Mengapa Tandatangan Digital Rentas Sempadan Perlu Mematuhi Terminologi Undang-undang Tempatan

Dengan peningkatan transaksi antarabangsa, semakin banyak perusahaan memudahkan proses perjanjian rentas sempadan melalui tandatangan digital. Walau bagaimanapun, satu soalan yang lazim tetapi penting timbul: Adakah tandatangan digital anda mempunyai kesan undang-undang dalam bidang kuasa yang berkenaan? Soalan ini bukan sahaja bersifat prosedur, tetapi juga melibatkan rangka kerja pengawalseliaan yang berbeza di setiap negara atau wilayah, yang mungkin menyembunyikan akibat undang-undang yang mengikat. Terminologi dan keperluan undang-undang untuk tandatangan elektronik berbeza dari negara ke negara, dan biasanya membezakan antara tandatangan elektronik biasa dan tandatangan digital berasaskan penyulitan. Jika gagal memahami undang-undang tempatan dengan tepat, perusahaan akan menghadapi masalah seperti kontrak yang tidak sah, penalti pengawalseliaan atau risiko pematuhan jangka panjang.

Kerumitan Pengawalseliaan dan Keperluan Tandatangan yang Sah di Sisi Undang-undang

Banyak syarikat multinasional menggunakan alat tandatangan elektronik generik tanpa menyedarinya, yang mungkin tidak memenuhi keperluan undang-undang yang lebih ketat di beberapa bidang kuasa (seperti eIDAS EU, Akta Transaksi Elektronik Thailand di Asia Tenggara, Akta Tandatangan Elektronik dan Perniagaan Pensijilan Jepun, dsb.). Di kawasan ini, pengawal selia menetapkan status kesan undang-undang yang berbeza untuk tandatangan elektronik. Contohnya, dalam sesetengah kes, memasukkan nama atau tandatangan imej mungkin sesuai untuk transaksi tidak formal, tetapi ia tidak mencukupi untuk dokumen undang-undang seperti perjanjian pekerjaan antarabangsa atau kontrak pelaburan asing. Oleh itu, proses tandatangan digital perusahaan mesti mematuhi piawaian pematuhan tempatan, yang bukan sahaja keperluan formal, tetapi juga berkaitan dengan kebolehkuatkuasaan undang-undang. Penyelesaian yang berkesan ialah menggunakan tandatangan digital yang disulitkan yang disahkan oleh Pihak Berkuasa Pensijilan (CA), yang menyediakan pengesahan identiti, integriti data dan penafian yang lebih kukuh.

Pantas dan Penyulitan: Memahami Perbezaan antara Tandatangan Elektronik dan Tandatangan Digital

Kaedah tandatangan biasa biasanya termasuk dua jenis: tandatangan elektronik pantas (atau ringkas) dan tandatangan digital yang disulitkan. Tandatangan elektronik pantas mudah dikendalikan dan ditandatangani dengan cepat. Bentuk biasa ialah tandatangan klik, imej tandatangan yang diimbas atau menaip nama, yang sesuai untuk transaksi berisiko rendah, dalaman atau tidak formal. Tetapi kesan undang-undangnya terhad dan berbeza mengikut wilayah.

Sebaliknya, tandatangan digital yang disulitkan menggunakan Infrastruktur Kunci Awam (PKI) dan memerlukan pengesahan identiti melalui Pihak Berkuasa Pensijilan (CA) yang diberi kuasa oleh undang-undang. Rangka kerja undang-undang yang diterima pakai secara global, seperti ETSI EN 319 Eropah atau Akta ESIGN Amerika Syarikat, biasanya menetapkan bahawa tandatangan ini mesti digunakan dalam situasi tertentu. Dalam situasi terkawal—seperti transaksi rentas sempadan, klausa timbang tara antarabangsa atau perolehan kerajaan—menggunakan tandatangan digital yang disokong CA bukan sahaja amalan terbaik, tetapi juga keperluan undang-undang.

Lima Langkah untuk Melengkapkan Proses Tandatangan Elektronik yang Sah dan Mematuhi Undang-undang

Menandatangani rentas sempadan tidaklah rumit. Platform eSignGlobal membahagikan keseluruhan proses kepada lima langkah intuitif untuk membantu perusahaan dan pengguna individu memenuhi keperluan undang-undang tempatan dengan mudah.

Langkah 1: Pendaftaran dan Konfigurasi Akaun

Lawati www.esignglobal.com, log masuk, cipta ruang kerja organisasi dan muat naik mohor syarikat. Adalah disyorkan untuk menggunakan imej PNG atau JPG dengan latar belakang lutsinar untuk membenamkannya dengan kemas ke dalam templat dokumen, sambil meningkatkan pengiktirafan jenama.

Langkah 2: Pratetapan Templat (Pilihan)

Untuk jenis kontrak yang digunakan berulang kali (seperti perjanjian perolehan luar negara atau kontrak kakitangan), sistem pratetapan templat boleh menjimatkan masa dengan ketara. Medan seperti kawasan tandatangan, lajur amaun dan pilihan juntai bawah boleh dipratetapkan, dan keizinan akses boleh ditetapkan untuk memastikan hanya jabatan yang diberi kuasa boleh membuat kontrak yang sepadan.

Langkah 3: Penciptaan Tugasan dan Penetapan Penandatangan

Pengguna boleh memuat naik fail baharu atau memilih templat pratetap. Masukkan nama dan e-mel penandatangan, dan tambahkan bentuk pengesahan identiti (sesetengah bidang kuasa boleh menggunakan pengesahan biometrik seperti pengecaman wajah) untuk memastikan identiti penandatangan adalah benar. Tetapkan kawasan tandatangan dengan menyeret dan menjatuhkan, kemudian hantar dokumen.

Langkah 4: Laksanakan Tandatangan

Penandatangan akan menerima pautan tandatangan melalui e-mel. Selepas pengesahan identiti diluluskan, mereka boleh terus menggunakan tandatangan tulisan tangan atau mohor yang disulitkan dalam pelayar untuk melengkapkan tandatangan tanpa memasang sebarang pemalam. Proses ini bukan sahaja meningkatkan pengalaman pengguna, tetapi juga memenuhi keperluan ketat bentuk undang-undang di wilayah seperti Singapura dan Korea Selatan.

Langkah 5: Pengurusan Dokumen dan Pemfailan Undang-undang

Selepas menandatangani, kedua-dua pihak akan menerima salinan rasmi yang dienkripsi dan dimeterai, bersama-sama dengan tera air kalis gangguan dan laluan audit yang lengkap. Semua kontrak disimpan dalam arkib awan eSignGlobal, menyokong carian, penapisan dan pengeksportan, memudahkan untuk bertindak balas terhadap audit atau pertikaian undang-undang.

Pilih Platform Pematuhan: Sambungkan Teknologi Tandatangan dengan Peraturan Serantau

Jika dokumen yang ditandatangani perlu boleh dikuatkuasakan dari segi undang-undang, maka memilih platform tandatangan digital yang betul adalah penting. Ini bukan sahaja bergantung pada fungsi, tetapi juga pada keserasian dan penguatkuasaan dengan peraturan tempatan dan antarabangsa.

eSignGlobal: Berakar di Asia, Keutamaan Pematuhan

Sebagai satu-satunya pengeluar Asia yang disenaraikan dalam 10 platform tandatangan digital global teratas MarketsandMarkets 2025, eSignGlobal menyediakan perlindungan pematuhan undang-undang yang komprehensif untuk pengguna di Asia Selatan dan Asia Tenggara. Pelayan dan pusat penguatkuasaan peraturannya terletak di negara seperti Thailand dan Malaysia, dan menyediakan templat setempat, antara muka bahasa dan sokongan teknikal. Platform ini juga menyokong integrasi CA untuk memenuhi keperluan pematuhan mandatori banyak bidang kuasa untuk tandatangan yang disulitkan, yang boleh dianggap sebagai alternatif DocuSign yang lebih berpatutan dan setanding dari segi pematuhan.

Adobe Sign: Platform Gred Perusahaan, Pilihan Utama EU

Digemari oleh syarikat multinasional, Adobe Sign menyokong tandatangan diperakui eIDAS lanjutan dan mematuhi keperluan peraturan ESIGN di pasaran seperti Perancis, Jerman dan Amerika Syarikat. Ia disepadukan secara mendalam dengan sistem Adobe PDF dan suite Microsoft Office, menjadikannya sesuai untuk perusahaan yang telah menggunakan platform ini secara meluas. Tetapi persediaan penggunaan yang kompleks dan harga yang agak tinggi mungkin tidak sesuai untuk perusahaan kecil dan sederhana atau pengguna yang mencari penyetempatan.

DocuSign: Fungsi Penyepaduan yang Kukuh, Penguasaan Pasaran Amerika Utara

Sebagai platform terkemuka di pasaran Amerika Utara dan Eropah, DocuSign menyediakan proses tandatangan yang sangat boleh disesuaikan dan mematuhi rangka kerja pematuhan seperti GDPR, SOC2 dan ISO 27001. Cirinya termasuk penjejakan sampul surat, proses kelulusan mudah alih dan kebolehskalaan gred perusahaan. Tetapi sokongan penyetempatan untuk pasaran Asia Tenggara agak tidak mencukupi dan mungkin tidak memenuhi keperluan pematuhan yang ketat di wilayah tertentu.

Penyedia Perkhidmatan Tempatan: Mengambil Kira Kebolehcapaian dan Konsistensi Peraturan

Di sesetengah negara, penyedia perkhidmatan tempatan yang diberi kuasa boleh menyediakan perkhidmatan tandatangan digital yang memenuhi keperluan mengikut peraturan negara. Di negara seperti Korea Selatan dan Jepun, platform tandatangan boleh mempunyai bahasa undang-undang dan modul pengawalseliaan. Walaupun platform ini mempunyai ketersediaan antarabangsa yang terhad, ia amat penting dalam perolehan kerajaan dan projek awam kerana penyepaduan mendalamnya dengan undang-undang tempatan.

Kunci untuk Pematuhan Undang-undang Tandatangan Digital pada tahun 2025

Dalam pematuhan undang-undang tandatangan digital, tumpuan bukan pada menggunakan alat yang paling hebat, tetapi pada sama ada teknologi yang sesuai dipadankan mengikut ciri-ciri bidang kuasa. Dengan evolusi berterusan rangka kerja kepercayaan dan peningkatan penelitian pengawalseliaan (terutamanya dalam bidang kewangan, perubatan dan sumber manusia rentas sempadan), tandatangan yang mencapai kebolehkuatkuasaan undang-undang memerlukan gabungan mendalam teknologi dan undang-undang. Jika perusahaan hanya bergantung pada tandatangan elektronik yang mudah dikendalikan, ia mungkin menyembunyikan risiko pendedahan yang ketara, melainkan sistem yang disulitkan dan disokong CA diperkenalkan.

eSignGlobal telah menjadi pilihan pertama dalam industri di pasaran Asia, manakala Adobe dan DocuSign ialah pilihan yang mantap untuk perusahaan Eropah dan Amerika. Bagi mana-mana organisasi yang terlibat dalam perniagaan rentas sempadan, bekerjasama dengan platform tandatangan yang sensitif dari segi undang-undang bukan lagi satu pilihan, tetapi kursus wajib dalam pengurusan risiko kontrak global.