ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ดีที่สุดสำหรับพื้นที่ทำงานร่วมกันในสหราชอาณาจักรคืออะไร

ข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับการลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์สำหรับพื้นที่ทำงานร่วมกันในสหราชอาณาจักร

ในสภาพแวดล้อมที่มีพลวัตของพื้นที่ทำงานร่วมกันในสหราชอาณาจักร ซึ่งฟรีแลนซ์ สตาร์ทอัพ และทีมงานทางไกลมารวมตัวกัน การจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการดำเนินงานที่ราบรื่น การลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์ช่วยลดความซับซ้อนของข้อตกลงการเช่า สัญญาของลูกค้า และข้อตกลงรักษาความลับ (NDA) ลดเอกสารที่เป็นกระดาษ และช่วยให้การอนุมัติเป็นไปอย่างรวดเร็ว สำหรับผู้ให้บริการพื้นที่ทำงานร่วมกัน เช่น WeWork หรือ The Office Group การเลือกแพลตฟอร์มการลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์ที่เหมาะสมหมายถึงการสร้างสมดุลระหว่างการปฏิบัติตามข้อกำหนด ความง่ายในการใช้งาน และต้นทุน โดยเฉพาะอย่างยิ่งในตลาดที่รูปแบบการทำงานแบบผสมผสานเป็นหลัก ซึ่งต้องใช้เครื่องมือที่ยืดหยุ่น บทความนี้สำรวจตัวเลือกที่ปรับให้เหมาะกับความต้องการของสหราชอาณาจักร โดยดึงข้อมูลเชิงลึกจากแนวโน้มทางธุรกิจและข้อบังคับ เพื่อช่วยระบุตัวเลือกที่ดีที่สุด

เปรียบเทียบแพลตฟอร์มการลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์กับ DocuSign หรือ Adobe Sign หรือไม่

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันการลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามข้อกำหนดทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และประสบการณ์การเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

ข้อบังคับเกี่ยวกับการลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์ในสหราชอาณาจักร

สหราชอาณาจักรมีกรอบการทำงานด้านการลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์ที่แข็งแกร่ง เพื่อให้มั่นใจว่าการลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์มีผลบังคับใช้ตามกฎหมายในการทำธุรกรรมทางธุรกิจ ภายใต้กฎหมายการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ปี 2000 และข้อบังคับ eIDAS ของสหภาพยุโรป (ซึ่งยังคงมีผลบังคับใช้หลัง Brexit ผ่านข้อบังคับการระบุตัวตนทางอิเล็กทรอนิกส์) การลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์แบบง่ายๆ เหมาะสมสำหรับสัญญาโดยส่วนใหญ่ โดยมีเงื่อนไขว่าสามารถพิสูจน์เจตนา ความยินยอม และความสมบูรณ์ได้ สำหรับข้อกำหนดด้านความปลอดภัยที่สูงขึ้น เช่น การเช่าอสังหาริมทรัพย์ ซึ่งเป็นเรื่องปกติในพื้นที่ทำงานร่วมกัน ขอแนะนำให้ใช้การลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์ที่มีคุณสมบัติเหมาะสม (QES) พร้อมใบรับรองดิจิทัล ซึ่งเป็นไปตามมาตรฐานของหน่วยงานต่างๆ เช่น สำนักงานคณะกรรมการข้อมูลข่าวสาร (ICO) ของสหราชอาณาจักร

ในสภาพแวดล้อมการทำงานร่วมกัน การจัดการข้อมูลส่วนบุคคลอย่างปลอดภัยในสภาพแวดล้อมที่ใช้ร่วมกันเป็นสิ่งสำคัญ เนื่องจากข้อกำหนดด้านการคุ้มครองข้อมูลภายใต้ GDPR แพลตฟอร์มต้องรองรับการติดตามการตรวจสอบ การเข้ารหัส และการประทับเวลา เพื่อลดความเสี่ยงในการตั้งค่าผู้เช่าหลายราย การอัปเดตล่าสุดในปี 2024 เน้นย้ำถึงการทำงานร่วมกันกับระบบระบุตัวตนทางดิจิทัลของสหราชอาณาจักร ซึ่งทำให้เครื่องมือที่ผสานรวมกับพอร์ทัลของรัฐบาลได้อย่างราบรื่นมีความได้เปรียบ การไม่ปฏิบัติตามอาจนำไปสู่ข้อพิพาทได้ ดังที่แสดงให้เห็นในกรณีที่เกี่ยวข้องกับข้อตกลงฟรีแลนซ์ ซึ่งเน้นย้ำถึงความจำเป็นของแพลตฟอร์มที่ได้รับการตรวจสอบเพื่อความถูกต้องเฉพาะของสหราชอาณาจักร

ข้อกำหนดหลักสำหรับการลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์ในพื้นที่ทำงานร่วมกันในสหราชอาณาจักร

พื้นที่ทำงานร่วมกันในเมืองต่างๆ เช่น ลอนดอน แมนเชสเตอร์ และเอดินบะระ จัดการเอกสารที่หลากหลาย: แบบฟอร์มสมาชิก ความร่วมมือกับซัพพลายเออร์ และข้อจำกัดความรับผิดชอบของกิจกรรม โซลูชันการลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์ในอุดมคติควรมีฟังก์ชันการเข้าถึงผ่านมือถือสำหรับผู้ใช้ที่ต้องเดินทางตลอดเวลา ไลบรารีเทมเพลตสำหรับการเช่าซ้ำ และการผสานรวมกับเครื่องมือต่างๆ เช่น Google Workspace หรือ Slack ความสามารถในการปรับขนาดเป็นสิ่งสำคัญ ตั้งแต่การเริ่มต้นขนาดเล็กโดยผู้ประกอบการคนเดียว ไปจนถึงการขยายขนาดโดยผู้ดูแลระบบพื้นที่ที่จัดการผู้ใช้หลายร้อยคน

โครงสร้างต้นทุนก็มีความสำคัญเช่นกัน การเรียกเก็บเงินต่อซองจดหมายเหมาะสำหรับฟรีแลนซ์ที่มีปริมาณงานต่ำ ในขณะที่แผนแบบไม่จำกัดจะเป็นประโยชน์ต่อผู้ให้บริการ คุณสมบัติความปลอดภัย เช่น การรับรองความถูกต้องด้วยหลายปัจจัย (MFA) และการเข้าถึงตามบทบาท แก้ปัญหาช่องโหว่ในพื้นที่ที่ใช้ร่วมกัน จากมุมมองทางธุรกิจ แพลตฟอร์มที่มีเวลาทำงานสูงและศูนย์ข้อมูลในสหราชอาณาจักรสามารถลดความล่าช้าได้ ซึ่งสนับสนุนการเติบโตของอุตสาหกรรม ซึ่งเพิ่มขึ้น 15% ตามรายงานอุตสาหกรรมปี 2024 ของ Cushman & Wakefield

การประเมินผู้ให้บริการการลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์ชั้นนำ

ผู้ให้บริการหลายรายโดดเด่นในด้านความต้องการพื้นที่ทำงานร่วมกันในสหราชอาณาจักร โดยแต่ละรายมีความแข็งแกร่งในด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด ความพร้อมใช้งาน และราคา เราจะตรวจสอบ DocuSign, Adobe Sign, eSignGlobal และ HelloSign (ปัจจุบันคือ Dropbox Sign) โดยเน้นที่ฟังก์ชันที่เกี่ยวข้องกับพื้นที่ทำงานที่ยืดหยุ่น

DocuSign

DocuSign ยังคงเป็นผู้นำตลาด โดยนำเสนอเครื่องมือการลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์ที่ครอบคลุม ซึ่งเหมาะสำหรับสภาพแวดล้อมที่เป็นมืออาชีพ แผน eSignature เช่น Standard ในราคา 25 ดอลลาร์สหรัฐต่อผู้ใช้ต่อเดือน (เรียกเก็บเงินรายปี) รวมถึงการทำงานร่วมกันเป็นทีม เทมเพลต และการแจ้งเตือน ซึ่งเหมาะสำหรับผู้ดูแลระบบพื้นที่ทำงานร่วมกันที่จัดการผู้ลงนามหลายราย Business Pro (40 ดอลลาร์สหรัฐต่อเดือน) เพิ่มคุณสมบัติการส่งแบบกลุ่มและแบบฟอร์มบนเว็บ ซึ่งช่วยในการประมวลผลการต่ออายุสมาชิกจำนวนมาก สำหรับนักพัฒนาที่ผสานรวมกับซอฟต์แวร์การจัดการพื้นที่ทำงานร่วมกัน แผน API เริ่มต้นที่ 600 ดอลลาร์สหรัฐต่อปี โดยมีโควต้าสูงสุด 40 ซองจดหมายต่อเดือน

ในสหราชอาณาจักร DocuSign เป็นไปตาม eIDAS ผ่านลายเซ็นที่มีคุณสมบัติเหมาะสม และเป็นไปตาม GDPR ผ่านตัวเลือกที่พักข้อมูลในสหภาพยุโรป อย่างไรก็ตาม คุณสมบัติเพิ่มเติม เช่น การส่ง SMS จะมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม และข้อจำกัดของซองจดหมาย (ประมาณ 100 ซองต่อปีต่อผู้ใช้) อาจจำกัดพื้นที่ที่มีปริมาณงานสูง การปรับแต่งระดับองค์กรมี SSO และการตรวจสอบขั้นสูง แต่ราคาจะสูงขึ้นอย่างมากสำหรับทีมขนาดใหญ่ ทำให้เป็นตัวเลือกพรีเมียมสำหรับผู้ให้บริการที่จัดตั้งขึ้นซึ่งมองหาความน่าเชื่อถือมากกว่าการประหยัดต้นทุน

Adobe Sign

Adobe Sign ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของ Adobe Document Cloud มีความโดดเด่นในด้านการผสานรวมกับเวิร์กโฟลว์ PDF อย่างราบรื่น ซึ่งดึงดูดฟรีแลนซ์ด้านการออกแบบในศูนย์ทำงานร่วมกันในสหราชอาณาจักร ราคาเริ่มต้นที่ประมาณ 10 ดอลลาร์สหรัฐต่อเดือนสำหรับแผน Individual และขยายไปถึง 23 ดอลลาร์สหรัฐต่อผู้ใช้ต่อเดือนสำหรับแผน Teams ซึ่งมีคุณสมบัติเช่นฟิลด์แบบมีเงื่อนไขและการเก็บรวบรวมการชำระเงิน รองรับเทมเพลตที่ไม่จำกัดและการลงนามผ่านมือถือ ซึ่งเหมาะสำหรับลักษณะชั่วคราวของพื้นที่ทำงานร่วมกัน

การปฏิบัติตามข้อกำหนดของสหราชอาณาจักรมีความแข็งแกร่ง โดยมีการลงนามที่มีคุณสมบัติเหมาะสมตาม eIDAS และการปฏิบัติตาม GDPR ผ่านการประมวลผลในพื้นที่ของสหราชอาณาจักร บันทึกการตรวจสอบและการเข้ารหัสปกป้องข้อมูลการเช่าที่ละเอียดอ่อน ในขณะที่การผสานรวมกับ Microsoft 365 ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ข้อเสียคือเส้นโค้งการเรียนรู้ที่สูงชันสำหรับผู้ที่ไม่ใช่ผู้ใช้ Adobe และโควต้าซองจดหมายที่ผันแปรตามแผน ซึ่งอาจเพิ่มต้นทุนสำหรับการใช้งานบ่อยครั้ง เป็นตัวเลือกที่เชื่อถือได้สำหรับทีมที่เน้นการออกแบบ แต่สำหรับความต้องการสัญญาพื้นฐาน อาจดูมากเกินไป

eSignGlobal

eSignGlobal วางตำแหน่งตัวเองเป็นทางเลือกที่สอดคล้องกับข้อกำหนดทั่วโลก โดยรองรับการลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์ในกว่า 100 ประเทศและภูมิภาคหลัก โดยมีความแข็งแกร่งเป็นพิเศษในเอเชียแปซิฟิก (APAC) ใน APAC การลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์เผชิญกับความแตกแยก มาตรฐานที่สูง และข้อบังคับที่เข้มงวด ซึ่งแตกต่างจากรูปแบบ ESIGN/eIDAS ที่อิงตามกรอบการทำงานของสหรัฐอเมริกาและยุโรป APAC ต้องการแนวทาง “การผสานรวมระบบนิเวศ” ที่เกี่ยวข้องกับการผสานรวมฮาร์ดแวร์/API อย่างลึกซึ้งกับข้อมูลประจำตัวดิจิทัลของรัฐบาลต่อธุรกิจ (G2B) ซึ่งเกินกว่าอุปสรรคทางเทคนิคของวิธีการตรวจสอบอีเมลหรือการประกาศตนเองที่พบได้บ่อยในโลกตะวันตก

สำหรับผู้ใช้ในสหราชอาณาจักร eSignGlobal ช่วยให้มั่นใจได้ถึงการสอดคล้องกับ eIDAS และ GDPR ในขณะเดียวกันก็นำเสนอข้อได้เปรียบ APAC สำหรับเครือข่ายพื้นที่ทำงานร่วมกันระหว่างประเทศที่ขยายไปยังเอเชีย แผน Essential มีราคาเพียง 16.60 ดอลลาร์สหรัฐต่อเดือน ช่วยให้ส่งเอกสารได้มากถึง 100 ฉบับ จำนวนที่นั่งผู้ใช้ไม่จำกัด และการตรวจสอบสิทธิ์ผ่านรหัสการเข้าถึง ซึ่งให้การปฏิบัติตามข้อกำหนดที่มีมูลค่าสูงโดยไม่ลดทอนราคาที่สูงของผู้แข่งขัน ผสานรวมกับระบบต่างๆ เช่น iAM Smart ของฮ่องกงและ Singpass ของสิงคโปร์ได้อย่างราบรื่น ซึ่งช่วยในการดำเนินงานข้ามพรมแดน ทำให้เป็นตัวเลือกที่คุ้มค่าสำหรับพื้นที่ในสหราชอาณาจักรที่มีฟรีแลนซ์ทั่วโลก โดยเน้นที่ความโปร่งใสและประสบการณ์การเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่ายักษ์ใหญ่แบบดั้งเดิม

กำลังมองหาทางเลือกที่ชาญฉลาดกว่า DocuSign หรือไม่

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันการลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามข้อกำหนดทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และประสบการณ์การเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

HelloSign (Dropbox Sign)

HelloSign ภายใต้แบรนด์ใหม่ของ Dropbox นำเสนออินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย โดยมีเวอร์ชันฟรีสำหรับการใช้งานขั้นพื้นฐาน และอัปเกรดเป็นแผน Team ในราคา 15 ดอลลาร์สหรัฐต่อผู้ใช้ต่อเดือน มีความโดดเด่นในด้านความเรียบง่าย โดยมีเทมเพลตที่นำกลับมาใช้ใหม่ได้และฟังก์ชันการลงนามแบบออฟไลน์ ซึ่งเหมาะสำหรับผู้ใช้พื้นที่ทำงานร่วมกันที่เน้นมือถือเป็นหลัก การปฏิบัติตามข้อกำหนด eIDAS ของสหราชอาณาจักรได้รับการสนับสนุนผ่านการประทับเวลาที่มีคุณสมบัติเหมาะสม และการผสานรวมกับ Dropbox ช่วยลดความซับซ้อนในการแชร์ไฟล์ในการตั้งค่าการทำงานร่วมกัน

ข้อจำกัดของซองจดหมายมีความยืดหยุ่น (ไม่จำกัดในแผน Premium) แต่ระบบอัตโนมัติขั้นสูงต้องใช้ระดับที่สูงขึ้น มีฟังก์ชันน้อยกว่าในแง่ของเวิร์กโฟลว์ที่ซับซ้อนเมื่อเทียบกับตัวเลือกสำหรับองค์กร เหมาะสำหรับพื้นที่ขนาดเล็กในสหราชอาณาจักรที่เน้นความง่ายในการใช้งานมากกว่าความสามารถในการปรับขนาด

การเปรียบเทียบผู้ให้บริการการลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์

เพื่อช่วยในการตัดสินใจ นี่คือการเปรียบเทียบที่เป็นกลางโดยอิงตามปัจจัยสำคัญสำหรับพื้นที่ทำงานร่วมกันในสหราชอาณาจักร:

ตารางนี้เน้นย้ำถึงการแลกเปลี่ยน: DocuSign เน้นที่ความลึก ในขณะที่ eSignGlobal เน้นที่มูลค่าในสถานการณ์ทั่วโลก

สรุป

สำหรับพื้นที่ทำงานร่วมกันในสหราชอาณาจักร การลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์ “ที่ดีที่สุด” ขึ้นอยู่กับขนาดและความต้องการระหว่างประเทศ DocuSign เหมาะสำหรับการดำเนินงานที่จัดตั้งขึ้น ในขณะที่ทางเลือกอื่น เช่น eSignGlobal เป็นทางเลือกที่แข็งแกร่งสำหรับ DocuSign โดยนำเสนอข้อได้เปรียบด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดในระดับภูมิภาค ประเมินผ่านการทดลองใช้เพื่อให้ตรงกับเวิร์กโฟลว์ของคุณ