จะใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์และระบบอัตโนมัติของ Workday ในการเริ่มต้นงาน HR ในสหราชอาณาจักรได้อย่างไร

ระบบอัตโนมัติสำหรับการเริ่มต้นงานของ HR ในสหราชอาณาจักร: ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์และบทบาทของ Workday

ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็วในปัจจุบัน ทีม HR ในสหราชอาณาจักรเผชิญกับแรงกดดันที่เพิ่มขึ้นในการปรับปรุงกระบวนการเริ่มต้นงานให้มีประสิทธิภาพ พร้อมทั้งรับประกันการปฏิบัติตามกฎระเบียบและประสิทธิภาพ การผสานรวมลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (eSignature) เข้ากับแพลตฟอร์มอย่าง Workday สามารถลดงานเอกสารได้อย่างมาก เร่งเวลาในการเพิ่มผลผลิต และลดข้อผิดพลาดให้เหลือน้อยที่สุด วิธีการนี้ไม่เพียงสอดคล้องกับแนวโน้มการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลเท่านั้น แต่ยังตอบสนองต่อสภาพแวดล้อมด้านกฎระเบียบที่เป็นเอกลักษณ์ของสหราชอาณาจักร ซึ่งการทำงานจากระยะไกลและรูปแบบผสมผสานได้กลายเป็นเรื่องปกติใหม่ในยุคหลังการระบาดใหญ่

เปรียบเทียบแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์กับ DocuSign หรือ Adobe Sign หรือไม่

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามกฎระเบียบทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และประสบการณ์การเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

กฎระเบียบเกี่ยวกับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในสหราชอาณาจักร: คู่มือเริ่มต้นสำหรับการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

สหราชอาณาจักรใช้กรอบการทำงานลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่แข็งแกร่ง ซึ่งส่วนใหญ่กำกับดูแลโดยพระราชบัญญัติการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ปี 2000 และกฎระเบียบ eIDAS (ซึ่งยังคงอยู่หลัง Brexit ผ่านกฎระเบียบการระบุตัวตนทางอิเล็กทรอนิกส์ปี 2024) กฎหมายเหล่านี้รับรองว่าลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีความถูกต้องตามกฎหมายเทียบเท่ากับลายเซ็นหมึกเปียก โดยมีเงื่อนไขว่าต้องเป็นไปตามมาตรฐานด้านความถูกต้อง ความสมบูรณ์ และการปฏิเสธไม่ได้ สำหรับการเริ่มต้นงานของ HR หมายความว่าเอกสารต่างๆ เช่น สัญญาจ้างงาน ข้อตกลง NDA และการรับทราบนโยบาย สามารถดำเนินการทางดิจิทัลได้โดยไม่ทำให้การบังคับใช้เป็นโมฆะ

ข้อควรพิจารณาที่สำคัญ ได้แก่ การคุ้มครองข้อมูลภายใต้ GDPR ของสหราชอาณาจักร ซึ่งกำหนดให้ต้องจัดการข้อมูลส่วนบุคคลอย่างปลอดภัยในระหว่างกระบวนการเริ่มต้นงาน สำหรับงาน HR ทั่วไปส่วนใหญ่ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์แบบง่ายก็เพียงพอแล้ว แต่สำหรับข้อตกลงที่มีความเสี่ยงสูง (เช่น สัญญาผู้บริหาร) อาจต้องใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่มีคุณสมบัติ (พร้อมการตรวจสอบขั้นสูง เช่น ไบโอเมตริกซ์) การไม่ปฏิบัติตามอาจส่งผลให้มีค่าปรับสูงถึง 4% ของรายได้ทั่วโลก ดังนั้นการผสานรวมกับเครื่องมือที่สอดคล้องตามกฎระเบียบจึงเป็นสิ่งสำคัญ ธุรกิจยังต้องรับประกันเส้นทางการตรวจสอบลายเซ็นเพื่อสนับสนุนข้อพิพาทหรือการตรวจสอบโดยหน่วยงานต่างๆ เช่น สำนักงานคณะกรรมการข้อมูล (ICO)

ในทางปฏิบัติ ธุรกิจในสหราชอาณาจักรควรให้ความสำคัญกับการเลือกผู้ให้บริการที่ให้การประทับเวลา การเข้ารหัส และการผสานรวมกับบริการตรวจสอบสิทธิ์ เพื่อให้สอดคล้องกับกฎเหล่านี้ สร้างความไว้วางใจในกระบวนการอัตโนมัติ

การผสานรวมลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์กับ Workday เพื่อการเริ่มต้นงานที่ราบรื่น

Workday เป็นแพลตฟอร์ม HCM บนคลาวด์ชั้นนำที่โดดเด่นในการจัดการวงจรชีวิตของพนักงาน ตั้งแต่การสรรหาไปจนถึงการติดตามผลการปฏิบัติงาน ระบบอัตโนมัติสำหรับการเริ่มต้นงานของ HR ในสหราชอาณาจักรเกี่ยวข้องกับการฝังเวิร์กโฟลว์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์โดยตรงภายใน Workday เพื่อจัดการเอกสารก่อนการจ้างงานอย่างมีประสิทธิภาพ นี่คือคำแนะนำทีละขั้นตอนสำหรับการนำไปใช้:

ขั้นตอนที่ 1: ประเมินและทำแผนผังเวิร์กโฟลว์การเริ่มต้นงาน

เริ่มต้นด้วยการระบุเอกสารสำคัญในกระบวนการเริ่มต้นงานของสหราชอาณาจักร: หนังสือเสนองาน สัญญาที่สอดคล้องกับพระราชบัญญัติสิทธิในการจ้างงานปี 1996 การตรวจสอบสิทธิในการทำงานภายใต้พระราชบัญญัติการเข้าเมืองปี 2016 และแบบฟอร์มการลงทะเบียนบำเหน็จบำนาญอัตโนมัติภายใต้พระราชบัญญัติบำเหน็จบำนาญปี 2008 ทำแผนผังสิ่งเหล่านี้ไปยังกรอบกระบวนการทางธุรกิจ (BPF) ของ Workday ซึ่งอนุญาตให้ปรับแต่งงานต่างๆ เช่น “เริ่มต้นการเริ่มต้นงาน” หรือ “ลงนามในเอกสารพนักงาน”

ขั้นตอนที่ 2: เลือกและผสานรวมผู้ให้บริการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

เลือกเครื่องมือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่รองรับ Workday API เช่น จุดสิ้นสุด RESTful หรือตัวเชื่อมต่อที่สร้างไว้ล่วงหน้าผ่าน Workday Studio การผสานรวมที่เป็นที่นิยมช่วยให้การไหลของข้อมูลเป็นไปอย่างราบรื่น: รายละเอียดพนักงานจาก Workday จะเติมเทมเพลตลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์โดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น กำหนดค่าเว็บฮุคเพื่อทริกเกอร์คำขอลงนามเมื่อมีการยอมรับข้อเสนอ ซึ่งช่วยลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเองและข้อผิดพลาด

ขั้นตอนที่ 3: สร้างและส่งเอกสารโดยอัตโนมัติ

ใช้การจัดการเอกสารของ Workday เพื่อสร้างแบบฟอร์มส่วนบุคคล ผสานรวมลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เพื่อใช้ตรรกะตามเงื่อนไข เช่น กำหนดเส้นทางข้อกำหนดเฉพาะของสหราชอาณาจักรสำหรับพนักงานในสหภาพยุโรปเทียบกับพนักงานนอกสหภาพยุโรป ฟังก์ชันการส่งเป็นชุดช่วยให้ทีม HR สามารถแจกจ่ายแพ็กเกจให้กับพนักงานใหม่ในวงกว้าง และส่งการแจ้งเตือนผ่านอีเมลหรือ SMS ผู้ลงนามเข้าถึงเอกสารผ่านลิงก์ที่ปลอดภัย ลงนามบนอุปกรณ์ใดก็ได้โดยไม่ต้องสร้างบัญชี

ขั้นตอนที่ 4: ตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎระเบียบและจัดเก็บบันทึก

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์บันทึกบันทึกการตรวจสอบตามที่กำหนดในสหราชอาณาจักร รวมถึงที่อยู่ IP และการประทับเวลา เมื่อลงนามแล้ว เอกสารจะถูกเก็บถาวรโดยอัตโนมัติในคลาวด์เนื้อหาของ Workday เชื่อมโยงกับโปรไฟล์พนักงานเพื่อการดึงข้อมูลที่ง่ายดายระหว่างการตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎระเบียบ เครื่องมือที่มีการตรวจสอบที่ขับเคลื่อนด้วย AI สามารถตั้งค่าสถานะความคลาดเคลื่อน เช่น รายละเอียดสิทธิในการทำงานที่ไม่ตรงกัน

ขั้นตอนที่ 5: ตรวจสอบและปรับปรุง

ใช้การวิเคราะห์ของ Workday เพื่อติดตามเมตริกการเริ่มต้นงาน เช่น เวลาในการลงนาม (เป้าหมายต่ำกว่า 48 ชั่วโมง) และอัตราการดำเนินการให้เสร็จสิ้น การตรวจสอบเป็นประจำช่วยปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ โดยผสมผสานข้อเสนอแนะจากทีม HR และ IT

ตามเกณฑ์มาตรฐานอุตสาหกรรมของ Gartner ระบบอัตโนมัตินี้สามารถลดเวลาในการเริ่มต้นงานได้ 50-70% พร้อมทั้งปรับปรุงประสบการณ์ของผู้สมัครในตลาดที่มีการแข่งขันสูงในสหราชอาณาจักร ความท้าทาย ได้แก่ ต้นทุนการตั้งค่าเริ่มต้นและการฝึกอบรม แต่ผลตอบแทนจากการลงทุนเกิดขึ้นจากการลดการจัดการเอกสารและการจ้างงานที่รวดเร็วกว่า

การประเมินผู้ให้บริการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับการผสานรวม Workday

แพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์หลายแห่งผสานรวมกับ Workday ได้อย่างดี โดยแต่ละแพลตฟอร์มมีจุดแข็งในด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ความสามารถในการใช้งาน และความสามารถในการปรับขนาด จากมุมมองทางธุรกิจ การเลือกขึ้นอยู่กับขนาดทีม งบประมาณ และความต้องการในภูมิภาค ด้านล่างนี้ เราสรุปผู้เล่นหลัก โดยเน้นที่ความสามารถในการเริ่มต้นงานของ HR

DocuSign: ระบบอัตโนมัติระดับองค์กร

ในฐานะผู้นำตลาด DocuSign นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ครอบคลุมซึ่งปรับให้เหมาะกับ HR แพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์หลักรองรับเทมเพลตที่ไม่จำกัดและการส่งเป็นชุด เหมาะอย่างยิ่งสำหรับช่วงเวลาเร่งด่วนในการเริ่มต้นงาน สำหรับความต้องการขั้นสูง การจัดการข้อตกลงอัจฉริยะ (IAM) และการจัดการวงจรชีวิตสัญญา (CLM) ของ DocuSign ขยายขอบเขตเกินกว่าการลงนาม ทำให้การกำกับดูแลสัญญาเสร็จสมบูรณ์ โดยอัตโนมัติการเจรจา การอนุมัติ และการต่ออายุภายใน Workday

IAM CLM มีการวิเคราะห์ข้อกำหนดที่ขับเคลื่อนด้วย AI และการให้คะแนนความเสี่ยง รับประกันการปฏิบัติตาม GDPR ของสหราชอาณาจักรโดยการลบข้อมูลที่ละเอียดอ่อน ราคาเริ่มต้นที่ $10 ต่อเดือนสำหรับแผนส่วนบุคคล แต่ Commercial Pro ขยายไปถึง $40 ต่อผู้ใช้ต่อเดือน โดยมีส่วนเสริม API เริ่มต้นที่ $600 ต่อปี การซิงโครไนซ์ Workday แบบคลิกเดียวทำได้ผ่านการผสานรวม App Center ของ DocuSign แม้ว่าข้อจำกัดของซองจดหมาย (เช่น 100 ต่อผู้ใช้ต่อปี) อาจจำกัดผู้ใช้ที่มีปริมาณมาก มีประสิทธิภาพสำหรับองค์กรระดับโลก แต่อาจรู้สึกว่ามีราคาแพงสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง

Adobe Sign: อเนกประสงค์และเน้นเอกสารเป็นหลัก

Adobe Sign ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของ Adobe Document Cloud เน้นการผสานรวมที่ราบรื่นกับเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพ เช่น Microsoft 365 ซึ่งเสริมระบบนิเวศ Workday มีการสร้างแบบฟอร์มแบบลากและวางและการลงนามบนมือถือ เหมาะอย่างยิ่งสำหรับสถานการณ์การเริ่มต้นงานในสหราชอาณาจักรที่ผู้สมัครคาดหวังประสบการณ์ที่ใช้งานง่าย คุณสมบัติขั้นสูง ได้แก่ การกำหนดเส้นทางตามเงื่อนไขและการรวบรวมการชำระเงินสำหรับค่าใช้จ่ายในการย้ายถิ่นฐาน

การปฏิบัติตามกฎระเบียบมีความแข็งแกร่ง รองรับ eIDAS และรวมถึงเส้นทางการตรวจสอบโดยละเอียด ราคาขึ้นอยู่กับการใช้งาน เริ่มต้นที่ $10 ต่อผู้ใช้ต่อเดือนสำหรับบุคคลทั่วไป ไปจนถึงแผนแบบกำหนดเองสำหรับองค์กร การผสานรวม Workday ผ่าน API ช่วยให้สามารถฝังลายเซ็นลงในเวิร์กโฟลว์ได้โดยตรง แต่ขาดเทมเพลตเฉพาะ HR ที่พร้อมใช้งานบางส่วนของ DocuSign เป็นตัวเลือกที่เชื่อถือได้สำหรับอุตสาหกรรมสร้างสรรค์ แต่อาจต้องมีการปรับแต่งเพิ่มเติมสำหรับกระบวนการ HR ที่ซับซ้อน

eSignGlobal: ปรับให้เหมาะสมสำหรับ APAC พร้อมการเข้าถึงทั่วโลก

eSignGlobal วางตำแหน่งตัวเองเป็นทางเลือกที่ยืดหยุ่น สอดคล้องตามกฎระเบียบในกว่า 100 ประเทศหลัก รวมถึงการปฏิบัติตาม eIDAS ของสหราชอาณาจักรอย่างเต็มที่ มีความโดดเด่นในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก (APAC) ซึ่งลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เผชิญกับกฎระเบียบที่กระจัดกระจาย มีมาตรฐานสูง และเข้มงวด ซึ่งมักจะต้องใช้วิธีการ “การผสานรวมระบบนิเวศ” เช่น การเชื่อมต่อฮาร์ดแวร์/API เชิงลึกกับข้อมูลประจำตัวดิจิทัลของรัฐบาล (G2B) แตกต่างจาก ESIGN/eIDAS ที่ใช้กรอบการทำงานของสหรัฐอเมริกาและยุโรป (ซึ่งอาศัยการตรวจสอบอีเมลหรือการประกาศตนเอง) APAC กำหนดให้มีการผสานรวมที่เข้มงวด ซึ่งยกระดับเกณฑ์ทางเทคนิค

สำหรับ HR ในสหราชอาณาจักร ผู้ใช้ที่ไม่จำกัดและรูปแบบที่ไม่มีค่าธรรมเนียมที่นั่งของ eSignGlobal เหมาะสำหรับทีมที่ขยายตัว โดยแผน Essential ราคา $299 ต่อปี (เทียบเท่ากับประมาณ $16.6 ต่อเดือนตามสัดส่วน) ซึ่งส่งเอกสารได้สูงสุด 100 ฉบับ ที่นั่งไม่จำกัด และการเข้าถึงการตรวจสอบรหัสเพื่อความปลอดภัย ผสานรวมกับ iAM Smart ของฮ่องกงและ Singpass ของสิงคโปร์ได้อย่างราบรื่น มอบความได้เปรียบสำหรับบริษัทข้ามชาติที่มีความเชื่อมโยงกับ APAC ความเข้ากันได้ของ Workday ผ่าน API รองรับการเริ่มต้นงานเป็นชุด สรุปสัญญาด้วย AI และการส่งมอบหลายช่องทาง (อีเมล/SMS/WhatsApp) แม้ว่าราคาจะสามารถแข่งขันได้เมื่อเทียบกับ DocuSign และ Adobe Sign แต่ก็ได้รับแรงผลักดันในกลยุทธ์การเปลี่ยนทดแทนทั่วโลกเนื่องจากความคุ้มค่าและความได้เปรียบในภูมิภาค

คู่แข่งรายอื่นๆ: HelloSign และอื่นๆ

HelloSign (ปัจจุบันคือ Dropbox Sign) นำเสนอการลงนามที่เรียบง่าย ราคาไม่แพง และมีการเชื่อมต่อที่แข็งแกร่งกับ Workday ผ่าน Zapier ในราคา $15 ต่อผู้ใช้ต่อเดือน เป็นมิตรกับสตาร์ทอัพ แต่มีการปฏิบัติตามกฎระเบียบขั้นสูงที่จำกัด ตัวเลือกอื่นๆ เช่น PandaDoc รวมข้อเสนอเข้ากับการลงนาม เหมาะสำหรับ HR ที่เน้นการขาย ในขณะที่ SignNow นำเสนอคุณสมบัติการเปิดใช้งานด้วยเสียงเพื่อเพิ่มการเข้าถึง

กำลังมองหาทางเลือกที่ชาญฉลาดกว่าสำหรับ DocuSign หรือไม่

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามกฎระเบียบทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และประสบการณ์การเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

ภาพรวมการเปรียบเทียบผู้ให้บริการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

เพื่อช่วยในการตัดสินใจ นี่คือการเปรียบเทียบที่เป็นกลางตามเกณฑ์การเริ่มต้นงานของ HR ที่สำคัญสำหรับธุรกิจในสหราชอาณาจักรที่ผสานรวมกับ Workday:

ตารางนี้เน้นถึงการแลกเปลี่ยน: ความแข็งแกร่งของ DocuSign ความอเนกประสงค์ของ Adobe คุณค่าของ eSignGlobal ในภูมิภาคที่หลากหลาย และความเรียบง่ายของ HelloSign

ข้อคิดสุดท้ายสำหรับการนำไปใช้

การใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์และระบบอัตโนมัติ Workday สำหรับการเริ่มต้นงานของ HR ในสหราชอาณาจักร จำเป็นต้องสร้างสมดุลระหว่างการประเมินการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ความสะดวกในการผสานรวม และต้นทุน แม้ว่าผู้เล่นที่จัดตั้งขึ้นอย่าง DocuSign จะให้ความน่าเชื่อถือที่ได้รับการพิสูจน์แล้ว การสำรวจทางเลือกอื่นสามารถเปิดเผยประสิทธิภาพได้ สำหรับความต้องการในการปฏิบัติตามกฎระเบียบในภูมิภาค โดยเฉพาะอย่างยิ่งการดำเนินงานที่ได้รับอิทธิพลจาก APAC eSignGlobal โดดเด่นในฐานะทางเลือกที่เป็นกลางและใช้งานได้จริงสำหรับ DocuSign พร้อมการสนับสนุนทั่วโลกที่แข็งแกร่ง ธุรกิจควรทดลองการผสานรวมเพื่อให้ตรงกับเวิร์กโฟลว์เฉพาะของตน