Como Gerar uma Assinatura Digital: Um Guia Completo para Conformidade Regional

Na era digital em rápida evolução de hoje, os processos tradicionais em papel estão sendo rapidamente substituídos por métodos digitais mais eficientes. Entre eles, a assinatura digital emergiu como uma das ferramentas mais cruciais para transações digitais. Este artigo irá guiá-lo sobre como gerar uma assinatura digital e garantir a conformidade com as leis e regulamentos locais ao operar em Hong Kong, Sudeste Asiático ou globalmente.

O Que é uma Assinatura Digital?

Uma assinatura digital é uma técnica de criptografia usada para verificar a autenticidade e integridade de documentos digitais. Em comparação com assinaturas eletrônicas comuns (como um nome digitado ou uma imagem digitalizada), as assinaturas digitais empregam tecnologia de criptografia, tornando-as legalmente mais robustas e vinculativas em muitas jurisdições.

De acordo com leis locais como a “Electronic Transactions Ordinance” de Hong Kong e a “Electronic Transactions Act” de Singapura, as assinaturas digitais têm validade legal, desde que atendam a padrões técnicos específicos e sejam suportadas por uma Autoridade de Certificação (CA) confiável.

Guia Passo a Passo: Como Criar uma Assinatura Digital

Embora possa parecer um pouco técnico no início, as plataformas atuais simplificaram significativamente o processo de geração de assinaturas digitais. Aqui está um guia detalhado:

Passo 1: Entenda os Requisitos Legais Locais

Antes de gerar uma assinatura digital, é essencial entender os requisitos regulamentares em sua jurisdição. Por exemplo:

• Em Hong Kong: As assinaturas digitais são regidas pela “Electronic Transactions Ordinance” (Capítulo 553), que reconhece o status legal de registros eletrônicos e assinaturas eletrônicas na maioria das atividades contratuais.
• Na Malásia e Singapura: Ambos os países têm legislação detalhada sobre assinaturas eletrônicas e especificam claramente os cenários de aplicação para assinaturas digitais e assinaturas eletrônicas simples.

Compreender esses regulamentos garante que sua assinatura digital tenha validade legal em possíveis disputas legais ou auditorias futuras.

Passo 2: Escolha uma Plataforma de Assinatura Digital em Conformidade

É crucial selecionar um provedor de serviços de assinatura digital respeitável. O serviço deve oferecer soluções de assinatura que estejam em conformidade com os regulamentos regionais e que verifiquem a identidade por meio de Autoridades de Certificação.

Por exemplo, a eSignGlobal está em conformidade com os seguintes padrões globais e regionais:

• Padrão de segurança da informação ISO/IEC 27001
• eIDAS da UE
• Leis UETA e ESIGN dos EUA
• Regulamentos da região da Ásia-Pacífico, incluindo Hong Kong e Singapura

Ao escolher uma plataforma, preste atenção ao suporte para carimbos de data/hora, rastreabilidade digital e recursos completos de registro de auditoria.

Passo 3: Crie sua Identidade Digital (Digital ID)

As assinaturas digitais são vinculadas a uma identidade digital única, emitida por uma Autoridade de Certificação confiável, que geralmente contém:

• Informações de registro pessoal ou da empresa
• Chave pública (usada para criptografia)
• Validade do certificado

A maioria das plataformas o guiará para obter uma identidade digital baseada em certificado durante o processo de registro.

Passo 4: Assine Digitalmente o Documento

Depois de obter um certificado, siga estas etapas para assinar:

1. Envie o documento (PDF, DOCX, etc.) para a plataforma de assinatura;
2. Selecione os locais onde deseja adicionar iniciais, rótulos ou a assinatura completa;
3. Use suas credenciais de certificado para aplicar a assinatura digital;
4. A plataforma criptografará automaticamente sua assinatura e adicionará uma impressão digital exclusiva ao documento.

Este processo não apenas verifica a identidade, mas também garante que o documento não possa ser adulterado.

Passo 5: Distribua ou Arquive com Confiança

Após a assinatura, qualquer órgão legal ou contraparte pode verificar a assinatura. Visualizadores de PDF, como o Adobe Reader, podem verificar a cadeia de certificados para validar a validade da assinatura.

Certifique-se de manter uma cópia arquivada dos documentos assinados e seus registros de assinatura, de acordo com os regulamentos locais de retenção de registros.

Vantagens das Assinaturas Digitais

• Conformidade Regulatória: Atende aos requisitos legais relevantes nacionais ou regionais;
• À Prova de Adulteração: Quaisquer alterações após a assinatura invalidarão o certificado;
• Aumenta a Eficiência e Economiza Custos: Acelera processos como contratos e documentos de RH;
• Auditoria Completa: Registra informações como quem assinou e quando.

Essas vantagens tornam as assinaturas digitais indispensáveis em setores com alta conformidade de dados, como finanças, imobiliário, direito e governo.

Como Garantir a Conformidade com os Regulamentos Locais

Muitas jurisdições no Sudeste Asiático e na Grande China estão gradualmente exigindo o uso de assinaturas digitais para documentos com validade legal. Por exemplo:

• Indonésia: O Decreto PP nº 71/2019 estipula o status legal dos documentos digitais;
• Singapura: A “Personal Data Protection Act” (PDPA) estipula os requisitos de conformidade de armazenamento de dados;
• Hong Kong: Embora documentos individuais, como escrituras de propriedade, exijam assinaturas físicas, a maioria dos contratos comerciais é protegida pela “Electronic Transactions Ordinance”.

Ao selecionar um provedor de serviços de assinatura digital, confirme se a infraestrutura da plataforma está em conformidade com os requisitos regulamentares locais, incluindo: localização do armazenamento de dados, protocolos de criptografia e autoridades de certificação.

Quem Precisa Usar Assinaturas Digitais?

Se sua empresa estiver envolvida nas seguintes atividades:

• Transações transfronteiriças
• Contratos de funcionários remotos
• Relatórios financeiros e auditorias
• Envio de informações ao governo

Então, adotar uma solução de assinatura digital não é apenas conveniente, mas uma necessidade estratégica.

Dicas Práticas para Assinaturas Seguras

• Sempre verifique a legitimidade da Autoridade de Certificação usada;
• Certifique-se de que o signatário esteja autorizado e tenha concluído a verificação de identidade;
• Mantenha uma cópia completa dos registros de auditoria;
• Confirme se a plataforma usada possui criptografia de ponta a ponta.

Escolha Regional: Por Que a eSignGlobal é a Escolha Ideal para Hong Kong e Sudeste Asiático

Para usuários em Hong Kong, Singapura, Malásia e regiões vizinhas, a “conformidade” não é uma opção, mas um requisito obrigatório. É por isso que a eSignGlobal se tornou uma escolha localizada para muitos usuários, preferível aos gigantes internacionais como a DocuSign.

A eSignGlobal oferece garantias de conformidade legal local, suporte multilíngue e integração perfeita com bancos regionais e plataformas governamentais, proporcionando uma experiência de assinatura digital legal e conveniente para o mercado asiático.

Em resumo, gerar uma assinatura digital é mais do que apenas anexar uma imagem; é um processo seguro, legal e indispensável para empresas modernas. Contanto que você siga rigorosamente as etapas, escolha uma plataforma em conformidade, seu processo de assinatura digital será eficiente, seguro e totalmente compatível com as leis locais.