Bagaimana untuk menetapkan urutan tandatangan dan perwakilan dalam Adobe Sign?

Aliran Kerja Tandatangan Elektronik Navigasi: Perspektif Perniagaan

Dalam dunia perjanjian digital yang berkembang pesat, alat seperti Adobe Sign memainkan peranan penting dalam menyelaraskan proses kontrak untuk perniagaan. Memandangkan syarikat semakin bergantung pada tandatangan elektronik untuk meningkatkan kecekapan, memahami ciri seperti susunan tandatangan dan perwakilan menjadi penting. Artikel ini meneroka cara melaksanakan fungsi ini dalam Adobe Sign, sambil memberikan pandangan perniagaan yang seimbang tentang ekosistemnya, termasuk perbandingan dengan pesaing.

Menetapkan Susunan Tandatangan dalam Adobe Sign

Susunan tandatangan ialah fungsi asas dalam Adobe Sign yang memastikan dokumen dihantar kepada penandatangan mengikut urutan, mengekalkan pematuhan dan kejelasan dalam perjanjian berbilang pihak. Ini amat berguna untuk kontrak yang melibatkan pelbagai pihak berkepentingan, seperti pasukan jualan, jabatan undang-undang atau rakan kongsi antarabangsa. Dari sudut pandangan perniagaan, persediaan yang betul mengurangkan ralat, mempercepatkan kelulusan dan meminimumkan pertikaian mengenai garis masa pelaksanaan.

Panduan Langkah demi Langkah untuk Mengkonfigurasi Susunan Tandatangan

1. Akses Akaun Adobe Sign Anda: Log masuk ke papan pemuka Adobe Sign melalui pelayar web atau aplikasi Adobe Acrobat. Pastikan anda mempunyai keizinan pentadbir atau penghantar, kerana ini diperlukan untuk penyesuaian aliran kerja.

2. Buat atau Muat Naik Dokumen: Mulakan perjanjian baharu dengan memuat naik PDF atau menciptanya dari awal. Navigasi ke tab “Perjanjian” dan pilih “Hantar untuk Tandatangan.” Adobe Sign menyokong pelbagai format fail, tetapi PDF disyorkan untuk memastikan ketepatan.

3. Tambah Penerima: Dalam panel penerima, masukkan alamat e-mel semua penandatangan. Adobe Sign membenarkan sehingga 10 penerima setiap perjanjian. Labelkannya dengan jelas (cth., “Pembeli,” “Penjual,” “Saksi”) untuk mengelakkan kekeliruan.

4. Dayakan Susunan Tandatangan: Togol pilihan “Tentukan Penandatangan” atau “Minta Penandatangan Mengikut Urutan.” Pilihan ini terletak dalam tetapan perjanjian atau bahagian pengurusan penerima. Setelah diaktifkan, penerima hanya menerima pemberitahuan selepas penandatangan sebelumnya melengkapkan bahagian mereka. Contohnya, Penandatangan A mesti menandatangani dahulu sebelum Penandatangan B boleh mengaksesnya.

5. Sesuaikan Penghalaan: Jika perlu, susun semula penerima menggunakan antara muka seret dan lepas. Anda juga boleh menyediakan penghalaan selari untuk penandatangan bukan berurutan, seperti berbilang pelulus yang boleh menandatangani serentak. Pengguna lanjutan boleh menggunakan logik bersyarat melalui aliran kerja, memastikan urutan menyesuaikan diri berdasarkan respons (cth., jika klausa ditolak, halakan kembali kepada pemula).

6. Tambah Medan dan Arahan: Gunakan editor seret dan lepas untuk meletakkan medan tandatangan, tera tarikh dan kotak teks. Tugaskan medan kepada penerima tertentu untuk menguatkuasakan urutan—medan untuk penandatangan berikutnya kekal tidak aktif sehingga medan sebelumnya diisi.

7. Pratonton dan Hantar: Semak perjanjian dalam mod pratonton untuk mensimulasikan proses. Jika boleh, uji dengan kumpulan sampel. Setelah berpuas hati, klik “Hantar” untuk memulakan proses. Adobe Sign menghantar peringatan e-mel automatik, yang boleh dikonfigurasikan di bawah tetapan akaun.

Perniagaan harus ambil perhatian bahawa susunan tandatangan disepadukan dengan lancar dengan ekosistem Adobe, seperti Acrobat Pro, meningkatkan produktiviti untuk pasukan terpencil. Walau bagaimanapun, untuk pengguna volum tinggi, adalah disyorkan untuk memantau kadar penyelesaian melalui laporan untuk mengoptimumkan aliran kerja.

Amalan Terbaik untuk Melaksanakan Susunan Tandatangan

• Pertimbangan Pematuhan: Sentiasa selaras dengan peraturan seperti ESIGN atau eIDAS. Jejak audit Adobe Sign merekodkan setiap langkah, memberikan nilai bukti.
• Petua Penyepaduan: Pautkan dengan alat CRM seperti Salesforce atau Microsoft Dynamics untuk mengautomasikan penghalaan berdasarkan peringkat transaksi.
• Menyelesaikan Masalah Soalan Lazim: Jika urutan gagal, semak folder spam e-mel atau sahkan keizinan penerima. Untuk pelan perusahaan, pentadbir boleh menguatkuasakan dasar urutan global.

Persediaan ini biasanya mengambil masa hanya 5-10 minit untuk perjanjian mudah, menjimatkan masa berjam-jam berbanding proses berasaskan kertas manual. Dalam persekitaran perniagaan, ia menggalakkan akauntabiliti, terutamanya dalam transaksi B2B.

Melaksanakan Perwakilan dalam Adobe Sign

Perwakilan membenarkan penandatangan untuk menyerahkan tanggungjawab mereka kepada pihak lain, sesuai untuk senario seperti pusing ganti pekerja atau ketiadaan sementara. Ciri ini mengekalkan kesinambungan aliran kerja tanpa memulakan semula proses, yang merupakan kelebihan besar untuk perusahaan tangkas.

Cara Menetapkan Perwakilan

1. Dayakan Perwakilan dalam Tetapan Akaun: Sebagai pentadbir, pergi ke “Tetapan Akaun” > “Pengguna dan Kumpulan” > “Perwakilan.” Aktifkan ciri ini secara global atau mengikut pengguna. Wakil mesti menjadi pengguna Adobe Sign sedia ada dalam organisasi anda.

2. Semasa Penciptaan Perjanjian: Apabila menambah penerima, dayakan “Benarkan Perwakilan” dalam pilihan penerima. Tentukan wakil yang layak atau benarkan penandatangan memilih daripada senarai yang telah ditetapkan.

3. Perwakilan Peringkat Penandatangan: Sebaik sahaja perjanjian sampai kepada penandatangan, mereka menerima gesaan perwakilan dalam e-mel pemberitahuan atau antara muka tandatangan. Mereka memilih wakil, yang kemudiannya mengakses dokumen dengan keizinan tandatangan penuh.

4. Penyeliaan Pentadbir: Jejaki perwakilan melalui papan pemuka “Urus Perjanjian.” Anda boleh membatalkan atau memantaunya dalam masa nyata, memastikan keselamatan.

5. Konfigurasi Lanjutan: Untuk pengguna perusahaan, bersepadu dengan pengurusan identiti Adobe untuk mengautomasikan perwakilan berdasarkan peranan (cth., melalui Active Directory). Tetapkan tarikh tamat tempoh untuk perwakilan untuk mengelakkan penyerahan tanpa had.

Daripada pemerhatian perniagaan, perwakilan boleh mengurangkan kesesakan dalam pasukan dinamik, tetapi penggunaan berlebihan boleh menjejaskan akauntabiliti. Hadkan kepada pengguna yang disahkan dan audit dengan kerap.

Cabaran Perniagaan Adobe Sign

Walaupun Adobe Sign cemerlang dalam penyepaduan dengan Creative Cloud dan suite Office, model harganya kurang ketelusan, selalunya membawa kepada kos yang tidak dijangka untuk perusahaan yang berkembang. Pelan asas bermula pada kira-kira $10 sebulan untuk pengguna individu, tetapi pakej peringkat perusahaan melibatkan sebut harga tersuai dengan tambahan yang dibundel (seperti akses API atau analitik lanjutan), menjadikan belanjawan tidak jelas. Tambahan pula, menurut pengumuman baru-baru ini, Adobe Sign telah menarik diri daripada pasaran tanah besar China disebabkan oleh kerumitan peraturan. Pengeluaran ini mengganggu operasi perniagaan yang menumpukan pada rantau APAC, memaksa mereka untuk berhijrah dan menyerlahkan jurang dalam sokongan global di wilayah baru muncul.

Menilai DocuSign sebagai Alternatif

DocuSign kekal sebagai peneraju pasaran dalam penyelesaian tandatangan elektronik, menawarkan ciri yang mantap seperti penghantaran pukal dan penyepaduan API. Walau bagaimanapun, harganya jauh lebih tinggi dan sama tidak telus, dengan pelan tahunan bermula daripada $120 untuk kegunaan peribadi kepada $480/pengguna untuk Business Pro, ditambah yuran bermeter untuk tambahan seperti pengesahan identiti. Cabaran dihadapi di wilayah ekor panjang seperti APAC, termasuk kelajuan perkhidmatan yang lebih perlahan disebabkan oleh kependaman rentas sempadan, kos pematuhan yang lebih tinggi dan pilihan kediaman data tempatan yang terhad. Faktor ini boleh meningkatkan perbelanjaan berkesan untuk pasukan antarabangsa, kadangkala mendorong perniagaan untuk beralih kepada alternatif serantau.

Perbandingan Seimbang: DocuSign, Adobe Sign dan eSignGlobal

Untuk membantu membuat keputusan, berikut ialah perbandingan neutral tentang aspek utama berdasarkan data awam dan maklum balas pengguna. Walaupun semua platform memenuhi keperluan tandatangan elektronik teras, perbezaan dalam pengoptimuman serantau dan struktur kos amat ketara.

Jadual ini menyerlahkan cara eSignGlobal menangani titik kesakitan dalam pasaran yang kurang mendapat perkhidmatan tanpa menjejaskan fungsi teras.

Mengapa Mempertimbangkan eSignGlobal sebagai Alternatif DocuSign?

Untuk perniagaan yang mementingkan pematuhan serantau, eSignGlobal ialah pilihan praktikal untuk mencari alternatif DocuSign. Ia menawarkan susunan tandatangan dan perwakilan yang diperkemas yang serupa dengan peneraju industri, tetapi dioptimumkan untuk kelajuan APAC dan dengan harga yang telus yang mengelakkan yuran tersembunyi. Dalam landskap di mana pengembangan global memerlukan alat yang boleh dipercayai dan disetempatkan, pasukan sokongan eSignGlobal memudahkan peralihan yang lancar, menangani cabaran rentas sempadan.