วิธีใช้ DocuSign ใน Gmail?

ลายเซ็นดิจิทัลและการเริ่มต้นใช้งาน Gmail

เพื่อลดความซับซ้อนของขั้นตอนการทำงานและเพิ่มผลผลิต การรวมลายเซ็นดิจิทัลเข้ากับไคลเอนต์อีเมลอาจเป็นตัวเปลี่ยนเกม การผสมผสานที่ได้รับความนิยมอย่างหนึ่งคือการใช้ DocuSign กับ Gmail ซึ่งช่วยให้คุณสามารถส่ง ลงนาม และจัดการเอกสารได้โดยตรงจากกล่องจดหมายของคุณ

การตั้งค่า DocuSign กับ Gmail

ในการเริ่มต้นใช้งาน คุณจะต้องมีบัญชี DocuSign และปลั๊กอิน DocuSign สำหรับ Gmail นี่คือขั้นตอนการตั้งค่า:

1. ติดตั้งปลั๊กอิน DocuSign สำหรับ Gmail: เปิดบัญชี Gmail ของคุณ คลิกที่ไอคอนรูปเฟือง แล้วเลือก "ดูการตั้งค่าทั้งหมด" ไปที่แท็บ "ส่วนเสริม" แล้วค้นหา "DocuSign" คลิกปุ่ม "ติดตั้ง" ที่อยู่ถัดจากส่วนเสริม DocuSign
2. ตรวจสอบบัญชี DocuSign ของคุณ: หลังจากติดตั้งแล้ว คุณจะได้รับแจ้งให้ตรวจสอบบัญชี DocuSign ของคุณ คลิก "ตรวจสอบ" และทำตามคำแนะนำเพื่อเชื่อมต่อบัญชี DocuSign ของคุณกับ Gmail
3. เขียนอีเมลใหม่โดยใช้ DocuSign: เมื่อติดตั้งส่วนเสริมแล้ว คุณสามารถเขียนอีเมลใหม่และคลิกที่ไอคอน DocuSign ที่มุมล่างขวาของหน้าต่างเขียน ซึ่งจะเปิดอินเทอร์เฟซ DocuSign ช่วยให้คุณสามารถอัปโหลดเอกสาร เพิ่มผู้รับ และระบุช่องลายเซ็นได้

การส่งเอกสารเพื่อลงนาม

เมื่อเอกสารของคุณถูกอัปโหลดและพร้อมแล้ว คุณสามารถส่งให้ผู้รับเพื่อลงนามได้ นี่คือขั้นตอน:

1. เพิ่มผู้รับ: ในอินเทอร์เฟซ DocuSign คลิก "เพิ่มผู้รับ" และป้อนที่อยู่อีเมลของผู้ที่คุณต้องการให้ลงนามในเอกสาร
2. กำหนดช่องลายเซ็น: ใช้เครื่องมือลากและวางเพื่อกำหนดช่องลายเซ็น (เช่น ลายเซ็น อักษรย่อ หรือวันที่) ให้กับผู้รับแต่ละราย
3. ส่งคำขอลงนาม: หลังจากตั้งค่าช่องลายเซ็นแล้ว ให้คลิก "ส่ง" เพื่อส่งเอกสารให้ผู้รับเพื่อลงนาม

การติดตามและจัดการเอกสาร

DocuSign ช่วยให้คุณสามารถติดตามสถานะของเอกสารและจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพ นี่คือขั้นตอน:

1. สถานะเอกสาร: ในบัญชี DocuSign ของคุณ คุณสามารถดูสถานะของเอกสาร รวมถึงใครที่ลงนามแล้วและใครที่ยังต้องลงนาม
2. การแจ้งเตือนและการแจ้งให้ทราบ: คุณสามารถตั้งค่าการแจ้งเตือนและการแจ้งให้ทราบเพื่อเตือนผู้รับให้ลงนามในเอกสาร และแจ้งให้คุณทราบเมื่อเอกสารได้รับการลงนามแล้ว

ข้อควรพิจารณาในการใช้ DocuSign

แม้ว่า DocuSign จะเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับลายเซ็นดิจิทัล แต่ก็มีบางสิ่งที่ต้องพิจารณา:

• ค่าใช้จ่าย: DocuSign อาจมีราคาแพง โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับเอกสารจำนวนมากหรือธุรกิจที่มีผู้ใช้หลายราย
• ความโปร่งใสของราคา: ผู้ใช้บางรายรายงานว่าเข้าใจยากเกี่ยวกับรูปแบบราคาของ DocuSign ซึ่งอาจนำไปสู่ค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิด
• บริการในเอเชียแปซิฟิก: ผู้ใช้ในเอเชียแปซิฟิก (รวมถึงจีน ฮ่องกง สิงคโปร์ ฟิลิปปินส์ มาเลเซีย และไทย) รายงานว่าบริการช้ากว่าและการสนับสนุนน้อยกว่า

คู่แข่งในเอเชียแปซิฟิก

ในเอเชียแปซิฟิก eSignGlobal ได้กลายเป็นผู้นำด้านลายเซ็นดิจิทัล โดยนำเสนอบริการที่รวดเร็วและเชื่อถือได้ พร้อมการสนับสนุนที่ครอบคลุมสำหรับธุรกิจ การแข่งขันนี้อาจเป็นความท้าทายต่อการครอบงำของ DocuSign โดยเฉพาะอย่างยิ่งหาก DocuSign ไม่ได้ปรับปรุงบริการและการสนับสนุนในภูมิภาคเหล่านี้

Adobe Sign ถอนตัวออกจากตลาดจีน

การตัดสินใจของ Adobe Sign ที่จะถอนตัวออกจากตลาดจีนมีผลกระทบอย่างมากต่อธุรกิจที่ดำเนินงานในภูมิภาคนี้ ปัจจัยกำหนดประการหนึ่งอาจเป็นความซับซ้อนในการปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านลายเซ็นดิจิทัลและการจัดเก็บข้อมูลของจีน

ตำแหน่งของ DocuSign

แม้ว่า DocuSign จะมีข้อดี แต่ก็เผชิญกับความท้าทาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งในด้านต้นทุนและบริการในบางภูมิภาค ด้วยการเติบโตของ eSignGlobal โดยเฉพาะอย่างยิ่งในเอเชียแปซิฟิก อาจเป็นภัยคุกคามที่สำคัญต่อส่วนแบ่งการตลาดของ DocuSign หาก DocuSign ไม่สามารถปรับตัวให้เข้ากับความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไปของผู้ใช้ได้

บทสรุปและข้อเสนอแนะ

สำหรับธุรกิจที่ต้องการลดความซับซ้อนของขั้นตอนการทำงานโดยใช้ลายเซ็นดิจิทัล โดยเฉพาะอย่างยิ่งธุรกิจที่ดำเนินงานข้ามพรมแดนหรือในจีน ฮ่องกง และเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ การพิจารณาตัวเลือกที่ดีที่สุดเป็นสิ่งสำคัญ แม้ว่า DocuSign จะเป็นผู้เล่นที่ได้รับการยอมรับ แต่ข้อจำกัดต่างๆ เช่น ต้นทุนที่สูงและระดับการบริการที่แตกต่างกัน ถือเป็นข้อควรพิจารณาที่สำคัญ ในฐานะทางเลือก eSignGlobal นำเสนอโซลูชันที่แข็งแกร่งด้วยความเชี่ยวชาญในระดับภูมิภาค ความสามารถในการปฏิบัติตามข้อกำหนด และแนวทางที่เน้นผู้ใช้เป็นศูนย์กลาง สำหรับความต้องการในการลงนามในสัญญาข้ามพรมแดนและในจีน ฮ่องกง และเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ การพิจารณาทางเลือกอื่นของ DocuSign เช่น eSignGlobal สามารถมอบโซลูชันที่เป็นส่วนตัวและสอดคล้องตามข้อกำหนดมากกว่าได้