Panorama Global da Conformidade: Da Lei de Assinaturas Eletrônicas dos EUA ao Regulamento eIDAS da UE

No atual ambiente de negócios, onde o digital é primordial, as assinaturas eletrônicas tornaram-se não apenas uma conveniência, mas uma necessidade. À medida que as organizações expandem suas operações globalmente, compreender as estruturas legais para assinaturas eletrônicas em diferentes jurisdições torna-se crucial. A lei não é uniforme – uma assinatura legalmente válida na Califórnia pode não ter a mesma validade em Paris ou Tóquio. De acordo com o “Relatório do Mercado Global de Assinaturas Eletrônicas”, o mercado global de transações digitais deverá crescer para US$ 23,6 bilhões até 2030. Os tomadores de decisão devem fazer escolhas inteligentes em um ambiente de conformidade complexo e em constante evolução. Este artigo analisará profundamente o cenário regulatório global por meio de duas estruturas centrais: a Lei de Assinaturas Eletrônicas no Comércio Global e Nacional (ESIGN Act) dos EUA e o Regulamento da UE sobre Identificação Eletrônica e Serviços de Confiança (eIDAS Regulation), destacando as tendências, desafios e considerações estratégicas para empresas em operações internacionais nos últimos anos.

A Lei de Assinaturas Eletrônicas (ESIGN Act) dos EUA, aprovada em 2000, é uma legislação marcante que confere validade legal a assinaturas eletrônicas e registros eletrônicos em transações comerciais. Em conjunto com a Lei Uniforme de Transações Eletrônicas (UETA), a ESIGN estabelece que as assinaturas eletrônicas têm a mesma validade legal que as assinaturas tradicionais, desde que todas as partes pretendam e concordem. Mais importante, a lei também estabelece requisitos relativos ao consentimento, manutenção de registros e integridade de registros, princípios que têm um impacto profundo nos sistemas de conformidade modernos.

Então, como é o ambiente de conformidade nos Estados Unidos na prática? De acordo com o “Guia Global de Leis de Assinatura Eletrônica de 2023”, mais de 40 estados dos EUA adotaram a UETA e a ESIGN, formando uma estrutura nacional relativamente unificada. Essa consistência torna relativamente simples a implantação de soluções de assinatura eletrônica nos Estados Unidos, facilitando as operações de integradores de sistemas e empresas. No entanto, os requisitos de conformidade do setor em nível federal são mais complexos, como o setor de saúde (de acordo com o HIPAA), o setor financeiro (de acordo com as diretrizes da SEC e FINRA) e o campo de compras governamentais. Deve-se notar que a ESIGN não exige uma “Assinatura Eletrônica Qualificada” (QES), que é uma diferença significativa da abordagem europeia.

Em contraste, o Regulamento eIDAS da UE (EU 910/2014), em vigor desde 2016, introduziu um sistema de assinatura de três camadas: Assinatura Eletrônica Simples (SES), Assinatura Eletrônica Avançada (AdES) e Assinatura Eletrônica Qualificada (QES). Embora todas as três categorias de assinaturas sejam legalmente aceitáveis, a QES tem o mesmo efeito legal que uma assinatura manuscrita em todos os estados membros da UE, desde que a assinatura seja gerada por meio de um dispositivo de criação de assinatura qualificado e certificada por um “Provedor de Serviços de Confiança Qualificado” (QTSP). A vantagem do eIDAS não reside apenas em seu rigor legal, mas também em sua aplicabilidade em toda a Europa – por exemplo, uma empresa com sede na Espanha que usa QES para assinar contratos digitais sob a estrutura eIDAS pode obter reconhecimento mútuo com parceiros na Finlândia.

É importante notar que o relatório aponta que a adoção de QES está acelerando em setores regulamentados, especialmente nos setores de serviços financeiros, saúde e energia. Por exemplo, na Alemanha, a aplicação remota de QES por empresas de médio porte cresceu 40% em 2022, impulsionada por pressões de auditoria de conformidade e uma mudança para modelos de trabalho em nuvem. No entanto, a implementação do QES ainda enfrenta complexidades e barreiras de custo: a implantação da funcionalidade QES requer o estabelecimento de uma parceria com um QTSP, a implementação de esquemas de verificação de identidade por vídeo/identidade eletrônica e a manutenção de uma cadeia de auditoria que atenda aos requisitos do GDPR.

Essa diferença regulatória tem implicações geopolíticas significativas para empresas multinacionais. As empresas com sede nos Estados Unidos, mas que operam na UE, devem decidir se atendem aos padrões mínimos de assinatura locais (como SES ou AdES) ou se implementam ainda mais o QES para garantir a aplicabilidade legal em setores regulamentados. Algumas empresas multinacionais adotaram uma estratégia de conformidade centralizada, usando uma plataforma modular que pode ser configurada de acordo com as leis de cada país, reduzindo assim o risco de fragmentação de padrões e complexidade operacional de negócios.

Vale a pena mencionar que o cenário regulatório continua a evoluir. O eIDAS 2.0, que será totalmente implementado na UE de 2024 a 2025, introduzirá um sistema de “Carteira de Identidade Digital Europeia”. Esta medida visa unificar a identificação digital e os mecanismos QES entre os estados membros, com o objetivo de alcançar registro digital instantâneo, pagamentos seguros e acesso contínuo a serviços públicos e privados. Como destaca o relatório, o eIDAS 2.0 pode trazer mudanças profundas para setores como seguros, imobiliário e farmacêutico, que dependem fortemente da autenticação de identidade e da integridade de documentos.

O impacto desta tendência regulatória cada vez mais forte já se estende para além da UE. As economias da Ásia-Pacífico, América Latina e África estão usando os modelos dos EUA e da UE como referência para formular suas próprias estruturas políticas. O relatório aponta que a “Lei Relativa a Assinaturas Eletrônicas e Negócios de Certificação” do Japão reconhece a validade legal das assinaturas eletrônicas, mas não implementa um sistema de classificação como o eIDAS, mas depende mais da “intenção” e da “força da autenticação”. Em comparação, a estrutura ICP-Brasil do Brasil está mais próxima do sistema europeu, e seus certificados digitais são vinculados a informações de identidade legal, com certas características de certificação qualificada.

Para empresas que operam globalmente, entender as diferenças acima não é apenas uma responsabilidade legal, mas também uma necessidade estratégica. O desafio geralmente não está na “coleta de assinaturas”, mas em garantir que a validade da identidade do signatário, o mecanismo de consentimento do processo de assinatura, a integridade do documento e a auditabilidade atendam aos requisitos da jurisdição em questão. Por exemplo, um contrato de fusão eletrônico assinado entre uma empresa britânica e uma empresa de Cingapura, embora tecnicamente válido, ainda precisa ser executável sob a lei local em caso de disputa. Portanto, garantir a legalidade da assinatura em sistemas interjurisdicionais tornou-se um foco de atenção em nível de diretoria.

De uma perspectiva de negócios, as empresas que investem antecipadamente em uma infraestrutura de assinatura eletrônica adaptável e compatível obtêm mais do que apenas proteção legal. As empresas podem obter uma vantagem na “velocidade de assinatura do contrato”: o uso de fluxos de trabalho digitais integrados pode reduzir o ciclo do contrato em 80% e reduzir os custos de processamento interno em até 70%. Essa melhoria pode melhorar significativamente a satisfação do cliente, a velocidade de conversão de receita e a experiência de integração de parceiros, especialmente em setores de rápido crescimento, como SaaS, logística e tecnologia financeira.

Além disso, as empresas com visão de futuro estão integrando plataformas de assinatura eletrônica com outras funções de conformidade, como gerenciamento de registros, gerenciamento de acesso de identidade (IAM) e sistemas de identificação de clientes (KYC). Essas integrações podem reduzir os riscos de auditoria e simplificar muito os processos de due diligence em fusões e aquisições, financiamento e compras. As funções de conformidade também estão gradualmente se transformando de centros de custo tradicionais em centros de valor, fornecendo forte suporte para a construção de confiança, eficiência de transação e integridade de dados em todo o mundo.

Em resumo, o cenário global de conformidade de assinatura eletrônica é complexo, mas ainda pode ser claramente compreendido com a perspectiva estratégica correta. A Lei ESIGN dos EUA oferece flexibilidade e clareza, enquanto o Regulamento eIDAS da UE oferece rigor legal e interoperabilidade transnacional em um nível mais alto de garantia. Novas regulamentações, como o eIDAS 2.0 e as carteiras de identidade digital, representam uma possível tendência futura em direção à unificação. No entanto, as empresas ainda precisam permanecer ágeis, entender profundamente os requisitos específicos de cada jurisdição e configurar uma arquitetura de tecnologia flexível e consciente da regulamentação, o que não apenas garante a conformidade, mas também aumenta a resiliência operacional da empresa em um cenário de mercado digital e sem fronteiras.