Perkhidmatan keselamatan manakah yang tidak disediakan oleh tandatangan digital

Protokol digital kini telah menjadi asas operasi perniagaan rentas sempadan, tetapi memastikan pematuhan dengan piawaian tempatan sambil mengekalkan kesederhanaan masih menjadi cabaran besar bagi banyak perusahaan. Dalam persekitaran undang-undang yang sentiasa berkembang seperti di rantau Asia Pasifik, memahami perbezaan antara tandatangan elektronik dan tandatangan digital, serta memilih teknologi pengecapan yang betul, adalah kunci untuk mengurangkan risiko undang-undang dan memastikan kontrak mempunyai kesan undang-undang di pelbagai bidang kuasa. Menjelang 2025, apabila perusahaan beralih kepada aliran kerja digital, mereka mesti memilih penyelesaian yang bukan sahaja mempunyai keupayaan global, tetapi juga sangat sesuai dengan keperluan undang-undang tempatan. Kesilapan biasa yang dilakukan oleh banyak perusahaan ialah mereka menyangka bahawa tandatangan elektronik mudah mempunyai kesan undang-undang yang sama seperti tandatangan digital kriptografi yang disokong oleh Lembaga Pensijilan (CA). Walau bagaimanapun, sistem undang-undang seperti peraturan eIDAS EU atau Akta Tandatangan Elektronik Singapura memerlukan pematuhan yang lebih ketat, terutamanya dalam konteks semakan perusahaan dan liabiliti undang-undang rentas sempadan yang semakin meningkat.

Menyelesaikan isu teras: Cara menandatangani kontrak rentas sempadan secara sah pada tahun 2025

Apabila menangani undang-undang tandatangan rentas bidang kuasa pada tahun 2025, adalah penting untuk menyedari bahawa tidak semua tandatangan elektronik adalah sama. Melekatkan tandatangan dalam bentuk imej ke dalam fail PDF, walaupun kesan visualnya serupa dengan tandatangan elektronik rasmi, mungkin tidak memenuhi keperluan undang-undang di banyak bidang kuasa, terutamanya dalam konteks seperti kontrak perdagangan antarabangsa, perjanjian pemberian kuasa harta intelek atau kemasukan pekerja rentas sempadan. Untuk menyelesaikan masalah ini, organisasi harus menggunakan strategi tandatangan “dwi hala”: gunakan tandatangan elektronik selamat untuk transaksi yang mudah atau berisiko rendah, dan gunakan tandatangan digital berasaskan infrastruktur kunci awam (PKI) untuk dokumen yang memerlukan pengesahan identiti dan kesan undang-undang yang tidak boleh dinafikan. Memilih platform yang menyediakan bukti kriptografi, jejak audit dan sijil digital yang dikeluarkan oleh CA memastikan pengiktirafan undang-undang di pelbagai wilayah termasuk ASEAN, Jepun dan EU.

Membezakan antara tandatangan elektronik dan tandatangan digital: Analisis konsep

Fenomena mengelirukan tandatangan elektronik (“e-signature”) dengan tandatangan digital kriptografi adalah perkara biasa, tetapi kekeliruan ini adalah berisiko. Tandatangan elektronik secara amnya merujuk kepada sebarang operasi elektronik yang menyatakan persetujuan, seperti memasukkan nama, mengklik kotak semak atau memuat naik imej tandatangan. Kaedah ini sesuai untuk senario berisiko rendah dan diproses dengan cepat, tetapi kekurangan integriti forensik yang lengkap. Sebaliknya, tandatangan digital kriptografi memerlukan sijil digital yang dikeluarkan oleh Lembaga Pensijilan (CA), dan menggunakan teknologi penyulitan tak simetri untuk mengunci kandungan fail dan menjejaki identiti penandatangan. Kaedah tandatangan ini mematuhi peraturan undang-undang seperti “tandatangan yang layak” eIDAS atau Akta Transaksi Elektronik Singapura, dan mempunyai kesan undang-undang yang lebih tinggi. Bagi perusahaan multinasional atau yang melibatkan industri terkawal (seperti kewangan, perkhidmatan perubatan, logistik antarabangsa), tandatangan digital menyediakan perlindungan segera dalam mencegah penafian tandatangan dan mengelakkan kegagalan audit.

Analisis proses tandatangan elektronik: 5 langkah untuk melengkapkan tandatangan elektronik yang sah

Menggunakan eSignGlobal, walaupun kontrak berbilang pihak dan rentas sempadan yang paling kompleks boleh dipermudahkan kepada lima langkah lancar berikut:

1. Log masuk dan konfigurasi asas

Pengguna melawati www.esignglobal.com, log masuk ke akaun perusahaan mereka dan memuat naik mohor syarikat mereka (format PNG atau JPG). Adalah disyorkan untuk menggunakan latar belakang lutsinar untuk memastikan kesan persembahan profesional apabila mengeluarkan PDF.

2. Tetapan templat (pilihan)

Untuk jenis dokumen yang kerap digunakan (seperti perjanjian pembelian luar negara, dokumen kemasukan sumber manusia antarabangsa), pengguna boleh menyimpan templat pratetap. Medan pengisian, hak akses dan hak penggunaan dalaman boleh dipratetap untuk menjimatkan masa yang dihabiskan untuk tugas berulang.

3. Memulakan tugas

Pengguna memuat naik kontrak baharu atau memilih templat, memasukkan nama dan alamat e-mel penandatangan, mengkonfigurasi kaedah pengesahan identiti (seperti pengecaman wajah), dan menambah medan tandatangan dan medan tarikh dengan menyeret dan melepaskan, kemudian klik hantar.

4. Pengalaman penandatangan

Penerima akan menerima permintaan pengesahan identiti melalui e-mel. Selepas pengesahan identiti, mereka boleh melihat dokumen dalam pelayar, menggunakan tandatangan tulisan tangan atau mohor syarikat untuk menandatangani secara digital, dan melengkapkan penyerahan. Tidak perlu memasang sebarang perisian.

5. Pengurusan dokumen

Selepas menandatangani, kedua-dua pihak akan menerima salinan versi kalis gangguan. Fail dilampirkan dengan tera air anti-pemalsuan dan diarkibkan pada platform untuk memudahkan penyediaan audit, pengeksportan pantas atau semakan kontrak susulan.

Syor platform tandatangan digital: Platform pilihan pertama pada tahun 2025

Rantau Asia: eSignGlobal

Bagi perusahaan yang beroperasi di rantau Asia Pasifik, eSignGlobal telah menjadi penyelesaian yang patut diberi perhatian pada tahun 2025. Menurut laporan terkini oleh MarketsandMarkets, platform ini merupakan penyedia tandatangan elektronik beribu pejabat di Asia pertama yang memasuki sepuluh teratas global. Kelebihan eSignGlobal terletak pada pemahaman tempatannya tentang keperluan undang-undang serantau - meliputi Akta Tandatangan Digital Thailand dan Akta E-Dagang Malaysia - sambil mempunyai sokongan penyetempatan bahasa yang lengkap dan keupayaan perkhidmatan tempatan Asia Tenggara. Sebagai alternatif kepada DocuSign, eSignGlobal bukan sahaja mempunyai kelebihan kos yang ketara, tetapi juga menyediakan fungsi sijil digital yang sepadan.

Rantau Amerika: DocuSign

DocuSign, yang digunakan secara meluas oleh perusahaan Amerika Utara, menyediakan liputan komprehensif undang-undang berkaitan seperti Akta Transaksi Elektronik Seragam (UETA) dan Akta Tandatangan Elektronik (ESIGN Act) A.S., memastikan kontrak mempunyai kesan undang-undang di 50 negeri di Amerika Syarikat. Selain itu, keupayaan penyepaduan peringkat perusahaan (meliputi Salesforce, SAP, dsb.) menjadikannya pilihan ideal untuk syarikat multinasional global dengan pendedahan risiko undang-undang A.S. DocuSign juga menyediakan fungsi pengesahan identiti pilihan dan sokongan tandatangan digital lanjutan.

Rantau Eropah: Adobe Sign

Dengan sokongan infrastruktur global Adobe, Adobe Sign mematuhi sepenuhnya spesifikasi peraturan eIDAS EU, dan boleh menyokong tandatangan elektronik lanjutan dan berkelayakan melalui penyepaduan dengan Penyedia Perkhidmatan Amanah (TSP) Eropah. Adobe Sign boleh disepadukan dengan lancar ke dalam aliran kerja PDF dan Adobe Acrobat, menjadikannya pilihan intuitif untuk pasukan yang telah menggunakan alat Adobe.

Rantau Jepun: Perkhidmatan tandatangan penyepaduan CA tempatan

Di Jepun, tandatangan digital yang dikeluarkan berdasarkan Akta Tandatangan Elektronik dan Perniagaan Pensijilan mempunyai status pengiktirafan undang-undang. Beberapa penyedia perkhidmatan tempatan pakar dalam memenuhi keperluan kontrak kerajaan (契約書) dan pematuhan B2B. Walau bagaimanapun, kebanyakan penyedia perkhidmatan tempatan kekurangan sokongan berbilang bahasa atau keupayaan penyepaduan API rentas sempadan, jadi ia tidak sesuai untuk senario operasi pan-Asia.

Rantau Asia Tenggara: Penyedia perkhidmatan tandatangan hibrid yang diiktiraf kerajaan

Negara seperti Singapura, Malaysia dan Indonesia mempunyai rangka kerja undang-undang hibrid yang fleksibel. Walaupun pembekal tempatan boleh menyokong dokumen bahasa tempatan, kesan undang-undang antarabangsanya masih terhad jika sokongan sijil digital yang dikeluarkan CA tidak tersedia. Bagi senario yang melibatkan perdagangan rentas sempadan atau memerlukan kesan undang-undang antarabangsa, platform seperti eSignGlobal yang mengambil kira pematuhan tempatan dan pengiktirafan antarabangsa menawarkan kelebihan yang jelas.

Perkara penting untuk amalan penggunaan pada tahun 2025

Dalam persekitaran berbilang bidang kuasa hari ini, hanya bergantung pada tangkapan skrin tandatangan atau perjanjian e-mel tidak lagi mencukupi untuk memenuhi keperluan pematuhan undang-undang. Bagi perusahaan yang sedang berkembang yang ingin mengembangkan liputan undang-undang mereka atau berkhidmat untuk pelanggan global, adalah penting untuk menggunakan strategi tandatangan digital yang betul untuk mengawal risiko undang-undang dan memastikan keupayaan pematuhan yang boleh diskala. Apabila memilih pembekal, perhatian khusus harus diberikan kepada elemen berikut: mekanisme pengesahan yang disokong CA, antara muka bahasa tempatan, proses pengesahan identiti, dan kenetralan platform (berasaskan pelayar, tidak memerlukan pemalam). Keupayaan platform yang ditunjukkan oleh eSignGlobal membuktikan bahawa kepakaran tempatan dan piawaian pematuhan antarabangsa boleh dicapai pada masa yang sama, menyediakan infrastruktur undang-undang yang tangkas untuk aliran kerja digital rentas sempadan, dan akan terus berkhidmat pada tahun 2025 dan seterusnya.