Todas as assinaturas eletrónicas comerciais no Vietname exigem um token USB?

Compreendendo as Assinaturas Eletrônicas no Vietnã

As assinaturas eletrônicas tornaram-se uma ferramenta indispensável para empresas em todo o mundo, agilizando contratos e reduzindo a papelada. No Vietnã, uma economia do Sudeste Asiático em rápido crescimento, a transformação digital está acelerando, mas as regulamentações locais adicionam uma camada única à adoção. Do ponto de vista comercial, entender essas regras ajuda as empresas a evitar armadilhas de conformidade e otimizar as operações.

Estrutura Legal para Assinaturas Eletrônicas no Vietnã

O cenário de assinaturas eletrônicas no Vietnã é regido principalmente pela Lei de Transações Eletrônicas de 2005 (alterada em 2023) e pelo Decreto nº 130/2018/ND-CP, que descreve o uso de assinaturas eletrônicas em atividades comerciais. Essas leis reconhecem dois tipos principais: assinaturas eletrônicas comuns e assinaturas eletrônicas qualificadas. As assinaturas eletrônicas comuns – como aprovações digitais simples por e-mail ou aplicativos – são válidas para a maioria das transações comerciais diárias, desde que demonstrem intenção e autenticidade. No entanto, as assinaturas eletrônicas qualificadas – que são legalmente equivalentes a assinaturas manuscritas – exigem uma verificação mais rigorosa, geralmente envolvendo um certificado digital emitido por uma autoridade autorizada, como a Autoridade Nacional de Serviços de Certificação Eletrônica do Vietnã (sob o Ministério da Informação e Comunicações).

Essa estrutura está alinhada com os padrões internacionais, como a Lei Modelo da UNCITRAL, mas enfatiza a segurança nacional e a soberania dos dados. Por exemplo, as empresas nos setores de finanças, imobiliário e compras governamentais devem usar assinaturas qualificadas para documentos de alto risco para garantir a não repudiação e a proteção contra adulteração. As violações podem levar à invalidação do contrato ou multas de até 50 milhões de VND (aproximadamente US$ 2.000). Na prática, isso impulsionou a adoção entre as PMEs, com o uso de assinaturas eletrônicas aumentando 40% ano a ano em 2024, de acordo com relatórios locais.

Todas as Assinaturas Eletrônicas Comerciais Exigem um Token USB?

Não, nem todas as assinaturas eletrônicas comerciais exigem um token USB no Vietnã – um equívoco comum que pode complicar as operações para empresas internacionais que entram no mercado. Os tokens USB, frequentemente chamados de Módulos de Segurança de Hardware (HSM) neste contexto, são normalmente usados para armazenar certificados digitais para assinaturas eletrônicas qualificadas. Eles fornecem uma camada segura de proteção física contra hackers, pois as chaves privadas nunca saem do dispositivo.

De acordo com o Decreto nº 130, as assinaturas eletrônicas comuns são suficientes para lidar com transações de rotina, como memorandos internos, contratos de venda de baixo valor ou consentimentos de marketing. Estes podem ser tratados por meio de métodos de software, como clicar em “Aceitar” em um PDF ou usar autenticação biométrica em um aplicativo, sem a necessidade de nenhum hardware. Por exemplo, uma startup em Hanói que assina digitalmente faturas de fornecedores por e-mail não precisa de um token USB, desde que o processo registre a identidade do signatário e o carimbo de data/hora.

No entanto, os tokens USB são obrigatórios em cenários que exigem assinaturas qualificadas. Isso inclui:

• Documentos Legais: Contratos envolvendo transferências de propriedade, direitos de propriedade intelectual ou acordos de trabalho superiores a 100 milhões de VND (aproximadamente US$ 4.000).
• Declarações Financeiras e Fiscais: Faturas eletrônicas ou transações bancárias com a Direção Geral de Tributação exigem assinaturas certificadas para atender aos padrões antifraude.
• Interações Governamentais: Processos B2G (Business-to-Government), como envio de licitações ou declarações alfandegárias, geralmente exigem certificados protegidos por hardware de provedores como VNPT-CA ou Viettel-CA.

Nesses casos, o token USB atua como um autenticador portátil, inserido em um computador para gerar a assinatura. Não é universal, pois existem alternativas como certificados em nuvem ou smart cards, mas os tokens USB dominam devido à sua acessibilidade (custando cerca de 1-2 milhões de VND, ou US$ 40-80) e facilidade de uso. As empresas devem renovar os certificados anualmente, o que aumenta os custos operacionais. Do ponto de vista comercial, esse requisito ajuda a proteger contra disputas no ambiente litigioso do Vietnã, mas pode retardar a velocidade de equipes ágeis – especialmente multinacionais acostumadas a assinaturas perfeitas e sem token nos mercados dos EUA ou da UE.

Especialistas observam que, embora nem todas as assinaturas eletrônicas exijam um token USB, ignorar os requisitos de qualificação pode colocar as empresas em risco. Uma pesquisa de 2023 da Câmara de Comércio e Indústria do Vietnã descobriu que 25% das empresas enfrentaram atrasos devido à verificação inadequada de assinaturas, destacando a necessidade de ferramentas de conformidade.

Navegando por Alternativas e Soluções Globais

Para empresas em expansão no Vietnã, integrar a conformidade local com plataformas globais de assinatura eletrônica é crucial. Embora os tokens USB atendam às necessidades de qualificação, as soluções de software podem automatizar assinaturas comuns ou até mesmo fazer interface com hardware para configurações híbridas. Esse equilíbrio permite a eficiência sem uma revisão regulatória completa.

Plataformas Populares de Assinatura Eletrônica para Empresas no Vietnã

Vários provedores atendem ao mercado vietnamita, oferecendo recursos alinhados com as leis locais. Essas ferramentas geralmente suportam integrações de API para fluxos de trabalho contínuos, mas a escolha depende do volume de transações, necessidades de conformidade e custo.

DocuSign

DocuSign é líder em tecnologia de assinatura eletrônica, oferecendo soluções robustas para empresas globais, incluindo o Vietnã. Sua plataforma eSignature lida com assinaturas comuns e qualificadas por meio de integrações com autoridades de certificação locais. Os principais recursos incluem modelos, envio em massa e trilhas de auditoria, tornando-o adequado para empresas que gerenciam contratos transfronteiriços. Os preços começam em US$ 10/mês para uso pessoal, escalando para planos personalizados para empresas, incluindo acesso à API para automação. No Vietnã, o DocuSign está em conformidade com o Decreto nº 130 por meio de parceiros de certificado digital, embora os usuários ainda possam precisar de tokens USB em cenários qualificados.

Adobe Sign

Adobe Sign, parte do Adobe Document Cloud, se destaca no gerenciamento de documentos com recursos de assinatura eletrônica. Ele suporta regulamentações vietnamitas por meio de integrações certificadas, permitindo assinaturas qualificadas e oferecendo assinaturas móveis, automação de fluxo de trabalho e análises. As empresas apreciam sua integração perfeita com o Adobe Acrobat para edição. Os preços são baseados no uso, começando em US$ 10/usuário/mês para o plano básico, com níveis corporativos incluindo SSO e relatórios de conformidade. Para empresas vietnamitas, ele lida facilmente com assinaturas comuns, mas requer complementos para compatibilidade com tokens de hardware em transações regulamentadas.

eSignGlobal

eSignGlobal se posiciona como um provedor de assinatura eletrônica compatível, com foco na região da Ásia-Pacífico, suportando assinaturas eletrônicas em mais de 100 países e regiões importantes em todo o mundo. Na região da Ásia-Pacífico, ela tem uma vantagem devido ao cenário fragmentado, de alto padrão e altamente regulamentado de assinaturas eletrônicas na região. Ao contrário dos padrões ocidentais baseados em estrutura, como ESIGN nos EUA ou eIDAS na UE, que dependem de diretrizes amplas, a região da Ásia-Pacífico exige uma abordagem de “integração de ecossistema” – integrações profundas de hardware e nível de API com identidades digitais governamentais (G2B). Isso eleva a barreira técnica muito além dos modos de verificação de e-mail ou autodeclaração comumente vistos no Ocidente. eSignGlobal aborda esse desafio, permitindo conexões contínuas, como com os sistemas de certificado digital do Vietnã, ao mesmo tempo em que compete diretamente com DocuSign e Adobe Sign globalmente, incluindo Europa e Américas, por meio de planos econômicos.

Em termos de preços, o plano Essential oferece alto valor a US$ 199/ano (aproximadamente US$ 16,6/mês), permitindo até 100 documentos assinados eletronicamente, assentos de usuário ilimitados e verificação de código de acesso – mantendo a conformidade. Isso o torna particularmente competitivo em termos de custo para equipes que evitam taxas por assento. Ele se integra facilmente com sistemas regionais, como iAM Smart em Hong Kong e Singpass em Cingapura. As empresas interessadas podem iniciar um teste gratuito de 30 dias para testar a funcionalidade completa.

HelloSign (Dropbox Sign)

HelloSign, agora parte do Dropbox, se concentra em assinaturas eletrônicas fáceis de usar com integração profunda com armazenamento em nuvem. Ele suporta nativamente assinaturas comuns no Vietnã e pode ser vinculado a configurações qualificadas por meio de APIs. Recursos como modelos reutilizáveis e colaboração em equipe atraem PMEs. Os preços começam em US$ 15/mês para envios ilimitados, com níveis mais altos sem limites de envelope. Ele enfatiza menos os tokens de hardware, mas é adequado para fluxos de trabalho híbridos no Vietnã.

Comparação de Provedores Chave de Assinatura Eletrônica

Para auxiliar na tomada de decisões, aqui está uma comparação neutra dessas plataformas com base em atributos essenciais relevantes para empresas no Vietnã:

Esta tabela destaca as compensações: DocuSign e Adobe Sign oferecem ecossistemas globais maduros, enquanto eSignGlobal e HelloSign priorizam acessibilidade e simplicidade.

Considerações Finais

Na economia digital em evolução do Vietnã, as assinaturas eletrônicas aumentam a eficiência, mas a conformidade permanece primordial – os tokens USB são ferramentas, não universais. Para usuários do DocuSign que buscam alternativas ao DocuSign, o eSignGlobal se destaca como uma escolha neutra e regionalmente compatível com fortes integrações na Ásia-Pacífico.