่งข้อเสนอ ข้อตกลง และการอนุมัติ โดยไม่ต้องเสียเวลาไปกับเอกสารที่เป็นกระดาษ ตั้งแต่นวัตกรรมของธุรกิจขนาดเล็กไปจนถึงโครงการวิจัย ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ช่วยลดภาระด้านการบริหารจัดการ ในขณะที่ยังคงความถูกต้องตามกฎหมาย วิธีการนี้ไม่เพียงแต่เร่งระยะเวลาเท่านั้น แต่ยังสอดคล้องกับเป้าหมายการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลของสหราชอาณาจักร ทำให้เป็นตัวเลือกที่ใช้งานได้จริงสำหรับผู้ที่ต้องการขอทุนสนับสนุนจากหน่วยงานต่างๆ เช่น Innovate UK หรือ National Lottery Community Fund

กำลังเปรียบเทียบแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์กับ DocuSign หรือ Adobe Sign อยู่หรือไม่

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามข้อกำหนดทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และการเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

กฎหมายและข้อบังคับเกี่ยวกับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในสหราชอาณาจักร

สหราชอาณาจักรมีกรอบการทำงานด้านลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่แข็งแกร่ง ซึ่งรับประกันว่าลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีผลทางกฎหมายเช่นเดียวกับลายเซ็นหมึกเปียกแบบดั้งเดิมในกรณีส่วนใหญ่ โดยหลักแล้วอยู่ภายใต้พระราชบัญญัติการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ปี 2000 และข้อบังคับ eIDAS ของสหภาพยุโรป (ซึ่งยังคงอยู่หลัง Brexit ผ่านข้อบังคับการระบุตัวตนทางอิเล็กทรอนิกส์ปี 2019) โดยมีเงื่อนไขว่าลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เป็นไปตามมาตรฐานของแท้ ความสมบูรณ์ และการปฏิเสธไม่ได้

ภายใต้ eIDAS ลายเซ็นจะแบ่งออกเป็นสามระดับ: ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์อย่างง่าย (SES) ซึ่งอาศัยการระบุตัวตนของผู้ใช้ขั้นพื้นฐาน เช่น อีเมลหรือรหัสการเข้าถึง ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ขั้นสูง (AES) ซึ่งรวมถึงเทคโนโลยีการระบุตัวตนที่ไม่ซ้ำใครและการป้องกันการงัดแงะ และลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่มีคุณสมบัติ (QES) ซึ่งเป็นระดับสูงสุด ใช้ฮาร์ดแวร์ที่ได้รับการรับรองเพื่อให้ความปลอดภัยสูงสุด คล้ายกับใบรับรองดิจิทัล สำหรับทุนสนับสนุนในสหราชอาณาจักร SES มักจะเพียงพอสำหรับเอกสารที่ไม่ละเอียดอ่อน แต่หน่วยงานที่ให้ทุนสนับสนุนอาจกำหนดให้ใช้ AES หรือ QES สำหรับสาขาที่มีมูลค่าสูงหรือมีการควบคุม เช่น การวิจัยหรือการให้ทุนสนับสนุนสาธารณะ เพื่อลดความเสี่ยงของการฉ้อโกง

ข้อควรพิจารณาที่สำคัญในการปฏิบัติตามข้อกำหนด ได้แก่ การคุ้มครองข้อมูลภายใต้ GDPR ของสหราชอาณาจักร การรับรองความยินยอมของผู้ลงนาม และการจัดเก็บที่ปลอดภัย องค์กรต่างๆ เช่น UK Research and Innovation (UKRI) ยอมรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์อย่างชัดเจนในพอร์ทัลการให้ทุนสนับสนุน แต่ผู้สมัครจะต้องตรวจสอบแนวทางของผู้ให้ทุนสนับสนุนแต่ละราย เช่น แนวทางของ Arts and Humanities Research Council เพื่อหลีกเลี่ยงการถูกปฏิเสธ การไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดอาจนำไปสู่ความล่าช้าหรือการทำให้เป็นโมฆะ ซึ่งเน้นย้ำถึงความจำเป็นในการใช้แพลตฟอร์มที่ตรงตามมาตรฐานเหล่านี้ สภาพแวดล้อมด้านกฎระเบียบนี้ส่งเสริมให้เกิดนวัตกรรม ในขณะที่ให้ความสำคัญกับความปลอดภัย ทำให้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เป็นตัวเลือกที่เชื่อถือได้สำหรับขั้นตอนการทำงานของการให้ทุนสนับสนุน

คู่มือทีละขั้นตอนสำหรับการขอทุนสนับสนุนในสหราชอาณาจักรโดยใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

การใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับการขอทุนสนับสนุนในสหราชอาณาจักรเกี่ยวข้องกับกระบวนการที่มีโครงสร้างซึ่งรวมเครื่องมือดิจิทัลเข้ากับข้อกำหนดด้านกฎระเบียบ ตามรายงานของอุตสาหกรรม วิธีการนี้สามารถลดเวลาในการดำเนินการได้มากถึง 80% ทำให้สามารถมุ่งเน้นไปที่การพัฒนาข้อเสนอที่สำคัญมากกว่าด้านลอจิสติกส์

ขั้นตอนที่ 1: เลือกแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่สอดคล้องตามข้อกำหนด

เริ่มต้นด้วยการเลือกผู้ให้บริการที่ได้รับการรับรองภายใต้ eIDAS หรือมาตรฐานที่เทียบเท่าของสหราชอาณาจักร เช่น แพลตฟอร์มที่ให้ความสามารถ AES แพลตฟอร์มต้องรองรับการตรวจสอบ การเข้ารหัส และการรวมเข้ากับระบบการจัดการทุนสนับสนุน เช่น Flexi-Grant หรือระบบ Joint Electronic Submission (Je-S) ของ UKRI ประเมินตามความง่ายในการใช้งาน ต้นทุน และคุณสมบัติเฉพาะของสหราชอาณาจักร เช่น การประทับเวลาที่สอดคล้องกับ HMRC ตัวอย่างเช่น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเครื่องมือสร้างใบรับรองการเสร็จสิ้นที่สามารถตรวจสอบได้โดยผู้ให้ทุนสนับสนุน

ขั้นตอนที่ 2: เตรียมเอกสารการให้ทุนสนับสนุนของคุณ

รวบรวมเอกสารการสมัครของคุณ—แบบฟอร์ม งบประมาณ การอนุมัติ และการประกาศ—เป็นซองจดหมายหรือแพ็กเกจเดียว ใช้ PDF ที่แก้ไขได้เพื่อฝังช่องลายเซ็นอย่างมีกลยุทธ์: วางไว้บนหน้าปก ส่วนความยินยอม หรือการประกาศ หากจำเป็น ให้รวมตรรกะแบบมีเงื่อนไข เช่น การแสดงรายละเอียดงบประมาณเฉพาะหลังจากการอนุมัติเบื้องต้น เครื่องมือที่มีเทมเพลตสามารถกำหนดกระบวนการนี้ให้เป็นมาตรฐานได้ ทำให้มั่นใจถึงความสอดคล้องกันในผู้ลงนามหลายราย เช่น ผู้ทำงานร่วมกันหรือผู้แนะนำ

ขั้นตอนที่ 3: ตั้งค่าผู้ลงนามและขั้นตอนการทำงาน

เชิญผู้เข้าร่วมผ่านลิงก์ที่ปลอดภัย กำหนดบทบาท (เช่น ผู้สมัคร ผู้อนุมัติ) สำหรับทุนสนับสนุนในสหราชอาณาจักร ให้จัดลำดับขั้นตอนการทำงานตามข้อตกลงการส่ง—อาจเริ่มต้นด้วยการตรวจสอบภายใน ตามด้วยการอนุมัติภายนอก เปิดใช้งานการแจ้งเตือนและการแจ้งเตือนเพื่อให้ทันตามกำหนดเวลา โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการสมัครที่ต้องใช้เวลา เช่น รอบการให้ทุนแบบเปิดของ UKRI ใช้การรับรองความถูกต้องด้วยหลายปัจจัยเพื่อตรวจสอบตัวตน ซึ่งสอดคล้องกับการเน้นย้ำของ GDPR ของสหราชอาณาจักรเกี่ยวกับการลดข้อมูลให้เหลือน้อยที่สุด

ขั้นตอนที่ 4: ดำเนินการและติดตามลายเซ็น

ส่งซองจดหมายและตรวจสอบความคืบหน้าผ่านแดชบอร์ด ผู้ลงนามเข้าถึงผ่านอีเมล SMS หรือพอร์ทัล เพื่อใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์โดยการคลิกหรือวาด แพลตฟอร์มบันทึกการประทับเวลา บันทึก IP และตัวเลือกไบโอเมตริกซ์ (หากจำเป็นต้องใช้ AES) สำหรับทุนสนับสนุนที่เกี่ยวข้องกับผู้ทำงานร่วมกันระหว่างประเทศ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีความถูกต้องข้ามพรมแดนภายใต้การยอมรับร่วมกันของ eIDAS

ขั้นตอนที่ 5: ส่งและจัดเก็บ

เมื่อลายเซ็นเสร็จสมบูรณ์ ให้ดาวน์โหลดแพ็กเกจที่สมบูรณ์พร้อมการตรวจสอบ อัปโหลดไปยังพอร์ทัลการให้ทุนสนับสนุน โดยเก็บรักษาต้นฉบับไว้อย่างน้อยเจ็ดปีตามกฎการเก็บรักษาของสหราชอาณาจักร แพลตฟอร์มที่มีที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ช่วยอำนวยความสะดวกในเรื่องนี้ โดยให้การจัดเก็บที่ค้นหาได้สำหรับการตรวจสอบ หากมีการแก้ไข ให้ใช้การควบคุมเวอร์ชันเพื่อหลีกเลี่ยงข้อพิพาท

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการปฏิบัติตามข้อกำหนดและประสิทธิภาพ

เพื่อให้ประสบความสำเร็จสูงสุด ให้ฝึกอบรมทีมเกี่ยวกับการใช้แพลตฟอร์มและทำการทดสอบนำร่องด้วยการสมัครตัวอย่าง ผสานรวมกับเครื่องมือต่างๆ เช่น Microsoft Teams เพื่อการทำงานร่วมกัน หรือผสานรวมกับซอฟต์แวร์บัญชีเพื่อตรวจสอบงบประมาณ ตรวจสอบข้อผิดพลาดทั่วไป เช่น ช่องที่ไม่สมบูรณ์ซึ่งนำไปสู่การไม่ปฏิบัติตาม eIDAS ด้วยการทำตามขั้นตอนเหล่านี้ ผู้สมัครสามารถจัดการทุกสิ่งได้อย่างราบรื่น ตั้งแต่การให้ทุนสนับสนุนจากสภาท้องถิ่นไปจนถึงกองทุนนวัตกรรมแห่งชาติ ซึ่งช่วยเพิ่มความสามารถในการแข่งขันในระบบนิเวศที่ให้ความสำคัญกับดิจิทัลเป็นอันดับแรก

กระบวนการนี้ไม่เพียงแต่สอดคล้องกับกฎหมายของสหราชอาณาจักรเท่านั้น แต่ยังปรับขนาดได้สำหรับการสมัครที่ซับซ้อน เช่น การสมัครภายใต้ Levelling Up Fund ที่เกี่ยวข้องกับการลงนามในการประเมินผลกระทบต่อชุมชนโดยผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายราย

การเลือกแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่เหมาะสม

การเลือกผู้ให้บริการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับการขอทุนสนับสนุนในสหราชอาณาจักรต้องสร้างสมดุลระหว่างคุณสมบัติ การปฏิบัติตามข้อกำหนด และต้นทุน จากมุมมองทางธุรกิจ แพลตฟอร์มต่างๆ มีความแตกต่างกันในด้านความสามารถในการปรับขนาด โดยบางแพลตฟอร์มมีความโดดเด่นในการรวมระบบระดับองค์กร ในขณะที่แพลตฟอร์มอื่นๆ ให้ความสำคัญกับความสามารถในการจ่ายสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง

DocuSign

DocuSign เป็นผู้นำตลาดในด้านโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ โดยนำเสนอเครื่องมือที่แข็งแกร่งสำหรับขั้นตอนการทำงานระดับมืออาชีพ แพลตฟอร์ม eSignature รองรับการปฏิบัติตามข้อกำหนด eIDAS ของสหราชอาณาจักรด้วยคุณสมบัติขั้นสูง เช่น การกำหนดเส้นทางแบบมีเงื่อนไขและการส่งเป็นกลุ่ม เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการขอทุนสนับสนุนที่มีผู้อนุมัติหลายราย ราคาเริ่มต้นที่ $10/เดือนสำหรับการใช้งานส่วนตัว ขยายไปถึง $40/ผู้ใช้/เดือนสำหรับ Business Pro ซึ่งรวมถึงเว็บฟอร์มและการชำระเงิน—เหมาะสำหรับการชำระเงินคืนที่เกี่ยวข้องกับการให้ทุนสนับสนุน คุณสมบัติเพิ่มเติม เช่น การตรวจสอบสิทธิ์ช่วยเพิ่มความปลอดภัยสำหรับเอกสารการให้ทุนสนับสนุนที่ละเอียดอ่อน การใช้งาน API ของ DocuSign ช่วยให้สามารถรวมเข้ากับระบบการให้ทุนสนับสนุนได้อย่างราบรื่น แม้ว่าระดับองค์กรอาจเกี่ยวข้องกับราคาที่กำหนดเอง

Adobe Sign

Adobe Sign เป็นส่วนหนึ่งของ Adobe Document Cloud นำเสนอลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้งานง่าย ซึ่งผสานรวมเข้ากับขั้นตอนการทำงานของ PDF อย่างใกล้ชิด เหมาะสำหรับข้อเสนอการให้ทุนสนับสนุนโดยละเอียด รองรับ eIDAS ผ่านตัวเลือก AES และมีคุณสมบัติ เช่น การลงนามบนมือถือและไลบรารีเทมเพลต ราคาขึ้นอยู่กับการใช้งาน เริ่มต้นที่ $10/ผู้ใช้/เดือนสำหรับบุคคลทั่วไป ไปจนถึงแผนองค์กรที่มี SSO และการวิเคราะห์ เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการให้ทุนสนับสนุนด้านความคิดสร้างสรรค์หรือการวิจัยที่ต้องการการจัดการเอกสารด้วยภาพ ผสานรวมกับ Adobe Acrobat ได้อย่างดีเยี่ยมสำหรับการแก้ไข

eSignGlobal

eSignGlobal วางตำแหน่งตัวเองเป็นผู้ให้บริการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่สอดคล้องตามข้อกำหนดทั่วโลก รองรับกว่า 100 ประเทศหลัก โดยเน้นที่ความสอดคล้องด้านกฎระเบียบ มีความได้เปรียบในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก (APAC) เนื่องจากภูมิทัศน์ของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่กระจัดกระจาย มาตรฐานที่สูง และกฎระเบียบที่เข้มงวด—ซึ่งแตกต่างจากมาตรฐาน ESIGN/eIDAS ที่เป็นกรอบของยุโรปและสหรัฐอเมริกา ข้อกำหนดของ APAC คือโซลูชัน “การรวมระบบนิเวศ” ที่เกี่ยวข้องกับการรวมฮาร์ดแวร์/API อย่างลึกซึ้งกับ Digital Identity ของรัฐบาล (G2B) ซึ่งเหนือกว่ารูปแบบการตรวจสอบอีเมลหรือการประกาศตนเองที่พบได้ทั่วไปในโลกตะวันตก eSignGlobal มีความโดดเด่นในด้านนี้ โดยนำเสนอการเชื่อมต่อที่ราบรื่น เช่น iAM Smart ของฮ่องกงและ Singpass ของสิงคโปร์ แผน Essential มีราคาเพียง $16.60/เดือน อนุญาตให้ลงนามเอกสารได้มากถึง 100 ฉบับ ที่นั่งผู้ใช้ไม่จำกัด และการตรวจสอบผ่านรหัสการเข้าถึง มอบมูลค่าที่แข็งแกร่งสำหรับการปฏิบัติตามข้อกำหนด ทำให้สามารถแข่งขันกับ DocuSign และ Adobe Sign ในแผนการขยายทั่วโลก โดยมีราคาที่ต่ำกว่าสำหรับคุณสมบัติที่คล้ายกัน

กำลังมองหาทางเลือกที่ชาญฉลาดกว่าสำหรับ DocuSign อยู่หรือไม่

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามข้อกำหนดทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และการเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

HelloSign (Dropbox Sign)

HelloSign ซึ่งปัจจุบันเป็นส่วนหนึ่งของ Dropbox นำเสนออินเทอร์เฟซลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้งานง่าย ซึ่งสอดคล้องกับการใช้งาน eIDAS ของสหราชอาณาจักร เหมาะสำหรับทีมที่ต้องการการรวมระบบกับที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์อย่างรวดเร็ว โดยมีราคาตั้งแต่ฟรี (จำกัด) ไปจนถึง $15/ผู้ใช้/เดือน สำหรับคุณสมบัติขั้นสูง เช่น การสร้างแบรนด์ที่กำหนดเอง เหมาะสำหรับการขอทุนสนับสนุนขนาดเล็ก แม้ว่าจะขาดระบบอัตโนมัติขั้นสูงบางอย่าง แต่ก็มีความโดดเด่นในด้านความเรียบง่าย

การเปรียบเทียบผู้ให้บริการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

ตารางนี้เน้นย้ำถึงการแลกเปลี่ยนที่เป็นกลาง: ความลึกของ DocuSign ความคุ้นเคยของ Adobe ความครอบคลุมทั่วโลกของ eSignGlobal และความสามารถในการเข้าถึงของ HelloSign

สรุป

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เปลี่ยนการขอทุนสนับสนุนในสหราชอาณาจักรให้เป็นกระบวนการที่มีประสิทธิภาพ เป็นไปตามข้อกำหนด ซึ่งช่วยประหยัดเวลาและทรัพยากรในกฎระเบียบที่เปลี่ยนแปลงไป สำหรับผู้ที่กำลังมองหาทางเลือกอื่นสำหรับ DocuSign ที่มีการปฏิบัติตามข้อกำหนดระดับภูมิภาคที่แข็งแกร่ง eSignGlobal เป็นตัวเลือกที่สมดุลที่ควรพิจารณา