Como Obter uma Assinatura Digital?

Na atual economia digital de ritmo acelerado, as assinaturas tradicionais em papel e caneta estão sendo rapidamente substituídas por assinaturas eletrônicas e digitais. Seja para assinar contratos, aprovar documentos ou preencher formulários governamentais, a assinatura digital se tornou uma forma legal, segura e eficiente de autenticação. Mas a questão é: como podemos obter uma assinatura digital?

Este guia explicará o processo de obtenção de uma assinatura digital, como o sistema jurídico local afeta esse processo e fornecerá conselhos práticos para indivíduos e empresas (especialmente em Hong Kong e no Sudeste Asiático).

O Que é uma Assinatura Digital?

Antes de nos aprofundarmos no processo, precisamos esclarecer os termos: Assinatura Digital é um mecanismo criptográfico usado para verificar a autenticidade e integridade de uma mensagem ou documento digital. É um tipo de Assinatura Eletrônica, mas com maior segurança, envolvendo criptografia e certificação por uma Autoridade de Certificação (CA) confiável.

Em muitas jurisdições, as assinaturas digitais são reconhecidas pelas leis locais ou regionais. Por exemplo:

• Hong Kong: regulamentada pela “Electronic Transactions Ordinance” (Capítulo 553);
• Singapura: regulamentada pela “Electronic Transactions Act” (ETA);
• Países da ASEAN: a maioria dos países desenvolve leis locais com base na “Lei Modelo da UNCITRAL sobre Comércio Eletrônico”.

Portanto, garantir a obtenção de uma assinatura digital com validade legal pode variar dependendo da sua localização.

Guia Passo a Passo para Obter uma Assinatura Digital

Passo 1: Escolha um Provedor de Serviços de Assinatura Digital Certificado

Para garantir que a assinatura digital tenha validade legal, o primeiro passo é escolher um provedor de serviços confiável e em conformidade com as normas. Esses provedores devem cumprir as regulamentações nacionais ou regionais e são geralmente conhecidos como Autoridades de Certificação (CA).

Provedores de serviços reconhecidos global ou regionalmente incluem:

• eSignGlobal (focado na região da Ásia-Pacífico)
• DocuSign (reconhecido globalmente)
• Adobe Sign
• SigniFlow (Ásia e África)

Em Hong Kong, você pode escolher um provedor de serviços da lista de “Autoridades de Certificação Reconhecidas” mantida pelo Gabinete do Diretor de Informática do Governo (OGCIO).

Passo 2: Registre-se e Forneça Materiais de Autenticação de Identidade

Após selecionar um provedor de serviços, você precisa se registrar e concluir a verificação de identidade. Isso geralmente inclui o seguinte:

• Criar uma conta na plataforma
• Enviar informações de identidade pessoal ou empresarial, como carteira de identidade, certificado de registro comercial, passaporte, número de identificação fiscal, etc.
• Concluir a verificação KYC (Conheça Seu Cliente), que é um processo exigido pelas leis de privacidade de dados e antifraude da maioria dos países.

Usuários corporativos geralmente também precisam enviar comprovante de registro da empresa, documentos de constituição, etc., para provar sua existência legal e autoridade para assinar.

Passo 3: Obtenha um Certificado Digital

O Certificado Digital é um componente indispensável da assinatura digital, semelhante a uma “carteira de identidade” eletrônica emitida por uma autoridade de certificação, que associa a identidade do usuário a um par de chaves:

• Chave Privada: mantida em segredo pelo signatário
• Chave Pública: usada pelo destinatário para verificar a assinatura

Um certificado digital geralmente contém as seguintes informações:

• Nome do usuário ou nome da empresa
• Número de série do certificado
• Nome da autoridade de certificação
• Data de validade
• Informações da chave pública

Em Hong Kong, os certificados digitais devem estar em conformidade com a “Electronic Transactions Ordinance”. Se forem emitidos por uma autoridade de certificação reconhecida, como a Hong Kong Post Certification Authority (HKPost CA), terão maior validade legal.

Passo 4: Instale o Software de Assinatura ou Integre-o ao Fluxo de Trabalho

Dependendo do provedor de serviços escolhido, o usuário pode obter um software de assinatura ou uma interface API que pode ser integrada aos processos existentes. Plataformas como eSignGlobal e DocuSign geralmente incluem:

• Plataforma de assinatura na nuvem
• Solução de implantação local, que permite o gerenciamento autônomo de chaves de criptografia
• Integração perfeita com Microsoft Office, ferramentas de PDF (como Adobe Acrobat) e sistemas de gerenciamento de documentos corporativos

Para transações transfronteiriças ou grandes empresas, a eSignGlobal também oferece suporte a:

• Interface multilíngue
• Rastreamento de auditoria
• Serviço de carimbo de tempo
• Integração com sistemas ERP

Passo 5: Comece a Usar a Assinatura Digital

Quando o certificado digital e as ferramentas estiverem prontos, você pode começar a assinar e verificar documentos. O processo de assinatura geralmente inclui:

• Carregar o documento a ser assinado
• Selecionar a localização e o tipo de assinatura
• Usar a chave privada protegida para concluir a assinatura
• Enviar o documento assinado, que pode ser verificado pelo destinatário através da chave pública

Lembre-se de proteger adequadamente a chave privada: você pode usar hospedagem de criptografia na nuvem, token de criptografia USB ou HSM (módulo de segurança de hardware). Na maioria das jurisdições, o uso de autenticação de dois fatores (2FA) é incentivado ou exigido.

Conformidade Legal: Informações Importantes Locais

A eficácia real de uma assinatura digital depende de seu status legal. A seguir, uma visão geral da região da Ásia-Pacífico:

• Hong Kong: Deve ser emitida por uma “Autoridade de Certificação Reconhecida”, como a HKPost CA, para ter presunção legal de validade (Capítulo 553).
• Singapura: O uso de um dispositivo de assinatura seguro e um certificado emitido por um provedor de serviços de certificação está em conformidade com as regulamentações da ETA.
• Malásia e Indonésia: A presunção legal de validade geralmente exige a obtenção de certificação local.
• Filipinas: Embora as assinaturas digitais sejam reconhecidas, o uso de uma CA certificada pela PSC pode aumentar a aplicabilidade.

Certifique-se de que o provedor de serviços de CA escolhido esteja em conformidade com as regulamentações locais, como GDPR, “Personal Data (Privacy) Ordinance” PDPO de Hong Kong, PDPA de Singapura/Malásia, etc.

Recomendações Adicionais para Empresas

• Automatize o processo de aprovação de documentos por meio de uma plataforma de fluxo de trabalho
• Use serviços de carimbo de tempo para atender aos requisitos regulatórios de integridade de dados
• Verifique regularmente a validade do certificado para garantir a renovação oportuna
• Treine os funcionários para aumentar a conscientização sobre identidade digital e prevenção de segurança

As assinaturas digitais não apenas garantem a validade legal, mas também aceleram os processos de negócios, reduzem o uso de papel e permitem um trabalho remoto seguro, sendo uma ferramenta indispensável para as operações empresariais modernas.

eSignGlobal: Uma Alternativa ao DocuSign Amigável e Local para Usuários da APAC

Para usuários de Hong Kong, Singapura, Malásia, Indonésia e Sudeste Asiático, a eSignGlobal oferece soluções de assinatura digital em conformidade com as leis locais, sendo uma alternativa localizada ao DocuSign, uma plataforma internacional. Suas características incluem:

• Suporte para interface em chinês e inglês
• Conformidade com leis e certificações (Capítulo 553, PDPA, ETA, etc.)
• Suporte para vários certificados de assinatura (incluindo HKPost)
• Data centers localizados localmente para atender aos requisitos de leis de privacidade
• Integração perfeita com sistemas locais de ERP, seguros e outros setores

Seja para pequenas e médias empresas ou grupos regionais, a eSignGlobal pode fornecer suporte de alta qualidade em termos de conformidade, segurança e facilidade de uso.

Seguindo as etapas acima e cooperando com um provedor de serviços de assinatura digital com status legal, indivíduos e empresas podem obter uma assinatura digital segura, eficiente e com validade legal, que pode ser usada com tranquilidade, não importa onde estejam.