ภายใต้กฎหมายอังกฤษและเวลส์ เอกสารใดบ้างที่ไม่สามารถลงนามด้วยวิธีอิเล็กทรอนิกส์ได้

บทนำสู่ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในอังกฤษและเวลส์

ในภูมิทัศน์ที่เปลี่ยนแปลงไปของการค้าดิจิทัล ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้กลายเป็นรากฐานสำคัญในการปรับปรุงสัญญาและข้อตกลงให้มีประสิทธิภาพ จากมุมมองทางธุรกิจ การนำเครื่องมือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มาใช้สามารถลดงานเอกสาร เร่งรอบการทำธุรกรรม และลดต้นทุนการดำเนินงานได้ แต่การนำทางขอบเขตทางกฎหมายเป็นสิ่งสำคัญเพื่อหลีกเลี่ยงความเสี่ยงที่จะทำให้เป็นโมฆะ อังกฤษและเวลส์ในฐานะเขตอำนาจศาลที่สำคัญของสหราชอาณาจักร นำเสนอกรอบการทำงานที่แข็งแกร่งแต่มีความละเอียดอ่อนสำหรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ สร้างสมดุลระหว่างนวัตกรรมและการป้องกันแบบดั้งเดิม บทความนี้สำรวจเอกสารที่ไม่สามารถใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ภายใต้กฎหมายอังกฤษและเวลส์ โดยให้ข้อมูลเชิงลึกที่เป็นประโยชน์แก่ธุรกิจเพื่อให้สอดคล้องตามกฎระเบียบ

กำลังเปรียบเทียบแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์กับ DocuSign หรือ Adobe Sign อยู่หรือไม่

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามกฎระเบียบทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และกระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

กรอบกฎหมายสำหรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในอังกฤษและเวลส์

รากฐานของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในอังกฤษและเวลส์มาจากพระราชบัญญัติการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ปี 2000 ซึ่งทำให้การสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ถูกต้องตามกฎหมายเพื่อใช้แทนการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรเมื่อเหมาะสม สิ่งนี้ได้รับการเสริมด้วยข้อบังคับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ปี 2002 ซึ่งดำเนินการตาม European Directive 1999/93/EC (ซึ่งพัฒนาไปสู่กฎระเบียบ eIDAS หลัง Brexit แม้ว่าสหราชอาณาจักรจะยังคงสอดคล้องกันผ่านกฎหมายของสหภาพยุโรปที่คงไว้) ภายใต้ระบอบนี้ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มักจะได้รับการยอมรับเป็นหลักฐานในศาล โดยมีเงื่อนไขว่าพิสูจน์เจตนาในการลงนามและเชื่อมโยงลายเซ็นกับผู้ลงนามได้อย่างน่าเชื่อถือ ซึ่งคล้ายกับลายเซ็น "หมึกเปียก"

จากมุมมองทางธุรกิจ กรอบการทำงานนี้สนับสนุนประสิทธิภาพในการทำธุรกรรมเชิงพาณิชย์ เช่น ข้อตกลงการขายหรือข้อตกลงรักษาความลับ (NDAs) โดยส่วนใหญ่ไม่จำเป็นต้องมีลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่มีคุณสมบัติขั้นสูง (QES) อย่างไรก็ตาม เอกสารที่มีความเสี่ยงสูงบางประเภทกำหนดให้มีลายเซ็นจริง เพื่อให้มั่นใจถึงความถูกต้อง ป้องกันการฉ้อโกง และปกป้องนโยบายสาธารณะ สำนักงานทะเบียนที่ดินและหน่วยงานอื่น ๆ บังคับใช้กฎเหล่านี้อย่างเคร่งครัด ซึ่งสะท้อนให้เห็นถึงแนวทางที่ระมัดระวังในการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลในด้านที่ละเอียดอ่อน เช่น ทรัพย์สินและการสืบทอด

หลัง Brexit พระราชบัญญัติการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ของสหราชอาณาจักรยังคงเป็นกฎหมายหลัก โดยไม่มีความแตกต่างที่สำคัญจากหลักการ eIDAS สำหรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์อย่างง่าย (SES) ธุรกิจที่ดำเนินงานข้ามชาติควรทราบว่า แม้ว่าสหราชอาณาจักรจะยอมรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ต่างประเทศภายใต้หลักการยอมรับร่วมกัน แต่กฎภายในประเทศสำหรับเอกสารเฉพาะของอังกฤษและเวลส์จะมีผลบังคับใช้ก่อน

เอกสารที่ไม่สามารถใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ภายใต้กฎหมายอังกฤษและเวลส์

แม้ว่าลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์จะได้รับการยอมรับอย่างกว้างขวาง แต่กฎหมายอังกฤษและเวลส์กำหนดข้อจำกัดสำหรับเอกสารบางประเภท เพื่อรักษาความสมบูรณ์และความแน่นอนทางกฎหมาย ข้อจำกัดเหล่านี้มาจากกฎหมาย กฎหมายทั่วไป และข้อกำหนดด้านกฎระเบียบ ซึ่งมักจะให้ความสำคัญกับการมีอยู่จริงเพื่อลดความเสี่ยง เช่น การบีบบังคับหรือการปลอมแปลง การทำความเข้าใจสิ่งเหล่านี้เป็นสิ่งสำคัญสำหรับหน่วยงานธุรกิจ เพื่อป้องกันข้อพิพาทและรับประกันการบังคับใช้ ซึ่งอาจช่วยประหยัดค่าธรรมเนียมทางกฎหมายจำนวนมากได้

พินัยกรรมและภาคผนวกพินัยกรรม

หนึ่งในข้อยกเว้นที่โดดเด่นที่สุดคือพินัยกรรม ภายใต้มาตรา 9 ของพระราชบัญญัติพินัยกรรมปี 1837 พินัยกรรมที่ถูกต้องจะต้องเป็นลายลักษณ์อักษร โดยผู้ทำพินัยกรรมลงนามต่อหน้าพยานสองคน และพยานจะต้องลงนามต่อหน้าผู้ทำพินัยกรรมด้วยเช่นกัน ไม่อนุญาตให้ใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ตามที่กระทรวงยุติธรรมของสหราชอาณาจักรและกฎหมายกรณีที่เน้นย้ำถึงลักษณะของการเป็นพยานได้ยืนยัน แม้ว่าเทคโนโลยีดิจิทัลจะก้าวหน้าไปมาก แต่กฎนี้ยังคงอยู่ โดยอนุญาตให้มีการเป็นพยานทางไกลเป็นการชั่วคราวในช่วง COVID-19 แต่ตอนนี้ได้กลับมาใช้ข้อกำหนดแบบเห็นหน้ากันแล้ว สำหรับธุรกิจที่จัดการบริการวางแผนอสังหาริมทรัพย์ หมายถึงกระบวนการแบบผสมผสาน: การร่างแบบดิจิทัล แต่การดำเนินการทางกายภาพ

เอกสารการจดทะเบียนที่ดินและธุรกรรมทรัพย์สิน

เอกสารที่มีผลต่อความเป็นเจ้าของที่ดิน เช่น การโอนกรรมสิทธิ์ การจำนอง หรือการเช่าที่มีระยะเวลามากกว่าเจ็ดปี ไม่สามารถใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในการดำเนินการหลักได้ พระราชบัญญัติการจดทะเบียนที่ดินปี 2002 และแนวทางปฏิบัติ 8 ของ HM Land Registry กำหนดว่าโฉนดจะต้องลงนามต่อหน้าพยาน โดยใช้ลายเซ็นจริงบนกระดาษ หรือในกรณีที่จำกัด โดยใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่มีคุณสมบัติ (QES) ผ่านช่องทางที่ได้รับอนุมัติ แม้ว่าการสมัครสามารถส่งทางอิเล็กทรอนิกส์ผ่านพอร์ทัลการจดทะเบียนที่ดินได้ แต่โฉนดเองจะต้องมีลายเซ็น "หมึกเปียก" เพื่อโอนกรรมสิทธิ์ตามกฎหมาย ในธุรกรรมอสังหาริมทรัพย์เชิงพาณิชย์ที่พบได้บ่อยในอังกฤษและเวลส์ จะต้องจัดการกับสิ่งนี้ โดยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ใช้ได้กับข้อตกลงที่เป็นอุปกรณ์เสริม เช่น ข้อเสนอ แต่ไม่ใช่สำหรับเอกสารการจำหน่าย การไม่ปฏิบัติตามอาจทำให้การจดทะเบียนล่าช้า ซึ่งส่งผลกระทบต่อธุรกรรมทรัพย์สินที่มีมูลค่าหลายพันล้านต่อปี

หนังสือมอบอำนาจและคำประกาศตามกฎหมาย

หนังสือมอบอำนาจอยู่ภายใต้พระราชบัญญัติหนังสือมอบอำนาจปี 1971 และพระราชบัญญัติความสามารถทางจิตใจปี 2005 ซึ่งกำหนดให้มีลายเซ็นจริงที่พยานโดยบุคคลที่มีคุณสมบัติ (โดยทั่วไปคือทนายความ) การดำเนินการทางอิเล็กทรอนิกส์ไม่ถูกต้อง เนื่องจากกระบวนการนี้ต้องมีการตรวจสอบความสามารถและเจตนาด้วยตนเอง ในทำนองเดียวกัน คำประกาศตามกฎหมายภายใต้พระราชบัญญัติคำประกาศตามกฎหมายปี 1835 จะต้องลงนามต่อหน้าผู้สาบานตนหรือผู้พิพากษาศาลยุติธรรม ซึ่งไม่รวมลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ในด้านการเงินหรือการแพทย์ ธุรกิจมักจะจัดการกับหนังสือมอบอำนาจที่ยั่งยืน ซึ่งเผชิญกับอุปสรรคในการปฏิบัติตามกฎระเบียบ โดยมักจะกลับไปใช้การรับรองเอกสารแบบดั้งเดิม

เอกสารการแต่งงานและการเป็นหุ้นส่วนทางแพ่ง

ใบรับรองและการแจ้งการแต่งงานหรือการเป็นหุ้นส่วนทางแพ่งอยู่ภายใต้พระราชบัญญัติการแต่งงานปี 1949 และพระราชบัญญัติการเป็นหุ้นส่วนทางแพ่งปี 2004 สิ่งเหล่านี้กำหนดให้มีลายเซ็นจริงบนแบบฟอร์มที่ได้รับอนุมัติซึ่งเป็นพยานด้วยตนเองในสำนักงานทะเบียน วิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ไม่ได้รับการยอมรับสำหรับกระบวนการที่เคร่งขรึม ซึ่งสะท้อนให้เห็นถึงความสำคัญของนโยบายสาธารณะต่อเหตุการณ์สำคัญในชีวิต สำหรับนักวางแผนงานแต่งงานเชิงพาณิชย์หรือที่ปรึกษาทางกฎหมาย สิ่งนี้เน้นย้ำถึงความจำเป็นในการเข้าร่วมด้วยตนเอง

คำสาบาน คำให้การ และเอกสารของศาล

คำให้การที่สาบานที่ใช้ในการดำเนินคดี เช่น คำให้การหรือคำสาบาน จะต้องลงนามจริงและโดยทั่วไปจะต้องรับรองเอกสาร พระราชบัญญัติคำสาบานปี 1978 กำหนดให้มีการทำเครื่องหมายทางกายภาพต่อหน้าเจ้าหน้าที่ที่ได้รับอนุญาต แม้ว่าศาลบางแห่งจะยอมรับการยื่นเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ แต่การดำเนินการพื้นฐานยังคงไม่ใช่อิเล็กทรอนิกส์ ในข้อพิพาททางธุรกิจ สิ่งนี้อาจทำให้การรวบรวมหลักฐานซับซ้อนขึ้น เนื่องจากคำให้การทางอิเล็กทรอนิกส์มีความเสี่ยงที่จะถูกปฏิเสธ

หมวดหมู่ที่จำกัดอื่น ๆ

ข้อยกเว้นอื่น ๆ ได้แก่ ใบรับรองการเกิด การเสียชีวิต และการรับบุตรบุญธรรม (พระราชบัญญัติการจดทะเบียนการเกิดและการเสียชีวิตปี 1953) ซึ่งต้องมีลายเซ็นด้วยตนเองของนายทะเบียน แบบฟอร์มการย้ายถิ่นฐานและหนังสือเดินทางบางประเภทก็กำหนดให้มีการดำเนินการทางกายภาพเช่นกัน เป็นที่น่าสังเกตว่าพระราชบัญญัติบริษัทปี 2006 อนุญาตให้ใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับเอกสารของบริษัท เช่น การโอนหุ้น ตั้งแต่มีการแก้ไขในปี 2020 แต่ข้อยกเว้นสำหรับโฉนดที่ประทับตรายังคงมีอยู่

ข้อจำกัดเหล่านี้ แม้ว่าจะจำกัดการนำดิจิทัลมาใช้ แต่ก็ปกป้องช่องโหว่ในเรื่องที่มีมูลค่าสูงหรือเป็นส่วนตัว ธุรกิจควรปรึกษาทนายความเพื่อขอคำแนะนำเฉพาะกรณี เนื่องจากคำปรึกษาที่กำลังดำเนินอยู่ (เช่น การทบทวนของคณะกรรมการกฎหมายปี 2023) อาจพัฒนากฎโดยไม่เปลี่ยนแปลงการป้องกันหลัก

โซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ยอดนิยมสำหรับการปฏิบัติตามกฎระเบียบของลายเซ็นดิจิทัล

สำหรับเอกสารที่สามารถใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้ แพลตฟอร์มเช่น DocuSign, Adobe Sign, eSignGlobal และ HelloSign (ปัจจุบันคือ Dropbox Sign) นำเสนอเครื่องมือที่เชื่อถือได้ โซลูชันเหล่านี้รวมเข้ากับเวิร์กโฟลว์ รับประกันเส้นทางการตรวจสอบ และเป็นไปตามมาตรฐานของสหราชอาณาจักร จากมุมมองทางธุรกิจที่เป็นกลาง แต่ละแพลตฟอร์มมีความสมดุลในด้านฟังก์ชันการทำงาน ราคา และความครอบคลุมทั่วโลก

DocuSign

DocuSign เป็นผู้นำตลาดด้านเทคโนโลยีลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ โดยนำเสนอการจัดการเอกสารแบบครบวงจร และมีความสามารถในการรวมเข้ากับระบบ CRM ที่แข็งแกร่ง (เช่น Salesforce) แพลตฟอร์มนี้รองรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์อย่างง่ายและขั้นสูง ซึ่งสอดคล้องกับกฎหมายลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของสหราชอาณาจักรสำหรับเอกสารที่อนุญาต ฟังก์ชันต่างๆ ได้แก่ เทมเพลต การส่งเป็นชุด และส่วนเสริมการตรวจสอบสิทธิ์ เหมาะสำหรับธุรกิจที่จัดการสัญญาจำนวนมาก ราคาเริ่มต้นที่ 10 ดอลลาร์ต่อเดือนสำหรับการใช้งานส่วนตัว และขยายไปสู่แผนแบบกำหนดเองสำหรับองค์กร

Adobe Sign

Adobe Sign ในฐานะส่วนหนึ่งของ Adobe Document Cloud มีความโดดเด่นในด้านการผสานรวมอย่างราบรื่นกับเครื่องมือ PDF และระบบนิเวศของ Microsoft มีความปลอดภัยที่แข็งแกร่งสำหรับการปฏิบัติตามข้อกำหนด eIDAS และระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ เหมาะสำหรับธุรกิจในอุตสาหกรรมสร้างสรรค์หรือกฎหมาย ข้อดีที่สำคัญ ได้แก่ ลายเซ็นบนมือถือและการวิเคราะห์ ราคาเริ่มต้นที่ 10 ดอลลาร์ต่อเดือนต่อผู้ใช้สำหรับการใช้งานส่วนตัว ไปจนถึงระดับองค์กร เป็นที่นิยมอย่างมากในอุตสาหกรรมที่มีเอกสารจำนวนมาก เนื่องจากความคุ้นเคย

eSignGlobal

eSignGlobal วางตำแหน่งตัวเองเป็นผู้ให้บริการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ปฏิบัติตามกฎระเบียบทั่วโลก โดยรองรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในกว่า 100 ประเทศและภูมิภาคหลัก มีความแข็งแกร่งในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก (APAC) ซึ่งกฎระเบียบด้านลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์กระจัดกระจาย มีมาตรฐานสูง และมีการควบคุมอย่างเข้มงวด ซึ่งมักจะต้องใช้แนวทาง "การรวมระบบนิเวศ" ซึ่งแตกต่างจากการรวมฮาร์ดแวร์/API เชิงลึกกับข้อมูลประจำตัวดิจิทัลของรัฐบาล (G2B) ซึ่งแตกต่างจากมาตรฐาน ESIGN/eIDAS ที่อิงตามกรอบการทำงานมากขึ้นของสหรัฐอเมริกาและสหภาพยุโรป ซึ่งอาศัยการตรวจสอบอีเมลหรือการประกาศตนเอง APAC กำหนดให้มีการปรับตัวในท้องถิ่นอย่างเข้มงวด ซึ่งจะเพิ่มอุปสรรคทางเทคนิค แผน Essential ของ eSignGlobal ในราคาเพียง 16.6 ดอลลาร์ต่อเดือน (รายปี) อนุญาตให้ส่งเอกสารได้มากถึง 100 ฉบับ ที่นั่งผู้ใช้ไม่จำกัด และการเข้าถึงการตรวจสอบสิทธิ์ด้วยรหัส มอบมูลค่าที่แข็งแกร่งบนพื้นฐานของการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ผสานรวมกับ iAM Smart ของฮ่องกงและ Singpass ของสิงคโปร์ได้อย่างราบรื่น เพิ่มประโยชน์ใช้สอยในระดับภูมิภาค ในขณะเดียวกันก็แข่งขันกับ DocuSign และ Adobe Sign ในยุโรปและอเมริกาอย่างตรงไปตรงมาด้วยทางเลือกที่คุ้มค่าและมีคุณสมบัติครบถ้วน

กำลังมองหาทางเลือกที่ชาญฉลาดกว่าสำหรับ DocuSign อยู่หรือไม่

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามกฎระเบียบทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และกระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

HelloSign (Dropbox Sign)

HelloSign เปลี่ยนชื่อเป็น Dropbox Sign โดยมุ่งเน้นที่อินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย และการผสานรวมที่แข็งแกร่งกับการแชร์ไฟล์ของ Dropbox รองรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่มีผลผูกพันทางกฎหมายที่สอดคล้องกับกฎหมายของสหราชอาณาจักร สำหรับเอกสารที่มีคุณสมบัติเหมาะสม พร้อมด้วยคุณสมบัติการทำงานร่วมกันเป็นทีมและการเข้าถึง API ราคาเริ่มต้นที่ 15 ดอลลาร์ต่อเดือนสำหรับแผน Professional ดึงดูดธุรกิจขนาดเล็กที่แสวงหาความเรียบง่ายมากกว่าความซับซ้อนขององค์กร

การเปรียบเทียบแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

เพื่อช่วยในการตัดสินใจทางธุรกิจ นี่คือการเปรียบเทียบที่เป็นกลางของแพลตฟอร์มหลักตามคุณสมบัติหลัก:

ตารางนี้เน้นย้ำถึงการแลกเปลี่ยน การเลือกขึ้นอยู่กับขนาดธุรกิจ ภูมิภาค และความต้องการ

สรุป

การนำทางข้อจำกัดของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในอังกฤษและเวลส์ ทำให้มั่นใจได้ถึงความแข็งแกร่งทางกฎหมายในการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล สำหรับธุรกิจที่กำลังมองหาทางเลือก DocuSign ที่เน้นการปฏิบัติตามกฎระเบียบในระดับภูมิภาค eSignGlobal กลายเป็นตัวเลือกที่สมดุล โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการดำเนินงานใน APAC