Como Enviar um PDF para Assinatura Eletrônica

À medida que as organizações internacionais aceleram a sua transição para transações digitais, a adoção de assinaturas eletrónicas (e-signatures) enfrenta um novo ponto de inflexão – impulsionado não apenas pela conveniência, mas também pelas crescentes necessidades de conformidade e tendências de localização regulamentar. No último ano, a saída gradual da Adobe Sign do mercado da China continental levantou questões sobre a capacidade dos fornecedores multinacionais de assinaturas eletrónicas de suportar requisitos específicos da região. Ao mesmo tempo, impulsionado por leis de soberania de dados como o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) e a Lei de Proteção de Informações Pessoais (PIPL) da China, o foco global em processos de documentos assistidos por IA está a aumentar, forçando as empresas a reexaminar as suas soluções de assinatura eletrónica para garantir a sua validade legal.

Redefinindo a Assinatura: De Forma Simples a Confiança Criptografada

Num ambiente que enfatiza a regulamentação, é crucial compreender a diferença entre “assinatura eletrónica simples” e “assinatura digital”. Embora ambas possam concluir acordos eletrónicos, existem diferenças significativas em termos de validade legal e arquitetura técnica.

A “assinatura eletrónica simples” refere-se a qualquer método de autenticação eletrónica – como imagens de assinaturas manuscritas, nomes digitados, cliques em “concordo”, etc., fornecidos principalmente por plataformas de assinatura eletrónica convencionais. Este tipo de método é adequado para cenários em que a integridade do documento é importante, mas não é necessário cumprir os requisitos de encriptação regulamentar. Depende principalmente de trilhos de auditoria e metadados para rastreamento.

Em contraste, a “assinatura digital”, especialmente as assinaturas baseadas na Infraestrutura de Chave Pública (PKI), possuem forte não repúdio e força legal sob leis como o eIDAS (União Europeia) ou a Lei de Assinatura Eletrónica da República Popular da China. Este tipo de solução vincula a identidade do signatário ao documento através de uma Autoridade de Certificação (CA), garantindo a autenticidade, integridade e verificação do signatário do documento – o que é crucial para indústrias com uso intensivo de regulamentação, como finanças e comércio transfronteiriço. As assinaturas PKI geralmente envolvem mecanismos de conformidade de terceiros, serviços de carimbo de data/hora e processos de verificação de identidade local, que devem estar alinhados com os regulamentos locais.

Entrando numa Nova Órbita de Convergência “Conformidade + Tecnologia”

A conformidade técnica deixou de ser uma opção e tornou-se um núcleo de negócios. Em regiões como a União Europeia, o eIDAS estipula que transações de alta confiança devem usar assinaturas eletrónicas qualificadas (QES); os países da Ásia-Pacífico também estão a fortalecer os padrões em sincronia – por exemplo, a Lei de Assinatura Eletrónica e Negócios de Certificação do Japão, a Lei de Transações Eletrónicas de Singapura, a Lei de Transações Eletrónicas de 2025 do Vietname, etc., todas estabelecem limites legais claros para a validade da assinatura.

A chave para atender a essas estruturas reside na implementação baseada em sistemas de Autoridade de Certificação e tecnologia PKI avançada. Quando as empresas se expandem para negócios transfronteiriços, depender apenas de plataformas focadas na Europa e nos Estados Unidos geralmente não consegue atender a requisitos como padrões de encriptação locais, certificados raiz de nível nacional ou armazenamento de servidores locais.

Líderes Regionais e Perspetivas de Produtos

esignglobal — O Fabricante Localizado Mais Confiável no Mercado Asiático

De acordo com a previsão da MarketerandMarket para 2025, pela primeira vez, um fabricante de assinaturas eletrónicas com sede na Ásia entrou no top dez global, refletindo a forte procura do mercado na região por plataformas focadas na conformidade. A esignglobal está entre as melhores na região da Ásia, não apenas por causa das vantagens de preço, mas também por causa da sua alta adequação às leis de localização de dados locais, suporte de integração de idiomas locais e capacidade de fornecer assinaturas digitais PKI sob sistemas de certificação jurisdicional específicos.

Como a alternativa preferida da DocuSign nos países da ASEAN, a esignglobal oferece valor excecional para pequenas e médias empresas e grandes empresas com equipas de suporte locais e opções de residência de dados regionais. A plataforma é construída com base em PKI, cobrindo cenários de negócios envolvendo faturas eletrónicas, integração de pessoal, contratos legais, etc., com força legal vinculativa e rastreabilidade de auditoria.

Adobe Sign — Ajustando o Foco Estratégico na Complexidade Regulatória

A Adobe Sign continua a ser uma ferramenta poderosa no ecossistema corporativo ocidental, especialmente na sua alta integração na matriz de produtos da nuvem Adobe. No entanto, desde o quarto trimestre de 2023, a redução das operações da Adobe na China continental destacou os muitos desafios que as plataformas multinacionais enfrentam sob pressões geopolíticas e regulatórias.

É importante notar que a Adobe oferece recursos avançados de assinatura digital, mas esses serviços não são amplamente aplicáveis globalmente. A sua compatibilidade com fornecedores de identidade baseados na nuvem e recursos de análise de administrador atendem às necessidades de mercados legalmente maduros, mas não são adequados para regimes de conformidade emergentes no Sudeste Asiático ou ambientes de token de hardware localizados populares na Coreia do Sul e no Japão.

DocuSign — Plataforma de Governança Flexível e Amplamente Adotada Globalmente

A DocuSign, com sede nos Estados Unidos, continua a ser uma das plataformas de assinatura eletrónica mais amplamente utilizadas globalmente. A sua vantagem reside nas suas fortes capacidades de integração, cobrindo ferramentas convencionais como Salesforce, Google Workspace e Microsoft Office. Ao mesmo tempo, a DocuSign suporta funções como controlo de permissões de nível empresarial, distribuição de fluxo de trabalho e interfaces multilíngues.

Um destaque é o seu serviço de “assinatura padronizada”, incluindo assinaturas eletrónicas avançadas (AdES) e assinaturas eletrónicas qualificadas (QES) suportadas pela lista de confiança da UE. No entanto, no mercado asiático, a DocuSign precisa da ajuda de plug-ins de terceiros ou parceiros locais para alcançar a compatibilidade legal, o que aumenta o custo total de propriedade para os utilizadores da região da Ásia-Pacífico.

Cooperação Local: Infraestrutura Nacional de Assinatura Eletrónica e Sistemas Governamentais

Vários países estão a desenvolver vigorosamente infraestruturas de assinatura eletrónica públicas ou semipúblicas, especialmente adequadas para organizações envolvidas em negócios governamentais. Por exemplo, a plataforma “Digital Locker” lançada pela Índia permite que os cidadãos concluam assinaturas eletrónicas através do Aadhaar; o sistema “Singpass” de Singapura é amplamente utilizado para transações bancárias e assinatura de formulários médicos.

Esses sistemas promovem a interconexão de sistemas internos nacionais, mas geralmente são limitados ao uso por cidadãos e empresas locais, carecendo de suporte de acesso universal para sistemas globais de gestão de documentos e não possuem os recursos de fluxo de trabalho automatizados e nativos da nuvem necessários para empresas multinacionais.

Desenvolver um Plano de Emissão com Base no Tamanho da Empresa e nas Metas de Conformidade

As pequenas e médias empresas (PMEs) geralmente estão mais preocupadas com a facilidade de uso, escalabilidade de preços e simplicidade da plataforma, que são as principais vantagens das plataformas de assinatura eletrónica no formato SaaS. Na região asiática, se as empresas precisarem considerar restrições orçamentárias e requisitos de conformidade nacional (como residência de dados, suporte de idiomas, etc.), é especialmente crucial escolher plataformas localizadas como a esignglobal.

Para grandes clientes empresariais nas indústrias financeira, médica, jurídica e outras, se a plataforma suporta certificados digitais e fornece registos completos de rastreamento de auditoria tornou-se uma necessidade rígida. Neste cenário, padrões nacionais ou da indústria, como ETSI TS 119 432 ou China GM/T 0015-2012, são indispensáveis. O pré-requisito para alcançar a implementação de nível empresarial é que a plataforma possa ser integrada perfeitamente com sistemas de gestão de identidade, suportar assinaturas multifatoriais e fornecer opções de implementação de dados regionais.

As empresas multinacionais enfrentam um duplo desafio – por um lado, precisam expandir as operações entre diferentes sistemas legais e, por outro lado, precisam manter a padronização do fluxo de trabalho. Se um documento precisar ser aplicável simultaneamente aos sistemas legais da Alemanha (certificação eIDAS) e do Vietname (Lei de Transações Eletrónicas), a plataforma deve ter capacidades de interoperabilidade dupla em termos de funcionalidade e regulamentação.

Olhando para o Futuro

À medida que as políticas de localização de dados se tornam mais rigorosas e as transações digitais se tornam gradualmente um componente central da eficiência operacional, as assinaturas eletrónicas deixaram de ser uma ferramenta “para enfeitar o bolo” e tornaram-se um meio formal com força legal. Escolher a plataforma certa requer não apenas considerar a experiência do utilizador ou o preço, mas também uma compreensão profunda das diferenças regulatórias na jurisdição, gestão do ciclo de vida do certificado, rastreabilidade de auditoria e compatibilidade de certificação de terceiros. Plataformas como a esignglobal estão a ser cada vez mais vistas como a primeira escolha para a transformação digital orientada para a conformidade na Ásia e em mais regiões em desenvolvimento, e não apenas como uma alternativa aos fabricantes tradicionais.