ผู้ดูแลระบบ DocuSign: สร้างรายงาน "เวลาที่ใช้ในการดำเนินการ" สำหรับซองเอกสาร

ทำความเข้าใจเมตริกเวลาดำเนินการให้เสร็จสิ้นใน DocuSign

ในโลกของการจัดการเอกสารดิจิทัลที่ดำเนินไปอย่างรวดเร็ว การติดตามประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญสำหรับธุรกิจที่พึ่งพาการลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์ ในฐานะผู้ดูแลระบบ DocuSign การสร้างรายงาน "เวลาดำเนินการให้เสร็จสิ้น" ของซองจดหมายสามารถให้ข้อมูลเชิงลึกอันมีค่า ช่วยให้ทีมระบุคอขวดและปรับปรุงกระบวนการให้เหมาะสม เมตริกนี้วัดระยะเวลาตั้งแต่ซองจดหมายถูกส่งจนถึงการลงนามและดำเนินการเสร็จสิ้นอย่างสมบูรณ์ โดยให้มุมมองที่ชัดเจนเกี่ยวกับความรวดเร็วในการตอบสนองของผู้ลงนามและความเร็วในการดำเนินงานโดยรวม

จากมุมมองทางธุรกิจ การตรวจสอบเวลาดำเนินการให้เสร็จสิ้นสามารถเปิดเผยรูปแบบการหมุนเวียนเอกสาร เช่น ช่วงเวลาที่มีปริมาณมาก หรือความล่าช้าในการเริ่มต้นใช้งาน HR มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับอุตสาหกรรมที่มีข้อกำหนดด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดสูง ซึ่งการดำเนินการอย่างทันท่วงทีช่วยให้มั่นใจได้ถึงการปฏิบัติตามกฎระเบียบโดยไม่ต้องหยุดชะงักโดยไม่จำเป็น เครื่องมือรายงานที่มีประสิทธิภาพของ DocuSign ช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถดึงข้อมูลนี้ได้โดยไม่ต้องมีทักษะทางเทคนิคขั้นสูง ทำให้เหมาะสำหรับธุรกิจขนาดกลางที่ต้องการขยายการดำเนินงานการลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์

กำลังเปรียบเทียบแพลตฟอร์มการลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์กับ DocuSign หรือ Adobe Sign หรือไม่

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันการลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามกฎระเบียบทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และประสบการณ์การเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

การสร้างรายงานเวลาดำเนินการให้เสร็จสิ้นในคอนโซลผู้ดูแลระบบ DocuSign

คู่มือทีละขั้นตอนสำหรับการเข้าถึงรายงานซองจดหมาย

เริ่มต้นด้วยการเข้าสู่ระบบคอนโซลผู้ดูแลระบบ DocuSign ในฐานะผู้ดูแลระบบบัญชี นำทางไปยังส่วน "รายงาน" ภายใต้แดชบอร์ดหลัก ซึ่งเป็นทางเข้าสู่ข้อมูลเชิงวิเคราะห์ จากเมนูแบบเลื่อนลง ให้เลือก "รายงานซองจดหมาย" ซึ่งจะรวบรวมข้อมูลจากผู้ใช้ทั้งหมดในบัญชี ที่นี่ คุณจะพบเทมเพลตที่กำหนดไว้ล่วงหน้า แต่สำหรับข้อมูลเฉพาะเกี่ยวกับเวลาดำเนินการให้เสร็จสิ้น ให้เลือกรายงาน "กิจกรรมซองจดหมาย" ที่ปรับแต่งได้

กรองคำค้นหาของคุณตามช่วงวันที่ สถานะซองจดหมาย (เช่น ดำเนินการเสร็จสิ้น ยกเลิก) หรือประเภทผู้รับ เพื่อจำกัดขอบเขตซองจดหมายที่เกี่ยวข้อง ฟิลด์สำคัญที่ต้องเปิดใช้งานคือ "วันที่ส่ง" และ "วันที่ดำเนินการเสร็จสิ้น" DocuSign จะคำนวณเวลาดำเนินการให้เสร็จสิ้นโดยอัตโนมัติเป็นความแตกต่างระหว่างการประทับเวลาเหล่านี้ โดยทั่วไปจะแสดงเป็นชั่วโมงหรือวันเพื่อความชัดเจน หากคุณใช้แผน Business Pro หรือสูงกว่า คุณสามารถรวมส่วนย่อยตามผู้ส่ง บทบาทผู้รับ หรือฟิลด์ที่กำหนดเอง เช่น ป้ายกำกับแผนก

เมื่อตั้งค่าตัวกรองแล้ว ให้คลิก "สร้างรายงาน" ระบบจะดึงข้อมูลจากประวัติซองจดหมายของคุณ ซึ่งจะถูกเก็บรักษาไว้ตามแผนของคุณ ผู้ใช้มาตรฐานสามารถเก็บรักษาได้นานถึง 10 ปี ในขณะที่ Enterprise Edition ให้การเก็บถาวรขั้นสูงอย่างไม่มีกำหนด ตัวเลือกการส่งออก ได้แก่ CSV, PDF หรือการรวมโดยตรงกับเครื่องมือต่างๆ เช่น Salesforce เพื่อการวิเคราะห์ที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้น

การปรับแต่งรายงานเพื่อรับข้อมูลเชิงลึกที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้น

สำหรับการควบคุมที่ละเอียดยิ่งขึ้น ให้ใช้เครื่องมือ Insight ของ DocuSign ซึ่งเป็นส่วนเสริมที่มีอยู่ในแผนโซลูชันขั้นสูง Insight ช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถสร้างแดชบอร์ดเพื่อแสดงภาพแนวโน้มของเวลาดำเนินการให้เสร็จสิ้นเมื่อเวลาผ่านไป เพิ่มเมตริก เช่น เวลาดำเนินการให้เสร็จสิ้นโดยเฉลี่ยตามประเภทซองจดหมาย (เช่น สัญญาเทียบกับ NDA) หรือส่วนย่อยตามภูมิภาค โดยคำนึงถึงปัจจัยด้านเขตเวลาสำหรับทีมงานทั่วโลก

พิจารณาการทำงานอัตโนมัติ: หากคุณใช้แผน Developer ระดับกลางหรือสูงกว่า ให้ตั้งค่ารายงานเป็นระยะผ่าน API ซึ่งสามารถดึงข้อมูลเวลาดำเนินการให้เสร็จสิ้นได้โดยทางโปรแกรม เหมาะสำหรับการรวมเข้ากับเครื่องมือ BI เช่น Tableau โปรดทราบว่าการส่งอัตโนมัติ (เช่น การส่งเป็นชุด) จะนับรวมในโควต้าซองจดหมายของคุณ แผน Standard/Business Pro โดยทั่วไปจะมีประมาณ 100 ซองต่อผู้ใช้ต่อปี ดังนั้นให้ตรวจสอบการใช้งานเพื่อหลีกเลี่ยงการใช้เกิน

การตีความและการดำเนินการกับข้อมูลเวลาดำเนินการให้เสร็จสิ้น

เวลาดำเนินการให้เสร็จสิ้นที่สูงอาจบ่งบอกถึงปัญหา เช่น คำแนะนำที่ไม่ชัดเจน หรือการพึ่งพาผู้ลงนามหลายราย ตัวอย่างเช่น หากค่าเฉลี่ยเกิน 48 ชั่วโมง ให้ตรวจสอบสิ่งที่แนบมาของผู้ลงนามหรือฟิลด์ตรรกะตามเงื่อนไขที่อาจหยุดความคืบหน้า ธุรกิจมักใช้ข้อมูลนี้เพื่อปรับปรุงเทมเพลต ลดแรงเสียดทาน เช่น การเพิ่มการแจ้งเตือนทาง SMS ซึ่งเป็นส่วนเสริมที่เรียกเก็บเงินต่อข้อความ

จากมุมมองทางธุรกิจ รายงานเหล่านี้สนับสนุนการคำนวณ ROI หากทีมของคุณประมวลผล 500 ซองจดหมายต่อเดือน โดยใช้แผน Business Pro ราคา $40/ผู้ใช้/เดือน แม้แต่การลดเวลาดำเนินการให้เสร็จสิ้น 24 ชั่วโมงก็อาจเร่งรอบรายได้ในการดำเนินงานที่เน้นการขาย อย่างไรก็ตาม โปรดทราบถึงความแตกต่างในระดับภูมิภาค ซองจดหมายข้ามพรมแดนในเอเชียแปซิฟิก (APAC) อาจเผชิญกับความล่าช้า ทำให้เวลาบวมเนื่องจากการตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนด

มีข้อจำกัด: แผนฟรีหรือส่วนบุคคลขาดการรายงานขั้นสูง โดยจำกัดเฉพาะรายการซองจดหมายพื้นฐาน การอัปเกรดเป็น Standard Edition ($25/เดือน/ผู้ใช้) จะปลดล็อกข้อมูลเชิงลึกระดับทีม ในขณะที่ Enterprise Edition สามารถปรับแต่งสำหรับความต้องการปริมาณมากได้ อ้างอิงโยงกับบันทึกการตรวจสอบเสมอเพื่อให้มั่นใจในความถูกต้อง เพื่อให้มั่นใจว่ารายงานสอดคล้องกับนโยบายการกำกับดูแลของคุณ

กระบวนการนี้ใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีสำหรับการดำเนินการขั้นพื้นฐาน ช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถขับเคลื่อนประสิทธิภาพได้โดยไม่ต้องมีที่ปรึกษาภายนอก ซึ่งสอดคล้องกับรูปแบบตามที่นั่งของ DocuSign ซึ่งขยายขนาดเมื่อผู้ใช้เติบโตขึ้น

ภาพรวมของแพลตฟอร์มการลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์ชั้นนำ

DocuSign: ผู้นำที่มั่นคง

DocuSign ยังคงเป็นรากฐานสำคัญในพื้นที่การลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยนำเสนอเครื่องมือที่ครอบคลุมสำหรับธุรกิจทั่วโลก แผนการลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์มีตั้งแต่ Personal Edition ($10/เดือน) ไปจนถึง Business Pro ($40/เดือน/ผู้ใช้) สำหรับทีมที่ต้องการการส่งเป็นชุดและการชำระเงิน คุณสมบัติขั้นสูง เช่น SSO และการติดตามการตรวจสอบอยู่ในระดับ Enterprise Edition โดยแผน API สำหรับนักพัฒนาเริ่มต้นที่ $600/ปี ข้อดี ได้แก่ การรวมเข้ากับแอปพลิเคชันกว่า 400 รายการอย่างราบรื่น แต่ราคาอาจสูงขึ้นเนื่องจากส่วนเสริม เช่น การตรวจสอบ ID

Adobe Sign: ทางเลือกที่เน้นการรวมระบบ

Adobe Sign ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของ Adobe Document Cloud โดดเด่นในระบบนิเวศที่เกี่ยวข้องกับเวิร์กโฟลว์ PDF โครงสร้างราคาคล้ายกับ DocuSign โดยมีแผนส่วนบุคคลราคา $10/เดือน และระดับธุรกิจสูงถึง $40/ผู้ใช้/เดือน โดยแผนที่สูงกว่าเน้นซองจดหมายไม่จำกัด โดดเด่นในอุตสาหกรรมสร้างสรรค์ด้วยการรวม Acrobat โดยนำเสนอการลงนามบนมือถือที่แข็งแกร่งและการปฏิบัติตาม ESIGN/UETA อย่างไรก็ตาม การเข้าถึง API ต้องใช้ส่วนเสริมขั้นสูง ทำให้มีความยืดหยุ่นน้อยกว่าในการทำงานอัตโนมัติที่กำหนดเองเมื่อเทียบกับคู่แข่ง

eSignGlobal: ผู้เชี่ยวชาญด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบในระดับภูมิภาค

eSignGlobal วางตำแหน่งตัวเองเป็นผู้เล่นที่คล่องตัวในตลาดการลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยรองรับการปฏิบัติตามกฎระเบียบในกว่า 100 ประเทศหลักทั่วโลก มีสถานะที่แข็งแกร่งในเอเชียแปซิฟิก (APAC) ซึ่งกฎระเบียบการลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์มีความกระจัดกระจาย มีมาตรฐานสูง และมีการควบคุมอย่างเข้มงวด ซึ่งมักจะต้องใช้วิธีการ "การรวมระบบนิเวศ" ของฮาร์ดแวร์/API ที่ลึกซึ้งกับข้อมูลประจำตัวดิจิทัลของรัฐบาล (G2B) ในทางตรงกันข้าม มาตรฐานตะวันตก เช่น ESIGN/eIDAS เน้นที่กรอบการทำงานมากขึ้น โดยอาศัยการตรวจสอบอีเมลหรือการประกาศตนเอง ซึ่งช่วยลดอุปสรรคทางเทคนิค แต่ไม่สามารถตอบสนองข้อกำหนดที่เข้มงวดของ APAC ได้

แผน Essential ของแพลตฟอร์มมีราคาเพียง $16.6/เดือน (เรียกเก็บเงินรายปี) อนุญาตเอกสารที่ลงนามได้สูงสุด 100 ฉบับ ที่นั่งผู้ใช้ไม่จำกัด และการตรวจสอบสิทธิ์ผ่านรหัสการเข้าถึง โดยนำเสนอในอัตราที่คุ้มค่าและปฏิบัติตามกฎระเบียบ ผสานรวมกับ iAM Smart ของฮ่องกงและ Singpass ของสิงคโปร์อย่างราบรื่น อำนวยความสะดวกให้กับเวิร์กโฟลว์ที่ปลอดภัยและเป็นภาษาท้องถิ่น eSignGlobal กำลังขยายไปยังยุโรปและสหรัฐอเมริกาอย่างแข็งขัน โดยท้าทายยักษ์ใหญ่ที่มีอยู่ด้วยราคาที่ต่ำกว่าและไม่มีค่าธรรมเนียมที่นั่ง ทำให้เป็นที่น่าสนใจสำหรับทีมที่ขยายตัวในอุตสาหกรรมที่มีการควบคุม

กำลังมองหาทางเลือกที่ชาญฉลาดกว่า DocuSign หรือไม่

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันการลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามกฎระเบียบทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และประสบการณ์การเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

HelloSign (Dropbox Sign): ตัวเลือกที่เป็นมิตรกับผู้ใช้

HelloSign ซึ่งปัจจุบันเป็นส่วนหนึ่งของ Dropbox มุ่งเน้นที่ความเรียบง่าย โดยมีแผนเริ่มต้นที่ $15/เดือนสำหรับ Personal Edition และ $25/ผู้ใช้/เดือนสำหรับ Team Edition นำเสนอเทมเพลตไม่จำกัดและการรายงานพื้นฐาน โดยมีการรวมเข้ากับ Dropbox อย่างเป็นธรรมชาติสำหรับการจัดเก็บ แม้ว่าจะมีราคาไม่แพงสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง (SMB) แต่ก็ขาดคุณสมบัติการส่งเป็นชุดขั้นสูงและมีข้อจำกัดด้านซองจดหมายในระดับล่าง เหมาะสำหรับการลงนามอย่างง่ายมากกว่าการทำงานอัตโนมัติที่ซับซ้อน

ตารางเปรียบเทียบคู่แข่ง

ตารางนี้เน้นย้ำถึงการแลกเปลี่ยนที่เป็นกลาง: DocuSign และ Adobe Sign ครองความเป็นผู้นำในด้านความครบครัน ในขณะที่ eSignGlobal และ HelloSign มอบมูลค่าสำหรับผู้ใช้ที่เน้นต้นทุนหรือเฉพาะกลุ่ม