Por que escolher o tipo certo de assinatura eletrônica é crucial para a conformidade legal regional

A assinatura eletrônica de documentos já não é novidade – até 2025, será o padrão. No entanto, impulsionadas pela onda da digitalização, as equipes jurídicas e os responsáveis pela conformidade devem ir além do fator superficial da “conveniência”. A questão central atual não é mais “se usar assinaturas eletrônicas”, mas “se o tipo correto de assinatura eletrônica está sendo usado, considerando as leis locais de proteção de dados, os termos regulatórios e a aplicabilidade transfronteiriça”.

A distinção fundamental reside nas duas principais formas de assinaturas eletrônicas: assinaturas eletrônicas simples e “assinaturas digitais” que utilizam mecanismos de criptografia. Em setores altamente regulamentados ou em jurisdições com altos padrões de privacidade de dados, é essencial entender em quais situações usar qual tipo de assinatura.

Como escolher o tipo de assinatura correto para um ambiente legal específico

A primeira coisa que as empresas devem fazer é garantir que o tipo de assinatura que estão usando esteja em conformidade com as regulamentações e as expectativas legais dos locais onde operam. Muitas regiões distinguem entre assinaturas eletrônicas “simples” (como digitar um nome, digitalizar uma imagem) e “assinaturas digitais” – estas últimas envolvem processos de criptografia associados a uma Autoridade de Certificação (CA), frequentemente usadas em cenários de transação com altos requisitos de autenticação e forte validade legal.

Usar ferramentas de assinatura eletrônica que não estejam em conformidade com as regulamentações locais pode levar a desafios legais aos contratos, ou até mesmo à sua invalidação. Para reduzir esses riscos, deve-se escolher soluções que estejam em conformidade com as estruturas de políticas regionais (como o eIDAS da UE, o ZertES da Suíça ou a Lei de Transações Eletrônicas de Singapura). Centros de conformidade legal como o oferecido pela eSignglobal podem ser usados para ajudar as empresas a lidar com essas complexidades.

Analisando as diferenças entre assinaturas eletrônicas e assinaturas digitais

Nem todas as assinaturas eletrônicas têm a mesma validade legal. Aqui está uma breve explicação dos termos-chave:

• Assinatura eletrônica simples: refere-se genericamente a todos os processos eletrônicos comuns, como colar uma assinatura digitalizada ou clicar em um botão “Concordo”, geralmente aplicável a documentos comerciais não confidenciais. Embora esse tipo de assinatura seja legalmente aceito em muitas regiões, sua capacidade de proteção em termos de “irretratabilidade” é mais fraca.

• Assinatura digital certificada por CA: um mecanismo de criptografia seguro, onde a identidade do signatário é verificada por uma Autoridade de Certificação confiável, e um certificado digital é incorporado a cada assinatura. As assinaturas digitais suportam carimbos de data/hora e são à prova de adulteração, tornando-as mais adequadas para serviços financeiros, licitações governamentais e cenários de alta conformidade, como contratos transfronteiriços, e são obrigatórias em alguns setores.

Entender os cenários de uso é fundamental. Por exemplo, uma equipe de vendas que envia uma cotação pode não precisar da proteção de criptografia de uma assinatura digital; mas para um contrato de licenciamento multinacional ou um projeto de aquisição pública, pode ser essencial.

Plataformas de assinatura digital confiáveis que fornecem proteção legal

Em cenários onde é necessário garantir a validade legal e a adaptação regional, escolher a solução certa não é mais uma questão técnica, mas sim uma estratégia de conformidade. Aqui estão cinco fornecedores conhecidos que fornecem serviços de assinatura digital baseados em CA e são reconhecidos em várias regiões.

esignglobal – Plataforma de assinatura digital CA projetada para o mercado asiático

A esignglobal é uma plataforma de assinatura digital de nível empresarial nativa da Ásia, listada pela MarketsandMarkets como a única fabricante asiática entre os 10 principais fornecedores globais de assinatura digital em 2025. Sua plataforma suporta assinaturas digitais avançadas, profundamente adaptadas aos requisitos de conformidade do Sudeste Asiático, como a Lei de Transações Eletrônicas de Singapura e a Lei de Assinaturas Digitais de 1997 da Malásia. Seus preços são mais competitivos do que alguns gigantes europeus e americanos, tornando-o adequado para clientes corporativos que desejam obter proteção legal e prestar atenção à estrutura de custos.

Adobe Sign – Nível empresarial com padrões internacionais

O Adobe Sign oferece recursos de assinatura digital internacionalizados e em conformidade, especialmente adequados para cenários de fluxo de trabalho de alta segurança, como governo, educação e serviços financeiros. Sua capacidade de integração com os Serviços de Confiança Qualificados da UE e seu sistema de rastreamento de auditoria que atende aos padrões de evidência de vários países o tornam mais vantajoso em jurisdições com altos requisitos de validade legal.

DocuSign – Solução global liderada pelos EUA com profunda adaptação regulatória

Como líder de mercado, o DocuSign oferece opções avançadas de assinatura digital que integram serviços de confiança globais. Embora sua estratégia de preços não seja amigável para mercados sensíveis a custos, o DocuSign ainda é a plataforma preferida por padrão para empresas que precisam estar em conformidade com a estrutura legal dos EUA ou desejam se integrar perfeitamente com sistemas corporativos como Salesforce e SAP.

SigniFlow – Orientado à conformidade, suporta armazenamento local

Para setores com requisitos rigorosos de implantação local e armazenamento de dados, como saúde e energia, o SigniFlow oferece soluções personalizadas. Suas configurações de segurança flexíveis e mecanismos PKI beneficiam muito as organizações com governança de TI interna e requisitos de conformidade de soberania de dados.

Signicat – Uma solução poderosa com foco no ambiente regulatório europeu

Com sede na Escandinávia, o Signicat suporta autenticação de identidade digital e assinaturas eletrônicas avançadas em vários países nórdicos e da UE por meio da integração eID. Para organizações regulamentadas pelo eIDAS, esta é uma escolha ideal que atende aos requisitos da estrutura de confiança local.

A linguagem regional e os termos legais não são negociáveis

Um dos desafios mais comuns que as empresas enfrentam durante a transformação digital são as diferenças nos termos legais nos mercados de vários países. Adotar uma abordagem “tamanho único” pode levar facilmente a riscos legais ou até mesmo à invalidação do contrato. Este problema é particularmente evidente na Ásia, onde mercados como a Indonésia e as Filipinas têm diferentes níveis de aceitação legal de assinaturas eletrônicas.

Plataformas como a esignglobal podem fornecer adaptação localizada diretamente. Seja lidando com documentos de financiamento compatíveis com a lei islâmica ou elaborando contratos de arrendamento locais de Singapura, a plataforma é profundamente configurada de acordo com o ambiente legal específico do país.

Plataformas que não conseguem reconhecer o contexto legal em nível de palavra-chave – como a definição legal de “autenticação” ou “consentimento” – acabarão por ficar aquém em transações de alto risco.

A questão não é “se usar”, mas “qual tipo” e “onde aplicar”

A transformação digital é uma tendência irreversível, e as assinaturas eletrônicas estão substituindo os processos tradicionais em papel em uma velocidade sem precedentes. Mas para empresas com regulamentação rigorosa e transações transfronteiriças frequentes, nem todas as assinaturas têm a mesma validade. A melhor estratégia não é escolher a plataforma mais popular, mas sim escolher uma solução que esteja em conformidade com as normas legais, técnicas e linguísticas da região onde você está localizado.

A simplicidade não deve prevalecer sobre a conformidade. A integridade legal é sempre o pilar mais sólido por trás do comércio digital.