จะใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับข้อตกลงการฝึกงานในสหราชอาณาจักรได้อย่างไร

ข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในสหราชอาณาจักร

ในภูมิทัศน์ที่เปลี่ยนแปลงไปของการพัฒนาแรงงาน ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (e-signatures) ได้กลายเป็นรากฐานสำคัญในการปรับปรุงกระบวนการทางธุรการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับข้อตกลงการฝึกงานในสหราชอาณาจักร เครื่องมือดิจิทัลเหล่านี้ช่วยให้นายจ้าง ผู้ให้บริการฝึกอบรม และผู้เข้ารับการฝึกงานสามารถดำเนินการตามสัญญาได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดงานเอกสาร และเร่งการเริ่มต้นงาน จากมุมมองทางธุรกิจ การนำลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ไม่เพียงแต่ลดต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับการพิมพ์และการส่งไปรษณีย์เท่านั้น แต่ยังช่วยเพิ่มการปฏิบัติตามข้อกำหนดและการติดตามการตรวจสอบในสภาพแวดล้อมที่มีการควบคุม เช่น ภาคส่วนทักษะของสหราชอาณาจักร

กฎหมายและข้อบังคับเกี่ยวกับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในสหราชอาณาจักร

สหราชอาณาจักรยังคงรักษากรอบการทำงานที่แข็งแกร่งสำหรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อให้มั่นใจว่าลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีผลบังคับใช้ทางกฎหมายเช่นเดียวกับลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือแบบดั้งเดิมในกรณีส่วนใหญ่ โดยหลักแล้วอยู่ภายใต้การกำกับดูแลของพระราชบัญญัติการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ปี 2000 ซึ่งรับรู้ถึงความน่าเชื่อถือของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เมื่อแสดงเจตนาในการลงนามและเชื่อมโยงกับผู้ลงนามในลักษณะที่ตรวจสอบได้ หลัง Brexit สหราชอาณาจักรยังคงสอดคล้องกับกฎระเบียบ eIDAS ของสหภาพยุโรปโดยการรักษากฎหมายของสหภาพยุโรป โดยแบ่งลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ออกเป็นสามระดับ: อย่างง่าย (เครื่องหมายดิจิทัลพื้นฐาน) ขั้นสูง (ปลอดภัยและเฉพาะสำหรับผู้ลงนาม) และมีคุณสมบัติ (ระดับการรับประกันสูงสุดพร้อมการรับรอง)

สำหรับข้อตกลงการฝึกงาน ซึ่งอยู่ภายใต้การกำกับดูแลของพระราชบัญญัติการฝึกงาน ทักษะ เด็ก และการเรียนรู้ปี 2009 และดูแลโดยหน่วยงานด้านการศึกษาและทักษะ (ESFA) ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์จะต้องเป็นไปตามมาตรฐานเหล่านี้เพื่อให้มีผลบังคับใช้ สำหรับสัญญามาตรฐาน ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์อย่างง่ายก็เพียงพอแล้ว แต่สำหรับข้อตกลงที่มีมูลค่าสูงหรือละเอียดอ่อน ขอแนะนำให้ใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ขั้นสูงหรือมีคุณสมบัติเพื่อลดข้อพิพาท ธุรกิจควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าแพลตฟอร์มที่ใช้เป็นไปตามมาตรฐานความปลอดภัย ISO 27001 และจัดทำบันทึกการตรวจสอบสำหรับการตรวจสอบ ESFA การไม่ปฏิบัติตามอาจทำให้ข้อตกลงเป็นโมฆะ ซึ่งนำไปสู่การเรียกคืนเงินทุนหรือความท้าทายทางกฎหมาย ในทางปฏิบัติ ความชัดเจนด้านกฎระเบียบนี้ส่งเสริมการนำไปใช้ในขณะที่ให้ความสำคัญกับการปกป้องข้อมูลภายใต้ GDPR ของสหราชอาณาจักร

เปรียบเทียบแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์กับ DocuSign หรือ Adobe Sign หรือไม่

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามข้อกำหนดทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และกระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

คู่มือทีละขั้นตอนสำหรับการจัดการข้อตกลงการฝึกงานในสหราชอาณาจักรด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

การนำลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ไปใช้สำหรับข้อตกลงการฝึกงานในสหราชอาณาจักรเกี่ยวข้องกับกระบวนการที่มีโครงสร้างซึ่งสร้างสมดุลระหว่างประสิทธิภาพและการปฏิบัติตามกฎหมาย คู่มือนี้สรุปขั้นตอนที่ใช้งานได้จริงตั้งแต่การเตรียมการไปจนถึงการดำเนินการ โดยอ้างอิงจากแนวทางปฏิบัติทางธุรกิจทั่วไปเพื่อลดข้อผิดพลาดและรับประกันการดำเนินงานที่ราบรื่น

ขั้นตอนที่ 1: เลือกแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่สอดคล้องตามข้อกำหนด

เริ่มต้นด้วยการเลือกผู้ให้บริการที่รองรับกฎระเบียบของสหราชอาณาจักร เช่น ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ขั้นสูงพร้อมการประทับเวลาและการรับรองผู้ลงนาม แพลตฟอร์มควรผสานรวมกับเครื่องมือต่างๆ เช่น Microsoft Teams หรือระบบ HR เพื่อให้เวิร์กโฟลว์ราบรื่น สำหรับข้อตกลงการฝึกงาน ให้ตรวจสอบว่าแพลตฟอร์มมีเทมเพลตแบบฟอร์มมาตรฐาน เช่น ข้อตกลงการฝึกงาน (ตามข้อกำหนดของ ESFA) ซึ่งรวมถึงรายละเอียดเกี่ยวกับการฝึกอบรม ระยะเวลา และชั่วโมงการฝึกอบรมแบบปล่อยตัว

ขั้นตอนที่ 2: เตรียมเอกสารข้อตกลงการฝึกงาน

ร่างข้อตกลงโดยใช้เทมเพลตที่ได้รับการอนุมัติจาก ESFA ซึ่งมีอยู่ใน GOV.UK องค์ประกอบสำคัญ ได้แก่ รายละเอียดของผู้เข้ารับการฝึกงาน ข้อผูกพันของนายจ้าง บทบาทของผู้ให้บริการฝึกอบรม และตารางการชำระเงิน แปลงเอกสารเป็นรูปแบบ PDF ที่ปลอดภัยเพื่อป้องกันการเปลี่ยนแปลง ฝังช่องลายเซ็นอย่างมีกลยุทธ์ เช่น สำหรับผู้เข้ารับการฝึกงาน ตัวแทนนายจ้าง และผู้ให้บริการ หากใช้ตรรกะตามเงื่อนไขของแพลตฟอร์มขั้นสูง ให้กรอกข้อมูลในช่องโดยอัตโนมัติตามการตอบสนอง เช่น การปรับเงินเดือน

ขั้นตอนที่ 3: ตั้งค่าการรับรองผู้ลงนามและการกำหนดเส้นทาง

เชิญผู้ลงนามผ่านทางอีเมลหรือลิงก์ที่ปลอดภัย ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการรับรองความถูกต้องแบบหลายปัจจัย (เช่น SMS หรือรหัสการเข้าถึง) เพื่อให้เป็นไปตามมาตรฐานลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ขั้นสูง กำหนดลำดับการลงนาม: โดยทั่วไปนายจ้างจะลงนามก่อน ตามด้วยผู้เข้ารับการฝึกงานและผู้ให้บริการ สำหรับผู้เยาว์ (อายุต่ำกว่า 18 ปี) ให้ใส่ช่องยินยอมจากผู้ปกครอง แพลตฟอร์มอนุญาตให้ตั้งค่าการแจ้งเตือนและกำหนดเส้นตาย ซึ่งมีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับข้อตกลงการฝึกงานที่ละเอียดอ่อนต่อเวลาซึ่งเริ่มต้นภายในกรอบเวลาการให้ทุน

ขั้นตอนที่ 4: ดำเนินการและตรวจสอบลายเซ็น

ผู้ลงนามเข้าถึงเอกสารผ่านลิงก์เฉพาะ ตรวจสอบข้อกำหนดและใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ แพลตฟอร์มบันทึกที่อยู่ IP การประทับเวลา และความคิดเห็นใดๆ เพื่อการตรวจสอบ เมื่อเสร็จสิ้น ทุกฝ่ายจะได้รับสำเนา ตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดโดยการตรวจสอบใบรับรองการเสร็จสิ้น ซึ่งรวมถึงการติดตามการตรวจสอบทางดิจิทัล ซึ่งมีความสำคัญต่อการรายงาน ESFA

ขั้นตอนที่ 5: การจัดเก็บและการจัดการหลังการลงนาม

จัดเก็บข้อตกลงที่ลงนามไว้ในที่เก็บข้อมูลที่ปลอดภัยและเข้าถึงได้ ซึ่งเป็นไปตามกฎการเก็บรักษา GDPR ของสหราชอาณาจักร (โดยทั่วไปจะเก็บรักษาบันทึกการจ้างงานไว้ 6 ปี) ใช้คุณสมบัติการวิเคราะห์ของแพลตฟอร์มเพื่อติดตามอัตราการเสร็จสิ้นและทำเครื่องหมายความล่าช้า สำหรับการจัดการอย่างต่อเนื่อง ให้ผสานรวมกับระบบการจัดการการเรียนรู้เพื่อเชื่อมโยงลายเซ็นกับการตรวจสอบความคืบหน้า

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจ

จากมุมมองทางธุรกิจ ธุรกิจควรนำร่องลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในชุดเล็กๆ เพื่อประเมิน ROI การศึกษาแสดงให้เห็นว่าสามารถประหยัดเวลาได้มากถึง 80% ในวงจรสัญญา ฝึกอบรมพนักงานให้ใช้แพลตฟอร์มเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด และดำเนินการตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดเป็นประจำ ในตลาดการฝึกงานของสหราชอาณาจักร โครงการให้ทุนจากภาษีส่งผลให้เกิดการเติบโต ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สามารถเพิ่มการลงทะเบียนได้โดยการปรับปรุงการลงนามจากระยะไกลสำหรับผู้สมัครที่หลากหลาย ความท้าทายต่างๆ เช่น ช่องว่างทางดิจิทัลสำหรับผู้เข้ารับการฝึกงานที่เป็นผู้สูงอายุ สามารถแก้ไขได้ด้วยตัวเลือกที่เป็นมิตรกับมือถือ โดยรวมแล้ว วิธีการนี้ไม่เพียงแต่สอดคล้องกับกฎหมายเท่านั้น แต่ยังวางตำแหน่งธุรกิจในฐานะนายจ้างที่ทันสมัย ซึ่งช่วยปรับปรุงอัตราการรักษาพนักงานในอุตสาหกรรมที่มีการแข่งขันสูง เช่น การก่อสร้างและเทคโนโลยีดิจิทัล

การเลือกแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจในสหราชอาณาจักร

การเลือกเครื่องมือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ต้องมีการประเมินคุณสมบัติ ราคา และความสามารถในการปรับตัวในภูมิภาค ตัวเลือกยอดนิยม ได้แก่ DocuSign, Adobe Sign, eSignGlobal และ HelloSign (ปัจจุบันเป็นส่วนหนึ่งของ Dropbox) ซึ่งแต่ละตัวเลือกมีข้อดีในเวิร์กโฟลว์การฝึกงาน ธุรกิจควรให้ความสำคัญกับการปฏิบัติตามข้อกำหนดของสหราชอาณาจักร/eIDAS ความสะดวกในการผสานรวม และความสามารถในการปรับขนาดสำหรับทีมผู้ใช้หลายคน

ภาพรวมของ DocuSign

DocuSign เป็นผู้นำในตลาดลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งเป็นที่รู้จักในด้านระบบนิเวศที่แข็งแกร่งและความปลอดภัยระดับองค์กร รองรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ขั้นสูง พร้อมคุณสมบัติต่างๆ เช่น การกำหนดเส้นทางตามเงื่อนไขและการส่งเป็นกลุ่ม เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการจัดการข้อตกลงการฝึกงานหลายฉบับ ราคาเริ่มต้นที่ $10 ต่อเดือนสำหรับการใช้งานส่วนตัว ขยายไปสู่แผนธุรกิจมืออาชีพที่ $40 ต่อผู้ใช้ต่อเดือน พร้อมข้อจำกัดด้านซองจดหมาย (เช่น 100 ต่อผู้ใช้ต่อปี) มีการใช้กันอย่างแพร่หลายในสหราชอาณาจักรสำหรับการผสานรวม API และการติดตามการตรวจสอบ แม้ว่าคุณสมบัติเพิ่มเติม เช่น การส่ง SMS จะมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม

ภาพรวมของ Adobe Sign

Adobe Sign ผสานรวมกับ Adobe Document Cloud ได้อย่างราบรื่น โดดเด่นในด้านการจัดการเอกสารและการจัดการ PDF ทำให้เหมาะสำหรับสัญญาการฝึกงานโดยละเอียด มีลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ตั้งแต่แบบง่ายไปจนถึงแบบมีคุณสมบัติ พร้อมระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์และความสามารถในการลงนามบนมือถือ ราคาอยู่ที่ประมาณ $10–40 ต่อผู้ใช้ต่อเดือน ขึ้นอยู่กับระดับ และรวมถึงคุณสมบัติการวิเคราะห์ที่แข็งแกร่งสำหรับการติดตามการปฏิบัติตามข้อกำหนด ธุรกิจในสหราชอาณาจักรชื่นชมการทำงานร่วมกันอย่างราบรื่นกับ Adobe Acrobat แม้ว่าเทมเพลตที่กำหนดเองอาจต้องมีการตั้งค่าเพิ่มเติม

ภาพรวมของ eSignGlobal

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่สอดคล้องตามข้อกำหนดทั่วโลก รองรับกว่า 100 ประเทศและภูมิภาคหลัก โดยเน้นที่การจัดแนวข้อบังคับ ในเอเชียแปซิฟิก (APAC) มีข้อได้เปรียบเนื่องจากภูมิทัศน์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่กระจัดกระจาย มีมาตรฐานสูง และมีการควบคุมอย่างเข้มงวด ซึ่งแตกต่างจากมาตรฐาน ESIGN/eIDAS ที่เป็นกรอบของยุโรปและสหรัฐอเมริกา APAC ต้องการการผสานรวมฮาร์ดแวร์/API อย่างลึกซึ้งกับข้อมูลประจำตัวดิจิทัลระดับรัฐบาล (G2B) ซึ่งเป็นอุปสรรคทางเทคนิคที่เหนือกว่าการตรวจสอบอีเมลหรือรูปแบบการประกาศตนเองที่พบได้ทั่วไปในตะวันตก แผน Essential ของ eSignGlobal ในราคาเพียง $16.60 ต่อเดือน อนุญาตให้ส่งเอกสารได้มากถึง 100 ฉบับ ที่นั่งผู้ใช้ไม่จำกัด และการตรวจสอบสิทธิ์ด้วยรหัสการเข้าถึง มอบมูลค่าที่แข็งแกร่งสำหรับการปฏิบัติตามข้อกำหนด ผสานรวมกับ iAM Smart ของฮ่องกงและ Singpass ของสิงคโปร์ได้อย่างราบรื่น ทำให้เป็นทางเลือกที่แข่งขันได้ทั่วโลก รวมถึงการท้าทายผู้เล่นรายใหญ่ที่มีอยู่เดิมในยุโรป โดยนำเสนอต้นทุนที่ต่ำกว่าและการปรับใช้ที่รวดเร็วกว่า

ภาพรวมของ HelloSign (Dropbox Sign)

HelloSign (ปัจจุบันเปลี่ยนชื่อเป็น Dropbox Sign) เน้นความเรียบง่ายและความคุ้มค่า โดยมีระดับฟรีสำหรับการใช้งานขั้นพื้นฐาน และแผนแบบชำระเงินเริ่มต้นที่ $15 ต่อเดือน เป็นมิตรกับผู้ใช้สำหรับธุรกิจขนาดเล็กในสหราชอาณาจักรที่จัดการข้อตกลงการฝึกงาน โดยมีเทมเพลตและการทำงานร่วมกันเป็นทีม โดยไม่มีเส้นโค้งการเรียนรู้ที่สูงชัน สำหรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์อย่างง่าย การปฏิบัติตามข้อกำหนดนั้นเชื่อถือได้ แต่ขาดคุณสมบัติขั้นสูงบางอย่างสำหรับ APAC

กำลังมองหาทางเลือกที่ชาญฉลาดกว่า DocuSign หรือไม่

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามข้อกำหนดทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และกระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

การเปรียบเทียบแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

ตารางนี้เน้นย้ำถึงการแลกเปลี่ยนที่เป็นกลาง: DocuSign และ Adobe Sign ครองความน่าเชื่อถือขององค์กร ในขณะที่ eSignGlobal และ HelloSign ดึงดูดผู้ใช้ที่คำนึงถึงต้นทุน

โดยสรุป ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้เปลี่ยนแปลงการจัดการการฝึกงานในสหราชอาณาจักรโดยการรับประกันความถูกต้องตามกฎหมายและความเร็วในการดำเนินงาน สำหรับธุรกิจที่กำลังมองหาทางเลือก DocuSign ที่มีการปฏิบัติตามข้อกำหนดในภูมิภาคที่แข็งแกร่ง eSignGlobal โดดเด่นในฐานะตัวเลือกที่สมดุลและปรับตัวได้ทั่วโลก