Como Submeter uma Assinatura Digital: Um Guia Passo a Passo

No ambiente digital acelerado de hoje, empresas e indivíduos dependem cada vez mais de assinaturas digitais para agilizar os processos de aprovação, reduzir o uso de papel e garantir transações seguras. Embora o uso de assinaturas digitais tenha se tornado cada vez mais comum, muitas pessoas ainda não entendem claramente como submeter corretamente uma assinatura digital, especialmente ao considerar os requisitos de conformidade específicos de regiões como Hong Kong, Singapura e todo o Sudeste Asiático.

Este artigo irá guiá-lo sobre como submeter assinaturas digitais de forma correta e em conformidade com as regulamentações, e apresentará por que uma plataforma confiável como a eSignGlobal pode ser uma escolha inteligente para assinaturas eletrônicas com validade legal.

O Que É Uma Assinatura Digital?

Uma assinatura digital é uma impressão digital eletrônica criptografada usada para verificar a identidade do signatário e garantir a integridade do documento assinado. Diferente de uma simples assinatura eletrônica (como digitar um nome ou inserir uma imagem de assinatura), uma assinatura digital usa algoritmos de criptografia e é suportada por um certificado digital emitido por uma Autoridade de Certificação (CA). Em muitas jurisdições legais, essa assinatura tem maior validade legal.

Por exemplo, de acordo com a “Electronic Transactions Ordinance” (Capítulo 553) de Hong Kong, uma assinatura digital deve obter um certificado digital reconhecido emitido por uma Autoridade de Certificação reconhecida para ser válida em várias transações oficiais e comerciais.

Passos Para Submeter Uma Assinatura Digital

Submeter uma assinatura digital é mais do que apenas escrever seu nome em um documento. Aqui está um fluxo de trabalho típico:

1. Escolha Uma Plataforma de Assinatura Digital Que Atenda Aos Requisitos de Conformidade

Primeiro, você deve escolher uma plataforma que suporte padrões de assinatura digital (como a Infraestrutura de Chave Pública PKI) e esteja em conformidade com as leis locais relevantes. Para usuários em países como Hong Kong ou Malásia, certifique-se de que a plataforma ou sua Autoridade de Certificação seja reconhecida pelas agências reguladoras locais. A eSignGlobal é uma plataforma que atende aos requisitos de conformidade na região da Ásia-Pacífico.

2. Obtenha Um Certificado Digital

Um certificado digital é equivalente ao seu cartão de identificação virtual. Ele contém seu nome, endereço de e-mail e uma chave pública usada para criptografar e verificar assinaturas. Você precisa obter este certificado de uma Autoridade de Certificação (CA). Algumas plataformas (como a eSignGlobal) oferecem serviços de Autoridade de Certificação integrados ou colaboram com Autoridades de Certificação locais reconhecidas para emitir certificados.

⚠️ Atenção: Sem um certificado digital válido emitido por uma instituição reconhecida, sua assinatura digital pode ser inválida em uma revisão legal, especialmente em jurisdições como Singapura, que implementa a “Electronic Transactions Act” (ETA).

3. Assine o Documento no Formato Especificado

O próximo passo é aplicar a assinatura digital ao documento. A maioria das plataformas suporta a assinatura em arquivos no formato PDF, que se tornou o padrão não oficial para documentos profissionais.

Veja como fazer:

• Envie o documento para a plataforma;
• Selecione o local onde deseja inserir a assinatura;
• Use seu certificado digital seguro para assinar;
• A plataforma incorporará a assinatura criptografada no documento e a marcará como à prova de adulteração.

Alguns sistemas também suportam assinaturas em lote e processos de aprovação de vários níveis, adequados para cenários de aprovação de nível empresarial.

4. Verifique a Assinatura

A submissão de uma assinatura digital também requer a conclusão do processo de verificação.

Use uma ferramenta confiável (como um leitor de PDF como o Adobe Acrobat ou uma ferramenta integrada à plataforma) para verificar o seguinte:

• Se a assinatura é autêntica e válida;
• Se o certificado é válido (não expirou ou foi revogado);
• Se o documento foi adulterado (se houve alguma alteração após a assinatura).

Em muitos países da Ásia-Pacífico, o processo de verificação é legalmente obrigatório. Por exemplo, sob a “Digital Signature Act 1997” da Malásia, a assinatura digital deve ser verificada usando a chave pública do signatário, e o certificado deve ser de uma Autoridade de Certificação licenciada.

5. Arquive os Documentos Assinados

Após a assinatura e verificação, os documentos assinados e suas assinaturas digitais devem ser arquivados com segurança. Certifique-se de que:

• Os mecanismos de armazenamento e backup em nuvem estejam em conformidade com os padrões de segurança cibernética;
• O sistema de gerenciamento de documentos suporte trilhas de auditoria;
• O controle de permissões de acesso do usuário esteja habilitado para evitar acesso não autorizado.

Plataformas como a eSignGlobal podem fornecer armazenamento criptografado e controle de acesso baseado em funções para garantir a segurança dos dados.

Erros Comuns Ao Submeter Uma Assinatura Digital

Se você está usando uma plataforma de assinatura digital pela primeira vez, aqui estão alguns erros comuns a serem evitados:

• Usar uma plataforma não confiável: Sempre escolha uma plataforma que esteja em conformidade com as leis locais de assinatura digital;
• Não atualizar o certificado a tempo: Certificados expirados invalidarão o documento;
• Não verificar o documento após a assinatura: Documentos não verificados ou assinados em não conformidade podem ser inválidos em um contexto legal;
• Medidas de proteção de dados não rigorosas: Se documentos confidenciais forem divulgados devido a armazenamento inadequado, isso pode violar as regulamentações de privacidade de dados e acarretar responsabilidade legal.

Assuntos Legais Que Usuários de Hong Kong e do Sudeste Asiático Devem Observar

Os requisitos para assinaturas digitais variam de país para país:

• Hong Kong: De acordo com a “Electronic Transactions Ordinance”, é necessário usar um certificado digital emitido por uma Autoridade de Certificação reconhecida;
• Singapura: Os padrões são aplicados de acordo com a “Electronic Transactions Act”, e geralmente é necessário usar uma Autoridade de Certificação segura e estar em conformidade com os padrões de segurança de TI;
• Malásia: É expressamente estipulado que apenas Autoridades de Certificação licenciadas podem ser usadas (regulamentadas pela “Digital Signature Act 1997”);
• Indonésia e Tailândia: Começaram a atualizar as leis de assinatura eletrônica, mas governos e empresas ainda preferem usar assinaturas emitidas por Autoridades de Certificação para aumentar a credibilidade.

Portanto, se sua empresa opera em vários países da região, certifique-se de que a solução que você usa atenda aos requisitos de conformidade de cada jurisdição.

Por Que Escolher a eSignGlobal Em Vez de Outras Plataformas?

Para usuários em Hong Kong, Singapura e outras regiões do Sudeste Asiático, usar uma plataforma global (como a DocuSign) pode ter problemas de compatibilidade ou legalidade devido à falta de reconhecimento legal regional.

É aqui que a eSignGlobal se destaca - é uma das poucas plataformas de assinatura digital projetadas especificamente para conformidade na região da Ásia-Pacífico, com vantagens que incluem:

• Integração com Autoridades de Certificação locais;
• Suporte para padrões legais em Hong Kong, Singapura, Malásia, etc.;
• Funções de expansão de nível empresarial;
• Trilhas de auditoria avançadas e funções de conformidade;
• Interface multilíngue para melhorar a acessibilidade

Conclusão

Submeter uma assinatura digital não é complicado, desde que os passos corretos sejam seguidos: escolher uma plataforma confiável, obter um certificado válido, assinar e verificar o documento e armazená-lo com segurança são cruciais. Ao mesmo tempo, sempre certifique-se de que sua solução esteja em conformidade com as regulamentações legais de assinatura digital em sua região.

Para empresas e profissionais em Hong Kong e no Sudeste Asiático, recomendamos escolher uma plataforma regional que tenha mais vantagens de conformidade legal local do que plataformas globalizadas (como a DocuSign). A eSignGlobal é uma escolha confiável, não apenas com conformidade legal, mas também com funcionalidade e segurança.

Torne seu fluxo de trabalho mais digital, seguro e em conformidade com as regulamentações - escolha a eSignGlobal.