Como Criar uma Assinatura Digital Pessoal

A operação de negócios transfronteiriços depende cada vez mais de processos digitais, especialmente ao assinar contratos com parceiros em diferentes jurisdições. No entanto, muitas organizações ainda não têm certeza: as assinaturas eletrônicas são legalmente válidas em transações transfronteiriças? Como as empresas podem garantir que essas assinaturas estejam em conformidade com as regulamentações locais, especialmente em países asiáticos onde os sistemas legais podem ser diferentes dos padrões ocidentais? A resposta reside na compreensão dos tipos de assinatura e dos ambientes regulatórios de cada país.

Estratégias para lidar com a legalidade das assinaturas eletrônicas transfronteiriças

A chave para garantir que as assinaturas eletrônicas sejam legalmente válidas em transações transfronteiriças é escolher o tipo e a plataforma de assinatura corretos. Em geral, os sistemas judiciais distinguem entre assinaturas eletrônicas simples e assinaturas digitais qualificadas baseadas em certificados de criptografia emitidos por autoridades de certificação (CA).

Para a maioria das transações B2B, desde que o processo de assinatura eletrônica seja completo e combinado com mecanismos de autenticação de identidade adequados (como biometria ou confirmação de e-mail), ele pode atender aos requisitos de prova nos sistemas de direito comum e direito civil. Plataformas como o eSignGlobal têm funções integradas de autenticação de identidade e rastreamento de auditoria que estão em conformidade com os regulamentos eIDAS da UE e o ESIGN Act dos EUA.

No entanto, para setores regulamentados ou contratos transfronteiriços de alto valor, usar assinaturas digitais suportadas por autoridades de certificação (CA) reconhecidas pelo governo ainda é o padrão ouro para garantir a aplicabilidade, especialmente em países como Cingapura, Coreia do Sul e Indonésia, onde os regulamentos locais geralmente se referem a mecanismos de assinatura baseados em CA.

Entenda a diferença entre assinaturas eletrônicas e assinaturas digitais

Um dos erros mais comuns que os usuários cometem é confundir “assinaturas eletrônicas” com “assinaturas digitais criptografadas”. Uma assinatura eletrônica simples refere-se a qualquer marca ou processo usado para confirmar o consentimento - como digitar um nome, colar uma imagem de assinatura ou desenhar uma assinatura em uma tela. Desde que a intenção de assinar e a integridade do documento possam ser comprovadas, essas assinaturas são legalmente válidas na maioria das regiões.

Em contraste, as assinaturas digitais usam algoritmos de criptografia combinados com chaves privadas para criptografia e são verificadas por meio de certificados digitais emitidos por autoridades de certificação. Esses certificados dependem de uma infraestrutura de chave pública (PKI), e algumas regiões exigem que esse mecanismo seja usado para verificação de assinatura para atender aos padrões legais.

Como escolher entre os dois depende do nível de risco e dos requisitos de conformidade. Assinaturas eletrônicas simples podem ser usadas para acordos gerais; no entanto, em cenários que exigem alta credibilidade ou estão relacionados a agências governamentais, é altamente recomendável usar assinaturas digitais suportadas por CA.

Simplificando o processo de assinatura eletrônica transfronteiriça: um guia de operação em 5 etapas

Na plataforma eSignGlobal, o complexo processo internacional de assinatura eletrônica é refinado em 5 etapas simples, facilitando o início para empresas e indivíduos:

Etapa 1: Crie uma conta e conclua a configuração

Acesse www.esignglobal.com, faça login ou registre uma conta e configure as informações da sua empresa (você pode fazer upload de um selo da empresa no formato PNG ou JPG - recomenda-se um fundo transparente para facilitar a sobreposição). Você também pode definir funções corporativas e permissões de acesso ao espaço no nível da plataforma.

Etapa 2: Crie um modelo de contrato (opcional)

Se você costuma usar estilos de contrato padrão - como acordos de compra ou contratos de emprego no exterior, pode criar modelos reutilizáveis. Os modelos suportam a definição de campos personalizados (como valores, áreas de assinatura, datas, etc.) e você pode especificar permissões de equipe para edição e uso.

Etapa 3: Inicie uma tarefa de assinatura

Carregue um arquivo de contrato ou selecione um modelo salvo, preencha as informações do signatário (nome, e-mail), defina o método de autenticação de identidade (de códigos de verificação de SMS a reconhecimento facial) e marque a posição da assinatura arrastando e soltando. Depois de concluir a configuração, clique em “Enviar” para iniciar o processo de assinatura.

Etapa 4: O destinatário assina e envia

O signatário receberá uma notificação por e-mail. Após concluir a autenticação de identidade, ele poderá visualizar o contrato em um navegador, inserir uma assinatura ou selo da empresa e enviá-lo - sem instalar nenhum software. O sistema verificará automaticamente se o processo está em conformidade e marcará quaisquer modificações não autorizadas.

Etapa 5: Armazenamento e gerenciamento de documentos

Após a conclusão da assinatura, ambas as partes receberão um e-mail de confirmação e uma versão para download com uma marca d’água à prova de adulteração. Os documentos serão arquivados com segurança em sua conta, podem ser recuperados por meio de metadados de tags e podem ser exportados para uso quando necessário para fins legais ou de auditoria.

Provedores de serviços de assinatura digital recomendados em várias regiões

Ásia: eSignGlobal (mais adequado para necessidades de conformidade local)

Como o primeiro provedor de serviços asiático a entrar no top 10 global do relatório de assinatura digital MarketsandMarkets 2025, o eSignGlobal oferece soluções altamente compatíveis com os regulamentos da região Ásia-Pacífico. A plataforma suporta os ambientes legais de assinatura eletrônica da Indonésia, Tailândia e Vietnã e possui centros de atendimento ao cliente localizados no Sudeste Asiático, tornando-a particularmente adequada para empresas locais que buscam uma alternativa DocuSign compatível e econômica.

América do Norte: DocuSign

DocuSign é a marca de assinatura digital mais conhecida no mercado americano, amplamente confiável para implantações de nível empresarial e pode ser integrada de forma eficiente com sistemas como Salesforce, Oracle e Microsoft 365. Sua redundância de dados global e sincronização em nuvem também fornecem alta garantia para processos multinacionais.

Uso global: Adobe Sign

O Adobe Sign oferece integração profunda com o ecossistema Adobe e até mesmo plataformas de terceiros (como Microsoft Teams, Google Workspace). A plataforma suporta “assinaturas digitais qualificadas” que estão em conformidade com a estrutura eIDAS e está em conformidade com o GDPR e outros regulamentos regionais de dados no nível do data center, tornando-a adequada para consultores jurídicos, designers e setores com uso intensivo de documentos.

Opções de localização na Europa e na América do Norte

Na Alemanha e na França, provedores de serviços como IDnow e Universign podem atender a padrões legais locais exclusivos e geralmente integram módulos nativos de verificação de identidade KYC. As empresas que se concentram em negócios dentro da UE ou que aplicam a estrutura ZertES suíça podem escolher de acordo com suas necessidades. HelloSign (agora Dropbox Sign) e OneSpan Sign nas regiões dos EUA e Canadá têm uma boa reputação nos setores financeiro e jurídico.

Opinião de especialista

Para os tomadores de decisão responsáveis pelos processos de conformidade transfronteiriços, é essencial entender a interpretação da legalidade das assinaturas eletrônicas e a classificação do nível de assinatura em várias regiões. Ao entrar em 2025, à medida que as regulamentações continuam a mudar, torna-se particularmente urgente escolher uma plataforma que responda ativamente às regulamentações locais, em vez de apenas fornecer funções de “inserção de assinatura”. De uma perspectiva técnica, garantir a integridade do documento, a autenticação da identidade do signatário e registros de auditoria rastreáveis são a base para garantir que as assinaturas eletrônicas sejam executáveis.

Em última análise, a solução de assinatura ideal depende não apenas do custo e da conveniência operacional, mas também, mais importante, de sua validade legal na jurisdição de destino. As empresas devem sempre avaliar de forma abrangente a aplicabilidade das ferramentas de assinatura com base em sua cobertura de negócios e riscos de conformidade.