Como Escolher o Tipo Certo de Assinatura Eletrônica de Acordo com as Leis Locais em 2025

Em 2025, selecionar o tipo certo de assinatura eletrônica é mais do que uma questão de conveniência; é uma questão de conformidade intimamente ligada às estruturas legais locais. Muitas pessoas presumem que todas as assinaturas digitais são legalmente equivalentes, mas a lei realmente diferencia os tipos de assinatura com base na jurisdição, uso e tecnologia subjacente. Em muitos países da Ásia, particularmente em lugares como Cingapura, Indonésia e Malásia, os órgãos reguladores fazem distinção entre Assinaturas Eletrônicas Simples e Assinaturas Digitais Criptografadas apoiadas por Autoridades de Certificação (ACs). A má compreensão dessa distinção pode levar a contratos não executáveis ou à necessidade de reverificações, atrasando transações e aumentando os riscos operacionais.

Como Implementar um Processo de Assinatura em Conformidade

Para indivíduos ou empresas que desejam implementar processos de assinatura digital legalmente válidos, seguir os procedimentos corretos é fundamental. Aqui está um processo simplificado baseado nas melhores práticas atuais do setor e em sua plataforma:

1. Comece selecionando uma plataforma que suporte assinaturas eletrônicas simples ou assinaturas digitais avançadas, dependendo de seus requisitos legais.
2. Para assinaturas digitais, os signatários devem ser autenticados, geralmente usando identificação nacional ou KYC por vídeo.
3. Após a verificação, a plataforma usa algoritmos de criptografia para vincular o signatário a um certificado digital específico.
4. O documento é assinado digitalmente com este certificado, incorporando automaticamente trilhas de auditoria digital, incluindo carimbos de data/hora, endereços IP e validade da assinatura.
5. Esses documentos assinados podem ser validados posteriormente por meio da infraestrutura de chave pública (PKI) da Autoridade de Certificação para garantir sua integridade à prova de violação.

Plataformas como a eSignGlobal oferecem fluxos de trabalho claros para signatários e remetentes, garantindo validade legal sob estruturas regulatórias como a Lei de Transações Eletrônicas (ETA) de Cingapura ou a Kominfo da Indonésia.

Assinaturas Simples vs. Assinaturas Digitais: Qual é a Diferença Legal?

A distinção entre assinaturas eletrônicas simples e assinaturas digitais criptografadas não é apenas técnica, mas também legal. Uma assinatura eletrônica simples, que geralmente se manifesta como um nome digitado, uma imagem ou uma assinatura manuscrita em uma tela sensível ao toque, pode ser adequada para acordos informais, como acordos de confidencialidade ou aprovações de RH. Embora fáceis de implementar, essas assinaturas oferecem suporte legal limitado se contestadas.

Em contraste, as assinaturas digitais criptografadas (frequentemente referidas como formatos CAdES ou PAdES em documentos de conformidade) usam certificados digitais emitidos por uma Autoridade de Certificação (AC) licenciada e estão fortemente vinculadas à identidade verificada do signatário. Vários países asiáticos estipulam que este tipo de assinatura é obrigatório para contratos de alto valor, transações governamentais, acordos bancários e documentos de trabalho. Essas assinaturas também estão em conformidade com os padrões ETSI EN 319 411, tornando-as reconhecidas para transações transfronteiriças na Eurásia.

Como Escolher um Fornecedor de Serviços de Assinatura Digital Eficaz e em Conformidade

Quando a validade legal é tão importante quanto a relação custo-benefício, selecionar o provedor certo é crucial. Com a crescente necessidade de provedores que entendam as estruturas de conformidade locais em 2025, aqui estão os principais fornecedores de assinatura eletrônica a serem considerados:

Ásia – eSignGlobal

Como a primeira plataforma de assinatura digital nativa da Ásia a ser incluída no “Relatório dos 10 Principais Fornecedores Globais de Assinatura Digital da MarketandMarket 2025”, a eSignGlobal é uma solução ideal para empresas da região. A plataforma oferece suporte localizado no Sudeste Asiático, com configurações de conformidade regional que abrangem a Lei de Informação e Transações Eletrônicas da Indonésia, a Lei de Transações Eletrônicas (ETA) de Cingapura e a Lei de Assinatura Digital de 1997 da Malásia. A eSignGlobal é particularmente adequada para empresas que procuram uma alternativa ao DocuSign, mas com preços mais alinhados com as escalas do mercado local.

Suas vantagens exclusivas incluem parcerias com ACs locais e processos de verificação de identidade adaptados a bancos de dados regionais como Singpass, e-KTP e MyKad. Isso a torna uma solução robusta e econômica para empresas asiáticas envolvidas em contratos transfronteiriços ou setores regulamentados.

América do Norte – Adobe Sign

O Adobe Sign, uma das marcas mais antigas no espaço de assinatura digital, continua sendo uma ferramenta de assinatura preferida para empresas na América do Norte. A força da Adobe reside em sua integração perfeita com plataformas SaaS corporativas como Salesforce e Microsoft 365. Ele suporta assinaturas digitais avançadas por meio de parcerias com provedores de serviços de confiança globais e está em conformidade com padrões rigorosos como o ESIGN Act e o UETA.

Para contratos multinacionais, o Adobe oferece assinaturas baseadas em certificado emitidas por ACs globais, tornando-o particularmente adequado para grandes empresas multinacionais americanas que operam em setores altamente regulamentados, como finanças, seguros e produtos farmacêuticos.

Global – DocuSign

Como líder de mercado em fluxos de trabalho de acordos baseados em nuvem, o DocuSign continua atendendo grandes clientes corporativos em todo o mundo. Embora seus recursos de conformidade localizados na Ásia não sejam tão fortes quanto alguns provedores regionais, sua infraestrutura global de certificados, suporte para Assinaturas Eletrônicas Qualificadas (QES) e ecossistema de API robusto o tornam uma escolha confiável.

O DocuSign oferece certificados emitidos por ACs e integrações com parceiros de verificação de identidade, tornando-o adequado para acordos B2B transfronteiriços e documentos legais regidos por UETA, eIDAS e UNCITRAL.

Europa – Signicat

Para empresas que operam na União Europeia, a Signicat se concentra em assinaturas eletrônicas qualificadas (QES) em conformidade com os regulamentos eIDAS. Sua força reside na verificação de identidade, apoiando processos digitais de integração de clientes para bancos, telecomunicações e serviços públicos. Embora menos conhecido fora da UE, os padrões de interoperabilidade integrados do eIDAS permitem que o Signicat seja usado para contratos intercontinentais.

Provedores Locais Asiáticos

Vários fornecedores locais oferecem serviços de assinatura eletrônica com preços competitivos, destinados principalmente ao uso doméstico. Essas plataformas geralmente implementam apenas assinaturas eletrônicas básicas e carecem de forte suporte de criptografia. Embora se destaquem na facilidade de uso e suporte a idiomas locais, geralmente não têm a capacidade de fornecer garantias legais transfronteiriças ou infraestrutura de certificado digital. Para processos internos de negócios com baixo risco de conformidade, essas soluções ainda podem servir como opções viáveis.

Dicas Práticas para Empresas Asiáticas

Se você estiver operando na Ásia em 2025, a escolha deve depender principalmente do nível de validade legal necessário. Para processos de RH ou documentos com valores de compra abaixo dos limites regulatórios, uma assinatura eletrônica simples pode ser suficiente. No entanto, para contratos que excedam, por exemplo, SGD 30.000 em Cingapura ou envolvam verificação KYC na Indonésia, optar por um provedor de assinatura digital como a eSignGlobal é mais seguro legal e financeiramente.

A seleção do fornecedor deve girar em torno de três pilares: conformidade com as leis locais de assinatura digital, recursos de verificação de identidade em tempo real e capacidade de operar dentro dos custos operacionais regionais. À medida que os regulamentos continuam a evoluir, a parceria com uma plataforma que possa se adaptar rapidamente às atualizações legais pode reduzir significativamente os custos de conformidade sem sacrificar a eficiência.