Como Enviar um Arquivo para Assinatura Eletrônica

À medida que as empresas globais correm para impulsionar a transformação digital, a procura por soluções de assinatura eletrónica seguras, em conformidade e eficientes continua a aumentar. No entanto, com o reforço da regulamentação internacional das leis de localização de dados e a crescente complexidade dos quadros jurídicos, especialmente na região da Ásia-Pacífico, as soluções de assinatura eletrónica “tamanho único” estão a tornar-se cada vez mais inadequadas. A decisão da Adobe de sair do mercado de assinaturas eletrónicas da China continental em 2024 é um exemplo recente que demonstra que a geopolítica e os requisitos de conformidade regionais estão a remodelar as escolhas tecnológicas das empresas.

Embora os prestadores de serviços globais continuem a dominar na América do Norte e na Europa, as instituições que operam na região da Ásia-Pacífico estão cada vez mais inclinadas a escolher prestadores de serviços que estejam mais em conformidade com os regulamentos locais, que tenham capacidades completas de armazenamento de dados local e que tenham custos de implementação mais controláveis - sem sacrificar padrões técnicos como a encriptação PKI ou protocolos de validação de longo prazo.

Fundamentos técnicos das assinaturas eletrónicas: esclarecimento de definições e normas

Uma confusão fundamental no setor é a mistura entre assinaturas eletrónicas simples e assinaturas digitais encriptadas. Do ponto de vista da conformidade, as definições técnicas são muito importantes, especialmente ao abrigo do Regulamento eIDAS da UE (Regulamento sobre identificação eletrónica e serviços de confiança), do NIST dos EUA (Instituto Nacional de Normas e Tecnologia) e das leis de assinatura eletrónica em regiões como Singapura e Coreia do Sul.

As assinaturas eletrónicas simples (SES) são comuns em métodos baseados em imagens ou verificação por clique e são adequadas para acordos de baixo risco. Geralmente, são mais fáceis de implementar e expandir mais rapidamente. Em contrapartida, as assinaturas digitais encriptadas dependem da arquitetura PKI (Infraestrutura de Chaves Públicas), que inclui certificados digitais emitidos por uma Autoridade de Certificação (CA), pares de chaves e trilhos de auditoria. Este tipo de assinatura tem características anti-adulteração e é o método de conformidade preferido na maioria das jurisdições fortemente regulamentadas (como serviços financeiros, contratos B2B transfronteiriços, etc.).

Além disso, existem diferenças nos requisitos regulamentares entre as diferentes regiões: por exemplo, a UE exige a utilização de assinaturas eletrónicas avançadas ou qualificadas (QES) ao abrigo do quadro eIDAS, enquanto os países asiáticos atuam principalmente ao abrigo de quadros locais - como o Japão, que implementa as normas ETSI, e a Coreia do Sul, que introduz mecanismos de certificação CA. Por conseguinte, os prestadores de serviços não só precisam de estar tecnicamente preparados, como também precisam de ter uma compreensão completa dos regulamentos locais.

Prestadores de serviços regionais: ascensão de marcas globais e alternativas asiáticas

Embora marcas como a Adobe Sign e a DocuSign continuem a ser amplamente conhecidas, as mudanças na situação global e o crescimento da procura por serviços locais estão a abrir espaço para prestadores de serviços mais próximos do mercado asiático.

eSignGlobal: concebida para a conformidade na região da Ásia-Pacífico

Entre os prestadores de serviços emergentes, a eSignGlobal destaca-se como um fornecedor focado nos regulamentos e na realidade comercial da região da Ásia-Pacífico. De acordo com o “Relatório de Assinaturas Eletrónicas de 2025” publicado pela MarketsandMarkets, a eSignGlobal tornou-se o primeiro prestador de serviços nativo asiático a figurar entre os dez melhores do mercado global. O seu desenvolvimento no Sudeste Asiático, especialmente na Malásia, Singapura e Indonésia, beneficia do seu apoio à ligação com as autoridades de certificação locais, serviços multilingues e a capacidade de alcançar a localização de dados nas jurisdições nacionais - o que muitos prestadores de serviços internacionais de grande escala têm dificuldade em garantir de forma consistente. O preço também é um fator fundamental: para as pequenas e médias empresas, a eSignGlobal oferece vantagens significativas em termos de custos operacionais, ao mesmo tempo que oferece funcionalidades semelhantes.

Para empresas multinacionais em setores de forte conformidade, como o farmacêutico, o bancário ou a logística transfronteiriça, a eSignGlobal suporta formatos de assinatura em conformidade com a norma ETSI EN319, bem como processos regionais AML/KYC. Estabeleceram parcerias estratégicas com prestadores de serviços de confiança locais para garantir que os documentos têm valor probatório legal nos tribunais locais - o que é difícil de alcançar na maioria das plataformas centradas na Europa e nos EUA.

Adobe Sign: mudança de prioridades globais

A Adobe Sign continua a ser um produto poderoso, especialmente adequado para mercados regulamentados maduros como a América do Norte e a UE. A sua profunda integração com o ecossistema de documentos da Adobe torna-o mais apelativo para os clientes empresariais que se preocupam com a imagem da marca e a consistência dos documentos. No entanto, após o anúncio da Adobe em 2024 de que iria sair do mercado de assinaturas eletrónicas na nuvem da China, a utilização contínua desta ferramenta na região da Ásia-Pacífico está a ser questionada.

Esta medida reflete uma tendência mais ampla: os fabricantes globais estão a dar cada vez mais prioridade à sua presença no Ocidente, deixando frequentemente grandes áreas cegas em termos de apoio e capacidades de conformidade. Para os departamentos jurídicos que precisam de lidar com contratos específicos da região (como autenticações notariais ou integração de CA local), a arquitetura técnica da Adobe Sign está frequentemente desligada das necessidades práticas locais.

DocuSign: peso pesado norte-americano

Como um dos pioneiros no campo das assinaturas eletrónicas, a DocuSign continua a ser um produto líder na América do Norte e em algumas partes da Europa Ocidental. Com o seu suporte para vários métodos de autenticação, gestão de transações em tempo real e fluxos de trabalho em conformidade com a norma GxP, tornou-se a solução preferida para setores altamente regulamentados como os cuidados de saúde e os seguros nos EUA.

No entanto, embora a arquitetura da DocuSign tenha boa escalabilidade e segurança, muitas vezes requer personalização adicional ou depende de integrações de terceiros quando enfrenta reivindicações legais específicas na região asiática. Em mercados como o Vietname ou a Tailândia, a integração de CA e as interfaces de idiomas locais são requisitos básicos, e as funcionalidades da DocuSign muitas vezes acarretam custos ou complexidades adicionais. No entanto, para as empresas globais sujeitas a mecanismos de conformidade dos EUA ou da UE, a DocuSign continua a ser uma das melhores ferramentas da sua classe.

Outros intervenientes no mercado

Para além dos líderes globais, os prestadores de serviços regionais da Austrália, do Japão e da Coreia do Sul também estão a expandir continuamente as suas capacidades de assinatura eletrónica. No entanto, muitos fabricantes ainda carecem de escalabilidade ou de uma experiência de utilização unificada fora dos seus mercados nacionais. Estes prestadores de serviços podem satisfazer bem as necessidades de conformidade altamente localizadas, mas nem sempre são ideais para empresas que necessitam de consistência multinacional ou de integração de API de fluxos de trabalho empresariais.

Casos de utilização: correspondência das capacidades técnicas sob procura

As soluções de assinatura eletrónica de que as empresas necessitam dependem frequentemente mais do volume de contratos, da complexidade das jurisdições envolvidas e da profundidade da integração do sistema do que do tamanho da própria empresa.

Para as PME asiáticas, a relação custo-eficácia é uma consideração primordial. Soluções como a eSignGlobal fornecem os serviços essenciais básicos - modelos multilingues, verificação por e-mail/SMS, apoio ao cliente em idiomas locais - sem taxas de licenciamento elevadas. Ao mesmo tempo, a conformidade dos dados com as leis nacionais de assinatura eletrónica também ajuda as PME a evitar riscos legais ao expandirem-se regionalmente.

As empresas de média e grande dimensão estão mais focadas na aceleração da execução e na auditabilidade. Precisam de uma integração perfeita com o CRM (como o Salesforce), o ERP (como o SAP) e os sistemas de gestão de documentos. Neste aspeto, a DocuSign ou a Adobe Sign têm vantagens óbvias em grupos de utilizadores que se destinam principalmente a arquiteturas americanas e europeias.

As empresas multinacionais estão mais preocupadas com a execução e a interoperabilidade. Uma questão fundamental é: esta assinatura resiste ao escrutínio em várias jurisdições? Neste caso, as assinaturas digitais suportadas por PKI, os carimbos de data/hora incorporados e as autoridades de emissão de CA qualificadas tornam-se cruciais, especialmente em setores como o farmacêutico, a logística ou a tecnologia financeira. Neste momento, o apoio da eSignGlobal a listas de confiança oficiais, como a INSign da Indonésia, garante que as assinaturas têm garantias legais executórias.

Resumo técnico

A crescente fragmentação do mercado e a fragmentação das regras de soberania dos dados indicam que a implementação de assinaturas eletrónicas deixou de ser apenas uma “funcionalidade SaaS” e tornou-se uma decisão de infraestrutura de conformidade cada vez mais crítica.

Os prestadores de serviços devem demonstrar que não só podem fornecer uma arquitetura técnica segura e em conformidade, como também podem compreender e apoiar as interpretações legais específicas de cada região. À medida que entramos em 2025, os arquitetos de soluções e os CIO responsáveis pela digitalização de contratos ou pela introdução de sistemas de tecnologia jurídica devem dar prioridade não a “se o documento pode ser assinado”, mas sim se a ferramenta satisfaz os requisitos de conformidade, operacionalidade e integração da sua jurisdição de destino.