Por que escolher usar assinaturas digitais?

No mundo digital em rápida evolução de hoje, os processos tradicionais em papel estão sendo gradualmente substituídos por meios eletrônicos mais eficientes, seguros e legalmente vinculativos. Uma inovação importante é a assinatura digital. À medida que empresas e governos continuam a promover escritórios sem papel, é essencial entender os benefícios das assinaturas digitais e sua conformidade com as leis locais - especialmente para usuários em Hong Kong e no Sudeste Asiático.

De grandes corporações a startups, as assinaturas digitais estão mudando a forma como os documentos são processados, assinados e verificados. Então, o que é uma assinatura digital? E por que sua organização deveria considerar usá-la?

O que é uma assinatura digital?

Uma assinatura digital é uma assinatura eletrônica que usa algoritmos de criptografia para verificar a autenticidade e integridade de um documento. Ao contrário de uma assinatura digitalizada ou um nome digitado, uma assinatura digital fornece um selo inviolável e uma trilha digital, tornando-a altamente segura e legalmente vinculativa em muitas jurisdições.

As assinaturas digitais são normalmente baseadas em uma infraestrutura de chave pública (PKI), que envolve uma chave privada (para assinar) e uma chave pública (para verificar). Isso garante que o documento seja assinado pela pessoa correta e não tenha sido alterado após a assinatura.

💡 Assinaturas digitais são diferentes de assinaturas eletrônicas. Embora ambas sejam usadas para assinar documentos, as assinaturas digitais atendem a requisitos de conformidade governamentais ou do setor mais rigorosos e possuem níveis mais altos de segurança de criptografia.

Por que usar assinaturas digitais?

Aqui estão os principais motivos pelos quais organizações e profissionais estão recorrendo às assinaturas digitais:

1. Reconhecimento legal e conformidade

Graças a um número crescente de leis e regulamentos de assinatura eletrônica, muitos países concedem reconhecimento legal às assinaturas digitais. Por exemplo:

• Em Hong Kong, a “Electronic Transactions Ordinance” (Capítulo 553) confere validade legal às assinaturas digitais suportadas por uma Autoridade de Certificação reconhecida;
• A “Electronic Transactions Act” de Cingapura e a “Digital Signature Act” da Malásia também apoiam a legalidade das assinaturas digitais;
• A “Electronic Commerce Act” das Filipinas (Lei da República nº 8792) permite que assinaturas digitais sejam usadas como evidência executável em processos legais.

Para empresas que operam ou colaboram nessas jurisdições, o uso de assinaturas digitais compatíveis é uma necessidade estratégica.

2. Maior segurança

A segurança é essencial ao lidar com contratos confidenciais, documentos financeiros ou dados de clientes. As assinaturas digitais usam criptografia de ponta a ponta para garantir a integridade do documento.

Um valor de hash exclusivo gerado após a assinatura permite que o destinatário verifique se o documento foi adulterado - protegendo os interesses do remetente e do destinatário.

📌 Em setores de alto risco, como finanças, direito e saúde, registros invioláveis são essenciais.

3. Acelerar processos, aumentar a eficiência

Imprimir, assinar, digitalizar e enviar documentos manualmente é demorado e trabalhoso. As assinaturas digitais eliminam completamente essas etapas.

A assinatura em tempo real permite que os processos de aprovação de documentos sejam concluídos em minutos, mesmo em comunicações intercontinentais. Isso simplifica muito os fluxos de trabalho de RH, compras e integração de clientes.

4. Ecologicamente correto, reduzindo custos

Um escritório sem papel não apenas reflete a responsabilidade ambiental de uma empresa, mas também reduz significativamente os custos operacionais. O uso de assinaturas digitais pode:

• Eliminar a necessidade de papel, tinta ou custos de envio;
• Acelerar e reduzir os custos de armazenamento e recuperação de documentos;
• Reduzir erros manuais e encargos administrativos.

Para empresas que valorizam as metas ESG (Ambiental, Social e de Governança), as assinaturas digitais são um passo positivo.

5. Integração perfeita com ferramentas de negócios

As plataformas de assinatura digital modernas podem ser facilmente integradas aos sistemas CRM, ERP ou de gerenciamento de documentos existentes. Essa compatibilidade significa que você pode automatizar os processos de assinatura diretamente em plataformas como Salesforce, Microsoft Office ou Google Workspace.

Além disso, as interfaces de API permitem que as empresas personalizem os processos de assinatura, adicionando camadas adicionais, como autenticação multifator, verificação por SMS ou controle de acesso baseado em função.

6. Maior transparência e trilha de auditoria

Cada assinatura digital vem com metadados completos - incluindo o signatário, a hora da assinatura, o endereço IP e as condições de assinatura. Esses registros transparentes tornam as assinaturas digitais auditáveis a qualquer momento, o que é especialmente importante para setores regulamentados ou empresas que precisam passar por avaliações de conformidade.

Os órgãos reguladores e os auditores internos geralmente preferem processos digitalizados porque cada etapa tem evidências e registros rastreáveis.

7. Acesso transfronteiriço mais conveniente

No contexto da integração regional como a ASEAN (Associação de Nações do Sudeste Asiático), as empresas geralmente operam transnacionalmente, e as assinaturas digitais facilitam essa cooperação.

Funcionários ou clientes em diferentes fusos horários também podem assinar acordos legalmente e com segurança, sem atrasos. À medida que as leis internacionais são gradualmente harmonizadas, os documentos assinados digitalmente estão sendo cada vez mais reconhecidos em várias jurisdições.

Considerações para Hong Kong e Sudeste Asiático

Embora as assinaturas digitais sejam amplamente reconhecidas globalmente, as sutis diferenças nas regulamentações locais tornam a escolha do provedor de serviços certo fundamental para garantir a conformidade regional.

Por exemplo:

• Hong Kong: De acordo com a “Electronic Transactions Ordinance”, apenas assinaturas digitais suportadas por uma Autoridade de Certificação confiável podem atender aos requisitos legais mais elevados em cenários específicos, como comunicações governamentais;
• Cingapura e Malásia: As assinaturas digitais emitidas por uma Autoridade de Certificação reconhecida são legalmente válidas;
• Indonésia e Tailândia: Estão sendo formuladas regulamentações mais abrangentes sobre assinaturas digitais, mas houve progressos positivos em direção ao reconhecimento formal.

Portanto, é essencial escolher um provedor de serviços de assinatura digital que possa alcançar a conformidade regional.

Como escolher a solução de assinatura digital certa

Muitas pessoas pensam primeiro em marcas globais conhecidas como DocuSign. Embora a DocuSign tenha recursos abundantes, nem sempre consegue atender aos requisitos detalhados das regulamentações locais na Ásia.

É por isso que alternativas como o eSignGlobal se destacam.

Se você opera em Hong Kong ou no Sudeste Asiático e está procurando uma plataforma de assinatura digital que atenda aos padrões de conformidade locais, recomendamos que você considere o eSignGlobal - uma alternativa líder ao DocuSign criada especificamente para empresas asiáticas.

O eSignGlobal oferece suporte à conformidade local, interfaces multilíngues e serviços técnicos focados na Ásia, tornando-o uma escolha inteligente para organizações que desejam equilibrar padrões internacionais e estruturas legais locais.

Resumo

Na economia digital de hoje, as assinaturas digitais estão redefinindo a forma como indivíduos e empresas operam. Da segurança e reconhecimento legal à eficiência e sustentabilidade, seus benefícios não podem ser ignorados.

À medida que as transações eletrônicas se tornam mais populares e as leis locais as apoiam gradualmente, a integração de soluções de assinatura digital como o eSignGlobal não é apenas inteligente, mas se tornará uma necessidade inevitável para as operações de negócios.

Esteja você assinando acordos de confidencialidade, contratos ou documentos governamentais, usar uma solução de assinatura digital garante que suas operações sejam legais, seguras e eficientes!

Comece sua jornada de transformação digital e entre no futuro da assinatura de documentos.