วิธีการกำหนดค่าการอนุมัติหลายขั้นตอนใน DocuSign CLM

บทนำสู่การอนุมัติหลายขั้นตอนในการจัดการสัญญา

ในโลกธุรกิจที่ดำเนินไปอย่างรวดเร็ว กระบวนการทำงานของสัญญาที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการรักษาการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ลดความเสี่ยง และเร่งความเร็วในการทำข้อตกลง DocuSign CLM (การจัดการวงจรชีวิตสัญญา) โดดเด่นในฐานะแพลตฟอร์มที่แข็งแกร่งซึ่งออกแบบมาเพื่อปรับปรุงกระบวนการเหล่านี้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งผ่านคุณสมบัติต่างๆ เช่น การอนุมัติหลายขั้นตอน คุณสมบัตินี้ช่วยให้องค์กรสามารถกำหนดเส้นทางสัญญาไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายรายสำหรับการตรวจสอบตามลำดับ เพื่อให้มั่นใจว่ามีการตรวจสอบอย่างละเอียดก่อนที่จะสรุป จากมุมมองทางธุรกิจ การนำกระบวนการทำงานดังกล่าวไปใช้สามารถลดข้อผิดพลาดและการล่าช้าด้วยตนเองได้อย่างมาก ส่งเสริมการกำกับดูแลที่ดีขึ้นในอุตสาหกรรมต่างๆ เช่น การเงิน กฎหมาย และการจัดซื้อ

ทำความเข้าใจ DocuSign CLM

DocuSign CLM คืออะไร

DocuSign CLM เป็นโซลูชันระดับองค์กรที่เหนือกว่าฟังก์ชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ขั้นพื้นฐาน โดยขยายไปสู่การจัดการวงจรชีวิตสัญญาที่สมบูรณ์แบบ โดยจะรวมการร่าง การเจรจา การอนุมัติ การดำเนินการ และการจัดเก็บสัญญาไว้ในแพลตฟอร์มเดียว CLM สร้างขึ้นบนโครงสร้างพื้นฐานระบบคลาวด์ ใช้ประโยชน์จากข้อมูลเชิงลึกที่ขับเคลื่อนด้วย AI สำหรับการวิเคราะห์ข้อกำหนดและการประเมินความเสี่ยง ทำให้เหมาะสำหรับองค์กรขนาดกลางถึงขนาดใหญ่ที่จัดการข้อตกลงปริมาณมาก องค์ประกอบหลัก ได้แก่ เทมเพลตที่ปรับแต่งได้ การกำหนดเส้นทางอัตโนมัติ และการผสานรวมกับระบบ CRM เช่น Salesforce หรือ Microsoft Dynamics สำหรับธุรกิจที่ต้องการความสามารถในการปรับขนาด การออกแบบแบบโมดูลาร์ของ CLM ช่วยให้สามารถเพิ่มการวิเคราะห์ขั้นสูงและปลั๊กอินการรายงานการปฏิบัติตามข้อกำหนด ซึ่งสอดคล้องกับมาตรฐานสากล เช่น ESIGN และ eIDAS

บทบาทของการอนุมัติหลายขั้นตอน

การอนุมัติหลายขั้นตอนใน DocuSign CLM หมายถึงกระบวนการตรวจสอบตามลำดับหรือแบบขนาน โดยที่สัญญาจะผ่านการตรวจสอบในแต่ละระดับโดยผู้อนุมัติที่กำหนด เช่น การตรวจสอบทางกฎหมาย การอนุมัติทางการเงิน และการอนุมัติการดำเนินการ คุณสมบัตินี้ช่วยเพิ่มความรับผิดชอบโดยการบังคับใช้กฎ การแจ้งเตือน และการยกระดับที่กำหนดไว้ล่วงหน้า จากมุมมองทางธุรกิจ จะช่วยลดปัญหาคอขวด ตัวอย่างเช่น ทีมขายสามารถเริ่มต้นสัญญา ซึ่งจะถูกส่งไปยังฝ่ายกฎหมายโดยอัตโนมัติเพื่อตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนด จากนั้นฝ่ายการเงินจะตรวจสอบข้อกำหนด การศึกษาในรายงานอุตสาหกรรมระบุว่ากระบวนการทำงานที่มีโครงสร้างดังกล่าวสามารถลดระยะเวลาของวงจรสัญญาได้มากถึง 50% ซึ่งให้ความได้เปรียบในการแข่งขันในด้านความเร็วในการทำข้อตกลง

คู่มือทีละขั้นตอนสำหรับการกำหนดค่าการอนุมัติหลายขั้นตอนใน DocuSign CLM

การกำหนดค่าการอนุมัติหลายขั้นตอนใน DocuSign CLM เป็นกระบวนการที่ตรงไปตรงมา แต่ต้องมีการวางแผนอย่างรอบคอบเพื่อให้สอดคล้องกับโครงสร้างองค์กรและความต้องการด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ต่อไปนี้เป็นคู่มือเชิงปฏิบัติโดยละเอียดตามคุณสมบัติแพลตฟอร์มมาตรฐาน การตั้งค่านี้ถือว่าคุณมีการเข้าถึงระดับผู้ดูแลระบบไปยังโมดูล CLM และมีเทมเพลตสัญญาพื้นฐานพร้อม การกำหนดค่าเริ่มต้นของกระบวนการนี้มักใช้เวลา 30-60 นาที โดยมีการปรับเปลี่ยนอย่างต่อเนื่องเมื่อกระบวนการทำงานมีการพัฒนา

ขั้นตอนที่ 1: เข้าถึงตัวสร้างกระบวนการทำงาน

เข้าสู่ระบบแดชบอร์ด DocuSign CLM ของคุณและไปที่ส่วน "ผู้ดูแลระบบ" จากที่นั่น เลือก "กระบวนการทำงาน" ภายใต้แท็บการจัดการสัญญา คลิก "สร้างกระบวนการทำงานใหม่" เพื่อเปิดอินเทอร์เฟซตัวสร้างกระบวนการทำงานแบบเห็นภาพ เครื่องมือลากและวางนี้ช่วยให้คุณสามารถแมปขั้นตอนแบบเห็นภาพ โดยเริ่มต้นด้วยทริกเกอร์ "คำขอสัญญา" (เช่น เมื่อมีการอัปโหลดสัญญาใหม่หรือสร้างจากเทมเพลต) กำหนดชื่อกระบวนการทำงาน เช่น "การอนุมัติข้อตกลงผู้ขาย" และตั้งค่าสิทธิ์ว่าใครสามารถเริ่มต้นได้ โดยปกติจะจำกัดไว้ที่บทบาทการขายหรือการจัดซื้อเพื่อให้สามารถควบคุมได้

ขั้นตอนที่ 2: กำหนดขั้นตอนการอนุมัติ

ในตัวสร้างกระบวนการทำงาน ให้เพิ่มขั้นตอนโดยการลากโหนด "การอนุมัติ" ไปยังพื้นที่ทำงาน สำหรับการตั้งค่าหลายขั้นตอน ให้สร้างโหนดตามลำดับ: ขั้นตอนที่ 1 สำหรับการตรวจสอบของผู้ร่างเริ่มต้น ขั้นตอนที่ 2 สำหรับกฎหมาย ขั้นตอนที่ 3 สำหรับการอนุมัติขั้นสุดท้าย สำหรับแต่ละขั้นตอน:

• กำหนดผู้อนุมัติโดยใช้กฎแบบไดนามิก เช่น ตามบทบาท (เช่น "หัวหน้าทีมกฎหมาย") หรือผู้ใช้เฉพาะ (เช่น หัวหน้าแผนกผ่านการรวมอีเมล)
• ตั้งค่าเงื่อนไข เช่น กำหนดให้ขั้นตอนก่อนหน้าทั้งหมดเสร็จสิ้นก่อนที่จะดำเนินการต่อ หรือการอนุมัติแบบขนานสำหรับการตรวจสอบที่ไม่ขึ้นต่อกัน (เช่น กฎหมายและไอทีพร้อมกัน)
• กำหนดค่าการหมดเวลา (เช่น 48 ชั่วโมง) เพื่อยกระดับไปยังหัวหน้างานโดยอัตโนมัติหากพลาดกำหนดเวลา

ใช้ตรรกะตามเงื่อนไขเพื่อแยกกระบวนการทำงาน ตัวอย่างเช่น หากมูลค่าสัญญาเกิน 100,000 ดอลลาร์ ให้กำหนดเส้นทางไปยังการอนุมัติการดำเนินการ ความยืดหยุ่นนี้ช่วยให้มั่นใจได้ถึงความสามารถในการปรับขนาดสำหรับข้อตกลงที่ซับซ้อน

ขั้นตอนที่ 3: ปรับแต่งการแจ้งเตือนและการดำเนินการ

ปรับปรุงประสบการณ์ผู้ใช้โดยการตั้งค่าการแจ้งเตือนอัตโนมัติ ในแต่ละโหนดการอนุมัติ ให้เปิดใช้งานการแจ้งเตือนทางอีเมลพร้อมสรุปสัญญา กำหนดเวลา และลิงก์การอนุมัติด้วยคลิกเดียว ผสานรวมกับเครื่องมือต่างๆ เช่น Slack หรือ Microsoft Teams เพื่อการอัปเดตแบบเรียลไทม์ กำหนดการดำเนินการหลังการอนุมัติ: ดำเนินการไปยังขั้นตอนถัดไปโดยอัตโนมัติ ปฏิเสธและส่งคืนเพื่อแก้ไข หรือเก็บถาวรหากทุกขั้นตอนผ่าน สำหรับการปฏิเสธ ให้รวมความคิดเห็นที่บังคับเพื่อให้บันทึกเหตุผล ซึ่งช่วยในการตรวจสอบ

ทดสอบโดยการจำลองกระบวนการทำงาน: อัปโหลดสัญญาตัวอย่าง เรียกใช้กระบวนการ และตรวจสอบการกำหนดเส้นทาง โหมดแสดงตัวอย่างของ CLM ช่วยให้คุณสามารถทำซ้ำได้โดยไม่กระทบต่อสภาพแวดล้อมจริง

ขั้นตอนที่ 4: ผสานรวมกับเทมเพลตและลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

เชื่อมโยงกระบวนการทำงานกับเทมเพลตสัญญาในที่เก็บ CLM เมื่อเลือกเทมเพลต การอนุมัติหลายขั้นตอนจะเริ่มต้นโดยอัตโนมัติ เมื่อการอนุมัติผ่านไป ให้เปลี่ยนไปใช้การดำเนินการ DocuSign eSignature อย่างราบรื่น CLM ผสานรวมคุณสมบัตินี้โดยกำเนิด โดยดึงข้อมูลผู้ลงนามจากกระบวนการทำงาน เปิดใช้งานคุณสมบัติการส่งจำนวนมากสำหรับสถานการณ์ที่มีปริมาณมาก หรือสิ่งที่แนบมาสำหรับเอกสารสนับสนุน

ขั้นตอนที่ 5: ตรวจสอบ รายงาน และปรับปรุง

เมื่อกำหนดค่าแล้ว ให้ใช้แดชบอร์ดการวิเคราะห์ของ CLM เพื่อติดตามเมตริก เช่น เวลาในการอนุมัติและปัญหาคอขวด สร้างรายงานอัตราการสำเร็จเพื่อปรับปรุงขั้นตอน ตัวอย่างเช่น หากการตรวจสอบทางกฎหมายใช้เวลาเฉลี่ย 3 วัน ให้ปรับทรัพยากร สำหรับการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกขั้นตอนบันทึกการประทับเวลาและการดำเนินการของผู้ใช้ ซึ่งสอดคล้องกับข้อบังคับต่างๆ เช่น GDPR หรือ SOX ตรวจสอบกระบวนการทำงานเป็นประจำผ่านแผงผู้ดูแลระบบเพื่อปรับให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจ เช่น ผู้อนุมัติใหม่หรือการอัปเดตนโยบาย

การกำหนดค่านี้ไม่เพียงแต่ปรับปรุงการดำเนินงานเท่านั้น แต่ยังลดความเสี่ยงด้วย ประโยชน์ทางธุรกิจ ได้แก่ การรับรู้รายได้ที่เร็วขึ้นและข้อพิพาทที่น้อยลง องค์กรต่างๆ รายงานประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้นมากถึง 70% ทำให้เป็นการลงทุนที่คุ้มค่าสำหรับทีมที่มุ่งเน้นการเติบโต

เปรียบเทียบ DocuSign CLM กับคู่แข่งหลัก

ในภูมิทัศน์การแข่งขันของซอฟต์แวร์การจัดการสัญญา DocuSign CLM มีสถานะที่แข็งแกร่งด้วยมรดกด้านลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์และการผสานรวมระดับองค์กร อย่างไรก็ตาม ทางเลือกอื่น เช่น Adobe Sign, eSignGlobal และ HelloSign นำเสนอข้อได้เปรียบที่แตกต่างกันในด้านราคา การปฏิบัติตามกฎระเบียบในภูมิภาค และความง่ายในการใช้งาน ด้านล่างนี้ เราจะตรวจสอบตัวเลือกเหล่านี้อย่างเป็นกลาง โดยเน้นที่ความสามารถในการอนุมัติหลายขั้นตอน โครงสร้างต้นทุน และความเหมาะสมของตลาด

ภาพรวมของ DocuSign CLM

ดังที่กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ DocuSign CLM โดดเด่นในด้านการจัดการสัญญาแบบ end-to-end และการอนุมัติหลายขั้นตอนที่แข็งแกร่งผ่านตัวสร้างกระบวนการทำงาน ราคาเริ่มต้นที่ระดับองค์กรที่กำหนดเอง ซึ่งมักจะรวมกับแผนลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (เช่น Business Pro ในราคา $40/ผู้ใช้/เดือน) พร้อมโมดูลเพิ่มเติมสำหรับคุณสมบัติขั้นสูง เหมาะสำหรับบริษัทระดับโลกที่ต้องการการเชื่อมต่อ CRM ที่ราบรื่น แต่การใช้งาน API ที่เข้มข้นอาจทำให้เกิดค่าใช้จ่ายที่สูงขึ้น

ภาพรวมของ Adobe Sign

Adobe Sign ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของ Adobe Document Cloud นำเสนอกระบวนการทำงานการอนุมัติหลายขั้นตอนที่แข็งแกร่งผ่านเอ็นจินการกำหนดเส้นทางข้อตกลง ผู้ใช้สามารถตั้งค่าการตรวจสอบตามลำดับหรือแบบขนาน และใช้กฎการกำหนดแบบไดนามิก คล้ายกับ DocuSign และผสานรวมกับ Adobe Acrobat สำหรับการแก้ไข ได้รับการยกย่องในด้านอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายและการสนับสนุนมือถือที่แข็งแกร่ง ราคาเป็นแบบแบ่งชั้น: Standard ประมาณ $10/ผู้ใช้/เดือน, Business $25/ผู้ใช้/เดือน และ Enterprise แบบกำหนดเอง แม้ว่าจะเหมาะสำหรับอุตสาหกรรมสร้างสรรค์ แต่อาจต้องใช้โมดูลเพิ่มเติมสำหรับการวิเคราะห์ CLM เชิงลึก

ภาพรวมของ eSignGlobal

eSignGlobal เป็นผู้เล่นที่เกิดขึ้นใหม่ โดยมุ่งเน้นที่ตลาดเอเชียแปซิฟิก โดยนำเสนอความสามารถ CLM พร้อมการอนุมัติหลายขั้นตอนผ่านตัวออกแบบกระบวนการทำงานที่ใช้งานง่าย รองรับผู้ใช้ได้ไม่จำกัดโดยไม่มีค่าธรรมเนียมที่นั่ง ทำให้คุ้มค่าสำหรับทีมที่กำลังขยายตัว แพลตฟอร์มนี้สอดคล้องกับข้อบังคับในกว่า 100 ประเทศและภูมิภาคหลักทั่วโลก โดยมีความแข็งแกร่งเป็นพิเศษในเอเชียแปซิฟิก ภูมิทัศน์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของเอเชียแปซิฟิกมีความกระจัดกระจาย โดยมีมาตรฐานสูงและข้อบังคับที่เข้มงวด ซึ่งแตกต่างจาก ESIGN/eIDAS ที่เน้นกรอบการทำงานมากกว่าในอเมริกาและยุโรป เอเชียแปซิฟิกเน้นวิธีการ "การผสานรวมระบบนิเวศ" ซึ่งต้องมีการผสานรวมระดับฮาร์ดแวร์/API เชิงลึกกับข้อมูลประจำตัวดิจิทัลของรัฐบาลต่อธุรกิจ (G2B) ซึ่งเป็นอุปสรรคทางเทคนิคที่เกินกว่าการตรวจสอบอีเมลหรือรูปแบบการประกาศตนเองที่พบได้ทั่วไปในโลกตะวันตก eSignGlobal ได้เปิดตัวการแข่งขันและการเปลี่ยนทดแทนอย่างเต็มรูปแบบกับ DocuSign และ Adobe Sign ทั่วโลก รวมถึงในอเมริกาและยุโรป ตัวอย่างเช่น แผน Essential มีราคาเพียง $16.6/เดือน (หรือ $199/ปี) ซึ่งอนุญาตให้ใช้เอกสารลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้สูงสุด 100 ฉบับ ที่นั่งผู้ใช้ไม่จำกัด และการตรวจสอบสิทธิ์ผ่านรหัสการเข้าถึง ในขณะที่ยังคงปฏิบัติตามข้อกำหนด ผสานรวมกับ iAM Smart ของฮ่องกงและ Singpass ของสิงคโปร์ได้อย่างราบรื่น ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในภูมิภาค ธุรกิจที่สนใจสามารถสำรวจตัวเลือกทดลองใช้ฟรี 30 วันได้ที่นี่

ภาพรวมของ HelloSign (Dropbox Sign)

HelloSign ซึ่งปัจจุบันเป็นส่วนหนึ่งของ Dropbox ปรับปรุงการอนุมัติหลายขั้นตอนผ่านการกำหนดเส้นทางตามเทมเพลตและพื้นที่ทำงานของทีม เหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็กถึงขนาดกลาง โดยนำเสนอการตั้งค่าการตรวจสอบตามลำดับอย่างรวดเร็วและผสานรวมกับ Google Workspace ราคาเป็นมิตรกับงบประมาณ: Essentials ราคา $15/เดือนสำหรับผู้ใช้ 3 คน และระดับที่สูงกว่า เช่น Standard ($25/เดือน) ให้ซองจดหมายไม่จำกัด แม้ว่าจะเบาและราคาไม่แพง แต่ก็ขาดความลึกของความสามารถ CLM ระดับองค์กรใน DocuSign หรือ Adobe

ตารางเปรียบเทียบคู่แข่ง

ตารางนี้เน้นย้ำถึงการแลกเปลี่ยน: DocuSign เน้นที่ความลึก Adobe เน้นที่การผสานรวม eSignGlobal เน้นที่มูลค่าในเอเชียแปซิฟิก และ HelloSign เน้นที่ความเรียบง่าย

ความคิดสุดท้ายเกี่ยวกับทางเลือกอื่น

สำหรับองค์กรที่กำลังประเมิน DocuSign CLM ทางเลือกอื่น เช่น eSignGlobal นำเสนอตัวเลือกที่เป็นกลางและสอดคล้องกับกฎระเบียบในภูมิภาค โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ที่ดำเนินงานในเอเชียแปซิฟิกที่กำลังมองหาประสิทธิภาพด้านต้นทุนโดยไม่ลดทอนความซับซ้อนของกระบวนการทำงาน