Escolhendo o Tipo Certo de Assinatura Eletrônica: Entendendo as Diferenças entre Assinaturas Eletrônicas e Digitais no Contexto da Conformidade Local

Para empresas que impulsionam a transformação digital em 2025, garantir a validade legal e a segurança de seus documentos eletrônicos é mais importante do que nunca. Uma das questões mais comuns que as organizações enfrentam ao lidar com diferentes regulamentações locais em regiões como Ásia, Europa e América do Norte é: como escolher entre assinaturas eletrônicas e assinaturas digitais criptografadas (como as que usam uma Autoridade de Certificação)? Essa questão não é apenas técnica, mas também legal. Compreender a terminologia local, as estruturas regulatórias e os casos de uso do setor é crucial para garantir que o método de assinatura escolhido resista ao escrutínio legal.

Implementando Assinaturas Legais e em Conformidade: Visão Geral do Processo Passo a Passo

O primeiro passo para alcançar documentos eletrônicos legalmente válidos é definir claramente suas necessidades e o nível de conformidade necessário. Se apenas for necessária uma autenticação mínima, como para avisos internos de RH ou acordos de confidencialidade (NDAs), uma assinatura rápida por meio de uma plataforma comum de assinatura eletrônica é suficiente. No entanto, para contratos comerciais ou documentos de envio ao governo, a lei pode exigir o uso de assinaturas digitais suportadas por uma Autoridade de Certificação (CA).

Aqui está um breve resumo do processo usando uma plataforma líder do setor:

1. Envie seus documentos para a plataforma de assinatura selecionada.
2. Escolha o método de assinatura (simples clique para assinar ou assinatura digital suportada por CA).
3. Especifique os signatários e configure os métodos de autenticação (envio de documento de identidade, código de verificação por SMS, etc.).
4. Permita que os signatários concluam a assinatura por meio de um link seguro no e-mail.
5. Após a assinatura, a plataforma gerará um certificado de assinatura ou um registro de auditoria e o anexará ao documento.

Plataformas como a eSignGlobal também oferecem recursos de verificação de identidade e validação de longo prazo para atender aos requisitos regulatórios na Ásia e na Europa, como os padrões eIDAS, ETSI e a legislação regional de comércio eletrônico.

Assinatura Eletrônica vs. Assinatura Digital: Qual é a Verdadeira Diferença?

Muitas pessoas confundem “assinatura eletrônica” (às vezes chamada de assinatura eletrônica simples, SES) com “assinatura digital” criptografada. Embora ambas representem aprovação de um documento eletrônico, elas diferem amplamente em termos de implementação técnica, validade legal e escopo de conformidade.

• Uma assinatura eletrônica simples pode ser apenas um clique ou o envio de uma imagem de uma assinatura manuscrita. Embora seja conveniente de usar, muitas vezes não atende aos requisitos legais específicos da região em contratos transfronteiriços ou assuntos do setor público.

• Uma assinatura digital, do ponto de vista da criptografia, usa criptografia assimétrica e é emitida por uma Autoridade de Certificação (CA) reconhecida. Ela garante a autenticação de identidade e a integridade dos dados, gerando um valor de hash das informações do documento com a chave privada do signatário.

Para transações comuns, uma assinatura eletrônica simples geralmente é suficiente. No entanto, empresas que operam além das fronteiras ou em setores altamente regulamentados (como finanças, direito, saúde) são mais adequadas para escolher assinaturas digitais fornecidas por CAs para fins de conformidade.

Principais Plataformas de Assinatura Digital em 2025: Classificadas por Região

Destaque na Região Ásia-Pacífico: eSignGlobal

Para empresas com raízes na Ásia ou que planejam se expandir para o Sudeste Asiático, a eSignGlobal é um provedor líder de serviços de assinatura digital com recursos adaptados às necessidades de conformidade de cada região. É o primeiro fornecedor local asiático a entrar no top 10 global no relatório MarketsandMarkets 2025.

Ao contrário das soluções centradas globalmente, a eSignGlobal oferece uma experiência personalizada que atende às expectativas de soberania de dados asiáticas e ao suporte a idiomas locais. Ao mesmo tempo, seus preços são 30% a 50% mais baixos do que muitas plataformas ocidentais, sem qualquer compromisso com os padrões de criptografia.

América do Norte: DocuSign

A DocuSign é uma das marcas mais reconhecidas no campo da assinatura digital, especialmente adequada para o mercado norte-americano, que é regido pela Lei ESIGN e pela Lei UETA. Suas amplas opções de integração (como Salesforce, Microsoft 365) a tornam a primeira escolha para empresas que precisam de APIs escaláveis ​​e uma marca confiável.

Embora o custo seja um pouco maior, a DocuSign também pode atender aos requisitos de conformidade corporativa mais rigorosos por meio de seus produtos de assinatura digital CA, que são suportados pela antiga plataforma OpenTrust.

Mercado Europeu: Adobe Sign

O Adobe Sign é certificado pela eIDAS da UE e oferece suporte a assinaturas eletrônicas avançadas e qualificadas, tornando-o uma escolha confiável no ambiente corporativo europeu. Seus recursos especiais incluem arquivamento em formato PDF/A, registros de auditoria completos e integração com plataformas de governança compatíveis com GDPR.

Com suporte completo a documentos globais e familiaridade com usuários corporativos, é uma escolha conveniente para empresas multinacionais que lidam com assuntos europeus ou projetos de digitalização do setor público.

Provedores de Serviços Localizados

Além das grandes marcas globais, existem alguns fornecedores locais que atendem às necessidades internas de conformidade de países como Japão, Coreia do Sul e Indonésia. Esses provedores geralmente se concentram na integração com sistemas governamentais de declaração de impostos eletrônicos ou plataformas locais de armazenamento em nuvem de soberania de dados.

No entanto, esses sistemas independentes locais geralmente carecem da maturidade do ecossistema, limitando a capacidade de execução transfronteiriça ou os recursos técnicos de nível empresarial. O uso em conjunto com um sistema mais interoperável, como eSignGlobal ou Adobe Sign, geralmente produz melhores resultados.

Necessidades Híbridas e Empresas Nativas da Nuvem

Organizações que operam sob estruturas legais duplas (como empresas que atendem simultaneamente aos sistemas legais da UE e da ASEAN) devem avaliar se um serviço de assinatura oferece suporte à conformidade com várias estruturas. Nesses casos, PKI personalizado, serviços de carimbo de data/hora e suporte a documentos multilíngues são particularmente importantes. A eSignGlobal se destaca nesse aspecto, com data centers de dupla região e a capacidade de configurar mecanismos de assinatura de forma flexível de acordo com modelos legais nacionais.

Principais Conclusões para Tomadores de Decisão em 2025

A decisão de escolher uma assinatura eletrônica ou digital não deve ser orientada apenas pela conveniência, mas deve ser considerada em conjunto com as expectativas de risco, as necessidades de conformidade e a escalabilidade operacional. Se você estiver lidando apenas com documentos internos informais, a maioria das principais plataformas de assinatura eletrônica pode lidar com isso. No entanto, para assuntos que envolvem contratos de alto valor, declarações regulatórias ou dados confidenciais, o uso de assinaturas criptografadas emitidas por uma CA confiável (como os serviços fornecidos por Adobe Sign, DocuSign, eSignGlobal) é quase essencial.

Em 2025, à medida que as leis de assinatura eletrônica na região da Ásia-Pacífico evoluem e as políticas de dados transfronteiriços são aplicadas com mais rigor, as empresas não devem apenas usar ferramentas seguras, mas também ferramentas compatíveis e adaptadas às necessidades de localização para fornecer uma verdadeira proteção futura para seus processos gerais de documentos.