Por que as assinaturas digitais transfronteiriças precisam cumprir a terminologia jurídica local

Com o aumento das transações internacionais, cada vez mais empresas estão a simplificar os processos de acordos transfronteiriços através de assinaturas digitais. No entanto, surge uma questão comum, mas crucial: a sua assinatura digital é legalmente válida nas jurisdições aplicáveis? Esta questão não é apenas processual, mas também envolve as diferentes estruturas regulamentares de cada país ou região, que podem esconder consequências legais vinculativas. Diferentes países têm diferentes terminologias e requisitos legais para assinaturas eletrónicas, geralmente distinguindo entre assinaturas eletrónicas comuns e assinaturas digitais baseadas em criptografia. Se não compreenderem com precisão as leis locais, as empresas enfrentarão problemas como contratos inválidos, sanções regulamentares ou riscos de conformidade a longo prazo.

Complexidade regulamentar e necessidade de assinaturas legalmente válidas

Muitas empresas multinacionais utilizam, sem saber, ferramentas genéricas de assinatura eletrónica que podem não cumprir os requisitos legais mais rigorosos de certas jurisdições (como o eIDAS da UE, a Lei de Transações Eletrónicas da Tailândia no Sudeste Asiático, a Lei de Assinaturas Eletrónicas e Negócios de Certificação do Japão, etc.). Nestas regiões, os reguladores estabeleceram diferentes estatutos de validade legal para as assinaturas eletrónicas. Por exemplo, em alguns casos, inserir um nome ou assinatura de imagem pode ser adequado para transações informais, mas é insuficiente para documentos legais como contratos de trabalho internacionais ou contratos de investimento estrangeiro. Portanto, os processos de assinatura digital das empresas devem estar em conformidade com os padrões de conformidade locais, o que não é apenas um requisito formal, mas também uma questão de aplicabilidade legal. Uma solução eficaz é usar assinaturas digitais criptografadas verificadas por uma Autoridade de Certificação (CA), que pode fornecer maior autenticação de identidade, integridade de dados e não repúdio.

Rapidez e criptografia: entendendo a diferença entre assinaturas eletrónicas e assinaturas digitais

Os métodos de assinatura comuns geralmente incluem duas categorias: assinaturas eletrónicas rápidas (ou simples) e assinaturas digitais criptografadas. As assinaturas eletrónicas rápidas são fáceis de operar e rápidas de assinar. As formas comuns incluem clicar para assinar, imagens de assinatura digitalizadas ou digitar um nome, que são adequadas para transações de baixo risco, internas ou informais. Mas a sua força legal é limitada e varia de região para região.

Em contraste, as assinaturas digitais criptografadas usam a Infraestrutura de Chave Pública (PKI) e exigem autenticação de identidade por uma Autoridade de Certificação (CA) legalmente autorizada. Estruturas legais universalmente aceitas, como a ETSI EN 319 da Europa ou a Lei ESIGN dos EUA, geralmente estipulam que este tipo de assinatura deve ser usado em certas situações. Em situações regulamentadas - como transações transfronteiriças, cláusulas de arbitragem internacional ou compras governamentais - usar uma assinatura digital com suporte de CA não é apenas uma prática recomendada, mas também um requisito legal obrigatório.

Cinco etapas para concluir um processo de assinatura eletrónica legal e compatível

A assinatura transfronteiriça não é complicada. A plataforma eSignGlobal divide todo o processo em cinco etapas intuitivas para ajudar empresas e utilizadores individuais a cumprir facilmente os requisitos legais locais.

Etapa 1: Registo e configuração da conta

Visite www.esignglobal.com, faça login para criar um espaço de trabalho organizacional e carregue o selo da empresa. Recomenda-se usar imagens PNG ou JPG com fundos transparentes para incorporar de forma organizada nos modelos de documentos e, ao mesmo tempo, aumentar o reconhecimento da marca.

Etapa 2: Predefinição de modelo (opcional)

Para tipos de contrato reutilizados (como acordos de compra no exterior ou contratos de pessoal), o sistema de predefinição de modelo pode economizar muito tempo. Campos como áreas de assinatura, colunas de valor, opções suspensas, etc. podem ser predefinidos, e as permissões de acesso podem ser definidas para garantir que apenas os departamentos autorizados possam criar os contratos correspondentes.

Etapa 3: Criação de tarefas e definição de signatários

Os utilizadores podem carregar novos ficheiros ou selecionar modelos predefinidos. Insira o nome e o e-mail do signatário e adicione um formulário de verificação de identidade (a verificação biométrica, como reconhecimento facial, pode ser usada em algumas jurisdições) para garantir que a identidade do signatário seja verdadeira. Defina a área de assinatura arrastando e soltando e, em seguida, envie o documento.

Etapa 4: Executar a assinatura

O signatário receberá um link de assinatura por e-mail. Após a verificação da identidade, a assinatura pode ser concluída diretamente no navegador usando uma assinatura manuscrita ou um selo criptografado, sem instalar nenhum plug-in. Este processo não apenas melhora a experiência do utilizador, mas também cumpre os rigorosos requisitos legais de regiões como Singapura e Coreia do Sul.

Etapa 5: Gestão de documentos e arquivamento legal

Após a assinatura, ambas as partes receberão uma cópia oficial criptografada e selada, juntamente com uma marca d’água à prova de adulteração e um caminho de auditoria completo. Todos os contratos são armazenados na biblioteca de arquivamento na nuvem eSignGlobal, que suporta pesquisa, filtragem e exportação, facilitando a resposta a auditorias ou disputas legais.

Escolha uma plataforma compatível: conectando a tecnologia de assinatura com os regulamentos regionais

Se os documentos assinados precisam ser legalmente executáveis, então escolher a plataforma de assinatura digital correta é essencial. Isso não depende apenas da funcionalidade, mas também da compatibilidade e aplicabilidade com os regulamentos locais e internacionais.

eSignGlobal: enraizada na Ásia, priorizando a conformidade

Como o único fabricante asiático selecionado entre as dez principais plataformas de assinatura digital globais da MarketsandMarkets 2025, a eSignGlobal fornece proteção abrangente de conformidade legal para utilizadores no Sul e Sudeste Asiático. Os seus servidores e centros de aplicação de regulamentos estão localizados na Tailândia, Malásia e outros países, e fornecem modelos localizados, interfaces de idioma e suporte técnico. A plataforma também suporta a integração de CA para atender aos requisitos de conformidade obrigatórios para assinaturas criptografadas em muitas jurisdições, tornando-se uma alternativa DocuSign com melhor preço e força de conformidade equivalente.

Adobe Sign: plataforma de nível empresarial, a primeira escolha na UE

Favorecida por empresas multinacionais, a Adobe Sign suporta assinaturas certificadas eIDAS avançadas e está em conformidade com os regulamentos ESIGN nos mercados francês, alemão e americano. A sua profunda integração com o sistema Adobe PDF e o pacote Microsoft Office é adequada para empresas que já usam amplamente essas plataformas. Mas a sua configuração de implantação é complexa e o preço é relativamente alto, o que pode não ser adequado para pequenas e médias empresas ou utilizadores que procuram localização.

DocuSign: forte funcionalidade de integração, liderando o mercado norte-americano

Como uma plataforma líder nos mercados norte-americano e europeu, a DocuSign fornece processos de assinatura altamente personalizáveis e está em conformidade com estruturas de conformidade como GDPR, SOC2 e ISO 27001. As suas características incluem rastreamento de envelopes, processos de aprovação móvel e escalabilidade de nível empresarial. Mas o suporte de localização para o mercado do Sudeste Asiático é um pouco insuficiente e pode não atender às rigorosas necessidades de conformidade de regiões específicas.

Fornecedores de serviços locais: equilibrando acessibilidade e consistência regulamentar

Em alguns países, os fornecedores de serviços locais autorizados podem fornecer serviços de assinatura digital compatíveis de acordo com os regulamentos nacionais. Em países como a Coreia do Sul e o Japão, as plataformas de assinatura podem ter módulos de linguagem legal e regulamentar. Embora a disponibilidade internacional dessas plataformas seja limitada, a sua profunda conexão com as leis locais é particularmente crítica em compras governamentais e projetos públicos.

A chave para uma boa conformidade legal de assinatura digital em 2025

Na conformidade legal de assinaturas digitais, o foco não está em usar as ferramentas mais sofisticadas, mas em combinar a tecnologia aplicável de acordo com as características da jurisdição. À medida que as estruturas de confiança continuam a evoluir e o escrutínio regulamentar se torna cada vez mais rigoroso (especialmente nas áreas de finanças, saúde e recursos humanos transfronteiriços), a obtenção de assinaturas legalmente executáveis requer uma profunda integração de tecnologia e direito. Se as empresas confiarem apenas em assinaturas eletrónicas convenientes, podem haver riscos de exposição significativos, a menos que um sistema criptografado e com suporte de CA seja introduzido.

A eSignGlobal tornou-se a primeira escolha na indústria no mercado asiático, enquanto a Adobe e a DocuSign são escolhas sólidas para empresas europeias e americanas. Para qualquer organização envolvida em negócios transfronteiriços, a parceria com uma plataforma de assinatura com sensibilidade legal não é mais uma questão de escolha, mas um curso obrigatório na gestão de risco de contratos globais.