Rangka Kerja Pematuhan Global: Dari Akta Tandatangan Elektronik A.S. hingga Peraturan eIDAS EU

Dalam persekitaran perniagaan yang mengutamakan digital pada masa kini, tandatangan elektronik bukan sahaja kemudahan, malah menjadi satu keperluan. Apabila organisasi mengembangkan perniagaan mereka di seluruh dunia, adalah penting untuk memahami rangka kerja undang-undang untuk tandatangan elektronik dalam bidang kuasa yang berbeza. Undang-undang tidak boleh sama rata untuk semua—tandatangan yang sah di California mungkin tidak mempunyai kesan yang sama di Paris atau Tokyo. Menurut “Laporan Pasaran Tandatangan Elektronik Global”, pasaran transaksi digital global dijangka berkembang kepada AS$23.6 bilion menjelang 2030. Pembuat keputusan mesti membuat pilihan yang bijak dalam persekitaran pematuhan yang rumit dan sentiasa berubah. Artikel ini akan menganalisis secara mendalam landskap pengawalseliaan global melalui dua rangka kerja teras, Akta Tandatangan Elektronik dalam Perdagangan Global dan Kebangsaan AS (ESIGN Act) dan Peraturan EU mengenai Pengenalan dan Perkhidmatan Amanah Elektronik (Peraturan eIDAS), sambil menunjukkan trend, cabaran dan pertimbangan strategik perusahaan dalam operasi antarabangsa dalam beberapa tahun kebelakangan ini.

Akta Tandatangan Elektronik (ESIGN Act) AS, yang diluluskan pada tahun 2000, merupakan perundangan penting yang memberikan kesan undang-undang kepada tandatangan elektronik dan rekod elektronik dalam transaksi komersial. Bersama-sama dengan Akta Transaksi Elektronik Seragam (UETA), ESIGN menetapkan bahawa tandatangan elektronik mempunyai kesan undang-undang yang sama seperti tandatangan tradisional selagi semua pihak berniat dan mencapai persetujuan. Lebih penting lagi, undang-undang ini juga menetapkan keperluan untuk persetujuan, penyimpanan rekod dan integriti rekod, yang prinsipnya mempunyai kesan yang mendalam terhadap sistem pematuhan moden.

Jadi, apakah persekitaran pematuhan di Amerika Syarikat dari sudut pandangan operasi sebenar? Menurut “Panduan Undang-undang Tandatangan Elektronik Global 2023”, lebih daripada 40 negeri di Amerika Syarikat telah menerima pakai UETA dan ESIGN pada masa yang sama, membentuk rangka kerja kebangsaan yang agak bersatu. Keseragaman ini menjadikan penggunaan penyelesaian tandatangan elektronik di Amerika Syarikat agak mudah, memudahkan operasi penyepadu sistem dan perusahaan. Walau bagaimanapun, keperluan pematuhan industri di peringkat persekutuan adalah lebih kompleks, seperti industri penjagaan kesihatan (berdasarkan HIPAA), industri kewangan (berdasarkan garis panduan SEC dan FINRA) dan bidang perolehan kerajaan. Perlu diingatkan bahawa ESIGN tidak mewajibkan “Tandatangan Elektronik Berkelayakan” (QES), yang berbeza dengan ketara daripada amalan Eropah.

Berbeza dengan ini, Peraturan eIDAS EU (EU 910/2014), yang berkuat kuasa sejak 2016, mencadangkan sistem tandatangan tiga lapisan: Tandatangan Elektronik Mudah (SES), Tandatangan Elektronik Lanjutan (AdES) dan Tandatangan Elektronik Berkelayakan (QES). Walaupun ketiga-tiga jenis tandatangan ini boleh diterima dari segi undang-undang, QES mempunyai kesan undang-undang yang sama seperti tandatangan tulisan tangan di semua negara anggota EU, dengan syarat tandatangan itu dijana melalui peranti penciptaan tandatangan yang berkelayakan dan diperakui oleh “Penyedia Perkhidmatan Amanah Berkelayakan” (QTSP). Kelebihan eIDAS bukan sahaja terletak pada ketegasan undang-undangnya, tetapi juga pada kebolehgunaannya di seluruh Eropah—contohnya, perusahaan yang berpangkalan di Sepanyol boleh mencapai pengiktirafan bersama dengan rakan kongsi di Finland apabila menggunakan QES untuk menandatangani kontrak digital di bawah rangka kerja eIDAS.

Perlu diingatkan bahawa laporan itu menunjukkan bahawa penggunaan QES semakin meningkat dalam industri terkawal, terutamanya dalam perkhidmatan kewangan, penjagaan kesihatan dan industri tenaga. Contohnya, di Jerman, penggunaan QES jarak jauh oleh perusahaan bersaiz sederhana meningkat sebanyak 40% pada tahun 2022, didorong oleh tekanan audit pematuhan dan peralihan kepada mod kerja awan. Walau bagaimanapun, pelaksanaan QES masih menghadapi kerumitan dan halangan kos: penggunaan fungsi QES memerlukan kerjasama dengan QTSP, pelaksanaan pengesahan identiti video/skim identiti eID dan penyelenggaraan rantaian audit yang mematuhi GDPR.

Perbezaan pengawalseliaan ini mempunyai implikasi geopolitik yang ketara untuk syarikat multinasional. Perusahaan yang berpangkalan di Amerika Syarikat tetapi beroperasi di EU mesti memutuskan sama ada untuk memenuhi piawaian tandatangan minimum tempatan (seperti SES atau AdES), atau melaksanakan QES selanjutnya untuk memastikan kebolehkuatkuasaan undang-undang dalam industri terkawal. Sesetengah syarikat multinasional telah menerima pakai strategi pematuhan berpusat, menggunakan platform modular yang boleh dikonfigurasikan mengikut undang-undang negara yang berbeza, dengan itu mengurangkan risiko pemecahan piawaian dan kerumitan operasi perniagaan.

Perlu dinyatakan bahawa landskap pengawalseliaan terus berkembang. eIDAS 2.0, yang akan dilaksanakan sepenuhnya di EU dari 2024 hingga 2025, akan memperkenalkan sistem “Dompet Identiti Digital Eropah”. Langkah ini bertujuan untuk menyatukan pengenalan identiti digital dan mekanisme QES antara negara anggota, dan dijangka merealisasikan pendaftaran digital segera, pembayaran selamat dan akses lancar kepada perkhidmatan awam dan swasta. Seperti yang ditekankan oleh laporan itu, eIDAS 2.0 mungkin membawa perubahan yang mendalam kepada industri seperti insurans, hartanah dan farmaseutikal yang sangat bergantung pada pengesahan identiti dan integriti dokumen.

Kesan trend pengawalseliaan yang semakin meningkat ini telah melangkaui EU. Ekonomi di Asia Pasifik, Amerika Latin dan Afrika merujuk kepada model Amerika Syarikat dan EU untuk merumuskan rangka kerja dasar mereka sendiri. Laporan itu menyatakan bahawa “Undang-undang Jepun mengenai Tandatangan Elektronik dan Perniagaan Pensijilan” mengiktiraf kesan undang-undang tandatangan elektronik, tetapi tidak melaksanakan sistem berperingkat seperti eIDAS, tetapi lebih bergantung pada “niat” dan “kekuatan pensijilan”. Sebagai perbandingan, rangka kerja ICP-Brasil Brazil lebih dekat dengan sistem Eropah, dan sijil digitalnya terikat pada maklumat identiti undang-undang, yang mempunyai ciri pensijilan yang berkelayakan tertentu.

Bagi perusahaan yang menjalankan perniagaan global, memahami perbezaan di atas bukan sahaja tanggungjawab undang-undang, tetapi juga keperluan strategik. Cabarannya selalunya bukan terletak pada “pengumpulan tandatangan”, tetapi dalam memastikan kesahihan identiti penandatangan, mekanisme persetujuan proses penandatanganan, integriti dokumen dan kebolehpercayaan audit memenuhi keperluan bidang kuasa tempatan. Contohnya, kontrak penggabungan elektronik yang ditandatangani antara syarikat British dan syarikat Singapura, walaupun sah dari segi teknikal, masih perlu boleh dikuatkuasakan di bawah undang-undang tempatan sekiranya berlaku pertikaian. Oleh itu, memastikan kesahihan penandatanganan merentas sistem kehakiman telah menjadi tumpuan peringkat lembaga pengarah.

Dari sudut pandangan komersial, perusahaan yang melabur awal dalam infrastruktur tandatangan elektronik yang boleh disesuaikan dan mematuhi undang-undang memperoleh lebih daripada sekadar perlindungan undang-undang. Perusahaan boleh memperoleh kelebihan dalam “kelajuan menandatangani kontrak”: menggunakan aliran kerja digital bersepadu boleh memendekkan kitaran kontrak sebanyak 80% dan mengurangkan kos pemprosesan dalaman sehingga 70%. Peningkatan ini boleh meningkatkan kepuasan pelanggan, kelajuan penukaran hasil dan pengalaman penyertaan rakan kongsi dengan ketara, terutamanya dalam industri yang berkembang pesat seperti SaaS, logistik dan teknologi kewangan.

Di samping itu, perusahaan yang berpandangan jauh menyepadukan platform tandatangan elektronik dengan fungsi pematuhan lain, seperti pengurusan rekod, pengurusan akses identiti (IAM) dan sistem pengenalan pelanggan (KYC). Penyepaduan ini boleh mengurangkan risiko audit dan memudahkan proses usaha wajar dalam penggabungan dan pengambilalihan, pembiayaan dan perolehan dengan ketara. Fungsi pematuhan juga secara beransur-ansur berubah daripada pusat kos tradisional kepada pusat nilai, menyediakan sokongan yang kuat untuk pembinaan kepercayaan, kecekapan transaksi dan integriti data di seluruh dunia.

Ringkasnya, landskap pematuhan tandatangan elektronik global adalah kompleks, tetapi ia masih boleh difahami dengan jelas dengan perspektif strategik yang betul. Akta ESIGN AS menyediakan fleksibiliti dan kejelasan, manakala Peraturan eIDAS EU menyediakan ketegasan undang-undang dan saling kendali transnasional pada tahap jaminan yang lebih tinggi. Peraturan baharu seperti eIDAS 2.0 dan dompet identiti digital mewakili kemungkinan hala tuju penyatuan masa depan. Walau bagaimanapun, perusahaan masih perlu kekal tangkas, memahami sepenuhnya keperluan khusus setiap bidang kuasa dan mengkonfigurasi seni bina teknologi yang fleksibel dan sedar undang-undang, yang bukan sahaja boleh memastikan pematuhan, tetapi juga meningkatkan daya tahan operasi perusahaan dalam landskap pasaran yang mengutamakan digital dan tanpa sempadan.