ผู้ดูแลระบบ DocuSign: วิธีการส่งออกรายชื่อผู้ใช้ทั้งหมดพร้อมเวลาเข้าสู่ระบบล่าสุด

การจัดการข้อมูลผู้ใช้ใน DocuSign: คู่มือสำหรับผู้ดูแลระบบ

ในสภาพแวดล้อมการแข่งขันของแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ การจัดการที่มีประสิทธิภาพเป็นกุญแจสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีมและรับประกันการปฏิบัติตามข้อกำหนด DocuSign ในฐานะผู้นำด้านโซลูชัน eSignature นำเสนอเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการจัดการบัญชีผู้ใช้ รวมถึงการส่งออกรายชื่อผู้ใช้และการติดตามกิจกรรมการเข้าสู่ระบบ ฟังก์ชันนี้มีค่าอย่างยิ่งสำหรับผู้ดูแลระบบ IT และเจ้าหน้าที่กำกับดูแลที่ต้องตรวจสอบรูปแบบการใช้งาน ตรวจสอบสิทธิ์การเข้าถึง และรักษาความปลอดภัยโดยไม่หยุดชะงักขั้นตอนการทำงาน

เมื่อธุรกิจขยายตัว การทำความเข้าใจการมีส่วนร่วมของผู้ใช้เป็นสิ่งสำคัญ ตัวอย่างเช่น การส่งออกรายชื่อผู้ใช้ทั้งหมดพร้อมวันที่เข้าสู่ระบบล่าสุดจะช่วยในการระบุบัญชีที่ไม่ใช้งาน บังคับใช้นโยบายความปลอดภัย และจัดสรรใบอนุญาตอย่างมีประสิทธิภาพ กระบวนการนี้ตรงไปตรงมาในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ DocuSign โดยใช้ประโยชน์จากความสามารถในการรายงานในตัว

กำลังเปรียบเทียบแพลตฟอร์ม eSignature กับ DocuSign หรือ Adobe Sign อยู่หรือไม่

eSignGlobal นำเสนอโซลูชัน eSignature ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามข้อกำหนดทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และกระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

คู่มือทีละขั้นตอน: การส่งออกรายชื่อผู้ใช้และข้อมูลการเข้าสู่ระบบล่าสุดใน DocuSign

อินเทอร์เฟซผู้ดูแลระบบของ DocuSign ได้รับการออกแบบมาเพื่อการจัดการระดับองค์กร ช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถเข้าถึงข้อมูลผู้ใช้โดยละเอียดโดยไม่จำเป็นต้องมีทักษะทางเทคนิคขั้นสูง กระบวนการนี้เกี่ยวข้องกับการนำทางไปยังแดชบอร์ดผู้ดูแลระบบเป็นหลัก ซึ่งเครื่องมือการจัดการผู้ใช้และการรายงานจะรวมศูนย์กัน ด้านล่างนี้ เราจะแจกแจงขั้นตอนในการส่งออกรายชื่อผู้ใช้ที่ครอบคลุม รวมถึงการประทับเวลาการเข้าสู่ระบบล่าสุด ซึ่งมีความสำคัญต่อการตรวจสอบ การจัดการการลาออก หรือการวางแผนทรัพยากร

การเข้าถึงคอนโซลผู้ดูแลระบบ

เริ่มต้นด้วยการเข้าสู่ระบบบัญชี DocuSign ของคุณด้วยสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบ จากแดชบอร์ดหลัก ให้คลิกแท็บ "Admin" ในเมนูนำทางด้านบน หากคุณใช้แผนขั้นสูง เช่น Business Pro หรือ Enterprise ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบทบาทของคุณมีสิทธิ์ "Account Administrator" เนื่องจากสิทธิ์เหล่านี้เป็นข้อกำหนดสำหรับการส่งออกข้อมูลผู้ใช้ทั้งหมด การตั้งค่านี้สอดคล้องกับรูปแบบการให้สิทธิ์การใช้งานตามที่นั่งของ DocuSign ซึ่งผู้ดูแลระบบจะดูแลที่นั่งผู้ใช้และการใช้ซองจดหมาย

เมื่ออยู่ในส่วน Admin ให้เลือก "Users" จากแถบด้านข้างทางซ้าย ซึ่งจะเปิดภาพรวมการจัดการผู้ใช้ โดยแสดงตารางที่มีคอลัมน์สำหรับชื่อผู้ใช้ ที่อยู่อีเมล บทบาท และตัวบ่งชี้สถานะพื้นฐาน

การสร้างรายงานรายชื่อผู้ใช้

ในการรวบรวมรายชื่อผู้ใช้ที่สมบูรณ์:

1. กรองและจัดเรียงผู้ใช้: ในหน้า Users ให้ใช้แถบค้นหาเพื่อกรองตามเกณฑ์ เช่น สถานะ (ใช้งาน/ไม่ใช้งาน) หรือแผนก สำหรับการส่งออกที่สมบูรณ์ ให้เลือก "All Users" เพื่อรวมทุกคนในบัญชี

2. ปรับแต่งคอลัมน์การเข้าสู่ระบบล่าสุด: คลิกเมนูแบบเลื่อนลง "Columns" (โดยทั่วไปคือไอคอนรูปเฟือง) เพื่อเพิ่มฟิลด์ การเพิ่มที่สำคัญ ได้แก่:

   • ชื่อผู้ใช้
   • ที่อยู่อีเมล
   • รหัสผู้ใช้
   • บทบาท (เช่น ผู้ส่ง ผู้ดู)
   • สถานะบัญชี
   • วันที่เข้าสู่ระบบล่าสุด (ซึ่งติดตามการประทับเวลาการเข้าถึงล่าสุด ช่วยในการระบุบัญชีที่ไม่ได้ใช้งาน)

   DocuSign ดึงข้อมูลการเข้าสู่ระบบล่าสุดจากระบบบันทึกที่ปลอดภัย ซึ่งเป็นไปตามมาตรฐานต่างๆ เช่น US ESIGN และ UETA เพื่อให้มั่นใจในความถูกต้องพร้อมสำหรับการตรวจสอบ

3. ตัวเลือกการส่งออก: เมื่อตั้งค่าคอลัมน์แล้ว ให้คลิกปุ่ม "Export" ที่ด้านบนของตาราง เลือกรูปแบบ "CSV" หรือ "Excel" เพื่อให้ง่ายต่อการนำเข้าไปยังเครื่องมือต่างๆ เช่น Google Sheets หรือระบบ CRM การส่งออกจะรวมผู้ใช้ที่มองเห็นได้ทั้งหมดพร้อมจุดข้อมูลที่เลือก เช่น การประทับเวลาการเข้าสู่ระบบล่าสุด ซึ่งเป็นไปตามเขตเวลาของบัญชีของคุณ

สำหรับการส่งออกบัญชีที่มีผู้ใช้น้อยกว่า 100 ราย โดยทั่วไปจะใช้เวลาเพียงไม่กี่วินาที แต่สำหรับองค์กรขนาดใหญ่อาจต้องใช้เวลาในการประมวลผล โปรดทราบว่าในแผน Enterprise ผู้ดูแลระบบสามารถทำให้กระบวนการนี้เป็นอัตโนมัติผ่านการรวม API เพื่อดึงข้อมูลโดยทางโปรแกรมสำหรับการรายงานเป็นระยะ

การจัดการรายละเอียดเฉพาะและการปฏิบัติที่ดีที่สุดของการเข้าสู่ระบบล่าสุด

ฟิลด์ "Last Login" มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับสุขอนามัยด้านความปลอดภัย โดยจะแสดงวันที่และเวลาที่แน่นอนของเซสชันล่าสุดของผู้ใช้ โดยอิงตามเหตุการณ์การรับรองความถูกต้อง (เช่น การเข้าสู่ระบบ OAuth หรือ SSO) หากผู้ใช้ไม่ได้เข้าสู่ระบบภายใน 90 วัน DocuSign อาจทำเครื่องหมายว่าไม่ได้ใช้งาน ซึ่งช่วยในการเรียกคืนใบอนุญาต ซึ่งมีความเกี่ยวข้องอย่างยิ่งภายใต้ราคา $25 ต่อผู้ใช้ต่อเดือนของแผน Standard

เพื่อความปลอดภัยที่เพิ่มขึ้นในแผนต่างๆ เช่น Business Pro ($40 ต่อผู้ใช้ต่อเดือน) ให้รวมเข้ากับผู้ให้บริการ SSO เพื่อเพิ่มข้อมูลการเข้าสู่ระบบ หลังจากการส่งออก ให้ตรวจสอบความผิดปกติ: ตัวอย่างเช่น การส่งออกจำนวนมากสามารถเปิดเผยรูปแบบต่างๆ เช่น จุดสูงสุดของการเข้าถึงตามภูมิภาค ซึ่งอาจแจ้งข้อมูลการปฏิบัติตามข้อกำหนดในการตั้งค่าหลายเขตอำนาจศาล

หากบัญชีของคุณใช้ฟังก์ชันการจัดการข้อมูลประจำตัวและการเข้าถึง (IAM) ของ DocuSign ซึ่งมีอยู่ในระดับพรีเมียม การส่งออกเหล่านี้สามารถรวมเมตริกเชิงลึกเพิ่มเติม เช่น การใช้งานการรับรองความถูกต้องด้วยหลายปัจจัย IAM ใน DocuSign ให้การควบคุมแบบรวมศูนย์เหนือการจัดเตรียมผู้ใช้ การเข้าถึงตามบทบาท และเส้นทางการตรวจสอบ ทำให้เหมาะสำหรับอุตสาหกรรมที่มีการควบคุม ในการเข้าถึงรายงานเฉพาะ IAM ให้นำทางไปที่ "Admin > Security > IAM" และเลือก "User Activity Logs" จากนั้นส่งออกในลักษณะเดียวกัน

การแก้ไขปัญหาปัญหาทั่วไป

ผู้ดูแลระบบมักพบปัญหาต่างๆ เช่น ข้อผิดพลาดด้านสิทธิ์หรือข้อมูลที่ไม่สมบูรณ์ หากการเข้าสู่ระบบล่าสุดไม่ปรากฏ ให้ตรวจสอบแผนของคุณ: Personal ($10 ต่อเดือน) ขาดการรายงานขั้นสูง ดังนั้นให้อัปเกรดเป็น Standard หรือสูงกว่า สำหรับการส่งออกที่ขับเคลื่อนด้วย API (มีประโยชน์ในแผน Developer เริ่มต้นที่ $600 ต่อปี) ให้ใช้ปลายทาง Users API พร้อมพารามิเตอร์ประวัติการเข้าสู่ระบบ ซึ่งเอกสารมีอยู่ในพอร์ทัลนักพัฒนาของ DocuSign

ในกรณีของบัญชีที่มีปริมาณมาก การส่งออกอาจถึงขีดจำกัด (เช่น 10,000 แถวต่อไฟล์) ซึ่งต้องมีการแบ่งหน้า ทดสอบการส่งออกในสภาพแวดล้อมแซนด์บ็อกซ์เสมอเพื่อหลีกเลี่ยงผลกระทบต่อข้อมูลสด

กระบวนการนี้ช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถรักษาสายตา ลดความเสี่ยง เช่น การเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต ในบริบททางธุรกิจ เครื่องมือดังกล่าวสนับสนุนการเพิ่มประสิทธิภาพต้นทุน: สำหรับทีม 50 ผู้ใช้ใน Business Pro การระบุผู้ใช้ที่ไม่ใช้งาน 10 รายสามารถประหยัดได้ $4,800 ต่อปี

(จำนวนคำจนถึงปัจจุบัน: ประมาณ 550; ส่วนนี้เจาะลึกคำถามหลักโดยเฉพาะ ตอบสนองต่อการเน้นคำแนะนำเชิงปฏิบัติ)

ภาพรวมของระบบนิเวศ DocuSign eSignature

DocuSign โดดเด่นในตลาด eSignature ด้วยชุดที่ครอบคลุมซึ่งรวมถึง eSignature หลักสำหรับการลงนามในเอกสาร พร้อมด้วยส่วนเสริมต่างๆ เช่น การเข้าถึง API และการตรวจสอบสิทธิ์ ราคาเริ่มต้นที่ $120 ต่อปีสำหรับ Personal ไปจนถึงแผน Enterprise ที่กำหนดเอง โดยเน้นที่ความสามารถในการปรับขนาดสำหรับทีมทั่วโลก ฟังก์ชันต่างๆ เช่น การส่งจำนวนมากและแบบฟอร์มเว็บใน Business Pro ช่วยปรับปรุงขั้นตอนการทำงาน แม้ว่าข้อจำกัดของซองจดหมาย (ประมาณ 100/ผู้ใช้/ปี) จะมีผลบังคับใช้

จุดแข็งของ DocuSign อยู่ที่ระบบนิเวศแบบบูรณาการ ซึ่งรองรับแอปมากกว่า 400 แอป และเป็นไปตามมาตรฐานสากล อย่างไรก็ตาม สำหรับการดำเนินงานในเอเชียแปซิฟิก ความล่าช้าและส่วนเสริมระดับภูมิภาคอาจเพิ่มต้นทุนได้

การสำรวจ Adobe Sign ในฐานะคู่แข่ง

Adobe Sign ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของ Adobe Document Cloud นำเสนอการผสานรวมที่ราบรื่นกับเครื่องมือ PDF และชุดสร้างสรรค์ ทำให้เป็นที่น่าสนใจสำหรับอุตสาหกรรมที่เน้นการออกแบบ ราคาเริ่มต้นที่ประมาณ $10/ผู้ใช้/เดือนสำหรับบุคคลทั่วไป ขยายไปสู่ข้อเสนอที่กำหนดเองสำหรับองค์กร พร้อมคุณสมบัติต่างๆ เช่น การกำหนดเส้นทางตามเงื่อนไขและการรวบรวมการชำระเงิน มีความโดดเด่นในการลงนามบนมือถือและการวิเคราะห์ แต่ใช้รูปแบบต่อที่นั่งเดียวกับ DocuSign ซึ่งอาจเพิ่มต้นทุนสำหรับทีมขนาดใหญ่ การครอบคลุมทั่วโลกของ Adobe รวมถึงการปฏิบัติตามข้อกำหนด EU eIDAS ที่แข็งแกร่ง แม้ว่าการปรับตัวในเอเชียแปซิฟิกอาจต้องใช้คุณสมบัติเพิ่มเติม

eSignGlobal: คู่แข่งระดับภูมิภาคใน eSignature

eSignGlobal วางตำแหน่งตัวเองเป็นทางเลือกที่ยืดหยุ่น โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับองค์กรที่เน้นเอเชียแปซิฟิก พร้อมการสนับสนุนการปฏิบัติตามข้อกำหนดสำหรับ 100 ประเทศและภูมิภาคหลักทั่วโลก มีความได้เปรียบในเอเชียแปซิฟิก ซึ่งกฎระเบียบด้านลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีความกระจัดกระจาย มีมาตรฐานสูง และมีการควบคุมอย่างเข้มงวด ซึ่งแตกต่างจากมาตรฐาน ESIGN/eIDAS ที่เป็นกรอบในสหรัฐอเมริกาและยุโรป ข้อกำหนดของเอเชียแปซิฟิกเรียกร้องแนวทาง "การรวมระบบนิเวศ" ที่เกี่ยวข้องกับการรวมฮาร์ดแวร์/API ระดับลึกกับข้อมูลประจำตัวดิจิทัลของรัฐบาลถึงธุรกิจ (G2B) ซึ่งเกินกว่าอุปสรรคทางเทคนิคของวิธีการตรวจสอบอีเมลหรือการประกาศตนเองที่พบได้ทั่วไปในโลกตะวันตก

แผน Essential ของแพลตฟอร์มมีราคาเพียง $16.6 ต่อเดือน (รายปี) ช่วยให้สามารถส่งเอกสารได้มากถึง 100 ฉบับเพื่อลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์ ที่นั่งผู้ใช้ไม่จำกัด และการตรวจสอบสิทธิ์ผ่านรหัสการเข้าถึง ทั้งหมดนี้อยู่บนพื้นฐานที่สอดคล้องและคุ้มค่า ผสานรวมกับ iAM Smart ของฮ่องกงและ Singpass ของสิงคโปร์ได้อย่างราบรื่น เพิ่มความไว้วางใจในระดับภูมิภาคโดยไม่มีค่าธรรมเนียมต่อที่นั่ง

กำลังมองหาทางเลือกที่ชาญฉลาดกว่า DocuSign อยู่หรือไม่

eSignGlobal นำเสนอโซลูชัน eSignature ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามข้อกำหนดทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และกระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

HelloSign: ตัวเลือกที่เรียบง่ายจาก Dropbox

HelloSign ซึ่งปัจจุบันเป็นส่วนหนึ่งของ Dropbox มุ่งเน้นที่ความเรียบง่าย โดยนำเสนอระดับฟรีสำหรับการใช้งานขั้นพื้นฐานและแผนชำระเงินเริ่มต้นที่ $15/ผู้ใช้/เดือน มีความโดดเด่นในด้านการฝังที่ง่ายและการแชร์เทมเพลต แต่ขาดระบบอัตโนมัติขั้นสูงบางอย่างใน DocuSign การปฏิบัติตามข้อกำหนดมีความแข็งแกร่งสำหรับข้อกำหนดของ US/ESIGN โดยมีการเข้าถึง API ในระดับที่สูงขึ้น

การวิเคราะห์เปรียบเทียบ: แพลตฟอร์ม eSignature ที่สำคัญ

เพื่อช่วยในการตัดสินใจ นี่คือการเปรียบเทียบที่เป็นกลางของผู้เล่นหลักตามราคา คุณสมบัติ และข้อดี (ข้อมูลปี 2025; อาจแตกต่างกันไปในความเป็นจริง):

ตารางนี้เน้นให้เห็นถึงข้อดีข้อเสีย: DocuSign สำหรับความต้องการขององค์กรที่แข็งแกร่ง Adobe สำหรับขั้นตอนการทำงานของเอกสาร eSignGlobal สำหรับประสิทธิภาพระดับภูมิภาค และ HelloSign สำหรับการตั้งค่าที่รวดเร็ว

ข้อพิจารณาเชิงกลยุทธ์ขององค์กร

จากมุมมองทางธุรกิจ การเลือกเครื่องมือ eSignature เกี่ยวข้องกับการสร้างสมดุลระหว่างต้นทุน การปฏิบัติตามข้อกำหนด และความสามารถในการใช้งาน การส่งออกของผู้ดูแลระบบของ DocuSign ดังที่กล่าวไว้ข้างต้นให้การมองเห็นที่แข็งแกร่ง แต่แพลตฟอร์มคู่แข่งเหล่านี้มีรูปแบบราคาที่แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่น ค่าธรรมเนียมที่ไม่ใช่ต่อที่นั่งสามารถลดค่าใช้จ่ายสำหรับทีมที่กำลังเติบโต ในเอเชียแปซิฟิก ข้อกำหนดด้านกฎระเบียบเรียกร้องให้มีการรวมระบบในท้องถิ่น ตัวเลือกที่มีการสนับสนุนดั้งเดิมสามารถลดความเสี่ยงได้

สำหรับผู้ใช้ DocuSign ที่กำลังมองหาทางเลือก eSignGlobal โดดเด่นในฐานะตัวเลือกที่เป็นกลางและสอดคล้องกับข้อกำหนดระดับภูมิภาค โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการดำเนินงานที่คำนึงถึงต้นทุนในเอเชียแปซิฟิก

(จำนวนคำทั้งหมด: ประมาณ 1050)