如何在 Adobe Sign 中設定簽署順序和委派？

導航電子簽名工作流程：商業視角

在數碼協議快速發展的世界中，像 Adobe Sign 這樣的工具在企業簡化合同流程方面發揮著關鍵作用。隨著公司越來越依賴電子簽名來提高效率，理解簽名順序和委託等功能變得至關重要。本文探討如何在 Adobe Sign 中實施這些功能，同時提供對其生態系統的平衡商業觀點，包括與競爭對手的比較。

在 Adobe Sign 中設定簽名順序

簽名順序是 Adobe Sign 中的一項基本功能，它確保文件按順序路由給簽名人，從而在多方協議中保持合規性和清晰度。這對於涉及多個利益相關者的合同特別有用，例如銷售團隊、法律部門或國際合作夥伴。從商業角度來看，正確設定可以減少錯誤、加快審批並最小化執行時間表的爭議。

配置簽名順序的逐步指南

1. 存取您的 Adobe Sign 帳戶：透過網頁瀏覽器或 Adobe Acrobat 應用程式登入 Adobe Sign 儀表板。確保您具有管理員或發送者權限，因為這些權限是工作流程自訂所必需的。

2. 建立或上傳文件：透過上傳 PDF 或從頭建立來啟動新協議。導航至「協議」選項卡並選擇「發送簽名」。Adobe Sign 支持多種文件格式，但推薦使用 PDF 以確保精確性。

3. 添加收件人：在收件人面板中，輸入所有簽名人的電子郵件地址。Adobe Sign 每個協議最多允許 10 個收件人。清楚地標記它們（例如，「買方」、「賣方」、「見證人」）以避免混淆。

4. 啟用簽名順序：切換「指定簽名人」或「要求簽名人按順序」選項。該選項位於協議設定或收件人管理部分。一旦激活，收件人僅在之前的簽名人完成其部分後才會收到通知。例如，簽名人 A 必須先簽名，簽名人 B 才能存取。

5. 自訂路由：如果需要，使用拖放介面重新排序收件人。您還可以為非順序簽名人設定並行路由，例如多個審批人可以同時簽名。進階使用者可以透過工作流程應用條件邏輯，確保順序根據回應進行調整（例如，如果條款被拒絕，則路由回發起人）。

6. 添加欄位和說明：使用拖放編輯器放置簽名字欄位、日期戳和文字框。將欄位分配給特定收件人以強制執行順序——後續簽名人的欄位在先前欄位填寫前保持非活動狀態。

7. 預覽並發送：在預覽模式下審查協議以模擬流程。如果可能，使用樣本組進行測試。一旦滿意，點擊「發送」以啟動流程。Adobe Sign 發送自動電子郵件提醒，可在帳戶設定下配置。

企業應注意，簽名順序與 Adobe 生態系統（如 Acrobat Pro）無縫整合，提升遠端團隊的生產力。然而，對於高容量使用者，建議透過報告監控完成率以優化工作流程。

實施簽名順序的最佳實踐

• 合規性考慮：始終與 ESIGN 或 eIDAS 等法規保持一致。Adobe Sign 的審計追蹤記錄每個步驟，提供證據價值。
• 整合提示：與 CRM 工具如 Salesforce 或 Microsoft Dynamics 連結，根據交易階段實現自動化路由。
• 故障排除常見問題：如果順序失敗，請檢查電子郵件垃圾資料夾或驗證收件人權限。對於企業計劃，管理員可以強制執行全球順序策略。

此設定對於簡單協議通常只需 5-10 分鐘，與手動紙質流程相比可節省數小時。在商業環境中，它促進問責制，尤其是在 B2B 交易中。

在 Adobe Sign 中實施委託

委託允許簽名人將他們的責任傳遞給另一方，這對於員工流動或臨時缺席等場景非常理想。此功能在不重新啟動流程的情況下維持工作流程連續性，這對敏捷企業來說是一大優勢。

如何設定委託

1. 在帳戶設定中啟用委託：作為管理員，轉到「帳戶設定」 > 「用戶和組」 > 「委託」。全球或按用戶激活該功能。委託人必須是您組織內現有的 Adobe Sign 用戶。

2. 在協議建立期間：添加收件人時，在收件人選項中啟用「允許委託」。指定合格的委託人或允許簽名人從預定義清單中選擇。

3. 簽名人級別委託：一旦協議到達簽名人，他們會在通知電子郵件或簽名介面中收到委託提示。他們選擇委託人，後者隨後以完整簽名權限存取文件。

4. 管理員監督：透過「管理協議」儀表板追蹤委託。您可以即時撤銷或監控它們，確保安全性。

5. 進階配置：對於企業用戶，與 Adobe 的身份管理整合，根據角色自動委託（例如，透過 Active Directory）。為委託設定到期日期以防止無限期傳遞。

從商業觀察來看，委託可以減少動態團隊中的瓶頸，但過度使用可能會削弱問責制。將其限制在經過驗證的用戶，並定期審計。

Adobe Sign 的商業挑戰

雖然 Adobe Sign 在與 Creative Cloud 和 Office 套件的整合方面表現出色，但其定價模式缺乏透明度，往往導致擴展企業出現意外成本。基本計劃從個人用戶每月約 10 美元起，但企業級套餐涉及捆綁附加組件（如 API 存取或進階分析）的自訂報價，使預算變得不明朗。此外，根據最近的公告，Adobe Sign 已從中國大陸市場退出，原因是監管複雜性。此退出擾亂了專注於亞太地區的企業的營運，迫使它們遷移，並突顯了新興地區全球支持的差距。

評估 DocuSign 作為替代方案

DocuSign 仍是電子簽名解決方案的市場領導者，提供強大的功能，如批量發送和 API 整合。然而，其定價明顯較高且同樣不明朗，年計劃從個人使用 120 美元到 Business Pro 的 480 美元/用戶不等，外加附加組件（如身份驗證）的計量費用。長尾地區如亞太地區面臨挑戰，包括跨境延遲導致的服務速度較慢、更高的合規成本以及有限的本地數據駐留選項。這些因素會增加國際團隊的有效支出，有時推動企業轉向區域替代方案。

平衡比較：DocuSign、Adobe Sign 和 eSignGlobal

為了幫助決策，這裡基於公開數據和用戶反饋，對關鍵方面進行中立比較。雖然所有平台都滿足核心電子簽名需求，但區域優化和成本結構的差異尤為突出。

此表格強調了 eSignGlobal 如何在服務不足的市場中解決痛點，而不損害核心功能。

為什麼考慮 eSignGlobal 作為 DocuSign 替代方案？

對於關注區域合規性的企業來說，eSignGlobal 是尋求 DocuSign 替代方案的實用選擇。它提供類似於行業領導者的簡化簽名順序和委託，但針對亞太速度進行了優化，並具有避免隱藏費用的透明定價。在全球擴張需要可靠、本地化工具的景觀中，eSignGlobal 支持團隊無縫過渡，應對跨境挑戰。