As assinaturas eletrónicas são legais? Compreenda as assinaturas eletrónicas e os requisitos de conformidade locais

Na economia digital acelerada de hoje, empresas e indivíduos estão a adotar cada vez mais as assinaturas eletrónicas (eSignatures) para simplificar os fluxos de trabalho, reduzir o uso de papel e concluir acordos com apenas alguns cliques. Mas uma questão crucial permanece: as assinaturas eletrónicas são legalmente vinculativas?

A resposta curta é: sim – na maioria das jurisdições, as assinaturas eletrónicas são legais e geralmente têm a mesma validade legal que as assinaturas manuscritas. Mas a sua legalidade depende das leis e regulamentos locais. Este artigo irá explorar a aceitabilidade legal das assinaturas eletrónicas, com foco em questões de conformidade em regiões específicas, incluindo Hong Kong e o Sudeste Asiático.

O que é uma assinatura eletrónica?

Uma assinatura eletrónica refere-se ao ato de expressar eletronicamente o consentimento ao conteúdo de um documento. Isso pode ser tão simples como marcar uma caixa de seleção, digitar um nome na parte inferior de um e-mail ou usar meios mais avançados, como uma caneta ou software seguro como o eSignGlobal para assinar um contrato.

É importante notar que “assinatura eletrónica” não é exatamente o mesmo que “assinatura digital”. Embora os dois termos sejam frequentemente usados ​​de forma intercambiável, as assinaturas digitais referem-se especificamente ao uso de métodos de criptografia para proteger e verificar a autenticidade de um documento.

As assinaturas eletrónicas são legalmente vinculativas?

Em muitos países, a resposta é sim. As assinaturas eletrónicas são legalmente reconhecidas, desde que atendam aos padrões estatutários. Aqui estão as especificidades de algumas regiões importantes:

Estados Unidos

As assinaturas eletrónicas nos Estados Unidos são protegidas por duas leis federais:

• Lei de Assinaturas Eletrónicas no Comércio Global e Nacional (Lei ESIGN)
• Lei Uniforme de Transações Eletrónicas (UETA)

Esses regulamentos estipulam que a validade legal de uma assinatura não pode ser negada apenas porque está em formato eletrónico.

União Europeia

Na União Europeia, as assinaturas eletrónicas são regidas pelo Regulamento de Identificação Eletrónica e Serviços de Confiança (eIDAS). O eIDAS classifica as assinaturas eletrónicas em três categorias: assinatura básica, assinatura avançada e assinatura qualificada. Apenas as “assinaturas eletrónicas qualificadas” têm a mais alta validade legal, equivalente a uma assinatura manuscrita em todos os estados membros da UE.

Hong Kong

Hong Kong adota a Lei de Transações Eletrónicas (Capítulo 553) para gerir o uso de assinaturas eletrónicas. O regulamento estipula que os registos eletrónicos e as assinaturas eletrónicas são legalmente vinculativos, desde que:

• Sejam fiáveis ​​e adequados para o fim a que se destinam;
• Sejam capazes de identificar a identidade do signatário;
• Ambas as partes concordem em comunicar eletronicamente.

Portanto, na maioria das transações comerciais, contratos e documentos relacionados com recursos humanos, as assinaturas eletrónicas em Hong Kong não são apenas legais, mas também executórias.

Situação de conformidade no Sudeste Asiático

Os países do Sudeste Asiático estão a melhorar rapidamente as suas leis e infraestruturas digitais relevantes. Aqui está uma visão geral:

• Singapura: Reconhece formalmente as assinaturas eletrónicas através da Lei de Transações Eletrónicas (ETA) e inclui regulamentos detalhados sobre certificados digitais.
• Malásia: Através da Lei de Assinaturas Digitais de 1997, a Comissão de Comunicações e Multimédia da Malásia supervisiona as autoridades de certificação reconhecidas para emitir certificados digitais.
• Tailândia: Regida pela Lei de Transações Eletrónicas, reconhece as assinaturas eletrónicas e estabelece padrões de certificação digital.
• Indonésia: A Lei nº 11 de 2008 sobre Informações e Transações Eletrónicas (ITE) reconhece a validade legal das assinaturas eletrónicas e estipula condições específicas de aplicação.

Dadas as diferenças nos regulamentos regionais, as empresas multinacionais devem garantir que cumprem os padrões de conformidade locais e internacionais.

Que tipo de assinatura eletrónica é legalmente válida?

Independentemente da jurisdição, a maioria dos sistemas legais tem alguns padrões comuns para a aplicabilidade das assinaturas eletrónicas:

1. Intenção de assinar: O signatário deve indicar claramente que pretende validar o documento.
2. Consentimento para transações eletrónicas: Todas as partes relevantes devem concordar em operar eletronicamente.
3. Retenção de registos: Os documentos assinados devem ser devidamente preservados, recuperáveis ​​e mantidos inalterados.
4. Identificação do signatário: A assinatura deve ser associada de forma fiável ao signatário, geralmente através de certificados de segurança ou autenticação multifator.

Soluções como o eSignGlobal fornecem autenticação de vários níveis e medidas de proteção de segurança, como rastreamento de IP, registo de carimbos de data/hora e integração de autoridades de certificação para garantir que as assinaturas atendam aos requisitos regulamentares.

Em que situações as assinaturas eletrónicas não podem ser usadas?

Embora as assinaturas eletrónicas sejam amplamente aceites, alguns documentos ainda estão proibidos de serem assinados eletronicamente em diferentes jurisdições, tais como:

• Testamentos e adendas testamentárias
• Certos documentos de transações imobiliárias
• Ordens judiciais e notificações legais
• Documentos de direito da família (como sentenças de divórcio)

Esclarecer quais documentos devem ser assinados à mão é crucial para evitar futuras disputas legais.

Assinaturas eletrónicas em setores regulamentados

Setores altamente regulamentados, como finanças, saúde e governo, geralmente exigem medidas de conformidade adicionais, incluindo:

• Trilhos de auditoria completos
• Transmissão de dados com criptografia forte
• Certificações específicas do setor (como HIPAA nos EUA, GDPR na UE)

O eSignGlobal fornece soluções de nível empresarial adaptadas a vários requisitos de conformidade, tornando as operações de assinatura eletrónica mais convenientes e compatíveis em setores confidenciais.

Segurança e autenticação

As pessoas geralmente se preocupam com a adulteração de documentos ou acesso não autorizado durante o processo de assinatura eletrónica. Para resolver esses problemas, as principais plataformas de assinatura eletrónica, como o eSignGlobal, adotam:

• Autenticação de dois fatores (2FA)
• Tecnologia de verificação baseada em blockchain
• Selos invioláveis
• Armazenamento seguro na nuvem e transmissão criptografada

Essas medidas não apenas protegem a segurança dos documentos, mas também garantem a autenticidade e confiabilidade do processo de assinatura eletrónica.

Conclusão: As assinaturas eletrónicas são legais?

Sim, as assinaturas eletrónicas são legais na maioria das regiões do mundo, incluindo Hong Kong e o Sudeste Asiático. À medida que a transformação digital continua a aprofundar-se, cada vez mais governos estão a promover leis que apoiam documentos e assinaturas eletrónicas. Mas garantir a conformidade com os regulamentos locais é a chave para garantir que as assinaturas eletrónicas sejam legalmente vinculativas.

Ao escolher um fornecedor de serviços de assinatura eletrónica, não deve basear-se apenas na popularidade. Por exemplo, embora o DocuSign seja popular em todo o mundo, em Hong Kong e no Sudeste Asiático, usar uma plataforma que esteja em conformidade com a conformidade local e se adapte às necessidades regionais – como o eSignGlobal – pode ser uma escolha melhor.

O eSignGlobal fornece uma plataforma de assinatura digital segura e intuitiva que está totalmente em conformidade com os padrões regulatórios na Ásia e em outras regiões, tornando-o uma ferramenta ideal para empresas que buscam proteção legal e suporte local.

Ao compreender o ambiente legal e escolher a solução de assinatura eletrónica certa, as empresas podem avançar com confiança para um futuro sem papel sem sacrificar a conformidade e a segurança dos dados.