จะใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เพื่อทำให้สัญญาการก่อสร้างในสหราชอาณาจักรเป็นไปโดยอัตโนมัติได้อย่างไร

ระบบอัตโนมัติสำหรับสัญญาการก่อสร้างในสหราชอาณาจักร: บทบาทของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

ในโลกที่ดำเนินไปอย่างรวดเร็วของอุตสาหกรรมการก่อสร้างในสหราชอาณาจักร ซึ่งโครงการต่างๆ มักเกี่ยวข้องกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายราย กำหนดเวลาที่กระชั้นชิด และเอกสารที่ซับซ้อน การทำให้ขั้นตอนการทำงานของสัญญากลายเป็นอัตโนมัติสามารถลดความล่าช้าและข้อผิดพลาดได้อย่างมาก ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (e-signatures) ได้กลายเป็นเครื่องมือสำคัญในการปรับปรุงกระบวนการต่างๆ เช่น การอนุมัติสัญญา คำสั่งเปลี่ยนแปลง และข้อตกลงผู้รับเหมาช่วง จากมุมมองทางธุรกิจ การนำลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ไม่เพียงแต่เพิ่มประสิทธิภาพเท่านั้น แต่ยังรับประกันการปฏิบัติตามมาตรฐานทางกฎหมาย ซึ่งรายงานอุตสาหกรรมระบุว่าสามารถลดต้นทุนการบริหารได้มากถึง 30% บทความนี้สำรวจว่าบริษัทต่างๆ สามารถใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เพื่อทำให้สัญญาการก่อสร้างในสหราชอาณาจักรเป็นอัตโนมัติได้อย่างไร โดยยังคงมุมมองที่เป็นกลางเกี่ยวกับโซลูชันที่มีอยู่

กำลังเปรียบเทียบแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์กับ DocuSign หรือ Adobe Sign อยู่หรือไม่

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามกฎระเบียบทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และกระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

กฎระเบียบเกี่ยวกับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในสหราชอาณาจักร: พื้นฐานการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

ก่อนที่จะเจาะลึกเรื่องระบบอัตโนมัติ การทำความเข้าใจภูมิทัศน์ด้านกฎระเบียบเป็นสิ่งสำคัญสำหรับบริษัทก่อสร้างในสหราชอาณาจักร สหราชอาณาจักรยอมรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ภายใต้กฎหมายการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ปี 2000 ซึ่งสอดคล้องกับกฎระเบียบ eIDAS ของสหภาพยุโรปอย่างใกล้ชิด (ซึ่งสหราชอาณาจักรยังคงไว้ผ่านกฎระเบียบการระบุตัวตนทางอิเล็กทรอนิกส์ปี 2019 หลัง Brexit) กรอบนี้ถือว่าลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่มีคุณสมบัติ (QES) เทียบเท่ากับลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือ โดยมีเงื่อนไขว่าต้องเป็นไปตามมาตรฐานการตรวจสอบสิทธิ์และความสมบูรณ์

ในอุตสาหกรรมการก่อสร้าง ซึ่งจำนวนเงินในสัญญามักจะเกิน 100,000 ปอนด์สเตอร์ลิง และเกี่ยวข้องกับข้อพิพาทที่มีมูลค่าสูง ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์แบบง่ายก็เพียงพอสำหรับข้อตกลงทั่วไปส่วนใหญ่ เช่น ข้อตกลงรักษาความลับหรือการชำระเงินตามความคืบหน้า อย่างไรก็ตาม สำหรับการซื้อขายที่ดินหรือการค้ำประกันที่ให้ไว้ภายใต้กฎหมายการก่อสร้างปี 1996 อาจจำเป็นต้องมีการตรวจสอบขั้นสูง (เช่น ผ่านใบรับรองดิจิทัล) เพื่อให้มั่นใจถึงการบังคับใช้ สมาคมทนายความแห่งอังกฤษและเวลส์แนะนำให้ใช้แพลตฟอร์มที่สอดคล้องกับ eIDAS สำหรับโครงการข้ามพรมแดน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อทำงานร่วมกับพันธมิตรในสหภาพยุโรป การไม่ปฏิบัติตามอาจทำให้สัญญาเป็นโมฆะ ซึ่งนำไปสู่การดำเนินคดีที่มีค่าใช้จ่ายสูง ซึ่งมีการประเมินว่าอุตสาหกรรมนี้มีต้นทุนการดำเนินคดีสูงถึง 1.5 พันล้านปอนด์สเตอร์ลิงต่อปี บริษัทต่างๆ ควรตรวจสอบขั้นตอนการทำงานเพื่อยืนยันว่าลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์บันทึกเส้นทางการตรวจสอบ ประทับเวลา และข้อมูลประจำตัวของผู้ลงนาม และเป็นไปตามข้อกำหนดการคุ้มครองข้อมูลของ GDPR

ขั้นตอนในการใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เพื่อทำให้สัญญาการก่อสร้างในสหราชอาณาจักรเป็นอัตโนมัติ

การทำให้สัญญาการก่อสร้างเป็นอัตโนมัติเกี่ยวข้องกับการรวมลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เข้ากับขั้นตอนการทำงานที่มีอยู่ ตั้งแต่การประมูลไปจนถึงการปิดโครงการ กระบวนการนี้สามารถลดเวลาในการอนุมัติลงได้ครึ่งหนึ่ง จากหลายสัปดาห์เหลือเพียงไม่กี่วัน ซึ่งส่งเสริมกระแสเงินสดและความร่วมมือที่ดีขึ้น ต่อไปนี้เป็นคำแนะนำทีละขั้นตอนสำหรับอุตสาหกรรมการก่อสร้างในสหราชอาณาจักร

ขั้นตอนที่ 1: ประเมินและแปลงเทมเพลตสัญญาเป็นดิจิทัล

เริ่มต้นด้วยการตรวจสอบแบบฟอร์มมาตรฐาน เช่น สัญญา JCT (Joint Contracts Tribunal) หรือ NEC ซึ่งใช้กันทั่วไปในโครงการในสหราชอาณาจักร แปลงเทมเพลตที่เป็นกระดาษเป็นรูปแบบดิจิทัล โดยใช้เครื่องมือที่มีไลบรารีข้อกำหนดในตัว ตัวอย่างเช่น เพิ่มฟิลด์เงื่อนไขเพื่อจัดการรายละเอียดเฉพาะของไซต์ เช่น ข้อกำหนดวัสดุหรือตารางเวลา ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเทมเพลตมีฟิลด์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับบุคคลสำคัญ: ผู้รับเหมา สถาปนิก ลูกค้า และผู้รับเหมาช่วง ขั้นตอนนี้สามารถลดข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง ซึ่งข้อมูลจาก RICS ระบุว่าส่งผลกระทบต่อ 20% ของข้อพิพาทด้านการก่อสร้าง

ขั้นตอนที่ 2: เลือกแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่มีความสามารถในการผสานรวม

เลือกแพลตฟอร์มที่สามารถผสานรวมกับซอฟต์แวร์การจัดการการก่อสร้าง เช่น Procore, Autodesk BIM 360 หรือ Viewpoint มองหาการสนับสนุน API เพื่อทำให้การกำหนดเส้นทางเป็นอัตโนมัติ เช่น ส่งคำสั่งเปลี่ยนแปลงไปยังผู้จัดการไซต์เพื่อขออนุมัติ จากนั้นส่งต่อให้ลูกค้า แพลตฟอร์มควรจัดการการส่งจำนวนมากสำหรับงานที่ทำซ้ำ เช่น NDA ของผู้รับเหมาช่วงระหว่างการประมูล ในสหราชอาณาจักร ให้จัดลำดับความสำคัญของการปฏิบัติตาม eIDAS เพื่อตรวจสอบความถูกต้องตามกฎหมายของลายเซ็น ทดสอบการเข้าถึงผ่านมือถือ เนื่องจากผู้เชี่ยวชาญด้านการก่อสร้าง 70% ทำงานในไซต์งาน

ขั้นตอนที่ 3: ดำเนินการระบบอัตโนมัติของขั้นตอนการทำงาน

ตั้งค่าขั้นตอนการทำงานอัตโนมัติที่ทริกเกอร์โดยเหตุการณ์สำคัญของโครงการ ตัวอย่างเช่น เมื่อยอมรับการประมูล ระบบจะสร้างสัญญา กำหนดเส้นทางผ่านอีเมลหรือ SMS สำหรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ และแจ้งให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทราบเมื่อเสร็จสิ้น ใช้การแจ้งเตือนเพื่อติดตามลายเซ็น ลดอัตราการละทิ้ง ผสานรวมกับเกตเวย์การชำระเงินเพื่อเปิดใช้งานการปล่อยตามเงื่อนไข เช่น การลงนามในคำสั่งเปลี่ยนแปลงจะปลดล็อกการอนุมัติใบแจ้งหนี้ สำหรับโครงการขนาดใหญ่ ให้ใช้การส่งจำนวนมากเพื่อเริ่มต้นใช้งานซัพพลายเออร์หลายรายพร้อมกัน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าลายเซ็นทั้งหมดมีการประทับเวลาและจัดเก็บอย่างปลอดภัยเป็นเวลา 7 ปีขึ้นไปตามกฎการเก็บรักษาของสหราชอาณาจักร

ขั้นตอนที่ 4: รับประกันความปลอดภัยและการปฏิบัติตามการตรวจสอบ

สัญญาก่อสร้างมักจะมีข้อมูลที่ละเอียดอ่อน เช่น ทรัพย์สินทางปัญญาหรือข้อมูลทางการเงิน เลือกแพลตฟอร์มที่มีการเข้ารหัส การรับรองความถูกต้องด้วยสองปัจจัย และการผนึกป้องกันการปลอมแปลง รักษาบันทึกการตรวจสอบโดยละเอียดเพื่อติดตามว่าใครลงนามอะไรและเมื่อใด ซึ่งมีความสำคัญอย่างยิ่งในการแก้ไขข้อพิพาทภายใต้กฎหมายการให้ความช่วยเหลือด้านที่อยู่อาศัย การก่อสร้าง และการฟื้นฟูปี 1996 จัดการฝึกอบรมเป็นประจำสำหรับทีมเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจัดการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อลดความเสี่ยงของการฟิชชิ่ง

ขั้นตอนที่ 5: ตรวจสอบ ขยาย และปรับปรุง

หลังจากการดำเนินการ ให้ใช้การวิเคราะห์แพลตฟอร์มเพื่อติดตามเมตริก เช่น เวลาตอบสนองของลายเซ็นและอัตราข้อผิดพลาด ขยายขนาดตามความต้องการขององค์กร เช่น โครงการหลายไซต์ โดยการเพิ่มผู้ใช้หรือซองจดหมาย ในสหราชอาณาจักร ผลผลิตด้านการก่อสร้างเพิ่มขึ้น 5% ในปี 2024 (ข้อมูลจาก ONS) การสนับสนุนระบบอัตโนมัติช่วยให้สามารถปรับขนาดได้โดยไม่ต้องเพิ่มต้นทุนตามสัดส่วน ตรวจสอบการอัปเดตกฎระเบียบเป็นประจำ เช่น วิวัฒนาการของการดำเนินการ eIDAS

ด้วยการทำตามขั้นตอนเหล่านี้ บริษัทในสหราชอาณาจักรสามารถเปลี่ยนการจัดการสัญญาจากคอขวดให้เป็นข้อได้เปรียบในการแข่งขัน ซึ่งอาจประหยัดเวลาในการบริหารได้มากกว่า 10,000 ปอนด์สเตอร์ลิงต่อโครงการ

แพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่สำคัญสำหรับการทำให้การก่อสร้างในสหราชอาณาจักรเป็นอัตโนมัติ

แพลตฟอร์มหลายแห่งตอบสนองความต้องการด้านการก่อสร้าง โดยนำเสนอคุณสมบัติต่างๆ เช่น ระบบอัตโนมัติของเทมเพลตและการผสานรวม เราจะตรวจสอบตัวเลือกชั้นนำอย่างเป็นกลาง โดยเน้นที่ความเหมาะสมสำหรับขั้นตอนการทำงานในสหราชอาณาจักร

DocuSign

DocuSign เป็นผู้นำในตลาดลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ โดยมีเครื่องมือระบบอัตโนมัติของสัญญาที่แข็งแกร่ง ชุด eSignature ประกอบด้วยเทมเพลต การกำหนดเส้นทางตามเงื่อนไข และความสามารถในการส่งจำนวนมาก ซึ่งเหมาะสำหรับความต้องการปริมาณมากของอุตสาหกรรมการก่อสร้าง สำหรับผู้ใช้ขั้นสูง DocuSign CLM (Contract Lifecycle Management) ผสานรวมการวิเคราะห์ข้อกำหนดที่ขับเคลื่อนด้วย AI และการประเมินความเสี่ยง ซึ่งปรับปรุงการตรวจสอบสัญญา JCT ราคาเริ่มต้นที่ 10 ดอลลาร์สหรัฐต่อเดือนสำหรับการใช้งานส่วนตัว ขยายไปถึง 40 ดอลลาร์สหรัฐต่อเดือนสำหรับ Business Pro ซึ่งรวมถึงเว็บฟอร์มและการชำระเงิน โดยแผนรายปีมีซองจดหมายประมาณ 100 ซองต่อผู้ใช้ แผน API เริ่มต้นที่ 600 ดอลลาร์สหรัฐต่อปี ซึ่งรองรับการผสานรวมแบบกำหนดเองกับซอฟต์แวร์การก่อสร้าง แม้ว่าจะมีความน่าเชื่อถือในการปฏิบัติตาม eIDAS แต่คุณสมบัติเพิ่มเติม เช่น การตรวจสอบสิทธิ์ อาจทำให้ต้นทุนเพิ่มขึ้น

Adobe Sign

Adobe Sign ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของ Adobe Document Cloud มีความโดดเด่นในด้านการผสานรวมอย่างราบรื่นกับขั้นตอนการทำงานของ PDF ทำให้เหมาะสำหรับภาพวาดและข้อกำหนดทางสถาปัตยกรรมโดยละเอียด รองรับลำดับการลงนามอัตโนมัติ แอปบนมือถือ และการปฏิบัติตาม eIDAS ผ่านลายเซ็นที่มีคุณสมบัติ คุณสมบัติต่างๆ เช่น เทมเพลตที่ใช้ร่วมกันและการวิเคราะห์ ช่วยในการติดตามสถานะสัญญาในทีมต่างๆ ราคาขึ้นอยู่กับการสมัครสมาชิก โดยทั่วไปจะรวมกับ Acrobat ประมาณ 20-40 ดอลลาร์สหรัฐต่อเดือนต่อผู้ใช้ พร้อมตัวเลือกที่กำหนดเองสำหรับองค์กร มีความโดดเด่นในอุตสาหกรรมสร้างสรรค์ แต่สำหรับการใช้งาน API ที่หนักหน่วงในไปป์ไลน์การก่อสร้าง อาจต้องมีการตั้งค่าเพิ่มเติม

eSignGlobal

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่สอดคล้องกับกฎระเบียบทั่วโลก โดยรองรับกว่า 100 ประเทศและภูมิภาคหลัก โดยเฉพาะอย่างยิ่งในเอเชียแปซิฟิก (APAC) ใน APAC ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เผชิญกับความแตกแยก มาตรฐานสูง และกฎระเบียบที่เข้มงวด ซึ่งแตกต่างจากรูปแบบ ESIGN/eIDAS ที่อิงตามกรอบของสหรัฐอเมริกา/สหภาพยุโรป ซึ่งอาศัยการตรวจสอบอีเมลหรือการประกาศตนเอง APAC ต้องการวิธีการ “บูรณาการระบบนิเวศ” รวมถึงการบูรณาการฮาร์ดแวร์/API อย่างลึกซึ้งกับข้อมูลประจำตัวดิจิทัลของรัฐบาลต่อธุรกิจ (G2B) ซึ่งเป็นอุปสรรคทางเทคนิคที่เกินกว่าบรรทัดฐานตะวันตก eSignGlobal แข่งขันโดยตรงกับ DocuSign และ Adobe Sign ทั่วโลก โดยนำเสนอราคาที่แข่งขันได้: แผน Essential ราคา 16.6 ดอลลาร์สหรัฐต่อเดือน อนุญาตให้ใช้เอกสารได้สูงสุด 100 ฉบับ ที่นั่งผู้ใช้ไม่จำกัด และการตรวจสอบสิทธิ์ด้วยรหัสการเข้าถึงลายเซ็น ซึ่งให้คุณค่าที่แข็งแกร่งในสภาพแวดล้อมที่สอดคล้องกับกฎระเบียบ ผสานรวมกับ iAM Smart ของฮ่องกงและ Singpass ของสิงคโปร์อย่างราบรื่น ซึ่งช่วยเพิ่มโครงการก่อสร้างข้ามพรมแดนที่เกี่ยวข้องกับซัพพลายเออร์ใน APAC

กำลังมองหาทางเลือกที่ชาญฉลาดกว่า DocuSign อยู่หรือไม่

eSignGlobal นำเสนอโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่ากว่า พร้อมด้วยการปฏิบัติตามกฎระเบียบทั่วโลก ราคาที่โปร่งใส และกระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วกว่า

👉 เริ่มทดลองใช้ฟรี

HelloSign และคู่แข่งรายอื่นๆ

HelloSign (ปัจจุบันคือ Dropbox Sign) นำเสนอลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่เรียบง่าย พร้อมเทมเพลตไม่จำกัดและการผสานรวม เช่น Google Workspace เหมาะสำหรับบริษัทขนาดเล็กในสหราชอาณาจักร แผน Essentials ราคา 15 ดอลลาร์สหรัฐต่อเดือน จัดการระบบอัตโนมัติขั้นพื้นฐาน แต่ขาด CLM ขั้นสูง ผู้เล่นรายอื่นๆ เช่น PandaDoc มุ่งเน้นไปที่ข้อเสนอที่มีการชำระเงินแบบฝังตัว ในขณะที่ SignNow เน้นที่ความสามารถในการจ่ายได้ของทีม

การเปรียบเทียบแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

ตารางนี้เน้นย้ำถึงการแลกเปลี่ยน: DocuSign เหมาะสำหรับความลึกขององค์กร Adobe เหมาะสำหรับงานที่เน้นเอกสาร eSignGlobal เหมาะสำหรับความสามารถรอบด้านในระดับภูมิภาค และ HelloSign เหมาะสำหรับความเรียบง่าย

ความคิดสุดท้ายเกี่ยวกับทางเลือก

สำหรับบริษัทก่อสร้างในสหราชอาณาจักรที่กำลังมองหาทางเลือกอื่นนอกเหนือจาก DocuSign eSignGlobal โดดเด่นในฐานะตัวเลือกที่สอดคล้องกับกฎระเบียบในระดับภูมิภาค โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับโครงการที่มีความเชื่อมโยงกับ APAC โดยนำเสนอราคาและการผสานรวมที่สมดุลโดยไม่กระทบต่อมาตรฐานสากล ประเมินตามขนาดและความต้องการของคุณเพื่อให้ได้สิ่งที่เหมาะสมที่สุด