Por que devemos usar assinaturas digitais?

Em um mundo cada vez mais digital, assinar documentos online evoluiu de uma conveniência para uma necessidade. Mas nem todas as assinaturas eletrônicas são iguais. As assinaturas digitais são uma versão mais segura e legalmente vinculativa das assinaturas eletrônicas, oferecendo inúmeras vantagens no ambiente de ritmo acelerado e orientado à conformidade de hoje.

Este artigo explorará por que indivíduos e empresas devem adotar assinaturas digitais, especialmente em regiões como Hong Kong e Sudeste Asiático, onde as regulamentações locais desempenham um papel cada vez mais crítico nos processos de autenticação de documentos.

O que é uma assinatura digital?

Uma assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica que usa tecnologia de criptografia para garantir a autenticidade e integridade do documento assinado. Ao contrário de uma assinatura eletrônica simples (que pode ser apenas um nome digitado ou uma imagem digitalizada de uma assinatura manuscrita), uma assinatura digital fornece prova matematicamente verificável da fonte e garante que as informações não foram adulteradas durante a transmissão.

De acordo com várias leis globais de privacidade de dados e assinaturas eletrônicas – como a Lei de Transações Eletrônicas (ETO) de Hong Kong e a Lei de Transações Eletrônicas (ETA) de Cingapura – as assinaturas digitais são consideradas legalmente válidas, desde que a identidade do signatário possa ser verificada e o processo de assinatura possa ser auditado.

1. Maior segurança e integridade de dados

A principal vantagem de usar assinaturas digitais é sua forte estrutura de segurança. As assinaturas digitais usam a infraestrutura de chave pública (PKI) para vincular a identidade do signatário à assinatura e proteger os documentos contra adulteração por meio de valores de hash criptografados. Se um documento for modificado após a assinatura, o sistema o invalidará imediatamente.

Isso é crucial para setores como finanças, saúde e direito, onde os documentos exigem alto grau de confidencialidade e precisão. Com as assinaturas digitais, é mais fácil atender aos requisitos de conformidade de padrões como ISO 27001 e GDPR.

Em nível local, a Lei de Assinaturas Digitais de 1997 da Malásia estipula que as assinaturas digitais são legalmente válidas, desde que sejam emitidas por uma autoridade de certificação (CA) licenciada, aumentando ainda mais sua credibilidade.

2. Economize tempo e melhore a eficiência do processo

As assinaturas digitais reduzem significativamente o tempo de execução das transações comerciais. Não há mais processos complicados de impressão, assinatura, envio, recebimento e digitalização. Os usuários podem concluir a assinatura com apenas alguns cliques em seus desktops ou dispositivos móveis, a qualquer hora e em qualquer lugar.

Por exemplo, quando os departamentos de RH processam contratos de trabalho ou as equipes de compras concluem acordos com fornecedores em várias regiões, as assinaturas digitais quebram as restrições geográficas e logísticas, permitindo que as empresas cheguem a acordos e iniciem serviços rapidamente, sem a necessidade de reuniões presenciais.

3. Validade legal e conformidade regional

Uma das maiores razões para adotar assinaturas digitais é seu status legal dentro da estrutura legal local. Em Hong Kong, a Lei de Transações Eletrônicas distingue claramente entre assinaturas eletrônicas gerais e assinaturas eletrônicas “seguras” – estas últimas são equivalentes a assinaturas manuscritas, desde que usem assinaturas digitais usando tecnologia aprovada.

Na Indonésia, a Lei de Informação e Transações Eletrônicas (UU ITE) tem disposições semelhantes, enfatizando que as assinaturas devem usar certificados e sistemas de criptografia emitidos por autoridades de certificação reconhecidas.

Para empresas internacionais, é essencial entender a aplicabilidade legal das assinaturas digitais localmente. O uso de soluções que atendam aos padrões locais pode evitar futuras disputas contratuais ou problemas de conformidade.

4. Reduza custos e sustentabilidade ambiental

Ao eliminar a necessidade de imprimir, enviar e armazenar documentos em papel, as assinaturas digitais reduzem significativamente os custos e a pegada de carbono das empresas. Não apenas economiza papel e postagem, mas também libera espaço de armazenamento físico e reduz encargos administrativos.

Essa abordagem sem papel também é uma parte central das práticas modernas de negócios verdes. O gerenciamento de documentos digitais pode reduzir o desperdício e apoiar o desenvolvimento sustentável – o que é cada vez mais importante para empresas e partes interessadas que valorizam ESG (ambiental, social e governança).

5. Rastreabilidade e capacidade de não repúdio

As assinaturas digitais fornecem fortes recursos de rastreamento de auditoria, permitindo que os usuários visualizem cada etapa do processo de assinatura. Isso inclui visualizar informações como hora, hora da assinatura e signatário. Com carimbos de data/hora e identificadores de identidade digital exclusivos, o não repúdio é garantido – ou seja, os signatários não podem negar a validade da assinatura no futuro.

Para contratos confidenciais ou de alto valor, ser capaz de provar a autenticidade da assinatura e a intenção das partes geralmente é fundamental para chegar a um acordo confiável ou evitar litígios dispendiosos.

6. Integração perfeita com ferramentas de negócios

Outra vantagem atraente é a facilidade com que as assinaturas digitais podem ser integradas aos fluxos de trabalho existentes. As principais plataformas de gerenciamento de documentos, incluindo Microsoft Office 365, Google Workspace e vários editores de PDF, agora oferecem suporte a recursos de assinatura digital.

Além disso, plataformas como eSignGlobal também fornecem APIs robustas para permitir uma integração mais profunda do sistema em setores como logística, fintech e direito.

Isso significa que sua equipe não precisa substituir completamente os sistemas existentes, apenas adicionar recursos de assinatura segura aos processos existentes.

7. Universalidade global

Em um contexto cada vez mais globalizado, as empresas precisam de ferramentas que possam ser usadas em todo o mundo. As assinaturas digitais são amplamente reconhecidas nos sistemas jurídicos da América do Norte, Europa e Ásia-Pacífico.

Da Lei de Assinaturas Eletrônicas dos EUA (ESIGN Act) ao Regulamento eIDAS da UE e à Lei Modelo da ASEAN sobre Estrutura Legal para Comércio Eletrônico, as assinaturas digitais se tornaram um padrão comum em contratos internacionais e domésticos, garantindo legalidade e forte segurança e suporte legal.

Adendo: Cenários de aplicação específicos do setor

• Setor de saúde: Assinatura de formulários de consentimento, prescrições e registros médicos em conformidade com os regulamentos (como HIPAA nos EUA e PDPO em Hong Kong).
• Imobiliário: Assine remotamente contratos de arrendamento ou contratos de compra e venda de imóveis, evitando reuniões presenciais entre várias partes.
• Setor de educação: Emissão e verificação digital de certificados, transcrições e boletins escolares.

Conclusão

Decidir se deve ou não adotar assinaturas digitais não é mais apenas uma questão de eficiência – é uma escolha necessária para as empresas modernas em termos legais e estratégicos. Especialmente para usuários em Hong Kong e no Sudeste Asiático, é crucial escolher um provedor de assinatura digital que entenda os regulamentos locais.

Portanto, recomendamos considerar o eSignGlobal – uma alternativa Docusign projetada para empresas que valorizam a conformidade local, a segurança e a facilidade de uso.

Seja um contrato legalmente vinculativo ou um simples NDA, o eSignGlobal garante que o processo de assinatura de documentos seja seguro, tranquilo e compatível, ajudando empresas, freelancers e grandes organizações a assinar de forma mais inteligente em um mundo que se digitaliza rapidamente.