Como Enviar um Arquivo com Assinatura Digital por E-mail (Tutorial Completo de Envio de Envelope eSignGlobal)

Quando você recebe um contrato/formulário por e-mail (geralmente em PDF) e deseja assiná-lo rapidamente online, este artigo fornece um caminho padrão de anexo de e-mail → envelope eSignGlobal → assinatura concluída e retenção, cobrindo necessidades como envio de um único/múltiplos documentos, envio em diferentes fusos horários e aprovações sequenciais.

Índice

• 1) Cenários de aplicação do tutorial
• 2) Fluxo básico: do e-mail ao “Enviar Envelope”
• 3) Parâmetros e limitações importantes (consulta rápida)
• 4) Funções avançadas: envio em lote / envio agendado / mover ordem de assinatura
• 5) Validade do SES e modelo de conformidade (UE/EUA/HK/SG)
• 6) Perguntas frequentes (FAQ)
• 7) Sobre o eSignGlobal: posicionamento e vantagens

1) Cenários de aplicação do tutorial

• Você recebeu um PDF que precisa ser assinado por e-mail (ou um documento que precisa ser exportado para PDF primeiro).
• Você precisa enviar o contrato principal e anexos/tabelas anexas de uma só vez para aumentar a taxa de conclusão e a rastreabilidade.
• Existem necessidades de alcance em diferentes fusos horários, com ritmo fixo, ou que devem seguir uma ordem de assinatura/cadeia de aprovação clara.

2) Fluxo básico: do e-mail ao “Enviar Envelope”

Etapa A: Carregar e organizar arquivos

1. Baixe o anexo PDF que precisa ser assinado do e-mail.
2. Faça login no eSignGlobal → Acesse a página Enviar Envelope.
3. Adicionar documento: Carregue o PDF (arquivo único ≤30MB; cada envelope ≤10 arquivos).

Etapa B: Adicionar signatários e informações básicas

4. Adicionar signatário: Preencha o nome + e-mail para cada signatário (≤10 por envelope).
5. Informações básicas: Preencha o Assunto e o Comentário.

Etapa C: Configurações avançadas e posicionamento de campos

6. Configurações avançadas: Defina Prazo de assinatura (≤90 dias), CC (≤10), Anexos (≤10) → Próximo.
7. Adicionar campos: Arraste Assinatura/Data/Texto/Caixa de seleção/Botão de opção → Enviar.
8. O sistema notifica automaticamente; rastreie o status e baixe o produto final e o certificado na página de lista.

3) Parâmetros e limitações importantes (consulta rápida)

• Arquivo: PDF; arquivo único ≤30MB; máximo de 10 arquivos por envelope.
• Signatário: Máximo de 10 por envelope; suporta assinatura sequencial (serial/paralela/híbrida).
• Configurações avançadas: Prazo ≤90 dias; CC ≤10; Anexos ≤10.

4) Funções avançadas: envio em lote / envio agendado / ordem de assinatura

4.1 Envio em lote (adequado para “um modelo × vários destinatários”)

Cenário: Materiais de integração, avisos de políticas, acordos de canal, confirmação de conformidade anual, etc. Operação: Instale Enviar envelope em lote → Selecione Enviar envelope em lote no menu suspenso à direita da página de envio → Carregue o modelo/arquivo e configure o signatário e a verificação → Baixe o CSV de amostra e preencha Signatário/Cópia, Assunto, Comentário → Carregue o CSV → Defina a área de assinatura → Enviar agora → Visualize o progresso e exporte o Status de envio em Arquivo em lote.

4.2 Envio agendado (fuso horário cruzado e envio unificado)

Cenário: Equipes em diferentes fusos horários, alcance durante o horário de trabalho, coordenação com o ritmo dos negócios. Operação: Instale Envio agendado → Selecione “Enviar mais tarde” no menu suspenso ao lado de “Enviar diretamente” na página de início (defina data/hora) → Ou selecione “Enviar mais tarde” no menu suspenso ao lado de “Enviar agora” na página de posição de assinatura especificada (defina data/hora).

4.3 Definir ordem de assinatura (serial/paralela/híbrida)

Definir ordem de assinatura: Mesmo número = paralelo, número diferente = serial; suporta assinatura sequencial/não sequencial, várias etapas para o mesmo signatário, reorganização de arrastar e soltar de vários arquivos.

5) Validade do SES e modelo de conformidade (UE/EUA/HK/SG)

Definição de SES: Métodos leves, como digitar um nome, marcar uma concordância, caligrafia ou carregar uma imagem de assinatura, que não atendem aos requisitos de certificado/dispositivo controlado de AdES/QES. Elementos-chave: Consentimento, intenção de assinatura, integridade do arquivo, rastreabilidade (carimbo de data/hora, IP/UA, logs de operação), retenção.

Principais jurisdições:

• União Europeia (eIDAS): A eficácia não deve ser negada devido a “forma eletrônica/não QES”; QES tem a presunção mais forte de equivalência à escrita à mão.
• Estados Unidos (E-SIGN/UETA): A eficácia não deve ser negada na forma eletrônica; a entrega/consentimento eletrônico é necessário em cenários de consumo.
• Hong Kong (ETO): Transações civis reconhecem assinaturas confiáveis; assuntos governamentais geralmente exigem assinatura digital reconhecida.
• Singapura (ETA): Reconhece assinaturas eletrônicas; assinaturas digitais/de segurança específicas têm um status mais forte.

Quando atualizar: Alto valor/alto risco/forte regulamentação; necessidade de presunção de equivalência à escrita à mão; certificado qualificado e dispositivo controlado exigidos pela outra parte/regulamentos. Prática: SES para negócios comerciais regulares; sobrepor senha de acesso/OTP/documento/reconhecimento facial, certificado/selo, carimbo de data/hora/hash e pacote de evidências para alto risco.

6) Perguntas frequentes (FAQ)

Q1: Posso assinar arquivos que não sejam PDF? Exporte para PDF primeiro e depois carregue. Q2: Posso empacotar o contrato principal + anexos? Sim, máximo de 10 arquivos/envelope, gerando uma única cadeia de auditoria completa. Q3: Como combinar agendamento e lembretes? Use “Enviar mais tarde” + prazo/lembrete automático; use “Reenviar” para lembrar aqueles que não concluíram. Q4: Como equilibrar aprovação e eficiência? Use ordem de assinatura (paralela/serial/híbrida), várias etapas para o mesmo signatário quando necessário.

7) Sobre o eSignGlobal: posicionamento e vantagens

eSignGlobal = Provedor de serviços de localização asiática · Excelente alternativa ao DocuSign · Preço mais barato

• Conformidade de localização (HK ETO, SG ETA, etc.); multilíngue e evidências completas.
• TCO melhor (assinatura e valor agregado mais econômicos).
• Capacidade de dimensionamento: lote, agendamento, ordem, modelo, permissões, API/Webhook.
• Identidade e evidência: senha/SMS/documento/reconhecimento facial, carimbo de data/hora/hash, auditoria completa e pacote de evidências.