DocuSign ในมหาวิทยาลัยแคนาดา: ตัวอย่างการนำไปใช้ของ UofT และ UBC

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในการศึกษาระดับอุดมศึกษาของแคนาดา: แนวโน้มที่เพิ่มขึ้น

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้กลายเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการบริหารจัดการสมัยใหม่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในด้านการศึกษาระดับสูง ซึ่งประสิทธิภาพและการปฏิบัติตามกฎระเบียบเป็นสิ่งสำคัญยิ่ง ในแคนาดา กรอบกฎหมายสำหรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีความแข็งแกร่ง โดยส่วนใหญ่กำกับดูแลโดยกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลและเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของรัฐบาลกลาง (PIPEDA) และกฎหมายเทียบเท่าระดับจังหวัด เช่น พระราชบัญญัติพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ของออนแทรีโอ และพระราชบัญญัติธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ของบริติชโคลัมเบีย กฎหมายเหล่านี้สอดคล้องกับมาตรฐานสากล โดยยอมรับว่าลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีผลผูกพันทางกฎหมายในการพิสูจน์เจตนาในการลงนามและรับประกันความสมบูรณ์ของเอกสาร ต่างจากระบอบการปกครองที่กำหนดมากกว่าในบางภูมิภาค แคนาดาเน้นย้ำถึงความน่าเชื่อถือและความปลอดภัย ทำให้มหาวิทยาลัยสามารถใช้เครื่องมือต่างๆ เช่น DocuSign ได้โดยไม่ต้องกังวลว่าศาลจะทำให้เป็นโมฆะ โดยมีเงื่อนไขว่าปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการปกป้องข้อมูล กรอบนี้ส่งเสริมการนำไปใช้อย่างแพร่หลายในแวดวงวิชาการ ทำให้งานต่างๆ ตั้งแต่การรับสมัครไปจนถึงความร่วมมือด้านการวิจัยมีความคล่องตัว

กำลังเปรียบเทียบแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์กับ DocuSign หรือ Adobe Sign อยู่หรือไม่

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามกฎระเบียบทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และกระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

การนำ DocuSign ไปใช้ในมหาวิทยาลัยของแคนาดา

DocuSign ในฐานะแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ชั้นนำ นำเสนอชุดเครื่องมือที่ปรับให้เหมาะกับการใช้งานของสถาบัน รวมถึงผลิตภัณฑ์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์หลัก และคุณสมบัติขั้นสูง เช่น การจัดการข้อตกลงอัจฉริยะ (IAM) และการจัดการวงจรชีวิตสัญญา (CLM) IAM ใช้ AI เพื่อทำให้การตรวจสอบสัญญา การประเมินความเสี่ยง และการตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎระเบียบเป็นไปโดยอัตโนมัติ ในขณะที่ CLM ให้การจัดการเวิร์กโฟลว์แบบ end-to-end ตั้งแต่การร่างไปจนถึงการเก็บถาวร สำหรับมหาวิทยาลัย คุณสมบัติเหล่านี้ผสานรวมเข้ากับระบบต่างๆ ได้อย่างราบรื่น เช่น พอร์ทัลข้อมูลนักเรียนและแพลตฟอร์มทรัพยากรบุคคล ลดกระบวนการที่ใช้กระดาษ และเพิ่มความปลอดภัยของข้อมูลตามข้อกำหนด PIPEDA ราคาเริ่มต้นที่ประมาณ 10 ดอลลาร์ต่อเดือนสำหรับแผนส่วนบุคคล แต่ขยายไปสู่โซลูชันที่กำหนดเองสำหรับองค์กร โดยมีข้อจำกัดด้านซองจดหมาย (เช่น 100 ซองต่อผู้ใช้ต่อปีสำหรับแผนมาตรฐาน) ที่เหมาะสมกับขนาดทางวิชาการ

ในภูมิทัศน์ของการศึกษาระดับอุดมศึกษาของแคนาดา ความน่าเชื่อถือและการปฏิบัติตามพระราชบัญญัติ ESIGN ของ DocuSign ทำให้เป็นโซลูชันที่ต้องการสำหรับการจัดการเอกสารที่ละเอียดอ่อน เช่น ข้อตกลงการรับเข้าเรียน สัญญาของคณาจารย์ และการสมัครขอทุน

มหาวิทยาลัยโทรอนโต (UofT): ปรับปรุงเวิร์กโฟลว์การบริหารจัดการ

มหาวิทยาลัยโทรอนโต ซึ่งเป็นหนึ่งในสถาบันที่ใหญ่ที่สุดและมีชื่อเสียงที่สุดของแคนาดา ได้รวม DocuSign เข้ากับหลายแผนกตั้งแต่ประมาณปี 2018 เพื่อเร่งการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล UofT มุ่งเน้นไปที่กระบวนการที่มีปริมาณมาก เช่น การรับสมัครนักเรียนและเอกสารวีซ่านักเรียนต่างชาติ ตัวอย่างเช่น สำนักงานรับสมัครใช้แบบฟอร์มเว็บและตรรกะตามเงื่อนไขของ DocuSign เพื่อทำให้จดหมายตอบรับเป็นไปโดยอัตโนมัติ ทำให้ผู้สมัครสามารถลงนามในแบบฟอร์มตอบรับทางอิเล็กทรอนิกส์ได้โดยตรงผ่านอุปกรณ์มือถือ ซึ่งช่วยลดเวลาดำเนินการจากหลายสัปดาห์เหลือเพียงไม่กี่วัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงฤดูท่องเที่ยว พร้อมทั้งรับประกันการปฏิบัติตามพระราชบัญญัติพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ของออนแทรีโอ

ในการจัดการการวิจัย UofT ใช้คุณสมบัติการส่งเป็นกลุ่มของ DocuSign เพื่อจัดการข้อตกลงความร่วมมือกับพันธมิตรในอุตสาหกรรมและหน่วยงานให้ทุน ตัวอย่างที่โดดเด่นคือความร่วมมือด้านการวิจัย AI ของมหาวิทยาลัยกับ Vector Institute ซึ่ง DocuSign อำนวยความสะดวกในการลงนามอย่างรวดเร็วใน NDA หลายฝ่ายและข้อตกลงการแบ่งปันข้อมูลในช่วงเปลี่ยนผ่านไปสู่การทำงานทางไกลในช่วง COVID-19 การสรรหาคณาจารย์ก็ได้รับประโยชน์เช่นกัน โดยฝ่ายทรัพยากรบุคคลรายงานว่าประสิทธิภาพในการจัดการสัญญาการดำรงตำแหน่งเพิ่มขึ้น 40% โดยใช้เทมเพลตที่มีข้อกำหนดมาตรฐานเกี่ยวกับทรัพย์สินทางปัญญาและการชดเชย เส้นทางการตรวจสอบของ DocuSign ให้บันทึกที่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ ซึ่งมีความสำคัญต่อการตรวจสอบ PIPEDA และการผสานรวมกับระบบ ERP ที่ใช้ Oracle ของ UofT ช่วยลดข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง

ความท้าทายของ UofT รวมถึงการจัดการโควต้าซองจดหมายภายใต้แผน Business Pro (40 ดอลลาร์/เดือน/ผู้ใช้ต่อปี) ซึ่งจำกัดการส่งอัตโนมัติประมาณ 100 ครั้งต่อผู้ใช้ต่อปี เพื่อแก้ไขปัญหานี้ มหาวิทยาลัยได้อัปเกรดเป็นแผนองค์กร ซึ่งรวมถึง SSO ที่กำหนดเองและการวิเคราะห์ขั้นสูง โดยมีค่าใช้จ่ายโดยประมาณมากกว่า 50,000 ดอลลาร์ต่อปีสำหรับผู้ใช้มากกว่า 500 ราย โดยรวมแล้ว ประสบการณ์ของ UofT เน้นย้ำถึงความสามารถในการปรับขนาดของ DocuSign ในสภาพแวดล้อมทางวิชาการขนาดใหญ่ แม้ว่าการฝึกอบรมอย่างต่อเนื่องจะช่วยให้มั่นใจว่าพนักงานมีความเชี่ยวชาญในคุณสมบัติต่างๆ เช่น สิ่งที่แนบมาของผู้ลงนามสำหรับเอกสารเพิ่มเติม

มหาวิทยาลัยบริติชโคลัมเบีย (UBC): ยกระดับการวิจัยและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

มหาวิทยาลัยบริติชโคลัมเบีย ซึ่งตั้งอยู่ในแวนคูเวอร์ เริ่มนำ DocuSign มาใช้อย่างจริงจังประมาณปี 2020 โดยได้รับแรงหนุนจากความต้องการการดำเนินงานทางไกลที่ปลอดภัยในช่วงที่เกิดการหยุดชะงักทั่วโลก UBC เน้นย้ำถึงความยั่งยืนและโครงการริเริ่มการปรองดองของชนพื้นเมือง โดยใช้ DocuSign เพื่อแปลงการอนุมัติด้านจริยธรรมและความยินยอมในการมีส่วนร่วมของชุมชนให้เป็นดิจิทัล ตัวอย่างเช่น สำนักงานบริการวิจัยใช้ CLM เพื่อติดตามข้อเสนอการให้ทุนตั้งแต่การส่งจนถึงการดำเนินการ โดยผสานรวมกับระบบ Mosaic ของ UBC เพื่อเวิร์กโฟลว์ที่ราบรื่น ซึ่งช่วยเร่งการให้ทุนจากหน่วยงานต่างๆ เช่น NSERC (สภาวิจัยวิทยาศาสตร์ธรรมชาติและวิศวกรรม) โดยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ช่วยลดระยะเวลาการอนุมัติลง 30% ในความร่วมมือระหว่างหลายสถาบัน

ตัวอย่างการนำไปใช้ที่สำคัญคือการจัดการสัญญาของนักเรียนต่างชาติและข้อตกลงด้านที่พักของ UBC ทีมบริการรับสมัครส่งคำขอลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์ไปยังผู้สมัครทั่วโลกผ่านส่วนเสริมการจัดส่ง SMS ของ DocuSign ปรับให้เข้ากับเขตเวลาและลดความยุ่งเหยิงของอีเมล ในช่วงฤดูรับสมัครปี 2022 วิธีการนี้จัดการแบบฟอร์มการลงทะเบียนมากกว่า 5,000 ฉบับโดยไม่มีความล่าช้า โดยสอดคล้องกับพระราชบัญญัติธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ของบริติชโคลัมเบีย โดยรวมรหัสการเข้าถึงเพื่อการตรวจสอบ

UBC ยังใช้การตรวจสอบสิทธิ์ประจำตัว (IDV) ของ DocuSign เพื่อจัดการเอกสารที่มีความเสี่ยงสูง เช่น ความยินยอมในการทดลองทางคลินิกจากคณะวิทยาศาสตร์สุขภาพ โดยเพิ่มการตรวจสอบไบโอเมตริกซ์เพื่อเพิ่มความปลอดภัย API ของแพลตฟอร์มผสานรวมกับระบบการจัดการการเรียนรู้ (Canvas) ของ UBC ทำให้การลงนามในคำมั่นสัญญาด้านความซื่อสัตย์ทางวิชาการเป็นไปโดยอัตโนมัติ ในด้านราคา UBC ใช้รูปแบบผสมของแผนมาตรฐาน (25 ดอลลาร์ต่อเดือนต่อผู้ใช้) เสริมด้วยการเข้าถึง API สำหรับระบบอัตโนมัติที่กำหนดเอง รวมเป็นเงินประมาณ 30,000 ดอลลาร์ต่อปีสำหรับผู้ใช้ 300 ราย แม้ว่าจะมีประสิทธิภาพ แต่ UBC ตั้งข้อสังเกตถึงความล่าช้าในการส่งข้ามพรมแดนกับพันธมิตรในเอเชียแปซิฟิกเป็นครั้งคราว ซึ่งกระตุ้นให้มีการประเมินการเพิ่มประสิทธิภาพในระดับภูมิภาค บทบาทของ DocuSign ได้เพิ่มความยืดหยุ่นทางดิจิทัลของ UBC อย่างไม่ต้องสงสัย ซึ่งสอดคล้องกับความพยายามของรัฐบาลกลางแคนาดาในการส่งเสริมการกำกับดูแลแบบไร้กระดาษ

เปรียบเทียบ DocuSign กับคู่แข่งรายใหญ่

ในภูมิทัศน์การแข่งขันของโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับมหาวิทยาลัยในแคนาดา ทางเลือกอื่นๆ เช่น Adobe Sign, eSignGlobal และ HelloSign นำเสนอข้อได้เปรียบที่แตกต่างกันในด้านราคา การปฏิบัติตามกฎระเบียบ และการผสานรวม Adobe Sign ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของ Adobe Document Cloud เน้นย้ำถึงการผสานรวมที่ราบรื่นกับเครื่องมือ PDF และระบบนิเวศของ Microsoft ทำให้เหมาะสำหรับเวิร์กโฟลว์ทางวิชาการที่เน้นเอกสารเป็นหลัก รองรับซองจดหมายไม่จำกัดในระดับที่สูงขึ้น (เริ่มต้นที่ 10 ดอลลาร์ต่อผู้ใช้ต่อเดือน) และรวมถึงการลงนามบนมือถือที่แข็งแกร่ง แต่ราคาสำหรับองค์กรอาจเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วสำหรับคุณสมบัติที่กำหนดเอง

eSignGlobal ในฐานะผู้เล่นหน้าใหม่ที่มุ่งเน้นการปฏิบัติตามกฎระเบียบทั่วโลก รองรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ใน 100 ประเทศและภูมิภาคหลัก โดยมีความแข็งแกร่งเป็นพิเศษในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก (APAC) ภูมิทัศน์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของ APAC มีความแตกแยก โดยมีมาตรฐานสูงและกฎระเบียบที่เข้มงวด ซึ่งต้องการโซลูชันที่ผสานรวมระบบนิเวศ ซึ่งแตกต่างจากรูปแบบ ESIGN/eIDAS ที่อิงตามกรอบการทำงานมากกว่าในอเมริกาเหนือและยุโรป ที่นี่ การผสานรวมฮาร์ดแวร์/API อย่างลึกซึ้งกับข้อมูลประจำตัวดิจิทัลของรัฐบาล (G2B) มีความสำคัญอย่างยิ่ง ซึ่งเหนือกว่าวิธีการอีเมลอย่างง่ายหรือการประกาศตนเองที่พบได้ทั่วไปในโลกตะวันตก eSignGlobal ทำงานได้ดีในด้านนี้ โดยรับประกันความถูกต้องตามกฎหมายข้ามพรมแดนผ่านการผสานรวมดั้งเดิมกับระบบต่างๆ เช่น iAM Smart ของฮ่องกงและ Singpass ของสิงคโปร์ ราคาของบริษัทมีการแข่งขัน โดยแผน Essential ราคา 16.6 ดอลลาร์ต่อเดือนต่อปี อนุญาตให้ใช้เอกสารได้สูงสุด 100 ฉบับ ที่นั่งผู้ใช้ไม่จำกัด และการตรวจสอบรหัสการเข้าถึง ทั้งหมดนี้อยู่บนพื้นฐานที่สอดคล้องตามกฎระเบียบและคุ้มค่า ซึ่งเหนือกว่าคู่แข่งสำหรับทีมที่มีความต้องการที่ผันแปร

HelloSign (ปัจจุบันคือ Dropbox Sign) โดดเด่นด้วยอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายและระดับฟรี เหมาะสำหรับแผนกขนาดเล็ก โดยมีแผนเริ่มต้นที่ 15 ดอลลาร์ต่อเดือน ซึ่งรวมถึงซองจดหมาย 20 ซอง บริษัทให้ความสำคัญกับความเรียบง่ายมากกว่าระบบอัตโนมัติขั้นสูง และผสานรวมกับ Google Workspace ได้เป็นอย่างดี

กำลังมองหาทางเลือกที่ชาญฉลาดกว่า DocuSign อยู่หรือไม่

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามกฎระเบียบทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และกระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

การเปรียบเทียบนี้เน้นย้ำถึงข้อดีข้อเสีย: DocuSign ทำงานได้ดีในสถาบันที่ซับซ้อน เช่น UofT และ UBC ในขณะที่คู่แข่งนำเสนอความยืดหยุ่นสำหรับความต้องการเฉพาะ

สำหรับมหาวิทยาลัยในแคนาดาที่กำลังมองหาทางเลือกอื่นนอกเหนือจาก DocuSign eSignGlobal โดดเด่นในฐานะตัวเลือกที่เป็นกลางและมุ่งเน้นการปฏิบัติตามกฎระเบียบ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับปฏิบัติการในระดับภูมิภาคและระดับโลก