จะใช้เครื่องมือดิจิทัลเพื่อทำให้การลงนามในแบบฟอร์ม VAT ของสหราชอาณาจักรเป็นไปโดยอัตโนมัติได้อย่างไร

การลงนามแบบอัตโนมัติสำหรับการยื่นภาษีมูลค่าเพิ่มของสหราชอาณาจักร: มุมมองทางธุรกิจ

ในโลกที่การปฏิบัติตามข้อกำหนดทางธุรกิจของสหราชอาณาจักรมีการพัฒนาอย่างรวดเร็ว การจัดการการยื่นภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) อาจเป็นกระบวนการที่ต้องใช้เวลานานและทำด้วยตนเอง การใช้เครื่องมือดิจิทัลเพื่อทำให้การลงนามในการยื่นเหล่านี้เป็นไปโดยอัตโนมัติไม่เพียงแต่ช่วยลดความซับซ้อนของขั้นตอนการทำงานเท่านั้น แต่ยังช่วยลดข้อผิดพลาดและรับประกันการยื่นต่อกรมสรรพากรและศุลกากรของสหราชอาณาจักร (HMRC) ได้อย่างทันท่วงที จากมุมมองทางธุรกิจ ระบบอัตโนมัตินี้สามารถช่วยให้ทีมการเงินมีเวลาสำหรับงานเชิงกลยุทธ์ ซึ่งอาจประหยัดเวลาได้หลายชั่วโมงในแต่ละไตรมาส ในขณะที่ธุรกิจในสหราชอาณาจักรนำโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มาใช้มากขึ้น การทำความเข้าใจภูมิทัศน์ด้านกฎระเบียบและการเลือกเครื่องมือที่เหมาะสมจึงเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการบูรณาการที่ราบรื่น

เปรียบเทียบแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์กับ DocuSign หรือ Adobe Sign หรือไม่

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามข้อกำหนดทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และประสบการณ์การเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

กฎระเบียบด้านลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของสหราชอาณาจักรสำหรับการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านภาษีมูลค่าเพิ่ม

ก่อนที่จะเจาะลึกถึงระบบอัตโนมัติ การทำความเข้าใจกรอบกฎหมายสำหรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในสหราชอาณาจักรเป็นสิ่งสำคัญ สหราชอาณาจักรได้ปรับกฎหมายให้สอดคล้องกับกฎระเบียบ eIDAS ของสหภาพยุโรปอย่างใกล้ชิดผ่านพระราชบัญญัติการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ปี 2000 และกฎระเบียบการระบุตัวตนทางอิเล็กทรอนิกส์ (EIR) ปี 2016 ซึ่งรับรองว่าลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีผลทางกฎหมายเทียบเท่ากับลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือสำหรับการใช้งานส่วนใหญ่ รวมถึงการยื่นภาษี

สำหรับความเฉพาะเจาะจงของการยื่นภาษีมูลค่าเพิ่ม HMRC ยอมรับการยื่นทางอิเล็กทรอนิกส์ผ่านโครงการ “Making Tax Digital” (MTD) ซึ่งกำหนดให้ธุรกิจที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มที่มีมูลค่าการซื้อขายเกิน 85,000 ปอนด์ต้องรายงานแบบดิจิทัลตั้งแต่ปี 2019 ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ต้องเป็นไปตามมาตรฐานที่เทียบเท่า eIDAS ในระดับ “ขั้นสูง” หรือ “มีคุณสมบัติ” เพื่อให้มั่นใจถึงความถูกต้อง ความสมบูรณ์ และการปฏิเสธไม่ได้ ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการตรวจสอบเอกสารทางภาษี ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์อย่างง่าย (เช่น การพิมพ์ชื่อ) เหมาะสำหรับกระบวนการภายในที่มีความเสี่ยงต่ำ แต่การยื่นภาษีมูลค่าเพิ่มมักจะต้องมีการตรวจสอบที่แข็งแกร่งกว่าเพื่อให้สอดคล้องกับมาตรการต่อต้านการฉ้อโกง ธุรกิจต้องเก็บบันทึกเป็นเวลาหกปี และเครื่องมือที่ใช้ควรสนับสนุนบันทึกการตรวจสอบที่ป้องกันการแก้ไข

จากมุมมองทางธุรกิจ สภาพแวดล้อมด้านกฎระเบียบนี้ส่งเสริมการนำแพลตฟอร์มที่สอดคล้องตามข้อกำหนดมาใช้ ซึ่งช่วยลดความเสี่ยงของการยื่นที่ไม่ถูกต้องหรือค่าปรับสำหรับการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดสูงถึง 3,000 ปอนด์ นิติบุคคลที่ไม่ใช่ของสหราชอาณาจักรที่ดำเนินงานในสหราชอาณาจักรควรพิจารณาการไหลเวียนของข้อมูลข้ามพรมแดนภายใต้ GDPR ด้วย เพื่อให้มั่นใจว่าเครื่องมือดังกล่าวจัดการกับที่อยู่ข้อมูลของสหราชอาณาจักร

ขั้นตอนในการทำให้การลงนามในการยื่นภาษีมูลค่าเพิ่มของสหราชอาณาจักรเป็นไปโดยอัตโนมัติ

กระบวนการลงนามอัตโนมัติเกี่ยวข้องกับการรวมเครื่องมือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เข้ากับซอฟต์แวร์บัญชี การสร้างขั้นตอนการทำงานที่ทำซ้ำได้ และการรับประกันการปฏิบัติตามกฎระเบียบ นี่คือคำแนะนำเชิงปฏิบัติจากมุมมองด้านประสิทธิภาพทางธุรกิจ:

ขั้นตอนที่ 1: ประเมินขั้นตอนการทำงานปัจจุบัน

ทำแผนผังกระบวนการยื่นภาษีมูลค่าเพิ่ม: สร้างรายงานในเครื่องมือต่างๆ เช่น Xero, QuickBooks หรือ Sage ตรวจสอบความถูกต้อง รับการอนุมัติ จากนั้นลงนามก่อนที่จะยื่นต่อ HMRC ระบุปัญหาคอขวด เช่น อีเมลหรือการพิมพ์ด้วยตนเอง ซึ่งอาจทำให้การยื่นล่าช้า (เช่น การยื่นรายไตรมาสจะต้องเสร็จสิ้นภายในสิ้นเดือนถัดไป)

ขั้นตอนที่ 2: เลือกแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่สอดคล้องตามข้อกำหนด

เลือกเครื่องมือที่รวมเข้ากับซอฟต์แวร์ที่สอดคล้องตาม MTD และรองรับคุณสมบัติเฉพาะของสหราชอาณาจักร เช่น การเชื่อมต่อ HMRC API สำหรับการยื่นอัตโนมัติ แพลตฟอร์มควรมีการส่งแบบฟอร์มภาษีมูลค่าเพิ่มตามซองจดหมาย (เช่น VAT100) การแจ้งเตือนอัตโนมัติ และการรวมเข้ากับการตรวจสอบสิทธิ์เพื่อให้เป็นไปตามมาตรฐาน eIDAS จัดทำงบประมาณสำหรับการสมัครสมาชิกรายปี โดยทั่วไปคือ 10–40 ปอนด์ต่อผู้ใช้ บวกกับค่าธรรมเนียมต่อซองจดหมายสำหรับปริมาณมาก

ขั้นตอนที่ 3: ตั้งค่าการรวมและการสร้างเทมเพลต

เชื่อมโยงเครื่องมือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เข้ากับระบบบัญชีผ่าน API หรือ Zapier สร้างเทมเพลตที่นำกลับมาใช้ใหม่ได้สำหรับแบบฟอร์มการยื่นภาษีมูลค่าเพิ่ม (เช่น VAT100) โดยกรอกข้อมูลล่วงหน้า เช่น ข้อมูลการซื้อขายและรหัสภาษี เปิดใช้งานการกำหนดเส้นทางแบบมีเงื่อนไข: การอนุมัติจากผู้อำนวยการฝ่ายการเงิน จากนั้นผู้ลงนาม (เช่น เจ้าของ) จะดำเนินการผ่านอุปกรณ์มือถือหรือเดสก์ท็อป

ขั้นตอนที่ 4: ใช้การส่งแบบกลุ่มและอัตโนมัติ

สำหรับธุรกิจที่มีหลายหน่วยงาน ให้ใช้คุณสมบัติการส่งแบบกลุ่มเพื่อจัดการการยื่นหลายรายการพร้อมกัน กำหนดเวลาการส่งอัตโนมัติหลังจากสร้างรายงาน โดยมีกำหนดเวลาที่เกี่ยวข้องกับไทม์ไลน์ของ HMRC รวมการตรวจสอบข้อมูลประจำตัว เช่น SMS หรือการตรวจสอบอีเมล เพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดการป้องกันการฉ้อโกงของสหราชอาณาจักร

ขั้นตอนที่ 5: ตรวจสอบ ตรวจสอบ และขยาย

ติดตามอัตราการดำเนินการให้เสร็จสิ้นผ่านแดชบอร์ด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าลายเซ็นทั้งหมดสร้างใบรับรองที่สอดคล้องกับการตรวจสอบของ HMRC เริ่มต้นจากขนาดเล็ก ทดลองยื่นหนึ่งไตรมาส จากนั้นขยาย โดยตรวจสอบต้นทุนเทียบกับการประหยัดเวลา (เช่น ลดกระบวนการด้วยตนเอง 2 ชั่วโมงเหลือ 15 นาที)

ธุรกิจรายงานประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้นสูงถึง 70% แต่ความสำเร็จขึ้นอยู่กับการฝึกอบรมพนักงานและการตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดเป็นประจำ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อขั้นตอน MTD (เช่น การอัปเดตรายไตรมาส) มีการพัฒนา

แพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่สำคัญสำหรับการทำให้ภาษีมูลค่าเพิ่มเป็นไปโดยอัตโนมัติ

แพลตฟอร์มหลายแห่งมีความโดดเด่นในการทำให้การลงนามภาษีมูลค่าเพิ่มเป็นไปโดยอัตโนมัติ โดยแต่ละแพลตฟอร์มมีจุดแข็งในด้านการรวม การกำหนดราคา และการปฏิบัติตามข้อกำหนด นี่คือภาพรวมของตัวเลือกชั้นนำ

DocuSign

DocuSign เป็นผู้นำตลาดในด้านโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ โดยนำเสนอระบบอัตโนมัติที่แข็งแกร่งสำหรับกระบวนการภาษีมูลค่าเพิ่มของสหราชอาณาจักรผ่านลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์และเลเยอร์ API แผน Personal เริ่มต้นที่ 10 ดอลลาร์ต่อเดือนสำหรับความต้องการขั้นพื้นฐาน ขยายไปสู่แผน Business Pro ที่ 40 ดอลลาร์ต่อผู้ใช้ต่อเดือน ซึ่งรวมถึงการส่งแบบกลุ่มและฟิลด์แบบมีเงื่อนไข เหมาะสำหรับการอนุมัติภาษีมูลค่าเพิ่ม ผสานรวมกับ QuickBooks และ Sage ได้อย่างราบรื่น ทำให้สามารถสร้างซองจดหมายอัตโนมัติจากรายงานภาษีมูลค่าเพิ่ม สำหรับการปฏิบัติตามข้อกำหนดของสหราชอาณาจักร DocuSign รองรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ขั้นสูงพร้อมบันทึกการตรวจสอบที่เป็นไปตามมาตรฐาน eIDAS คุณสมบัติเพิ่มเติม เช่น การส่ง SMS ช่วยให้มั่นใจได้ว่าผู้ลงนามจะเข้าถึงได้อย่างปลอดภัย แผน API เริ่มต้นที่ 600 ดอลลาร์ต่อปี ช่วยให้สามารถรวม MTD แบบกำหนดเองได้ แม้ว่าข้อจำกัดของซองจดหมาย (เช่น 100 ต่อผู้ใช้ต่อปี) อาจต้องมีการอัปเกรดสำหรับผู้ยื่นที่มีปริมาณมาก จากมุมมองทางธุรกิจ ขนาดระดับโลกเหมาะสำหรับการดำเนินงานในสหราชอาณาจักรข้ามชาติ แต่การกำหนดราคาต่อที่นั่งอาจมีค่าใช้จ่ายสำหรับทีม

Adobe Sign

Adobe Sign เป็นส่วนหนึ่งของ Adobe Document Cloud นำเสนอระบบอัตโนมัติระดับองค์กรที่ผสานรวมกับขั้นตอนการทำงาน PDF อย่างใกล้ชิด ทำให้เหมาะสำหรับการยื่นภาษีมูลค่าเพิ่มที่สร้างใน Acrobat การกำหนดราคาเป็นแบบแบ่งชั้น โดยทั่วไปจะรวมอยู่ในแผน Adobe Enterprise โดยเริ่มต้นที่ประมาณ 20 ดอลลาร์ต่อผู้ใช้ต่อเดือน พร้อมคุณสมบัติต่างๆ เช่น แบบฟอร์มเว็บสำหรับการรวบรวมข้อมูลภาษีมูลค่าเพิ่มและการเข้าถึง API สำหรับการซิงโครไนซ์ MTD เป็นไปตาม eIDAS ของสหราชอาณาจักรผ่านลายเซ็นที่มีคุณสมบัติ และมีการตรวจสอบสิทธิ์ผ่าน ID ของรัฐบาล การส่งแบบกลุ่มและเทมเพลตช่วยลดความซับซ้อนในการอนุมัติหลายฝ่าย การรวมเข้ากับ Microsoft Dynamics หรือ Salesforce ช่วยเพิ่มขั้นตอนการบัญชี องค์กรชื่นชมการรับรองความปลอดภัย (ISO 27001, GDPR) แต่การตั้งค่าสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางอาจซับซ้อน และต้นทุนเพิ่มเติมสำหรับ API ขั้นสูงอาจส่งผลต่อ ROI

eSignGlobal

eSignGlobal วางตำแหน่งตัวเองเป็นทางเลือกที่ยืดหยุ่น โดยเน้นที่ผู้ใช้ไม่จำกัดและการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่ปรับให้เหมาะสมสำหรับเอเชียแปซิฟิก พร้อมขยายไปทั่วโลก รองรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในกว่า 100 ประเทศหลัก รวมถึงการปฏิบัติตาม eIDAS ของสหราชอาณาจักรอย่างสมบูรณ์ ทำให้เหมาะสำหรับระบบอัตโนมัติภาษีมูลค่าเพิ่ม ในเอเชียแปซิฟิก ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เผชิญกับความแตกแยก มาตรฐานสูง และกฎระเบียบที่เข้มงวด eSignGlobal ได้เปรียบผ่านวิธีการรวมระบบนิเวศ ซึ่งแตกต่างจากรูปแบบ ESIGN/eIDAS ที่เน้นกรอบการทำงานมากขึ้นของสหรัฐอเมริกา/สหภาพยุโรป ซึ่งอาศัยอีเมลหรือการประกาศตนเอง สำหรับผู้ใช้ในสหราชอาณาจักร สิ่งนี้แปลเป็นลายเซ็นที่แข็งแกร่ง ป้องกันการแก้ไข และบันทึกการตรวจสอบ แผน Essential ราคา 299 ดอลลาร์ต่อปี (ประมาณ 24.9 ดอลลาร์ต่อเดือน) อนุญาตเอกสารสูงสุด 100 ฉบับ ที่นั่งผู้ใช้ไม่จำกัด และการตรวจสอบสิทธิ์ด้วยรหัสการเข้าถึง มอบมูลค่าที่แข็งแกร่งในการปฏิบัติตามข้อกำหนด ผสานรวมกับ iAM Smart ของฮ่องกงและ Singpass ของสิงคโปร์สำหรับความต้องการข้ามพรมแดน แผน Professional มี API ช่วยลดอุปสรรคในการรวมระบบ การกำหนดราคาต่ำกว่าคู่แข่งเล็กน้อย เพิ่มความคุ้มค่าสำหรับธุรกิจในสหราชอาณาจักรที่กำลังขยายตัว

กำลังมองหาทางเลือกที่ชาญฉลาดกว่า DocuSign หรือไม่

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามข้อกำหนดทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และประสบการณ์การเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

HelloSign (Dropbox Sign)

HelloSign ซึ่งปัจจุบันเป็นของ Dropbox นำเสนอระบบอัตโนมัติอย่างง่ายสำหรับการลงนามภาษีมูลค่าเพิ่ม โดยเน้นที่ความเรียบง่าย รุ่นฟรีอนุญาตเอกสารสูงสุดสามฉบับต่อเดือน แผนแบบชำระเงินเริ่มต้นที่ 15 ดอลลาร์ต่อเดือน ซึ่งรวมถึงการส่งไม่จำกัด เทมเพลต และการเข้าถึง API เป็นไปตาม eIDAS ของสหราชอาณาจักรผ่านลายเซ็นขั้นพื้นฐานและขั้นสูง และผสานรวมกับ Google Workspace หรือ Dropbox ได้อย่างง่ายดายสำหรับการจัดเก็บเอกสารภาษีมูลค่าเพิ่ม คุณสมบัติแบบกลุ่มมีจำกัดเมื่อเทียบกับเครื่องมือระดับองค์กร เหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็กในสหราชอาณาจักร แต่ขาดการตรวจสอบสิทธิ์เชิงลึก อาจต้องมีคุณสมบัติเพิ่มเติมเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนด HMRC อย่างสมบูรณ์

การเปรียบเทียบโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

เพื่อช่วยในการตัดสินใจ นี่คือการเปรียบเทียบที่เป็นกลางโดยอิงจากปัจจัยสำคัญสำหรับการทำให้ภาษีมูลค่าเพิ่มของสหราชอาณาจักรเป็นไปโดยอัตโนมัติ:

ตารางนี้เน้นให้เห็นถึงข้อดีข้อเสีย: DocuSign และ Adobe มีความโดดเด่นในด้านขนาด ในขณะที่ eSignGlobal มอบความยืดหยุ่นให้กับผู้ใช้ และ HelloSign ให้ความสำคัญกับความสะดวกสบายสำหรับสตาร์ทอัพ

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดและข้อควรพิจารณา

ดำเนินการระบบอัตโนมัติแบบวนซ้ำ โดยเริ่มต้นด้วยการตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดเพื่อหลีกเลี่ยงการปฏิเสธจาก HMRC ฝึกอบรมทีมให้ใช้แนวทางปฏิบัติที่ปลอดภัย เช่น การรับรองความถูกต้องด้วยสองปัจจัย และตรวจสอบการอัปเดตกฎ MTD พิจารณาความเป็นเจ้าของโดยรวมจากมุมมองด้านต้นทุน: ค่าธรรมเนียมต่อซองจดหมายอาจทำให้ผู้ใช้ที่มีปริมาณมากประหลาดใจ จากมุมมองทางธุรกิจ ROI มาจากการลดงานธุรการ (เช่น การเร่งความเร็วในการยื่น 50%) และการลดข้อผิดพลาดให้เหลือน้อยที่สุด แต่ให้ประเมินความสามารถในการปรับขนาดสำหรับการดำเนินงานที่กำลังเติบโต

โดยสรุป แม้ว่า DocuSign จะยังคงเป็นตัวเลือกที่เชื่อถือได้สำหรับขั้นตอนการทำงานที่มีอยู่ของสหราชอาณาจักร แต่ธุรกิจที่กำลังมองหาทางเลือกในการปฏิบัติตามข้อกำหนดในระดับภูมิภาคอาจพบว่า eSignGlobal เป็นตัวเลือกที่ใช้งานได้จริงและคุ้มค่า