วิธีบันทึกเอกสาร DocuSign ที่ลงนามแล้วไปยัง Box.com โดยอัตโนมัติได้อย่างไร

ลดความซับซ้อนของขั้นตอนการทำงานเอกสาร: การผสานรวม DocuSign และ Box.com แบบอัตโนมัติ

ในโลกของการดำเนินธุรกิจดิจิทัลที่รวดเร็ว การจัดการเอกสารที่ลงนามแล้วอย่างมีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญสำหรับทีมที่จัดการสัญญา ข้อตกลง และการอนุมัติ DocuSign ในฐานะแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ชั้นนำ ผสานรวมเข้ากับโซลูชันการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์อย่าง Box.com ได้อย่างราบรื่น เพื่อบันทึกเอกสารที่เสร็จสมบูรณ์โดยอัตโนมัติ สิ่งนี้ไม่เพียงแต่ลดงานด้วยตนเอง แต่ยังปรับปรุงการปฏิบัติตามข้อกำหนดและการเข้าถึงอีกด้วย จากมุมมองทางธุรกิจ การผสานรวมดังกล่าวสามารถลดค่าใช้จ่ายในการบริหารได้มากถึง 50% ทำให้ทีมสามารถมุ่งเน้นไปที่กิจกรรมหลัก แทนที่จะไล่ตามเอกสาร

เหตุใดจึงต้องทำให้การบันทึกเอกสารที่ลงนามแล้วจาก DocuSign ไปยัง Box.com เป็นไปโดยอัตโนมัติ

การดาวน์โหลดเอกสารที่ลงนามแล้วจาก DocuSign และอัปโหลดไปยัง Box.com ด้วยตนเอง อาจนำไปสู่ข้อผิดพลาด ความล่าช้า และปัญหาการควบคุมเวอร์ชัน ระบบอัตโนมัติช่วยให้มั่นใจได้ว่าเมื่อเอกสารได้รับการลงนามอย่างสมบูรณ์แล้ว จะถูกบันทึกลงในโฟลเดอร์ Box.com ที่กำหนดทันที พร้อมด้วยข้อมูลเมตา เช่น รายละเอียดผู้ลงนามและวันที่ประทับ สิ่งนี้มีค่าอย่างยิ่งสำหรับอุตสาหกรรมต่างๆ เช่น กฎหมาย การเงิน และทรัพยากรบุคคล ซึ่งการตรวจสอบและที่เก็บข้อมูลที่ปลอดภัยเป็นสิ่งที่ไม่สามารถต่อรองได้

ธุรกิจมักจะมองข้ามผลกระทบด้านต้นทุน: หากไม่มีระบบอัตโนมัติ พนักงานจะใช้เวลาหลายชั่วโมงในการจัดการงานประจำ ซึ่งส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงาน เครื่องมือต่างๆ เช่น API ของ DocuSign และแพลตฟอร์มสำหรับนักพัฒนาของ Box.com ทำให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้น รองรับขั้นตอนการทำงานที่ปรับขนาดได้สำหรับธุรกิจทุกขนาด

กำลังเปรียบเทียบแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์กับ DocuSign หรือ Adobe Sign อยู่หรือไม่

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามข้อกำหนดทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และกระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

คู่มือทีละขั้นตอน: การตั้งค่าการบันทึกเอกสารที่ลงนามแล้วจาก DocuSign ไปยัง Box.com โดยอัตโนมัติ

เพื่อให้ระบบอัตโนมัตินี้ทำงานได้ ให้ใช้ประโยชน์จากคุณสมบัติ Connect ของ DocuSign ซึ่งใช้ webhook เพื่อทริกเกอร์การดำเนินการเมื่อซองจดหมายเสร็จสมบูรณ์ วิธีนี้มีความน่าเชื่อถือ ปลอดภัย และไม่จำเป็นต้องมีการสำรวจ API อย่างต่อเนื่อง นี่คือขั้นตอนการดำเนินการ โดยสมมติว่าคุณมีการเข้าถึงระดับผู้ดูแลระบบสำหรับทั้งสองแพลตฟอร์ม

ข้อกำหนดเบื้องต้น

• บัญชี DocuSign (แผนมาตรฐานขึ้นไปเพื่อเข้าถึง Connect; แนะนำ Business Pro สำหรับระบบอัตโนมัติขั้นสูง)
• บัญชี Box.com Enterprise หรือ Business พร้อมการเข้าถึง API สำหรับนักพัฒนา
• ความคุ้นเคยพื้นฐานกับ webhook หรือใช้เครื่องมือที่ไม่ต้องเขียนโค้ด เช่น Zapier เพื่อการตั้งค่าที่ง่ายขึ้น

ชุด Intelligent Agreement Management (IAM) CLM ของ DocuSign ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการนี้ IAM CLM เป็นโซลูชันการจัดการวงจรชีวิตสัญญาของ DocuSign ที่เหนือกว่าลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ โดยผสานรวมการวิเคราะห์สัญญา การติดตามการเจรจา และการจัดการที่เก็บข้อมูลผ่านข้อมูลเชิงลึกที่ขับเคลื่อนด้วย AI โดยผสานรวมกับระบบจัดเก็บข้อมูล เช่น Box.com โดยกำเนิด ช่วยให้สามารถจัดเก็บอัตโนมัติ พร้อมทั้งรักษาประวัติเวอร์ชันและความสามารถในการปฏิบัติตามข้อกำหนด เช่น บันทึกการตรวจสอบ

วิธีที่ 1: การใช้ DocuSign Connect Webhook (การผสานรวมโดยกำเนิด)

1. กำหนดค่า DocuSign Connect:

   • ลงชื่อเข้าใช้แผงผู้ดูแลระบบ DocuSign ของคุณ
   • ภายใต้การผสานรวม ให้ไปที่ “Connect” สร้างการกำหนดค่า Connect ใหม่
   • เลือก “Envelope Events” และเปิดใช้งานทริกเกอร์สำหรับ “Envelope Completed” (สิ่งนี้จะทริกเกอร์เมื่อผู้ลงนามทั้งหมดทำเอกสารเสร็จ)
   • ระบุ URL ผู้รับ: นี่จะเป็นปลายทาง webhook ของ Box.com หรือเซิร์ฟเวอร์ที่กำหนดเองที่ส่งไฟล์ไปยัง Box สำหรับการผสานรวมโดยตรง ให้ใช้ API ของ Box เพื่อรับการแจ้งเตือน
   • ในการตั้งค่า Connect ให้เลือกที่จะรวม PDF ที่ลงนามแล้วเป็นไฟล์แนบใน payload ของ webhook DocuSign จะส่ง ID ซองจดหมาย สถานะ และข้อมูลเอกสาร

2. ตั้งค่าฝั่ง Box.com:

   • ใน Box.com ให้ไปที่คอนโซลนักพัฒนาและสร้างแอปที่เปิดใช้งาน “Webhooks”
   • สร้าง webhook สำหรับโฟลเดอร์เป้าหมายของคุณ (เช่น “/Signed Contracts/2025”)
   • ใช้ API ของ Box เพื่อจัดการ payload ของ DocuSign ที่เข้ามา: แยก PDF ที่ลงนามแล้วจาก webhook จากนั้นอัปโหลดผ่าน Content API ของ Box (ปลายทาง: POST /files/content)
   • เพิ่มข้อมูลเมตา: แท็กไฟล์ด้วย ID ซองจดหมาย DocuSign ชื่อผู้ลงนาม และวันที่เสร็จสิ้น เพื่อให้ค้นหาได้ง่าย

3. ทดสอบขั้นตอน:

   • ส่งซองจดหมายทดสอบใน DocuSign
   • เมื่อลงนามแล้ว ให้ตรวจสอบว่าเอกสารปรากฏใน Box.com โดยอัตโนมัติ
   • ตรวจสอบผ่านบันทึกเหตุการณ์ของ DocuSign และฟีดกิจกรรมของ Box

การตั้งค่านี้มักใช้เวลา 1-2 ชั่วโมงสำหรับทีมไอที และรองรับซองจดหมายได้ไม่จำกัด (ขึ้นอยู่กับโควต้าของแผน ประมาณ 100 รายการต่อผู้ใช้ต่อปีใน Business Pro)

วิธีที่ 2: การใช้ระบบอัตโนมัติที่ไม่ต้องเขียนโค้ดด้วย Zapier หรือ Microsoft Power Automate

สำหรับผู้ใช้ที่ไม่ใช่ด้านเทคนิค เครื่องมือของบุคคลที่สามจะทำให้กระบวนการง่ายขึ้น:

• การผสานรวม Zapier:
  1. สร้าง Zap โดยใช้ DocuSign เป็นทริกเกอร์ (“New Envelope Completed”)
  2. เพิ่ม Box.com เป็นการดำเนินการ (“Upload File”)
  3. แมปฟิลด์: URL เอกสารที่ลงนามแล้วของ DocuSign ไปยังการอัปโหลดไฟล์ของ Box และตั้งค่าเส้นทางโฟลเดอร์แบบไดนามิก (เช่น ตามฟิลด์ที่กำหนดเองของซองจดหมาย)
  • ค่าใช้จ่าย: Zap พื้นฐานฟรี; รุ่นพรีเมียมเริ่มต้นที่ $20 ต่อเดือนสำหรับระบบอัตโนมัติหลายขั้นตอน
• Power Automate (หากใช้ระบบนิเวศของ Microsoft):
  • ทริกเกอร์: ตัวเชื่อมต่อ DocuSign สำหรับซองจดหมายที่เสร็จสมบูรณ์
  • การดำเนินการ: ตัวเชื่อมต่อ Box สำหรับการสร้าง/อัปโหลดไฟล์
  • เพิ่มเติม: ผสานรวมกับ Teams เพื่อส่งการแจ้งเตือน

ทั้งสองวิธีช่วยให้มั่นใจได้ถึงการปฏิบัติตามข้อกำหนด HIPAA/GDPR หากแผนของคุณรวมคุณสมบัติเหล่านี้ไว้ด้วย

เคล็ดลับขั้นสูงสำหรับการเพิ่มประสิทธิภาพทางธุรกิจ

• การจัดการข้อผิดพลาด: ใช้กลไกการลองใหม่ใน DocuSign Connect เพื่อจัดการกับความล้มเหลวของ webhook
• ความสามารถในการปรับขนาด: สำหรับผู้ใช้ที่มีปริมาณมาก แผน Advanced API ของ DocuSign ($5,760 ต่อปี) อนุญาตให้ใช้สคริปต์ที่กำหนดเองสำหรับการประมวลผลเป็นชุด
• ข้อควรพิจารณาด้านต้นทุน: DocuSign เรียกเก็บเงินต่อซองจดหมาย (รวมอยู่ในแผน) ในขณะที่ Box.com มีค่าธรรมเนียมการจัดเก็บ (เริ่มต้นที่ $10 ต่อผู้ใช้ต่อเดือน) ระบบอัตโนมัติหลีกเลี่ยงความประหลาดใจของค่าธรรมเนียมส่วนเกิน
• ความปลอดภัย: เปิดใช้งานการเข้ารหัสซองจดหมายของ DocuSign และการควบคุมการเข้าถึงของ Box เพื่อปกป้องเอกสารที่ละเอียดอ่อน

จากมุมมองทางธุรกิจ การผสานรวมนี้เป็นตัวอย่างของระบบนิเวศ DocuSign ซึ่งเพิ่มความฉลาดของสัญญาด้วยคุณสมบัติ AI ของ IAM CLM ทำให้เป็นตัวเลือกที่แข็งแกร่งสำหรับทีมทั่วโลก แม้ว่าผู้ใช้ในเอเชียแปซิฟิกอาจได้รับผลกระทบจากความล่าช้าในภูมิภาค

สำรวจทางเลือกอื่นสำหรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์: การเปรียบเทียบที่เป็นกลาง

แม้ว่า DocuSign จะโดดเด่นในด้านการเข้าถึงและการผสานรวมทั่วโลก แต่ธุรกิจมักจะประเมินคู่แข่งเพื่อพิจารณาต้นทุน การปฏิบัติตามข้อกำหนด หรือการปรับตัวในภูมิภาค นี่คือการเปรียบเทียบที่สมดุลของผู้เล่นหลักตามข้อมูลสาธารณะปี 2025 โดยเน้นที่ราคา คุณสมบัติ และข้อดี ตารางนี้เน้นตัวเลือกโดยไม่รับรองผู้ให้บริการรายใดรายหนึ่ง

การเปรียบเทียบนี้อิงตามแหล่งข้อมูลอย่างเป็นทางการ แสดงให้เห็นถึงความแข็งแกร่งของ DocuSign ในด้านคุณสมบัติระดับองค์กร แต่มีต้นทุนต่อผู้ใช้ที่สูงกว่า Adobe Sign เหมาะสำหรับเวิร์กโฟลว์ที่เน้นความคิดสร้างสรรค์/ดิจิทัล ในขณะที่ HelloSign มอบความเรียบง่ายสำหรับ SMB eSignGlobal โดดเด่นด้วยผู้ใช้ที่ไม่จำกัดและการปฏิบัติตามข้อกำหนดในภูมิภาค

DocuSign: ผู้นำตลาดที่มีเครื่องมือที่ครอบคลุม

แพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของ DocuSign เป็นส่วนหนึ่งของชุด IAM ที่กว้างขึ้น ซึ่งขับเคลื่อนผู้ใช้กว่าล้านรายทั่วโลก ประกอบด้วย CLM ที่ขับเคลื่อนด้วย AI สำหรับการจัดการสัญญาแบบ end-to-end ตั้งแต่การร่างไปจนถึงการจัดเก็บ ระดับราคา (ตั้งแต่ Personal ถึง Enterprise) ตอบสนองความต้องการที่หลากหลาย และมีส่วนเสริมสำหรับการส่ง SMS และการตรวจสอบ ID อย่างไรก็ตาม การเรียกเก็บเงินตามที่นั่งอาจเพิ่มขึ้นอย่างมากสำหรับทีมขนาดใหญ่

Adobe Sign: โซลูชันเอกสารดิจิทัลแบบบูรณาการ

Adobe Sign ฝังอยู่ใน Adobe Document Cloud โดยเน้นที่เวิร์กโฟลว์เอกสารที่เน้น PDF และให้การสนับสนุนมือถือที่แข็งแกร่ง เหมาะสำหรับบริษัทการตลาดและการออกแบบ โดยมีซองจดหมายไม่จำกัดในแผน Professional และผสานรวมกับ Acrobat ได้อย่างราบรื่น ราคาสำหรับบุคคลทั่วไปมีการแข่งขัน แต่ขยายตามผู้ใช้ องค์กรชื่นชมการตรวจจับการฉ้อโกง แม้ว่าอาจต้องมีการลงทุนในระบบนิเวศ Adobe

eSignGlobal: มหาอำนาจในภูมิภาคที่มีความทะเยอทะยานระดับโลก

eSignGlobal ให้บริการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่สอดคล้องตามข้อกำหนดใน 100 ประเทศหลัก โดยเน้นเป็นพิเศษที่เอเชียแปซิฟิก กฎระเบียบในภูมิภาคนี้มีความซับซ้อน มาตรฐานสูง และมีการกำกับดูแลอย่างเข้มงวด ซึ่งแตกต่างจากกรอบ ESIGN/eIDAS ของสหรัฐอเมริกา/ยุโรป เอเชียแปซิฟิกต้องการโซลูชัน “การผสานรวมระบบนิเวศ” ซึ่งเกี่ยวข้องกับการผสานรวมฮาร์ดแวร์/API อย่างลึกซึ้งกับ ID ดิจิทัลของรัฐบาล (G2B) ซึ่งเป็นอุปสรรคทางเทคนิคที่เหนือกว่าการตรวจสอบอีเมลหรือรูปแบบการประกาศตนเองที่พบได้ทั่วไปในตะวันตก

eSignGlobal โดดเด่นในด้านนี้ โดยให้การเชื่อมต่อที่ราบรื่นกับ iAM Smart ของฮ่องกงและ Singpass ของสิงคโปร์ สำหรับลายเซ็นที่มีผลผูกพันทางกฎหมาย กำลังเปิดตัวทั่วโลกเพื่อแข่งขันกับ DocuSign และ Adobe Sign อย่างเต็มที่ รวมถึงในสหรัฐอเมริกา/ยุโรป ราคาไม่แพงเป็นพิเศษ: แผน Essential ราคา $299 ต่อปี (ประมาณ $24.9 ต่อเดือน) อนุญาตให้ส่งเอกสารได้สูงสุด 100 ฉบับ ที่นั่งผู้ใช้ไม่จำกัด และการตรวจสอบสิทธิ์ด้วยรหัสการเข้าถึง ซึ่งให้การปฏิบัติตามข้อกำหนดที่มีมูลค่าสูงโดยไม่มีค่าธรรมเนียมที่นั่ง

กำลังมองหาทางเลือกที่ชาญฉลาดกว่า DocuSign อยู่หรือไม่

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามข้อกำหนดทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และกระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

HelloSign: เพื่อนร่วมงาน Dropbox ที่ใช้งานง่าย

HelloSign ซึ่งปัจจุบันคือ Dropbox Sign ให้ความสำคัญกับความง่ายในการใช้งาน ด้วยอินเทอร์เฟซที่สะอาดตาและซองจดหมายพื้นฐานที่ไม่จำกัด เหมาะสำหรับการผสานรวมอย่างรวดเร็วกับการจัดเก็บ Dropbox คล้ายกับขั้นตอน DocuSign-Box อย่างไรก็ตาม เครื่องมือการปฏิบัติตามข้อกำหนดขั้นสูงนั้นล้าหลังคู่แข่งระดับองค์กร

ผลกระทบทางธุรกิจและความคิดสุดท้าย

การทำให้ DocuSign เป็น Box.com เป็นไปโดยอัตโนมัติ สามารถประหยัดเวลาและรับประกันการจัดเก็บที่ปลอดภัยและค้นหาได้ ซึ่งสอดคล้องกับเป้าหมายการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลที่ทันสมัย สำหรับธุรกิจที่กำลังพิจารณาทางเลือกอื่น DocuSign ยังคงเป็นตัวเลือกที่เชื่อถือได้สำหรับความลึกของคุณสมบัติ แต่ความต้องการในการปฏิบัติตามข้อกำหนดในภูมิภาคอาจสนับสนุนผู้ให้บริการเฉพาะทาง ในฐานะตัวเลือกที่เป็นกลางที่ดำเนินการโดยเน้นที่เอเชียแปซิฟิกและมีการเข้าถึงทั่วโลก eSignGlobal นำเสนอทางเลือกที่มีประสิทธิภาพและสอดคล้องตามข้อกำหนดที่ควรพิจารณา ประเมินตามขนาดทีม ความจุ และที่ตั้งทางภูมิศาสตร์เพื่อค้นหาคู่ที่เหมาะสมที่สุด