วิธีการเชื่อมต่อ DocuSign กับ RealPage สำหรับการคัดกรองผู้เช่า?

การผสานรวม DocuSign กับ RealPage เพื่อปรับปรุงการคัดกรองผู้เช่า

ในขอบเขตการจัดการอสังหาริมทรัพย์ที่มีการแข่งขันสูง ผู้จัดการทรัพย์สินมักจะมองหาวิธีที่มีประสิทธิภาพในการจัดการใบสมัครผู้เช่า การตรวจสอบประวัติ และข้อตกลงการเช่า การเชื่อมต่อความสามารถในการลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์ของ DocuSign กับ RealPage ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มการจัดการทรัพย์สินชั้นนำ สามารถทำให้กระบวนการคัดกรองผู้เช่าเป็นไปโดยอัตโนมัติ ลดงานเอกสาร และลดระยะเวลาดำเนินการ การผสานรวมนี้ช่วยให้สามารถลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างราบรื่นในหนังสือยินยอมการคัดกรอง เอกสารการเช่า และแบบฟอร์มการตรวจสอบ ซึ่งช่วยเพิ่มการปฏิบัติตามข้อกำหนดและประสบการณ์ของผู้ใช้ จากมุมมองทางธุรกิจ การเชื่อมต่อดังกล่าวไม่เพียงแต่ลดต้นทุนการดำเนินงานเท่านั้น แต่ยังช่วยลดข้อผิดพลาดในการดำเนินงานการเช่าที่มีปริมาณมากอีกด้วย

กำลังเปรียบเทียบแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์กับ DocuSign หรือ Adobe Sign หรือไม่

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามข้อกำหนดทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และกระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

คู่มือทีละขั้นตอน: การเชื่อมต่อ DocuSign กับ RealPage สำหรับการคัดกรองผู้เช่า

การเชื่อมต่อ DocuSign กับ RealPage เกี่ยวข้องกับการใช้ API, Webhooks หรือเครื่องมืออัตโนมัติของบุคคลที่สามเพื่อซิงโครไนซ์ข้อมูลผู้เช่าและกระตุ้นเวิร์กโฟลว์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ การตั้งค่านี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการคัดกรองผู้เช่า ซึ่งผู้สมัครจะต้องลงนามในแบบฟอร์มเพื่อยินยอมให้ตรวจสอบเครดิต การตรวจสอบประวัติอาชญากรรม และการตรวจสอบรายได้ พอร์ทัลผู้พักอาศัยและโมดูลการคัดกรองของ RealPage สามารถป้อนรายละเอียดผู้สมัครลงในซองจดหมาย DocuSign ได้ ทำให้กระบวนการลงนามเป็นไปโดยอัตโนมัติ ต่อไปนี้เป็นคู่มือทีละขั้นตอนที่ใช้งานได้จริงโดยอิงตามแนวทางการผสานรวมที่เป็นมาตรฐานอุตสาหกรรม

ข้อกำหนดเบื้องต้นสำหรับการผสานรวม

ก่อนเริ่มต้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมี:

• บัญชีที่ใช้งานอยู่: การสมัครสมาชิก DocuSign eSignature (แนะนำ Standard หรือสูงกว่าเพื่อรองรับคุณสมบัติของทีม) และใบอนุญาต RealPage (รวมถึงการเข้าถึงโมดูลการคัดกรองแอปพลิเคชัน)
• การเข้าถึง API: เปิดใช้งาน DocuSign Developer API (แผน Starter ราคา $600 ต่อปีสำหรับการผสานรวมขั้นพื้นฐาน) และข้อมูลรับรอง API ของ RealPage (ผ่านพอร์ทัลการจัดการ)
• การตั้งค่าทางเทคนิค: ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับ API หรือใช้เครื่องมือการผสานรวมแบบไม่มีโค้ด เช่น Zapier/Make.com สำหรับการสร้างแบบกำหนดเอง ความคุ้นเคยกับ REST API เป็นสิ่งสำคัญ
• การตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนด: ในสหรัฐอเมริกา ซึ่งเป็นที่ที่ RealPage ใช้เป็นหลัก ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ต้องเป็นไปตามกฎหมาย ESIGN (ปี 2000) และ UETA (กฎหมายธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์แบบเดียวกัน) กฎหมายเหล่านี้ให้ผลทางกฎหมายเช่นเดียวกับลายเซ็นเปียกสำหรับข้อตกลงการเช่าส่วนใหญ่ โดยมีเงื่อนไขว่ามีความตั้งใจในการลงนามที่ชัดเจนและมีการเก็บรักษาบันทึก กฎหมาย ESIGN เน้นการคุ้มครองผู้บริโภค โดยกำหนดให้มีตัวเลือกการยกเลิกและการติดตามการตรวจสอบ ซึ่งเป็นคุณสมบัติที่ DocuSign รองรับโดยกำเนิด มีความแตกต่างในระดับรัฐ (เช่น การตรวจสอบสิทธิ์ที่เข้มงวดกว่าในแคลิฟอร์เนีย) ดังนั้น สำหรับการดำเนินงานหลายรัฐ โปรดปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมาย

ขั้นตอนที่ 1: ตั้งค่าเทมเพลต DocuSign สำหรับการคัดกรองผู้เช่า

สร้างเทมเพลตที่นำกลับมาใช้ใหม่ได้ใน DocuSign สำหรับเอกสารการคัดกรองทั่วไป:

• ลงชื่อเข้าใช้ DocuSign และไปที่ “Templates”
• ออกแบบแบบฟอร์มยินยอม รวมถึงชื่อผู้สมัคร SSN (ปิดบังเพื่อความเป็นส่วนตัว) และช่องทำเครื่องหมายสำหรับการตรวจสอบเครดิต/อาชญากรรม
• เพิ่มบทบาทผู้ลงนาม (เช่น ผู้สมัคร ผู้จัดการทรัพย์สิน) และช่องตามเงื่อนไข (เช่น อัปโหลด ID หากจำเป็น)
• หากมีค่าธรรมเนียมการคัดกรอง ให้รวมการเก็บเงิน (ต้องใช้แผน Business Pro ราคา $480 ต่อผู้ใช้ต่อปี) ขั้นตอนนี้ช่วยให้มั่นใจถึงความสอดคล้อง เทมเพลตสามารถจัดการซองจดหมายได้มากถึง 100 ซองต่อผู้ใช้ต่อปีในแผนรายปี

ขั้นตอนที่ 2: กำหนดค่า RealPage API เพื่อส่งออกข้อมูล

API ของ RealPage อนุญาตให้ส่งออกข้อมูลผู้สมัครจากเวิร์กโฟลว์การคัดกรอง:

• ใน RealPage ไปที่ “Settings > Integrations > API Management”
• สร้างคีย์ API สำหรับบัญชีของคุณ (โดยเน้นที่ปลายทาง เช่น /applicants และ /screening-results)
• แมปฟิลด์: ซิงโครไนซ์รายละเอียดผู้สมัคร (ชื่อ อีเมล รหัสทรัพย์สิน) เพื่อกระตุ้นซองจดหมาย DocuSign เมื่อส่งใบสมัคร สำหรับการคัดกรองผู้เช่า ให้ใช้การผสานรวมของ RealPage กับ TransUnion หรือ Experian เพื่อดึงรายงาน จากนั้นส่งแบบฟอร์มยินยอมไปยัง DocuSign

ขั้นตอนที่ 3: สร้างบริดจ์การผสานรวม

เลือกวิธีการของคุณ:

• ตัวเลือกแบบไม่มีโค้ด (Zapier):
  • ลงทะเบียน Zapier (ชั้นฟรีสำหรับฟังก์ชันพื้นฐาน ชั้นพรีเมียมสำหรับ Zap หลายขั้นตอน)
  • สร้าง “Zap”: ทริกเกอร์ = ผู้สมัครใหม่ใน RealPage (ผ่าน Webhook)
  • การดำเนินการ 1: ดึงรายละเอียดการคัดกรอง
  • การดำเนินการ 2: สร้างซองจดหมาย DocuSign โดยใช้เทมเพลต เติมข้อมูลจากข้อมูล RealPage ล่วงหน้า
  • การดำเนินการ 3: ส่งซองจดหมายทางอีเมล/SMS เมื่อลงนามแล้ว ให้อัปเดตสถานะ RealPage (เช่น “การคัดกรองได้รับการอนุมัติ”) สิ่งนี้สามารถจัดการระบบอัตโนมัติได้มากถึง 100 รายการต่อเดือนในแผน Standard ของ DocuSign
• การผสานรวม API แบบกำหนดเอง:
  • ใช้ REST API (v2.1) ของ DocuSign เพื่อสร้างซองจดหมาย ปลายทาง: POST /accounts/{accountId}/envelopes
  • ใช้ OAuth 2.0 สำหรับการตรวจสอบสิทธิ์ (JWT หรือการให้สิทธิ์รหัสการให้สิทธิ์)
  • จาก RealPage ใช้ SOAP/REST API เพื่อ POST ข้อมูลผู้สมัครไปยังมิดเดิลแวร์ (เช่น AWS Lambda)
  • ตัวอย่างโฟลว์: RealPage ส่งใบสมัคร → API เรียก DocuSign เพื่อสร้างซองจดหมาย → ผู้ลงนามดำเนินการ → Webhook อัปเดต RealPage ด้วย PDF ที่ลงนามแล้ว สำหรับการคัดกรองจำนวนมาก (เช่น หลายยูนิต) ให้เปิดใช้งาน Bulk Send API ของ DocuSign (แผน Advanced ราคา $5,760 ต่อปี)
• ทดสอบอย่างละเอียด: จำลองใบสมัคร 5-10 รายการเพื่อตรวจสอบการซิงโครไนซ์ข้อมูลและความถูกต้องของลายเซ็น

ขั้นตอนที่ 4: จัดการประสบการณ์ผู้ลงนามและการติดตามผล

• ฝังการลงนามในพอร์ทัลของ RealPage: ใช้ Embedded Signing API ของ DocuSign เพื่อประสบการณ์ในแอป (ไม่มีการเปลี่ยนเส้นทาง)
• เพิ่มการแจ้งเตือน: แผน Standard ของ DocuSign รวมถึงอีเมลอัตโนมัติ อัปเกรดเป็น Business Pro เพื่อรับส่วนเสริม SMS/WhatsApp (คิดค่าบริการต่อข้อความ)
• หลังจากการลงนาม: จัดเก็บเอกสารที่ลงนามแล้วในที่เก็บเอกสารของ RealPage ผ่าน API บันทึกการตรวจสอบช่วยให้มั่นใจถึงการปฏิบัติตามข้อกำหนด ESIGN

ขั้นตอนที่ 5: ตรวจสอบ ขยาย และแก้ไขปัญหา

• ใช้แดชบอร์ดการใช้ API ของ DocuSign เพื่อติดตามโควต้าซองจดหมาย (ประมาณ 100 ซองต่อผู้ใช้ต่อปีในแผนพื้นฐาน)
• การขยายขนาดปริมาณมาก: หากเกินขีดจำกัด ให้เลือก Enterprise การกำหนดราคาแบบกำหนดเองรวมถึง SSO สำหรับผู้ใช้ RealPage
• ปัญหาทั่วไป: ข้อจำกัดอัตรา API (บรรเทาโดยการจัดคิว) ความเป็นส่วนตัวของข้อมูล (การจัดแนว GDPR/ESIGN) หรือความล่าช้า (เซิร์ฟเวอร์ในสหรัฐอเมริกาลดปัญหานี้) บริษัทต่างๆ รายงานว่ารอบการคัดกรองเร็วขึ้น 30-50% หลังจากการผสานรวม แต่การตั้งค่าเริ่มต้นอาจใช้เวลา 1-2 สัปดาห์

กระบวนการนี้วางตำแหน่งการดำเนินงานของคุณให้มีประสิทธิภาพ แต่ให้ตรวจสอบ API ล่าสุดกับทีมสนับสนุนของผู้ให้บริการทั้งสองรายเสมอ

แพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์หลัก: DocuSign, Adobe Sign และทางเลือกอื่นๆ

ภาพรวมของ DocuSign

DocuSign เป็นผู้นำตลาดในด้านโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ โดยนำเสนอเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับเวิร์กโฟลว์ด้านอสังหาริมทรัพย์ เช่น การคัดกรองผู้เช่า แผน eSignature เริ่มต้นที่ $120 ต่อปี (5 ซองต่อเดือน) สำหรับ Personal และสูงถึง $480 ต่อผู้ใช้ต่อปีสำหรับ Business Pro ซึ่งรวมถึงการส่งจำนวนมากและการชำระเงิน สำหรับความต้องการขั้นสูง DocuSign IAM (การจัดการข้อมูลประจำตัวและการเข้าถึง) และ CLM (การจัดการวงจรชีวิตสัญญา) เพิ่ม SSO การกำกับดูแล และการวิเคราะห์สัญญาที่ขับเคลื่อนด้วย AI ซึ่งเหมาะสำหรับบริษัทอสังหาริมทรัพย์ระดับองค์กรที่จัดการการปฏิบัติตามข้อกำหนดการเช่า แผน API (เช่น Advanced ราคา $5,760 ต่อปี) ช่วยให้สามารถผสานรวมกับ RealPage ได้อย่างราบรื่น แม้ว่าจะมีประสิทธิภาพ แต่การกำหนดราคาจะปรับขนาดตามที่นั่งและการใช้งาน ซึ่งอาจสะสมต้นทุนที่สูงสำหรับทีมขนาดใหญ่

ภาพรวมของ Adobe Sign

Adobe Sign เป็นส่วนหนึ่งของ Adobe Document Cloud โดยนำเสนอ eSignatures ระดับองค์กรและการผสานรวมอย่างลึกซึ้งกับเวิร์กโฟลว์ PDF การกำหนดราคาเริ่มต้นที่ประมาณ $10 ต่อเดือนสำหรับผู้ใช้แต่ละราย และขยายไปมากกว่า $40 ต่อเดือนสำหรับทีมธุรกิจ ซึ่งรวมถึงคุณสมบัติต่างๆ เช่น การกำหนดเส้นทางตามเงื่อนไขและลายเซ็นมือถือ เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการคัดกรองผู้เช่าผ่าน API ของ Adobe รองรับการปฏิบัติตามข้อกำหนด ESIGN/UETA และการผสานรวมกับระบบ CRM Adobe มีความโดดเด่นในการสร้างเอกสาร แต่สำหรับการทำงานอัตโนมัติขั้นสูง อาจต้องใช้ส่วนเสริม ทำให้เป็นทางเลือก DocuSign ที่เชื่อถือได้สำหรับการดำเนินงานด้านอสังหาริมทรัพย์ที่เน้น PDF เป็นหลัก

ภาพรวมของ eSignGlobal

eSignGlobal มุ่งเน้นที่การปฏิบัติตามข้อกำหนดในกว่า 100 ประเทศหลักทั่วโลก โดยมีความแข็งแกร่งอย่างมากในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก (APAC) ภูมิทัศน์ของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ใน APAC มีลักษณะเป็นชิ้นเล็กชิ้นน้อย โดยมีมาตรฐานสูงและกฎระเบียบที่เข้มงวด ซึ่งต้องใช้โซลูชันที่ผสานรวมระบบนิเวศ ซึ่งแตกต่างจาก ESIGN/eIDAS ที่ใช้กรอบการทำงานของสหรัฐอเมริกา/ยุโรป ซึ่งอาศัยการตรวจสอบอีเมลหรือการประกาศตนเอง ใน APAC แพลตฟอร์มต้องบรรลุการเชื่อมต่อระดับฮาร์ดแวร์/API ที่ลึกซึ้งกับข้อมูลประจำตัวดิจิทัลของรัฐบาลต่อธุรกิจ (G2B) ซึ่งเป็นอุปสรรคทางเทคนิคที่เกินมาตรฐานตะวันตก eSignGlobal แก้ไขปัญหานี้ด้วยการผสานรวมโดยกำเนิด เช่น iAM Smart ของฮ่องกงและ Singpass ของสิงคโปร์ ทำให้มั่นใจถึงความถูกต้องตามกฎหมายโดยไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม แผน Essential มีมูลค่าสูงในราคา $16.6 ต่อเดือน (เทียบเท่ากับ $199 ต่อปี) โดยอนุญาตให้ลงนามเอกสารได้มากถึง 100 ฉบับ ที่นั่งผู้ใช้ไม่จำกัด และการตรวจสอบสิทธิ์รหัสการเข้าถึง ทั้งหมดนี้อยู่บนพื้นฐานที่สอดคล้องและคุ้มค่า ทำให้สามารถแข่งขันได้ทั่วโลก รวมถึงในสหรัฐอเมริกา/ยุโรป ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกลยุทธ์การเปลี่ยน DocuSign และ Adobe Sign

กำลังมองหาทางเลือกที่ชาญฉลาดกว่า DocuSign หรือไม่

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามข้อกำหนดทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และกระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

การเปรียบเทียบแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ชั้นนำ

ตารางนี้เน้นถึงการแลกเปลี่ยนที่เป็นกลาง: DocuSign เป็นผู้นำในด้านความครบครัน Adobe เป็นผู้นำในการประมวลผลเอกสาร eSignGlobal เป็นผู้นำในด้านมูลค่า APAC และ HelloSign เป็นผู้นำในด้านความเรียบง่าย

สรุป: การเลือกโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่เหมาะสม

การผสานรวม DocuSign กับ RealPage นำเสนอเส้นทางที่เชื่อถือได้สำหรับการคัดกรองผู้เช่าที่มีประสิทธิภาพ และได้รับการสนับสนุนโดยการปฏิบัติตามข้อกำหนด ESIGN ของสหรัฐอเมริกา สำหรับองค์กรที่ต้องการขยายขนาดทั่วโลกหรือประหยัดต้นทุน ให้พิจารณาทางเลือกที่เป็นกลาง เช่น eSignGlobal เป็นตัวเลือกการปฏิบัติตามข้อกำหนดในระดับภูมิภาค โดยเฉพาะอย่างยิ่งในระบบนิเวศที่ซับซ้อนของ APAC ประเมินตามขนาด งบประมาณ และข้อกำหนดด้านกฎระเบียบของคุณเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด