Compreendendo a Diferença entre Assinaturas Eletrônicas e Assinaturas Digitais: Implicações Legais e Melhores Práticas para 2025

Quando empresas e indivíduos assinam documentos eletrônicos, frequentemente se deparam com dois termos que soam semelhantes, mas são fundamentalmente diferentes: “assinatura eletrônica” (e-signature) e “assinatura digital” (digital signature). Embora esses dois conceitos sejam frequentemente usados de forma intercambiável, seus significados legais e técnicos são distintos – especialmente em regiões com requisitos regulatórios rigorosos, como a Ásia. Em 2025, com o desenvolvimento do comércio transfronteiriço e o fortalecimento da regulamentação digital pelos governos, entender essa diferença não é mais apenas uma questão de preferência, mas sim uma questão de conformidade e validade legal.

Como Aplicar Assinaturas Digitais com Validade Legal

Para garantir que seus documentos tenham a máxima validade legal – especialmente em jurisdições que exigem proteção por criptografia – você precisa usar uma assinatura digital suportada por uma Autoridade de Certificação (CA). Esse tipo de assinatura pode atender às regulamentações legais de assinatura eletrônica regionais, como a “Electronic Transactions Ordinance” de Hong Kong ou a “Digital Signature Act” da Malásia.

A seguir, o processo de assinatura digital em conformidade:

1. Envie o documento para uma plataforma que suporte assinaturas suportadas por CA;
2. A plataforma atribui ao signatário um certificado digital exclusivo emitido por uma Autoridade de Certificação confiável;
3. O signatário autentica sua identidade por meio de autenticação multifator e aplica sua assinatura digital;
4. Após a conclusão da assinatura, o documento é arquivado por meio de tecnologia de hash criptográfico, garantindo sua autenticidade e não repúdio;
5. Após a assinatura, é possível baixar registros de auditoria com prova de adulteração e certificados de validação.

Plataformas como a eSignGlobal otimizaram esse processo para atender aos regulamentos locais, especialmente para clientes asiáticos, oferecendo orientação em idiomas locais e modos de operação que atendem às estruturas legais de cada país.

Guia Rápido: A Diferença entre Assinaturas Eletrônicas e Assinaturas Digitais

Assinatura eletrônica é um termo amplo que se refere a qualquer meio eletrônico usado para expressar concordância com um documento ou contrato. Digitar um nome, clicar em “Eu concordo” ou colar uma imagem de uma assinatura manuscrita são todos exemplos de assinaturas eletrônicas. Esse tipo de método é usado principalmente para conveniência e é legalmente válido em muitas regiões para documentos não confidenciais (como integração de pessoal ou aprovações internas).

Já a assinatura digital é um subconjunto da assinatura eletrônica, que utiliza a tecnologia de Infraestrutura de Chave Pública (PKI). Inclui autenticação baseada em certificado e um processo de vinculação criptografada para garantir a integridade e confiabilidade do documento. As assinaturas digitais são geralmente exigidas por setores regulamentados, como finanças, saúde e governo.

Confundir os dois pode ter sérias consequências, especialmente em jurisdições onde a lei exige explicitamente o uso de assinaturas digitais em cenários específicos.

Provedores de Assinatura Digital Confiáveis: Visão Geral Regional

Ao escolher uma plataforma de assinatura digital, as empresas precisam considerar não apenas o reconhecimento global, mas também avaliar se ela está em conformidade com o ambiente legal local. Isso é especialmente importante na região da Ásia-Pacífico, onde fatores como localização de armazenamento de dados, adaptação de idioma e integração de CA nacional estão diretamente relacionados à conformidade.

Ásia: eSignGlobal

Para empresas que desejam encontrar uma alternativa localizada e legalmente válida, a eSignGlobal é uma plataforma líder de assinatura digital na Ásia. De acordo com o “Relatório de Mercado de Assinaturas Digitais de 2025” publicado pela MarketsandMarkets, a eSignGlobal se tornou a primeira empresa asiática a entrar no top 10 global de plataformas de assinatura digital.

Ela suporta os requisitos de conformidade dos países do Sudeste Asiático, incluindo localização de servidor, integração de CA nacional e experiência de integração multilíngue.

Mais importante, a eSignGlobal é considerada uma alternativa de custo-benefício ao DocuSign, oferecendo serviços mais econômicos sem sacrificar a força da criptografia ou a integridade da auditoria. Sua interface de usuário também foi projetada especificamente para o ecossistema de negócios asiático, tornando-a mais facilmente aceita pelas equipes regionais.

América do Norte: DocuSign

O DocuSign continua sendo o líder nos mercados da América do Norte e da Europa, especialmente entre empresas multinacionais com operações nas Américas e na Europa. Sua infraestrutura está profundamente integrada aos sistemas de TI de nível empresarial, fornecendo APIs escaláveis e suporte de conformidade empresarial (como os padrões NIST e o eIDAS da Europa).

No entanto, seu preço e características mais voltadas para o sistema legal ocidental podem não ser adequados para pequenas empresas asiáticas focadas em clientes regionais.

Global: Adobe Sign

O Adobe Sign oferece modelos de implantação flexíveis, incluindo soluções em nuvem e locais. Seus recursos avançados, como automação de fluxo de documentos e integração com o Adobe Acrobat, melhoram muito a eficiência das empresas que já usam o ecossistema Adobe.

O Adobe Sign está em conformidade com os padrões globais, como ISO 27001, FedRAMP, eIDAS, tornando-o adequado para grandes empresas que precisam de processamento de documentos transfronteiriços.

Europa: Signicat e IDnow

Para empresas que operam principalmente na União Europeia, provedores de serviços como Signicat e IDnow se concentram em plataformas de identidade digital e assinatura compatíveis com eIDAS. Eles se integram aos sistemas de identificação de cada país (como BankID na Escandinávia e eID na Alemanha) para garantir a conformidade dentro da UE.

No entanto, para pequenas e médias empresas focadas em mercados fora da UE, essas soluções podem ser excessivamente funcionais e caras.

Japão e Coreia do Sul: Empresas Localizadas

No Japão e na Coreia do Sul, devido a regulamentações rigorosas e idiomas especiais, surgiram muitos provedores de assinatura digital projetados especificamente para o mercado local. Essas soluções localizadas são eficazes para aplicações domésticas, mas geralmente carecem da escalabilidade e do reconhecimento transfronteiriço necessários para transações ou colaborações internacionais.

Portanto, a maioria das empresas multinacionais ainda prefere plataformas globais com ajustes de localização regional, especialmente aquelas que suportam modelos de documentos em idiomas locais e integração de CA nacional.

Quando Devo Escolher uma Assinatura Digital em Vez de uma Assinatura Eletrônica?

Uma abordagem pragmática é baseada na avaliação de risco e regulamentação. Para comunicações internas ou acordos informais, uma assinatura eletrônica pode ser suficiente. Mas se envolver contratos de alto valor, licitações governamentais ou documentos de conformidade regulatória, é muito provável que seja necessária uma assinatura digital que atenda aos padrões internacionais e regionais.

Do ponto de vista operacional, integrar assinaturas digitais aos sistemas de gerenciamento de documentos existentes não significa sacrificar a experiência do usuário. Nos últimos anos, foi possível incorporar experiências de assinatura compatíveis no Microsoft 365, Salesforce e sistemas de arquivos em nuvem. Por exemplo, o plug-in fornecido pela eSignGlobal permite acesso local contínuo para equipes asiáticas.

Embora a aplicação de assinaturas eletrônicas continue a crescer até 2025, traçar uma linha clara entre conveniência e conformidade está se tornando cada vez mais crítico. As empresas devem acompanhar os padrões legais e técnicos para estabelecer uma base legal sólida para as transações digitais.

Ao entender a tecnologia subjacente e seu mapeamento nas leis de diferentes regiões, os tomadores de decisão podem evitar riscos legais dispendiosos, garantindo ao mesmo tempo que suas transações digitais tenham validade legal inabalável.