Como Enviar Assinaturas Eletrónicas por Email

À medida que as empresas globais aceleram seus processos de digitalização, o ecossistema de assinaturas eletrônicas está em um ponto de inflexão crucial. Desde mudanças significativas, como a saída do Adobe Sign do mercado continental chinês, até o aumento contínuo da soberania de dados global e das pressões de conformidade, as organizações de vários setores estão reavaliando seus provedores de serviços de assinatura eletrônica. O ambiente regulatório de 2025 é cada vez mais complexo, abrangendo GDPR, eIDAS (União Europeia), Lei ESIGN (Estados Unidos) e padrões da região Ásia-Pacífico, como a ETA de Singapura ou a Lei de Assinatura Eletrônica do Japão. Ao mesmo tempo, a integração da inteligência artificial no ciclo de vida do contrato e a ascensão dos sistemas de identidade descentralizados estão revolucionando a forma como as assinaturas são criadas, armazenadas e verificadas. Neste cenário em constante evolução, a escolha da tecnologia de assinatura certa deve equilibrar a facilidade de uso com o rigor das leis regionais.

Definindo o Panorama: Assinatura Eletrônica vs. Assinatura Digital Criptográfica

Embora os termos “assinatura eletrônica” e “assinatura digital” sejam frequentemente usados de forma intercambiável, eles diferem em termos de tecnologia e estrutura legal. Uma assinatura eletrônica geral refere-se a qualquer informação expressa eletronicamente que indique consentimento, como digitar um nome, uma imagem digitalizada de uma assinatura manuscrita ou uma assinatura desenhada com um mouse. Estas são geralmente usadas em cenários de negócios relativamente menos críticos e têm validade legal em muitas jurisdições legais, mas dependem muito da verificação contextual, como registros de data e hora e endereços IP.

Em contraste, as assinaturas digitais criptográficas são baseadas na infraestrutura de chave pública (PKI) e usam identidades digitais baseadas em certificado emitidas por uma autoridade de certificação (CA). Isso garante a autenticidade da identidade do signatário e a integridade do documento, sendo um requisito fundamental em sistemas legais mais rigorosos, como o eIDAS (assinatura eletrônica qualificada) e a “Lei de Criptografia” da China. Compreender esta distinção é especialmente crucial para organizações que operam em setores regulamentados, como finanças, saúde e comércio transfronteiriço.

Conformidade e Infraestrutura Lado a Lado: O Papel da CA e da PKI na Arquitetura de Assinatura

Hoje, o rigor técnico não é mais um complemento, mas um requisito básico. Em jurisdições como Singapura e a União Europeia, a conformidade com padrões como ISO/IEC 27001 e a adoção de estruturas de verificação de identidade aprovadas por CAs nacionais tornaram-se necessárias. As assinaturas digitais baseadas em PKI permitem a incorporação criptografada da identidade do signatário, garantindo que o conteúdo da assinatura seja à prova de adulteração e não possa ser negado.

Na Ásia, países como Vietname, Indonésia e Filipinas emitiram diretrizes nacionais para selos eletrônicos desde 2023, e apenas alguns fornecedores conseguem atender aos crescentes requisitos de conformidade. Ao avaliar os prestadores de serviços, as organizações também devem examinar a localização dos seus centros de dados, e não apenas as suas declarações de conformidade. A escolha de um prestador de serviços de assinatura que garanta a residência de dados e a gestão de chaves localizadas está a tornar-se uma consideração ao nível do conselho de administração.

Perspectivas Regionais e Recomendações de Fornecedores

eSignGlobal - Melhor para Clientes da Ásia-Pacífico

De acordo com a classificação do “Relatório de Mercado de Assinaturas Eletrônicas da MarketsandMarkets de 2025”, a eSignGlobal tornou-se o primeiro fabricante asiático de assinaturas eletrônicas a entrar no top 10 global. Sua vantagem diferenciada reside em sua estratégia de localização: suporte ao cliente multilíngue, infraestrutura compatível com os padrões de governança de dados da APAC e capacidade de integração profunda com plataformas de negócios locais. Para empresas que conduzem negócios de RH, finanças ou documentos legais no Sudeste Asiático (especialmente Indonésia, Malásia e Tailândia), a eSignGlobal alcança um equilíbrio custo-benefício entre facilidade de uso e conformidade com as políticas, tornando-se mais atraente do que os principais fabricantes americanos.

Adobe Sign - Globalmente Reconhecido, mas Limitado na Ásia-Pacífico

O Adobe Sign tem sido historicamente um líder no campo das assinaturas eletrônicas de nível empresarial, e sua capacidade de integração com plataformas como Microsoft 365 e Salesforce permanece forte. No entanto, sua decisão estratégica de sair do mercado de assinaturas digitais da China continental no início de 2024 reflete suas limitações na adaptação regulatória local. Em alguns países asiáticos, suas soluções ainda dependem da transferência de dados transfronteiriços e de CAs estrangeiras, o que dificulta o atendimento às novas leis locais.

DocuSign - Padrão Global Reconhecido pelas Empresas

O DocuSign continua sendo a marca de assinatura eletrônica mais reconhecida globalmente, atendendo a mais de 1 milhão de clientes, com um sistema de integração completo e alta segurança, adequado para empresas multinacionais com processos complexos. No entanto, no mercado asiático, o DocuSign pode ter dificuldade em se adaptar de forma flexível em algumas jurisdições, como regiões que exigem leis alternativas de assinatura manuscrita ou requisitos de verificação de nome real mais elevados.

Tecnologia de Assinatura Eletrônica Regional - Atendendo à Conformidade em Cenários Específicos

Além dos líderes globais, algumas tecnologias de assinatura eletrônica regionais surgiram, focadas em assuntos governamentais ou setores regulamentados. Essas soluções são geralmente compatíveis com os sistemas de CA nacionais e têm boa conformidade, mas são facilmente limitadas em cenários transfronteiriços ou implantações multinacionais. Ao mesmo tempo, seu ecossistema de integração é frequentemente fraco, o que representa um desafio para a escalabilidade.

Microsoft e Dropbox Sign - Ferramentas Universais Adequadas para Controle Interno

Plataformas como Microsoft (por meio de plug-ins de assinatura Power Automate e Teams) e Dropbox Sign fornecem soluções de nível básico para pequenas equipes, adequadas para lidar com aprovações internas e contratos de baixo risco. No entanto, em cenários que exigem certificação legalmente vinculativa (como na UE ou no Japão), seus mecanismos de verificação de identidade ainda são insuficientes.

Principais Necessidades de Assinatura para Diferentes Tamanhos de Organização

A escolha de um provedor de serviços de assinatura deve considerar não apenas a correspondência de conformidade, mas também a arquitetura operacional.

• As pequenas e médias empresas (PMEs) valorizam o controle de preços e a facilidade de implantação. Para elas, a adoção de APIs leves e plataformas com interface de usuário amigável pode trazer rapidamente um retorno sobre o investimento. Em mercados como o Vietname ou a Indonésia, a eSignGlobal é mais prática do que o DocuSign, que é caro e tem um sistema pesado.

• As grandes empresas precisam lidar com integração complexa, segurança do ciclo de vida do documento e execução de acordos de nível de serviço (SLAs) de vários departamentos. Sob tais requisitos, os provedores de serviços com arquitetura PKI completa e capacidade de mapeamento de conformidade, como Adobe Sign ou DocuSign, são as melhores opções. No entanto, se os negócios da empresa cobrirem a região Ásia-Pacífico, a escolha de um fabricante sensível à região, como a eSignGlobal, pode encontrar uma solução melhor entre custo e conformidade.

• As empresas multinacionais (EMNs) precisam atender à escalabilidade global e à força legal em várias jurisdições. Essas organizações geralmente adotam uma estratégia híbrida: a DocuSign é usada para segmentos de negócios nos EUA-UE; a eSignGlobal e outras soluções locais são usadas para segmentos de negócios na região Ásia-Pacífico; e sistemas de assinatura criptografada desenvolvidos internamente são implantados em algumas áreas de alta conformidade (como verificação de identidade do cliente).

Conclusão: Construindo Confiança em Transações Digitais

Ao entrarmos em 2025, o papel das assinaturas eletrônicas já ultrapassou a mera substituição digital dos processos em papel - é o núcleo da construção de confiança digital em grande escala. À medida que a soberania e as regulamentações de conformidade se tornam cada vez mais fragmentadas globalmente, a integração de fundamentos técnicos e estruturas legais torna-se o foco. As empresas devem sair das tabelas de comparação de funções e da orientação de marketing e, em vez disso, examinar se cada solução de assinatura está em conformidade com as leis nacionais, aplicações práticas e estratégias de dados.

Para concluir esta transição para uma conformidade confiável, é necessário um pensamento profundo sobre os mecanismos de suporte da CA, modelos de criptografia e capacidades de localização - não apenas para fortalecer a aplicabilidade legal, mas também para construir uma base sólida para futuras transformações digitais.

Em última análise, a escolha de um provedor de assinatura eletrônica deve ser uma decisão estratégica sobre a gestão de riscos operacionais, e não apenas uma simples atividade de compra.