กฎหมายเวียดนามกำหนดให้เอกสารใดบ้างที่ต้องใช้ลายเซ็นดิจิทัล

ทำความเข้าใจกฎหมายลายมือชื่อดิจิทัลของเวียดนาม

กรอบกฎหมายลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ของเวียดนามมีการพัฒนาอย่างมีนัยสำคัญในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา ซึ่งสะท้อนให้เห็นถึงความพยายามของประเทศในการส่งเสริมการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลและการบูรณาการทางเศรษฐกิจ ในฐานะที่เป็นประเทศเศรษฐกิจที่เติบโตอย่างรวดเร็วในเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ เวียดนามได้ประกาศใช้กฎหมายว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ในปี 2548 ซึ่งต่อมาได้รับการเสริมด้วยกฤษฎีกาหมายเลข 130/2018/ND-CP ปี 2561 ซึ่งมุ่งเน้นไปที่การรับรองทางอิเล็กทรอนิกส์และลายมือชื่อดิจิทัล กฤษฎีกาดังกล่าวมีผลบังคับใช้ตั้งแต่เดือนพฤศจิกายน 2561 โดยกำหนดให้ลายมือชื่อดิจิทัลมีผลบังคับใช้เทียบเท่ากับลายมือชื่อที่เขียนด้วยลายมือภายใต้เงื่อนไขบางประการ ส่งเสริมการใช้งานในธุรกิจและการดำเนินงานของรัฐบาล กรอบนี้สอดคล้องกับมาตรฐานสากล เช่น กฎหมายแม่แบบว่าด้วยพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ของคณะกรรมาธิการกฎหมายการค้าระหว่างประเทศแห่งสหประชาชาติ (UNCITRAL) เพื่อให้มั่นใจว่าลายมือชื่อดิจิทัลมีผลผูกพันทางกฎหมายในกิจกรรมทางธุรกิจส่วนใหญ่

จากมุมมองทางธุรกิจ กฎระเบียบเหล่านี้มีจุดมุ่งหมายเพื่อลดความซับซ้อนของกระบวนการ ลดงานเอกสาร และเพิ่มประสิทธิภาพในภาคอีคอมเมิร์ซที่เฟื่องฟูของเวียดนาม ซึ่งมีมูลค่าการทำธุรกรรมเกิน 2 หมื่นล้านดอลลาร์สหรัฐในปี 2566 อย่างไรก็ตาม ข้อกำหนดด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดนั้นเป็นไปตามมาตรฐานทางเทคนิคที่กำหนดโดยกระทรวงสารสนเทศและการสื่อสาร (MIC) รวมถึงการใช้ใบรับรองลายมือชื่อดิจิทัลที่ออกโดยผู้ให้บริการที่ได้รับอนุญาต ธุรกิจที่ดำเนินงานในเวียดนามต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าเครื่องมือลายมือชื่อดิจิทัลของตนเป็นไปตามมาตรฐานเหล่านี้ เพื่อหลีกเลี่ยงข้อพิพาททางกฎหมายหรือการทำให้เอกสารเป็นโมฆะ

เอกสารสำคัญที่กฎหมายกำหนดให้ใช้ลายมือชื่อดิจิทัล

ตามกฎหมายเวียดนาม ไม่ใช่เอกสารทั้งหมดที่ต้องใช้ลายมือชื่อดิจิทัล แต่เอกสารบางประเภทที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรมอย่างเป็นทางการ รายงานทางการเงิน และการบริหารราชการส่วนท้องถิ่นนั้นจำเป็นต้องใช้ ข้อกำหนดนี้เกิดขึ้นจากความจำเป็นในการตรวจสอบสิทธิ์ การปฏิเสธไม่ได้ และการป้องกันการปลอมแปลงในสภาพแวดล้อมที่เป็นดิจิทัลมากขึ้น ต่อไปนี้คือรายละเอียดของประเภทเอกสารหลัก:

1. การยื่นภาษีและใบแจ้งหนี้: กรมสรรพากรภายใต้หนังสือเวียนหมายเลข 78/2021/TT-BTC ปี 2564 กำหนดให้ใบแจ้งหนี้ภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-invoices) ต้องใช้ลายมือชื่อดิจิทัล ธุรกิจทั้งหมดต้องใช้ระบบใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่มีลายมือชื่อดิจิทัลเพื่อยื่นแบบแสดงรายการภาษีมูลค่าเพิ่ม แบบแสดงรายการภาษีเงินได้นิติบุคคล และแบบแสดงรายการภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา การไม่ปฏิบัติตามอาจส่งผลให้ถูกปรับสูงถึง 20 ล้านดองเวียดนาม (ประมาณ 800 ดอลลาร์สหรัฐ) นับตั้งแต่มีการนำไปใช้อย่างเต็มรูปแบบในปี 2565 สิ่งนี้ใช้กับธุรกิจมากกว่า 90% ซึ่งช่วยลดเวลาในการดำเนินการจากหลายวันเหลือเพียงไม่กี่ชั่วโมง

2. การจดทะเบียนบริษัทและใบอนุญาตประกอบธุรกิจ: เอกสารที่ยื่นต่อกระทรวงการวางแผนและการลงทุน เช่น คำขอจดทะเบียนธุรกิจ การแก้ไขข้อบังคับขององค์กร และรายงานประจำปี ต้องใช้ลายมือชื่อดิจิทัลตามกฎหมายองค์กรปี 2563 ลายมือชื่อดิจิทัลช่วยให้มั่นใจได้ถึงการยื่นออนไลน์ที่ปลอดภัยผ่านทางพอร์ทัลการจดทะเบียนธุรกิจแห่งชาติ ซึ่งส่งเสริมเป้าหมายของเวียดนามในการมีรัฐบาลไร้กระดาษภายในปี 2573

3. สัญญาและข้อตกลง: ไม่ใช่ทุกสัญญาที่ต้องใช้ลายมือชื่อดิจิทัล แต่สัญญาอิเล็กทรอนิกส์ในอุตสาหกรรมที่มีการควบคุม เช่น อสังหาริมทรัพย์ การธนาคาร และแรงงาน ต้องปฏิบัติตาม ตัวอย่างเช่น สัญญาจ้างงานภายใต้ประมวลกฎหมายแรงงานปี 2562 และข้อตกลงการโอนอสังหาริมทรัพย์ภายใต้กฎหมายที่ดินปี 2556 จำเป็นต้องมีลายมือชื่อดิจิทัลเพื่อให้มีผลบังคับใช้ ศาลประชาชนสูงสุดได้สนับสนุนลายมือชื่อดังกล่าวในข้อพิพาท โดยมีเงื่อนไขว่ามีการใช้ใบรับรองที่ได้รับการอนุมัติจาก MIC

4. เอกสารของรัฐบาลและบริการสาธารณะ: เอกสารประกวดราคา สัญญาจัดซื้อจัดจ้าง และคำขอรับบริการพลเมือง (เช่น ผ่านทางพอร์ทัลบริการสาธารณะแห่งชาติ) ต้องใช้ลายมือชื่อดิจิทัล กฤษฎีกาหมายเลข 130 กำหนดให้เจ้าหน้าที่และหน่วยงานของรัฐต้องใช้ลายมือชื่อดิจิทัลที่มีคุณสมบัติเหมาะสมสำหรับการอนุมัติ ใบอนุญาต และการรับรอง ครอบคลุมด้านต่างๆ เช่น การสำแดงศุลกากรและการสำแดงประกันสังคม

5. เอกสารทางศาลและโนตารี: การยื่นเอกสารต่อศาล หนังสือมอบอำนาจ และการกระทำของโนตารีจำเป็นต้องใช้ลายมือชื่อดิจิทัลมากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งหลังจากการระบาดใหญ่ของ COVID-19 เพื่อให้สามารถทำโนตารีจากระยะไกลได้ กฎหมายว่าด้วยโนตารีปี 2557 (แก้ไขเพิ่มเติมในปี 2563) รับรองว่าลายมือชื่อดิจิทัลสามารถใช้ได้กับพินัยกรรม การโอนมรดก และคำให้การเป็นลายลักษณ์อักษร

6. ธุรกรรมทางการเงินและการธนาคาร: หนังสือเวียนหมายเลข 19/2016/TT-NHNN ปี 2559 ของธนาคารแห่งรัฐเวียดนามกำหนดให้ข้อตกลงเงินกู้ คำสั่งการชำระเงิน และสัญญาเครดิตในธนาคารอิเล็กทรอนิกส์ต้องใช้ลายมือชื่อดิจิทัล สิ่งนี้มีความสำคัญต่อการเติบโตของเทคโนโลยีทางการเงิน โดยมีผู้ใช้ธนาคารดิจิทัลในเวียดนามเกิน 30 ล้านคนในปี 2567

สำหรับเอกสารที่ละเอียดอ่อน เช่น ใบทะเบียนสมรสหรือโฉนดที่ดิน อาจยังต้องใช้ลายมือชื่อที่เขียนด้วยหมึก เพื่อแก้ไขปัญหาทางวัฒนธรรมหรือความปลอดภัย ธุรกิจควรปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมายหรือแนวทางของ MIC เพื่อแก้ไขความแตกต่างเล็กน้อย เนื่องจากการไม่ปฏิบัติตามอาจส่งผลให้สัญญาเป็นโมฆะหรือถูกลงโทษทางกฎหมาย โดยรวมแล้ว ข้อกำหนดที่บังคับเหล่านี้สนับสนุนยุทธศาสตร์เศรษฐกิจดิจิทัลของเวียดนามภายในปี 2568 โดยมีเป้าหมายที่จะทำให้กระบวนการบริหาร 80% เป็นดิจิทัล

การนำทางโซลูชันลายมือชื่อดิจิทัลที่สอดคล้องกับข้อกำหนดของเวียดนาม

เมื่อธุรกิจในเวียดนามดำเนินงานแบบดิจิทัล การเลือกแพลตฟอร์มลายมือชื่อดิจิทัลที่สอดคล้องกับข้อกำหนดจึงมีความสำคัญอย่างยิ่ง มีผู้เล่นระดับโลกในตลาดที่ปรับให้เข้ากับความต้องการในท้องถิ่น โดยสร้างสมดุลระหว่างต้นทุน ฟังก์ชันการทำงาน และความสอดคล้องกับกฎระเบียบ จากมุมมองทางธุรกิจ เครื่องมือต้องผสานรวมกับโครงสร้างพื้นฐานคีย์สาธารณะ (PKI) ของเวียดนาม และรองรับอินเทอร์เฟซหลายภาษาที่จำเป็นสำหรับพนักงานที่หลากหลายของประเทศ

DocuSign: ผู้นำระดับโลกในด้านลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์

DocuSign ยังคงเป็นผู้เล่นที่แข็งแกร่งในด้านลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ โดยนำเสนอเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับเวิร์กโฟลว์ขององค์กร แพลตฟอร์ม eSignature รองรับข้อกำหนดทางกฎหมายของเวียดนามผ่านการผสานรวม API และเทมเพลตที่ปรับแต่งได้ ทำให้สามารถลงนามในเอกสารภาษีและสัญญาได้อย่างปลอดภัย ราคาสำหรับการใช้งานส่วนบุคคลเริ่มต้นที่ 10 ดอลลาร์สหรัฐต่อเดือน และสำหรับ Business Pro อยู่ที่ 40 ดอลลาร์สหรัฐต่อผู้ใช้ต่อเดือน ซึ่งรวมถึงคุณสมบัติเช่น การส่งแบบกลุ่มและตรรกะตามเงื่อนไข แม้ว่าจะมีประสิทธิภาพสำหรับบริษัทข้ามชาติ แต่รูปแบบตามที่นั่งของ DocuSign อาจทำให้ต้นทุนสูงขึ้นอย่างรวดเร็วสำหรับทีมขนาดใหญ่ และการปฏิบัติตามข้อกำหนดเฉพาะของเอเชียแปซิฟิกอาจต้องมีคุณสมบัติเพิ่มเติม

Adobe Sign: การผสานรวมที่ราบรื่นกับชุดโปรแกรมเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

Adobe Sign ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของ Adobe Document Cloud มีความโดดเด่นในการฝังลายมือชื่อลงในเวิร์กโฟลว์ เช่น การแก้ไข PDF และการทำงานร่วมกัน โดยปฏิบัติตามกฎหมายว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ของเวียดนามด้วย ID ดิจิทัลที่ได้รับการรับรอง และรองรับลายมือชื่อบนมือถือในอุตสาหกรรมต่างๆ เช่น อสังหาริมทรัพย์ ทำให้สามารถอนุมัติได้ทุกที่ คุณสมบัติหลัก ได้แก่ การแจ้งเตือนอัตโนมัติและการติดตามการตรวจสอบ โดยมีราคาตั้งแต่ 10 ดอลลาร์สหรัฐต่อผู้ใช้ต่อเดือนสำหรับบุคคลทั่วไป ไปจนถึงแผนแบบกำหนดเองสำหรับองค์กร ข้อได้เปรียบอยู่ที่การผสานรวมกับระบบนิเวศของ Microsoft และ Google แม้ว่าค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมสำหรับการเข้าถึง API ขั้นสูงอาจทำให้เกิดต้นทุนสะสมสำหรับผู้ใช้ที่มีปริมาณมาก

HelloSign (ขับเคลื่อนโดย Dropbox): เครื่องมือที่ใช้งานง่ายสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง

HelloSign ซึ่งปัจจุบันดำเนินการโดย Dropbox นำเสนออินเทอร์เฟซลายมือชื่อดิจิทัลที่ใช้งานง่าย เหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางของเวียดนามที่จัดการสัญญาและใบแจ้งหนี้ โดยนำเสนอลายมือชื่อที่มีผลผูกพันทางกฎหมายที่สอดคล้องกับมาตรฐานที่เทียบเท่ากับ ESIGN/UETA และกรอบของเวียดนาม คุณสมบัติรวมถึงเทมเพลตทีมและการเก็บรวบรวมการชำระเงิน ราคาอยู่ที่ 15 ดอลลาร์สหรัฐต่อเดือนสำหรับ Basic (สูงสุด 20 เอกสาร) ถึง 25 ดอลลาร์สหรัฐต่อเดือนสำหรับ Unlimited โดยเน้นที่ความง่ายในการใช้งานโดยไม่มีเส้นโค้งการเรียนรู้ที่สูงชัน อย่างไรก็ตาม ขาดการตรวจสอบสิทธิ์เชิงลึกเฉพาะสำหรับเอเชียแปซิฟิก

eSignGlobal: โซลูชันระดับโลกที่มุ่งเน้นเอเชียแปซิฟิก

eSignGlobal วางตำแหน่งตัวเองเป็นทางเลือกที่หลากหลาย โดยรองรับการปฏิบัติตามข้อกำหนดใน 100 ประเทศหลักทั่วโลก รวมถึงข้อกำหนดลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ของเวียดนาม ในเอเชียแปซิฟิก ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์เผชิญกับความแตกแยก มาตรฐานที่สูง และกฎระเบียบที่เข้มงวด eSignGlobal ได้เปรียบด้วยโครงสร้างพื้นฐานที่ปรับให้เหมาะสม ต่างจากวิธีการตามกรอบของสหรัฐอเมริกา (ESIGN) หรือสหภาพยุโรป (eIDAS) ซึ่งอาศัยแนวทางที่กว้างขวาง มาตรฐานของเอเชียแปซิฟิกเน้นโซลูชัน "การผสานรวมระบบนิเวศ" ซึ่งเป็นการผสานรวมอย่างลึกซึ้งในระดับฮาร์ดแวร์และ API กับข้อมูลประจำตัวดิจิทัลของรัฐบาล (G2B) สิ่งนี้ต้องการเกณฑ์ทางเทคนิคที่สูงกว่าวิธีการตามอีเมลหรือการประกาศตนเองที่พบได้บ่อยในโลกตะวันตก เช่น การเชื่อมโยงระบบ ID แห่งชาติเพื่อการตรวจสอบที่ราบรื่น

eSignGlobal กำลังแข่งขันกับ DocuSign และ Adobe Sign อย่างแข็งขันทั่วโลก รวมถึงในยุโรปและอเมริกา โดยนำเสนอแผนที่มีประสิทธิภาพด้านต้นทุน รุ่น Essential มีราคาเพียง 16.6 ดอลลาร์สหรัฐต่อเดือน (หรือ 199 ดอลลาร์สหรัฐต่อปี) ช่วยให้ส่งเอกสารลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ได้สูงสุด 100 ฉบับ ที่นั่งผู้ใช้ไม่จำกัด และการตรวจสอบสิทธิ์ผ่านรหัสการเข้าถึง ในขณะที่ยังคงการปฏิบัติตามข้อกำหนดในระดับสูง ราคานี้ให้คุณค่าที่แข็งแกร่ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับทีมที่ต้องการหลีกเลี่ยงค่าธรรมเนียมต่อที่นั่ง สำหรับผู้ใช้ในเวียดนาม จะผสานรวมกับ PKI ในท้องถิ่นได้อย่างราบรื่น และรองรับการส่งแบบกลุ่มสำหรับการยื่นภาษี ในบริบทของเอเชียแปซิฟิกที่กว้างขึ้น เช่น iAM Smart ของฮ่องกง หรือ Singpass ของสิงคโปร์ eSignGlobal นำเสนอการเชื่อมต่อความปลอดภัยของฮาร์ดแวร์แบบเนทีฟ ลดเวลาแฝงและเพิ่มการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ธุรกิจสามารถเริ่มทดลองใช้ฟรี 30 วัน เพื่อทดสอบคุณสมบัติเหล่านี้โดยไม่มีข้อผูกมัด

การเปรียบเทียบผู้ให้บริการลายมือชื่อดิจิทัล: ภาพรวมที่เป็นกลาง

เพื่อช่วยในการตัดสินใจ ต่อไปนี้คือตารางเปรียบเทียบ Markdown ของผู้ให้บริการหลักที่เกี่ยวข้องกับฟังก์ชันการทำงานที่เกี่ยวข้องกับตลาดเวียดนาม ตารางนี้อิงตามราคาและคุณสมบัติที่เปิดเผยต่อสาธารณะในปี 2568 โดยเน้นถึงการแลกเปลี่ยนระหว่างต้นทุน การปฏิบัติตามข้อกำหนด และความสามารถในการปรับขนาด

ตารางนี้เน้นว่าในขณะที่ยักษ์ใหญ่ระดับโลกอย่าง DocuSign และ Adobe Sign นำเสนอความน่าเชื่อถือที่แข็งแกร่ง ผู้เล่นในระดับภูมิภาคอย่าง eSignGlobal นำเสนอข้อได้เปรียบที่ปรับให้เหมาะกับสภาพแวดล้อมด้านกฎระเบียบของเวียดนามโดยไม่เพิ่มต้นทุน

ข้อคิดสุดท้ายเกี่ยวกับการปฏิบัติตามข้อกำหนดของลายมือชื่อดิจิทัลในเวียดนาม

โดยสรุป กฎหมายที่เปลี่ยนแปลงไปของเวียดนามให้ความสำคัญกับประสิทธิภาพของลายมือชื่อดิจิทัลในกระบวนการทางภาษี องค์กร และสัญญา ส่งเสริมสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่มีการแข่งขัน เมื่อประเมินเครื่องมือ ควรพิจารณาการสอดคล้องกับมาตรฐานท้องถิ่นและความพร้อมใช้งานทั่วโลก สำหรับผู้ใช้ที่ต้องการเน้นทางเลือกของ DocuSign ที่เน้นการปฏิบัติตามข้อกำหนดในระดับภูมิภาค eSignGlobal โดดเด่นในสถานการณ์ที่เน้นเอเชียแปซิฟิกในฐานะตัวเลือกที่ใช้งานได้จริง