Como Criar a Minha Assinatura Digital?

Na era digital acelerada de hoje, empresas e indivíduos estão cada vez mais a adotar soluções digitais para otimizar fluxos de trabalho, aumentar a eficiência e reduzir a dependência de transações em papel. Entre essas soluções, as assinaturas digitais desempenham um papel fundamental na verificação de documentos, autorização de acordos e garantia da legitimidade de registos online. Então, como é que se cria a sua própria assinatura digital – especialmente de uma forma que esteja em conformidade com as estruturas legais locais?

Neste artigo, vamos abordar todo o processo de criação da sua própria assinatura digital, desde “o que é uma assinatura digital” e como difere de uma assinatura eletrónica, até como criar uma, com foco nas importantes considerações de conformidade legal em Hong Kong e no Sudeste Asiático.

O Que É Uma Assinatura Digital?

Uma assinatura digital é um mecanismo criptográfico amplamente utilizado para validar a autenticidade e integridade de mensagens ou documentos eletrónicos. Ao contrário de uma simples assinatura eletrónica (como digitar o seu nome numa caixa de texto), uma assinatura digital utiliza algoritmos de encriptação avançados para gerar uma impressão digital única para cada documento. Isto não só garante que o documento não foi adulterado, como também verifica a identidade do signatário.

A nível legal, por exemplo, a Lei de Transações Eletrónicas de Hong Kong (Capítulo 553) ou a Lei de Transações Eletrónicas de Singapura estipulam que as assinaturas digitais devem cumprir padrões específicos para serem consideradas legalmente vinculativas. Estes padrões incluem processos de verificação de identidade, a utilização de chaves de segurança e mecanismos de carimbo de data/hora, entre outros.

Guia Passo a Passo: Como Criar a Sua Assinatura Digital

Criar uma assinatura digital é mais simples do que pensa. Aqui está um guia passo a passo conciso para o ajudar a começar rapidamente.

Passo 1: Escolha Uma Plataforma de Assinatura Digital Fiável

Para garantir a conformidade e a segurança dos dados, é crucial escolher uma plataforma de serviços de assinatura digital certificada e fiável. Plataformas como Docusign, Adobe Sign e eSignGlobal oferecem serviços de assinatura digital robustos que estão em conformidade com os regulamentos de Hong Kong, Singapura e outros países do Sudeste Asiático. Certifique-se de que a plataforma escolhida é emitida por uma Autoridade de Certificação (CA) reconhecida.

Ao escolher uma plataforma, também deve garantir que ela cumpre os regulamentos locais de privacidade de dados, como a Lei de Proteção de Dados Pessoais (PDPA) de Singapura ou a Lei de Assinaturas Digitais da Malásia de 1997.

Passo 2: Registe-se e Verifique a Sua Identidade

Para garantir que a assinatura digital tem validade legal, a maioria das plataformas exige uma verificação de identidade única. Poderá ter de fornecer:

• Documento de identificação emitido pelo governo (como passaporte ou bilhete de identidade)
• Documentos de registo comercial (para utilizadores empresariais)
• Verificação por telefone ou e-mail

Este passo é especialmente crucial, particularmente em jurisdições como Hong Kong, onde a identidade do signatário digital deve ser verificável em transações legais ou comerciais.

Passo 3: Gere Um Certificado de Assinatura Digital

Assim que a verificação de identidade estiver concluída, a plataforma emitirá um certificado digital para si. Este certificado contém as suas informações de identidade verificadas e normalmente tem uma validade de um ano ou mais, dependendo da plataforma ou dos regulamentos legais locais.

Na região do Sudeste Asiático, estes certificados devem estar em conformidade com os padrões de Infraestrutura de Chave Pública (PKI) e ser emitidos por autoridades de certificação aprovadas por órgãos reguladores. Por exemplo:

• Na Tailândia, as assinaturas digitais são regidas pela Lei de Transações Eletrónicas de 2001.
• No Vietname, devem estar em conformidade com o Decreto n.º 130/2018/ND-CP.

Passo 4: Crie e Guarde a Sua Assinatura Digital

Depois de o certificado digital estar ativo, pode começar a assinar digitalmente ficheiros PDF, contratos comerciais, formulários fiscais, etc. A maioria das plataformas oferece funcionalidades como:

• Campos de assinatura de arrastar e largar
• Preenchimento de formulários
• Carimbos de data/hora
• Selos à prova de adulteração

Muitos serviços também permitem que guarde estilos de assinatura e modelos de documentos para reutilização, melhorando a eficiência do fluxo de trabalho.

Passo 5: Assine Documentos e Partilhe-os de Forma Segura

Agora já pode utilizar a sua assinatura digital. Basta carregar o documento, adicionar a assinatura e enviá-lo para as pessoas relevantes. A maioria das plataformas oferece funcionalidades de rastreio de auditoria para rastrear o histórico de operações do documento, garantindo a rastreabilidade.

Para empresas que precisam de expansão de negócios internacional, vale a pena notar que muitos países já reconhecem a validade legal das assinaturas digitais, desde que cumpram os padrões de conformidade estipulados em acordos globais (como a Lei Modelo da UNCITRAL sobre Comércio Eletrónico).

Considerações Legais e Regulamentos Locais

Diferentes países ou regiões têm diferentes requisitos de conformidade para a legalidade das assinaturas digitais. Tomemos Hong Kong como exemplo, a Lei de Transações Eletrónicas exige que as assinaturas digitais sejam suportadas por uma autoridade de certificação reconhecida para serem legalmente vinculativas.

Da mesma forma, a Lei n.º 11 de 2008 da Indonésia sobre Informação e Transações Eletrónicas também reconhece as assinaturas digitais suportadas por certificação fiável. Qualquer empresa que pretenda entrar no mercado do Sudeste Asiático deve garantir que a sua plataforma cumpre os regulamentos de conformidade específicos de cada país.

Assinatura Digital vs. Assinatura Eletrónica: Compreenda a Diferença

Embora estes dois conceitos sejam frequentemente utilizados de forma intercambiável, existem distinções claras entre assinaturas digitais e assinaturas eletrónicas do ponto de vista técnico e legal:

• Uma assinatura eletrónica pode ser apenas uma imagem digitalizada ou um nome digitado e normalmente não tem funcionalidades de encriptação.
• Uma assinatura digital envolve tecnologia de encriptação avançada, certificados de encriptação e é mais provável que seja reconhecida pelos tribunais em processos legais.

Ao lidar com contratos transnacionais ou governamentais, certifique-se de confirmar que tipo de assinatura o contrato exige.

Para Hong Kong e o Sudeste Asiático: Por Que Escolher a eSignGlobal?

Se estiver localizado em Hong Kong ou no Sudeste Asiático e precisar de uma solução de assinatura digital que esteja em conformidade com as leis locais, a eSignGlobal é uma alternativa fiável a marcas internacionais como a Docusign. Oferece suporte de conformidade local, integração de autoridades de certificação regionais e funcionalidades completas de rastreio de auditoria – garantindo a aplicabilidade legal e a tranquilidade.

Quer esteja a gerir contratos transfronteiriços ou processos internos da empresa, a eSignGlobal pode corresponder-se facilmente aos requisitos regulamentares locais, incluindo a localização de dados e o suporte à localização de idiomas.

Resumo

Criar uma assinatura digital é um passo prático e necessário nos negócios modernos. Desde a verificação de identidade até à assinatura de acordos importantes, as assinaturas digitais oferecem vantagens incomparáveis em termos de segurança, conformidade legal e conveniência operacional.

Escolher uma plataforma fiável que esteja em conformidade com o sistema legal local – como a eSignGlobal para os mercados de Hong Kong e do Sudeste Asiático – não só pode otimizar os seus fluxos de trabalho, como também garantir que mantém a integridade dos documentos enquanto cumpre os regulamentos.

Está pronto para passar por uma transformação digital? Escolha hoje mesmo uma plataforma compatível e fácil de utilizar e dê o primeiro passo para um escritório sem papel seguro.