Como obter um visto de aprovação em assinaturas digitais: um guia passo a passo

Na era digital, os documentos eletrônicos se tornaram a nova norma, e as assinaturas digitais desempenham um papel fundamental na confirmação da autenticidade dos documentos e na garantia da validade legal. Se você já assinou documentos eletrônicos e se perguntou como exibir um ícone reconhecível de “visto” ou “marca de seleção” ao lado da sua assinatura, você não está sozinho. Essa marca de seleção geralmente simboliza a autenticidade, conformidade e verificação bem-sucedida do documento, especialmente em jurisdições com regulamentações legais rigorosas, como Hong Kong, Singapura ou Malásia.

Este artigo explorará em profundidade como obter uma marca de seleção em assinaturas digitais: o que ela significa, sua importância e como garantir que sua assinatura esteja em conformidade com as leis e padrões regulatórios locais.

O que significa a marca de seleção em uma assinatura digital?

Um visto (ou marca de seleção) visto ao lado de uma assinatura digital geralmente indica que o documento:

• Não foi adulterado desde que foi assinado
• Foi assinado usando um certificado digital válido e verificado
• Foi verificado por uma Autoridade de Certificação (CA)
• Está em conformidade com as leis de assinatura eletrônica nacionais ou regionais

Em muitos leitores de PDF digitais (como o Adobe Acrobat Reader), um visto verde ou um símbolo de fita azul representa uma assinatura digital válida e não adulterada.

Mas alcançar essa marca de seleção não é automático: requer seguir etapas específicas e garantir que a tecnologia e a conformidade estejam sincronizadas.

Etapas detalhadas: como fazer sua assinatura digital exibir uma marca de seleção

Etapa 1: Use um certificado digital válido

Apenas assinaturas digitais feitas com certificados digitais confiáveis são consideradas legalmente válidas e podem obter uma marca de seleção. Esses certificados geralmente são emitidos por:

• Autoridades de Certificação (CA) qualificadas
• Provedores de serviços de assinatura digital licenciados em sua jurisdição

Na maioria dos países do Sudeste Asiático, como Singapura e Malásia, o uso de uma CA licenciada é um requisito obrigatório para tornar uma assinatura legalmente válida. Em Hong Kong, a Lei de Transações Eletrônicas (Capítulo 553) define os requisitos específicos para que as assinaturas digitais obtenham reconhecimento legal nos setores público e privado.

Se você estiver usando um certificado digital pessoal autoassinado, ele não acionará uma marca de seleção no campo de assinatura do PDF. Para evitar isso, sempre use um certificado emitido por uma CA confiável reconhecida pela lei nacional.

Etapa 2: Escolha um software compatível para assinar

Usar uma plataforma de assinatura eletrônica compatível é crucial. Softwares de PDF como Adobe Acrobat, Nitro Pro e Foxit PhantomPDF suportam assinaturas de certificados digitais. No entanto, se você precisar assinar documentos em cenários locais ou internacionais, plataformas como eSignGlobal garantem:

• Conformidade com as regulamentações locais
• Assinaturas baseadas em certificado
• Validação automática, acionando assim a marca de seleção

Algumas soluções de nível empresarial também suportam a incorporação de uma Autoridade de Carimbo de Tempo (TSA), que ajuda a proteger contra adulteração e aprimora a determinação da validade da assinatura.

Etapa 3: Configure identidades confiáveis no leitor de PDF

Se você ainda vir um aviso ou ponto de interrogação em vez de um visto após usar uma assinatura válida, a solução pode estar na configuração do seu leitor de PDF:

1. Abra o Adobe Acrobat Reader.
2. Vá para Editar > Preferências > Assinaturas.
3. Importe ou confie no certificado raiz da CA em “Certificados confiáveis e de identidade”.
4. Reinicie o Adobe Acrobat e recarregue o arquivo assinado.

Depois que seu computador confiar na autoridade emissora do certificado, os arquivos assinados futuros exibirão automaticamente um visto verde.

Por que a marca de seleção é tão importante nos sistemas legais da região Ásia-Pacífico?

Em países como Hong Kong, Singapura e Malásia, a validade legal das assinaturas digitais precisa atender às definições das disposições legais locais.

• Em Hong Kong, a Lei de Transações Eletrônicas (Capítulo 553) estipula que as assinaturas digitais devem ser geradas por um certificado emitido por uma CA reconhecida para serem consideradas válidas.
• Em Singapura, a Lei de Transações Eletrônicas está alinhada com a Lei Modelo da UNCITRAL sobre Comércio Eletrônico, enfatizando a importância de uma raiz de confiança certificada.
• A Malásia, de acordo com a Lei de Assinaturas Digitais de 1997, exige que as assinaturas usadas em transações governamentais ou comerciais usem certificados de provedores licenciados.

O não cumprimento das regulamentações não apenas resulta na perda da marca de seleção, mas também pode afetar a validade legal dos contratos.

Problemas comuns que impedem a exibição da marca de seleção

Mesmo ao usar métodos de assinatura legítimos, a marca de seleção ainda pode não ser exibida, e os motivos comuns incluem:

• O arquivo foi alterado após a assinatura;
• O certificado digital não é de uma CA confiável;
• Informações de cadeia de certificados ausentes ou incorretas;
• Configurações incorretas de data/hora do sistema que afetam a validação;
• O software do leitor não confia no certificado raiz.

O uso de uma plataforma como o eSignGlobal, que executa automaticamente processos de validação em segundo plano, pode facilmente evitar esses detalhes técnicos.

Dicas rápidas: garanta que sua assinatura sempre exiba um visto

• Use uma plataforma de assinatura na nuvem que esteja em conformidade com as regulamentações do seu país;
• Incorpore carimbos de data/hora de uma Autoridade de Carimbo de Tempo (TSA) autorizada;
• Atualize regularmente as listas de certificados e CAs confiáveis;
• Evite modificar o conteúdo do documento após a assinatura.

A marca de seleção pode ser adulterada?

Não, desde que o arquivo não tenha sido modificado após a assinatura. A marca de seleção está diretamente ligada à detecção de integridade do arquivo, e qualquer adulteração invalidará a assinatura digital, fazendo com que a marca de seleção desapareça ou se transforme em um símbolo de aviso.

É por isso que os processos de aprovação em setores regulamentados (como direito, finanças, governo) dependem fortemente de plataformas de assinatura digital compatíveis que bloqueiam o conteúdo após a assinatura para evitar alterações.

Conselho final: obtenha assinatura eletrônica verificada, compatível e segura em Hong Kong e no Sudeste Asiático

Para empresas e profissionais que operam em Hong Kong ou no Sudeste Asiático, é essencial estar em conformidade com os padrões locais de assinatura digital. Embora plataformas como o Adobe sejam adequadas para uso geral, elas nem sempre garantem a conformidade com todas as estruturas legais regionais.

Uma alternativa robusta é o eSignGlobal: uma plataforma segura e compatível, feita sob medida para o mercado da região Ásia-Pacífico. Ele oferece assinaturas digitais baseadas em certificado, bloqueio anti-adulteração, suporte a carimbo de data/hora, integração com CAs reconhecidas, garantindo que você veja a marca de seleção e esteja em conformidade com os requisitos legais locais.

Se você está procurando uma alternativa ao DocuSign que esteja mais alinhada com as regulamentações da região Ásia-Pacífico, o eSignGlobal é a sua escolha ideal.

Ao dominar o conhecimento e as ferramentas certas, adicionar uma marca de seleção às suas assinaturas digitais é direto e legalmente seguro. Esteja você assinando contratos, documentos de RH, acordos financeiros ou formulários governamentais, a assinatura correta não apenas estabelece confiança, mas também garante que sua assinatura seja legalmente válida em qualquer região, em qualquer tribunal.