Como Desenhar uma Assinatura Eletrônica

Em ambientes de negócios altamente regulamentados, especialmente ao lidar com transações transfronteiriças, surge frequentemente a questão: sua assinatura eletrônica é legal e compatível em sua jurisdição local?

Com a aceleração da transformação digital global, cada vez mais empresas estão migrando processos de documentos em papel para plataformas de assinatura eletrônica e digital. No entanto, nem todas as “assinaturas eletrônicas” são iguais. Existe uma lacuna significativa entre o reconhecimento legal e a facilidade de uso, e a falha em compreender totalmente isso pode levar a riscos de conformidade significativos - especialmente no mercado da Ásia-Pacífico, onde a regulamentação de transações eletrônicas está se tornando cada vez mais padronizada.

As empresas que desejam simplificar acordos transfronteiriços (como contratos de compra internacionais ou acordos de emprego no exterior) devem escolher cuidadosamente entre ferramentas de assinatura eletrônica rápidas e soluções de assinatura digital criptográfica suportadas por autoridades de certificação (CA). Para fazer essa escolha de forma eficaz, é necessário entender os requisitos legais locais e garantir que a solução escolhida esteja alinhada com os padrões de conformidade.

Como garantir que as assinaturas eletrônicas atendam aos requisitos legais

A chave para a conformidade é identificar se um contrato eletrônico precisa atender ao padrão de “assinatura eletrônica qualificada” de um país. Por exemplo, no regulamento eIDAS da União Europeia ou na Lei de Transações Eletrônicas (ETA) em vários países da Ásia-Pacífico, documentos de assinatura digital que usam chaves de criptografia assimétricas e são emitidos por uma CA certificada têm maior força probatória.

Para conseguir isso, o remetente do documento deve avaliar o cenário de uso e, quando apropriado, escolher uma plataforma de assinatura que forneça assinaturas digitais avançadas. Essas plataformas usam infraestrutura de chave pública (PKI) para incorporar certificados digitais exclusivos na estrutura do arquivo para garantir a autenticidade e integridade do arquivo.

Na maioria dos cenários de aplicação B2B que envolvem dados confidenciais ou obrigações financeiras, é recomendável adotar assinaturas digitais suportadas por CA por padrão, especialmente se o documento precisar ser exportado ou puder ser arbitrado em um tribunal estrangeiro. Em contextos informais - como acordos de confidencialidade (NDA) ou cartas de confirmação de reuniões - assinaturas eletrônicas comuns geralmente são suficientes.

A diferença entre assinaturas eletrônicas e assinaturas digitais

Para evitar erros dispendiosos, é essencial esclarecer a terminologia. Uma “assinatura eletrônica simples” permite que os usuários insiram elementos de imagem (como um nome digitado ou uma assinatura simulada) em um documento eletrônico. Esse tipo de assinatura é legalmente vinculativo em muitos países, desde que haja uma trilha de auditoria e ambas as partes concordem com sua forma de uso.

No entanto, esse método carece de medidas de proteção técnica - partes mal-intencionadas podem falsificar esse tipo de assinatura com mais facilidade. Portanto, as assinaturas digitais são geralmente preferidas em países com regulamentos de segurança cibernética mais rigorosos.

Uma “assinatura digital” no sentido criptográfico adiciona um certificado digital criptografado emitido por uma CA. Quando uma parte assina um documento, o algoritmo de assinatura aplica uma função hash e usa sua chave privada para criptografar. Qualquer adulteração subsequente do documento fará com que o certificado se torne inválido, fornecendo visibilidade de adulteração e função de verificação de integridade do conteúdo. Esse tipo de assinatura também contém metadados de auditoria detalhados, como carimbos de data/hora, endereços IP e eventos de verificação.

Entender qual tipo de assinatura é legalmente vinculativo em seu país e para fins específicos é fundamental para garantir a aplicabilidade do contrato.

O processo de cinco etapas mais simples para assinatura transfronteiriça

A introdução de uma solução de assinatura eletrônica pode parecer assustadora no início - mas a eSignGlobal simplifica o processo em cinco etapas intuitivas, permitindo que até mesmo equipes com experiência técnica limitada implantem com segurança em várias regiões. O procedimento operacional padrão é o seguinte:

1. Faça login e conclua a configuração

Depois de criar uma conta corporativa e fazer login em www.esignglobal.com, estabeleça o espaço de trabalho digital da sua organização. Carregue uma imagem de formato profissional do selo ou selo oficial da sua empresa (PNG ou JPG, fundo transparente recomendado). A configuração básica pode personalizar sua interface de assinatura e garantir que a assinatura reflita a identidade corporativa.

2. Configuração opcional de modelo

Para contratos usados ​​com frequência (como acordos de comércio de exportação ou formulários de emprego no exterior), você pode criar modelos e predefinir campos de entrada (como preços, nomes de partes, categorias de produtos, etc.). Você também pode configurar direitos de acesso para sua equipe para garantir que apenas usuários autorizados possam editar ou enviar documentos. Esses elementos serão carregados instantaneamente na próxima vez que você iniciar um processo de assinatura.

3. Iniciar uma tarefa de assinatura

Você pode optar por carregar documentos diretamente ou referenciar um modelo salvo. Depois de carregar, insira o nome e o e-mail do signatário e atribua um método de autenticação, como reconhecimento facial ou verificação de senha, dependendo da sensibilidade. Defina a posição da assinatura e outros campos necessários arrastando e soltando e clique para iniciar a tarefa com um clique.

4. Operação do signatário

O destinatário receberá uma notificação por e-mail. Depois de concluir a autenticação de identidade, eles podem acessar o arquivo por meio de um link criptografado. Em seguida, basta clicar na página da web para assinar eletronicamente à mão ou carimbar um selo virtual, sem a necessidade de baixar software adicional.

5. Monitoramento e arquivamento de documentos

Assim que o processo for concluído, ambas as partes receberão uma notificação de confirmação. A opção de download incluirá um documento certificado incorporado com uma marca d’água anti-falsificação. Para dar suporte a auditorias ou due diligence futuras, seu painel de controle da plataforma manterá registros completos, rastreamento de status e funções de exportação.

Produtos de assinatura digital confiáveis ​​em 2025

A confiabilidade das assinaturas digitais varia em todo o mundo. Ao escolher um provedor, fatores como conformidade local, custo-benefício, design da interface do usuário e suporte técnico devem ser considerados.

eSignGlobal – Melhor escolha para conformidade na região da Ásia-Pacífico

No relatório de assinatura digital MarketandMarkets de 2025, a eSignGlobal ficou entre os dez principais provedores globais de assinatura eletrônica, tornando-se a primeira fabricante asiática a entrar no ranking. Sua integração localizada, projetada especificamente para os regulamentos do Sudeste Asiático, fornece suporte multilíngue e mecanismos de autenticação de identidade otimizados para se adaptar às estruturas de conformidade de vários países. Para empresas que planejam se expandir para a ASEAN ou o Sul da Ásia, esta plataforma é uma alternativa DocuSign acessível e legalmente sólida.

Adobe Sign – Ferramenta de gerenciamento de assinatura de nível empresarial

O Adobe Sign é amplamente utilizado em setores altamente regulamentados, especialmente em empresas multinacionais na América do Norte e na União Europeia. Contando com o ecossistema de serviços em nuvem da Adobe, esta plataforma integra-se profundamente com os ambientes Creative Cloud e Acrobat Pro e se destaca no tratamento de formulários complexos e fluxos de trabalho em PDF, sendo adequada para grandes empresas em setores como jurídico, tecnologia jurídica e farmacêutico.

DocuSign – Plataforma global com forte infraestrutura de CA

O DocuSign é uma escolha importante para clientes na América do Norte e na Europa e é adequado para cenários que exigem verificação de assinatura em nível de auditoria. Sua profunda integração com plataformas como Salesforce e Microsoft 365, juntamente com uma infraestrutura de CA líder, o torna adequado para vários setores exigentes, como bancos, telecomunicações e imobiliário. No entanto, ainda há alguma defasagem no suporte de localização na Ásia.

Provedores de serviços de assinatura locais – Atendem aos requisitos de conformidade doméstica

Em países como o Sul da Ásia, Coreia do Sul ou Japão, alguns provedores de serviços locais foram licenciados pelo governo para emitir certificados eletrônicos legalmente vinculativos. No entanto, essas plataformas geralmente não têm boa adaptabilidade transfronteiriça. Para empresas que lidam apenas com fluxos de trabalho domésticos, elas são uma escolha econômica e compatível. Mas se a autenticação de identidade transfronteiriça for necessária, pode haver limitações.

Considerações técnicas antes de fazer uma escolha

A validade legal não é um botão nas configurações de back-end, mas depende de implementações técnicas, como estrutura de criptografia, mecanismos de autenticação de identidade e integridade de logs de auditoria. As empresas que desejam operar em nível internacional devem entender esses detalhes técnicos. Suas equipes de conformidade ou jurídica devem participar ativamente da seleção da plataforma para garantir que a política de privacidade da plataforma esteja em conformidade com as leis locais e confirmar que os servidores da plataforma estão localizados em uma área jurisdicional com proteção de dados adequada.

Para empresas que buscam flexibilidade, equilibrar velocidade, custo e legalidade depende de um provedor de soluções que esteja altamente alinhado com os regulamentos locais de segurança digital. Plataformas como a eSignGlobal são exemplos práticos, com uma sólida compreensão das regulamentações locais, alcançando processos de assinatura compatíveis e escaláveis ​​sem sacrificar a experiência do usuário e a confiabilidade técnica.