¿Cómo usar la pestaña "Adjunto" de DocuSign para solicitar a los firmantes que carguen archivos?

Entendiendo las etiquetas de adjuntos de DocuSign para las cargas de los firmantes

En el panorama en constante evolución de la gestión de documentos digitales, las plataformas de firma electrónica como DocuSign se han convertido en herramientas indispensables para que las empresas agilicen sus flujos de trabajo. Una característica destacada es la etiqueta “Adjunto”, que permite a los remitentes exigir a los firmantes que carguen archivos durante el proceso de firma. Esta funcionalidad es particularmente valiosa en escenarios que involucran el cumplimiento, como contratos que requieren documentos de respaldo como identificaciones o certificados. Desde una perspectiva empresarial, mejora la eficiencia al integrar la recopilación de archivos directamente en el flujo de trabajo de la firma electrónica, reduciendo los correos electrónicos de seguimiento y el rastreo manual.

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¿Qué son las etiquetas de adjuntos en DocuSign?

Las etiquetas de adjuntos de DocuSign son campos dedicados colocados en un documento que solicitan a los firmantes que carguen archivos durante la secuencia de firma. A diferencia de las etiquetas estándar de firma o iniciales, estas etiquetas crean requisitos de carga obligatorios u opcionales, asegurando que todos los adjuntos necesarios se recopilen de una sola vez. Esta característica está disponible en los planes Business Pro y superiores, que incluyen herramientas avanzadas de creación de formularios. Las empresas a menudo lo utilizan para la incorporación de recursos humanos (por ejemplo, cargar currículums), revisiones legales (por ejemplo, prueba de seguro) o procesos de ventas (por ejemplo, especificaciones de productos de los clientes).

Desde una perspectiva empresarial, las etiquetas de adjuntos ayudan a mitigar los riesgos derivados de envíos incompletos, que pueden retrasar las transacciones o las comprobaciones de cumplimiento. Según la documentación de DocuSign, estas etiquetas se integran perfectamente con el sistema de sobres de la plataforma, donde un “sobre” representa un paquete de documentos completo, incluidas las firmas y los adjuntos.

Guía paso a paso: cómo usar las etiquetas de adjuntos para las cargas de archivos de los firmantes

Implementar etiquetas de adjuntos en el entorno de creación de DocuSign es sencillo. Este proceso asume que tiene una cuenta de DocuSign y acceso a las herramientas de firma electrónica (disponibles en los planes Standard, Business Pro o Enterprise). Aquí hay un recorrido detallado para una configuración efectiva.

Paso 1: Prepare su documento

Comience cargando o creando un documento en DocuSign. Inicie sesión en su cuenta de DocuSign, seleccione “Nuevo” > “Enviar un sobre” y cargue su archivo PDF o Word. Para obtener los mejores resultados, asegúrese de que el documento tenga instrucciones claras cerca de donde se requiere el adjunto, como “Cargue su identificación aquí”. Esta guía contextual puede mejorar el cumplimiento del firmante.

Consejo empresarial: en entornos de alto volumen, utilice plantillas para estandarizar este proceso, ahorrando tiempo a los equipos que manejan contratos repetitivos.

Paso 2: Acceda a la biblioteca de etiquetas y agregue la etiqueta de adjunto

Una vez que el documento esté abierto en la vista de creación:

• Haga clic en el menú “Etiquetas” en la barra de herramientas de la derecha.
• En “Otro”, busque la etiqueta “Adjunto” (parece un icono de clip).
• Arrastre y suelte la etiqueta de adjunto en la ubicación deseada dentro del documento, generalmente cerca de una línea de firma o una sección designada.

Puede personalizar las propiedades de la etiqueta:

• Etiqueta: introduzca un nombre descriptivo, como “Cargar comprobante de domicilio”.
• Obligatorio: cambie esto a “Sí” para que la carga sea obligatoria; el firmante debe adjuntar un archivo para completar el proceso.
• Instrucciones: agregue texto de sugerencia que se muestre al firmante, guiándolo sobre los tipos de archivos (por ejemplo, “Formatos aceptados: PDF, JPG, máximo 5 MB”).
• Validación: opcionalmente, establezca reglas como límites de tamaño de archivo o restricciones de tipo para evitar errores.

Observación profesional: establecer la etiqueta como obligatoria se alinea con las necesidades comerciales de pistas de auditoría, ya que DocuSign registra todas las cargas, incluidos los detalles de la marca de tiempo y la IP.

Paso 3: Configure los roles y el enrutamiento de los firmantes

Asigne la etiqueta de adjunto a un rol de firmante específico (por ejemplo, “Cliente” o “Empleado”). En la sección “Destinatarios”:

• Defina el orden de firma si hay varias partes involucradas.
• Asegúrese de que la etiqueta solo sea visible para el firmante relevante haciendo clic derecho en la etiqueta y seleccionando “Asignar a rol”.

Si utiliza lógica condicional (una característica de Business Pro), puede hacer que los adjuntos aparezcan en función de selecciones anteriores, por ejemplo, “Si se selecciona ‘Sí’ para el seguro, cargue la póliza”.

Paso 4: Pruebe y envíe el sobre

Antes de enviar:

• Utilice el modo “Vista previa” de DocuSign para simular la experiencia del firmante. Haga clic como destinatario para verificar que las indicaciones de carga funcionen; verá un cuadro de diálogo de selección de archivos que permite arrastrar y soltar o navegar.
• Pruebe con archivos de muestra para confirmar las limitaciones (el máximo predeterminado es de 5 MB por adjunto, pero los administradores pueden ajustarlo a través de la configuración de la cuenta).

Una vez satisfecho, agregue cualquier recordatorio por correo electrónico o notificaciones por SMS (características adicionales) y luego haga clic en “Enviar”. El firmante recibirá un correo electrónico con un enlace seguro; al abrirlo, encontrará la solicitud de adjunto antes o después de firmar.

Paso 5: Administre y recupere los archivos cargados

Después de la firma:

• Los archivos cargados se almacenan automáticamente dentro del sobre en la pestaña “Administrar” de DocuSign.
• Descárguelos individualmente o en masa a través del panel de informes.
• Para la integración, utilice la API de DocuSign (planes de desarrollador a partir de $600/año) para automatizar la recuperación en sistemas CRM como Salesforce.

Trampas comunes que se deben evitar: los archivos excesivamente grandes pueden causar retrasos, así que comunique las limitaciones con anticipación. Además, asegúrese de que su plan admita un volumen de sobres suficiente: Business Pro permite aproximadamente 100 sobres/usuario/año.

Esta configuración generalmente toma de 5 a 10 minutos por documento y puede reducir los gastos administrativos en un 30-50%, según los informes de los usuarios en los foros de la comunidad de DocuSign. Para las empresas, combinar las etiquetas de adjuntos con el envío masivo (Business Pro) permite cargas escalables de cientos de firmantes.

Limitaciones y mejores prácticas de las etiquetas de adjuntos

Si bien son potentes, las etiquetas de adjuntos tienen algunas sutilezas. No admiten la validación en tiempo real (por ejemplo, escanear virus durante la carga), por lo que dependen de la diligencia debida del firmante. Los tipos de archivos se aceptan ampliamente (PDF, DOC, imágenes), pero las restricciones personalizadas requieren ajustes a nivel de administrador.

Mejores prácticas desde una perspectiva empresarial:

• Integre con complementos de autenticación para cargas confidenciales, agregando comprobaciones biométricas.
• Capacite a los equipos a través de los tutoriales de DocuSign para maximizar la adopción.
• Supervise el análisis de uso para optimizar los flujos de trabajo; las altas tasas de abandono pueden indicar instrucciones poco claras.

En industrias reguladas como las finanzas o la atención médica, estas etiquetas respaldan el cumplimiento al centralizar la evidencia dentro de un sobre auditable.

Comparación de las principales plataformas de firma electrónica: DocuSign y sus competidores

Para proporcionar una perspectiva equilibrada, aquí hay una comparación neutral de DocuSign con alternativas clave como Adobe Sign, eSignGlobal y HelloSign (ahora parte de Dropbox). Esta tabla se basa en los precios oficiales y los conjuntos de características de 2025, centrándose en las capacidades de adjuntos/carga, los precios y las fortalezas regionales. Tenga en cuenta que los costos reales varían según la personalización y el volumen.

Esta comparación destaca cómo cada plataforma se adapta a diferentes tamaños de empresas: DocuSign para empresas ricas en funciones, mientras que las alternativas ofrecen asequibilidad.

Descripción general de Adobe Sign

Adobe Sign, como parte del ecosistema de Adobe Acrobat, destaca en flujos de trabajo con muchos documentos. Su funcionalidad de adjuntos permite a los firmantes cargar archivos a través de campos intuitivos, similar a DocuSign, pero con vínculos más profundos con la edición de PDF. Los precios individuales comienzan más altos, pero se escalan bien para los usuarios de Adobe. Es adecuado para equipos creativos o legales que necesitan una manipulación de archivos perfecta.

Enfoque de eSignGlobal

eSignGlobal se posiciona como un proveedor de firma electrónica versátil con cumplimiento en 100 países principales, con una fuerte presencia en la región de Asia-Pacífico (APAC). El panorama de la firma electrónica en APAC se caracteriza por la fragmentación, los altos estándares y las regulaciones estrictas, en contraste con los enfoques más basados en marcos de los Estados Unidos (ESIGN) y la Unión Europea (eIDAS). En APAC, los estándares enfatizan las soluciones de “integración de ecosistemas”, que requieren integraciones profundas de hardware y API a nivel gubernamental a empresa (G2B) con identidades digitales, mucho más allá de los modelos de verificación de correo electrónico o autodeclaración que se ven comúnmente en Occidente.

Esta barrera tecnológica plantea desafíos para los actores globales que se implementan en APAC, pero eSignGlobal sobresale aquí, apoyando herramientas locales como iAM Smart en Hong Kong y Singpass en Singapur, asegurando flujos de trabajo fluidos y legalmente vinculantes. A nivel mundial, busca competir con DocuSign y Adobe Sign a través de precios competitivos y una expansión de características. Por ejemplo, el plan Essential cuesta solo $16.6/mes (facturado anualmente), lo que permite hasta 100 documentos firmados, asientos de usuario ilimitados y verificación a través de códigos de acceso, todo mientras se mantiene el cumplimiento. Esta propuesta de valor lo hace particularmente rentable para los equipos en crecimiento, especialmente en operaciones transfronterizas.

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Explorando HelloSign (Dropbox Sign)

HelloSign, renombrado como Dropbox Sign, ofrece un método directo para las cargas a través de formularios de solicitud, solicitando archivos adjuntos. Es elogiado por su simplicidad e integración con Dropbox, adecuado para las PYMES. Sin embargo, carece de algunas de las lógicas avanzadas que se encuentran en DocuSign y tiene un cumplimiento más limitado en APAC.

Reflexiones finales: elegir la herramienta de firma electrónica adecuada

En resumen, las etiquetas de adjuntos de DocuSign ofrecen una forma robusta de exigir cargas de los firmantes, mejorando la eficiencia operativa en los procesos comerciales. Para aquellos que buscan alternativas, eSignGlobal destaca en las necesidades de cumplimiento regional, particularmente en APAC.