As assinaturas eletrónicas são seguras?

No mundo digital em rápida evolução de hoje, as assinaturas eletrónicas (ou e-signatures) estão a substituir rapidamente as assinaturas manuscritas tradicionais em vários setores. Quer se trate de assinar contratos comerciais, acordos de empréstimo ou documentos legais pessoais, as assinaturas eletrónicas oferecem uma alternativa rápida, conveniente e sem papel. Mas uma questão fundamental permanece: as assinaturas eletrónicas são seguras?

Quando as transações são concluídas digitalmente, especialmente em transações transfronteiriças, onde as partes podem nunca se ter encontrado pessoalmente, surgem naturalmente preocupações sobre fraude de identidade, integridade de documentos e aplicabilidade legal. Este artigo tem como objetivo dissecar os mecanismos de segurança por trás das assinaturas eletrónicas, explorar as regulamentações legais locais relevantes e ajudá-lo a determinar se deve confiar nesta tecnologia para os seus documentos pessoais ou comerciais.

O que é uma assinatura eletrónica?

As assinaturas eletrónicas (Electronic Signatures, abreviadamente e-signatures) referem-se a uma ampla gama de métodos de assinatura eletrónica, incluindo digitar um nome, escrever uma assinatura num ecrã tátil ou usar software seguro para assinar documentos online. As assinaturas eletrónicas são diferentes das assinaturas digitais (Digital Signatures), que são um tipo de assinatura eletrónica protegida por tecnologia de encriptação.

As assinaturas eletrónicas são seguras?

A resposta curta é: as assinaturas eletrónicas são muito seguras quando usadas corretamente e em conformidade com as regulamentações relevantes. Aqui estão as principais características de segurança e considerações:

1. Encriptação e autenticação de identidade

Plataformas modernas de assinatura eletrónica, como a esignglobal, usam algoritmos de encriptação avançados (geralmente AES-256 ou nível equivalente) para proteger os dados, garantindo que os documentos não sejam intercetados ou adulterados durante a transmissão.

Além disso, estas plataformas também adotam medidas de autenticação de identidade fortes, como senhas únicas (OTP), autenticação de dois fatores (2FA), biometria e verificação de e-mail seguro, reduzindo efetivamente o risco de acesso não autorizado.

2. À prova de adulteração e rastreio de auditoria

Cada documento eletrónico assinado através de uma plataforma robusta é anexado com uma marca à prova de adulteração. Isto significa que, se alguém tentar modificar o documento após a assinatura, o sistema detetará automaticamente e invalidará a assinatura.

Além da função à prova de adulteração, o sistema também gera um registo de rastreio de auditoria completo, incluindo:

• Endereço IP
• Dispositivo usado
• Hora e data da assinatura
• Etapas de autenticação de identidade

Esta cadeia de transparência ajuda a verificar a autenticidade dos documentos em disputas legais.

Reconhecimento legal em Hong Kong e na região do Sudeste Asiático

Ao avaliar a segurança, um fator chave é a conformidade legal. Para garantir que as assinaturas eletrónicas tenham validade legal, devem ser seguidas as regulamentações legais relevantes do local - o que é especialmente importante para utilizadores em Hong Kong e no Sudeste Asiático.

Hong Kong - Conformidade com a “Electronic Transactions Ordinance” (ETO)

Hong Kong regula o uso de assinaturas eletrónicas de acordo com a “Electronic Transactions Ordinance” (Capítulo 553). Na maioria dos casos, as assinaturas eletrónicas têm validade legal, mas devem atender às seguintes condições:

• Ser capaz de confirmar de forma confiável a identidade do signatário
• Estar em conformidade com a adequação da finalidade do documento
• Ambas as partes concordam em usar o formato eletrónico

Além disso, para documentos de alto risco, como transações relacionadas com o governo ou escrituras de propriedade, pode ser necessária uma assinatura digital baseada num certificado reconhecido.

Singapura - Conformidade com a “Electronic Transactions Act” (ETA)

A “Electronic Transactions Act” de Singapura fornece uma estrutura legal clara para assinaturas eletrónicas, desde que:

• O método de assinatura seja confiável
• A identidade do signatário possa ser confirmada
• A integridade do documento seja mantida

Isto está alinhado com a “Lei Modelo da UNCITRAL sobre Comércio Eletrónico” (UNCITRAL Model Law), tornando Singapura um país líder no desenvolvimento digital no Sudeste Asiático.

Indonésia, Malásia e Tailândia

Estes países têm leis de assinatura eletrónica relevantes, como:

• “Electronic Information and Transactions Law” (ITE Law) da Indonésia
• “Digital Signature Act 1997” da Malásia
• “Electronic Transactions Act” da Tailândia

Em geral, as assinaturas eletrónicas são reconhecidas desde que ambas as partes concordem e confirmem a identidade. No entanto, para transações governamentais ou compra e venda de imóveis, ainda pode ser necessária uma assinatura digital certificada.

Em que situações as assinaturas eletrónicas não são seguras?

Embora as assinaturas eletrónicas sejam altamente seguras quando usadas corretamente, ainda é necessário estar atento aos seguintes riscos:

1. Plataformas não seguras

Usar plataformas online desconhecidas ou de baixo custo, se não houver proteção de encriptação ou processos de autenticação de identidade, pode levar à falsificação de assinaturas, phishing ou adulteração de documentos.

2. Transmissão em redes públicas

Assinar documentos importantes em Wi-Fi público ou redes partilhadas pode vazar dados confidenciais. Recomenda-se sempre usar uma rede privada segura ou VPN.

3. Alguns documentos ainda exigem assinatura manuscrita

Em muitas jurisdições, como testamentos, escrituras de imóveis e formulários governamentais, ainda é necessário usar assinatura manuscrita em papel ou assinatura digital certificada. É imprescindível consultar um especialista jurídico antes de assinar tais documentos.

Cenários de aplicação prática de assinaturas eletrónicas seguras

O desenvolvimento de assinaturas eletrónicas foi impulsionado por pequenas e médias empresas e grandes empresas, e é comum nos seguintes setores:

• Bancos e finanças: aprovação online de empréstimos e abertura de contas bancárias
• Jurídico e imobiliário: assinatura remota de contratos de arrendamento, acordos de confidencialidade, contratos, etc.
• Recursos humanos e processos de integração: funcionários preenchem online formulários fiscais e contratos de trabalho

Durante a pandemia e a ascensão do trabalho remoto, as assinaturas eletrónicas aumentaram muito a eficiência operacional das empresas, garantindo a operação dos negócios mesmo quando não é possível reunir-se offline.

Melhores práticas para manter a segurança

Se planeia usar assinaturas eletrónicas, consulte as seguintes recomendações de segurança e conformidade:

1. Escolha uma plataforma confiável: use fornecedores de serviços como DocuSign, Adobe Sign ou esignglobal que estejam em conformidade com as leis locais e padrões internacionais (como ISO 27001, SOC 2, etc.).

2. Ative a autenticação multifator: certifique-se de ativar a função 2FA ou OTP para verificar a identidade.

3. Use registos de auditoria como prova: certifique-se de que a plataforma usada fornece registos detalhados que podem ser usados como prova legal.

4. Faça backup dos documentos assinados: guarde os documentos assinados num armazenamento em nuvem encriptado ou num disco rígido externo.

5. Preste atenção às atualizações das regulamentações locais: as leis relacionadas com transações eletrónicas podem evoluir com o tempo, certifique-se de se manter atualizado sobre as regulamentações mais recentes na sua região.

Conclusão: As assinaturas eletrónicas são seguras?

A resposta é muito clara - as assinaturas eletrónicas não são apenas seguras, mas também têm validade legal e são extremamente convenientes. Desde que escolha uma plataforma segura e em conformidade, use tecnologia de encriptação, rastreio de auditoria e ferramentas de autenticação de identidade, a segurança das assinaturas eletrónicas pode ser comparável ou até superior à das assinaturas manuscritas tradicionais.

Para utilizadores em Hong Kong e no Sudeste Asiático, é crucial garantir que a plataforma usada esteja em conformidade com as leis regionais, como a “Electronic Transactions Ordinance” (ETO) e a “Electronic Transactions Act” (ETA). É imprescindível evitar o uso de fornecedores não convencionais com proteção de segurança fraca e falta de validade legal.

Soluções recomendadas para utilizadores em Hong Kong e no Sudeste Asiático

Se procura uma opção confiável com mais compatibilidade regional do que o DocuSign, considere usar o esignglobal - uma solução de assinatura digital que está em conformidade com os requisitos regulamentares da região Ásia-Pacífico, fornece suporte localizado, conformidade com os requisitos ETO/ETA e funções de segurança avançadas necessárias para lidar com assuntos legais e comerciais confidenciais.