如何使用 DocuSign 的「Attachment」標籤來要求簽署人上傳檔案？

理解 DocuSign 的附件標籤用於簽署者上傳

在數位文件管理的持續演變領域中，像 DocuSign 這樣的電子簽署平台已成為企業簡化工作流程的必不可少工具。其中一個突出功能是「Attachment」標籤，它允許發送者要求簽署者在簽署過程中上傳文件。此功能在涉及合規性的場景中特別有價值，例如需要支持文件如身份證或證書的合約。從商業角度來看，它透過將文件收集直接嵌入電子簽署工作流程來提升效率，減少後續電子郵件和手動追蹤。

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DocuSign 中的附件標籤是什麼？

DocuSign 的附件標籤是放置在文件上的專用欄位，提示簽署者在簽署序列中上傳文件。與標準簽署或初始標籤不同，這些標籤建立強制或選用的上傳要求，確保所有必要的附件一次性收集。此功能在 Business Pro 及更高計劃中可用，其中包含高級表單建構工具。企業經常將其用於 HR 入職（例如上傳簡歷）、法律審核（例如保險證明）或銷售流程（例如客戶的產品規格）。

從商業角度來看，附件標籤有助於緩解不完整提交帶來的風險，這可能會延遲交易或合規檢查。根據 DocuSign 的文件，這些標籤與平台的信封系統無縫整合，其中「信封」代表一個完整文件包，包括簽署和附件。

逐步指南：如何使用附件標籤進行簽署者文件上傳

在 DocuSign 的創作環境中實現附件標籤非常簡單。此過程假設您擁有 DocuSign 帳戶並可存取電子簽署工具（適用於 Standard、Business Pro 或 Enterprise 計劃）。以下是有效設置的詳細演練。

步驟 1：準備您的文件

從在 DocuSign 中上傳或建立文件開始。登入您的 DocuSign 帳戶，選擇「New」 > 「Send an Envelope」，並上傳您的 PDF 或 Word 文件。為獲得最佳結果，確保文件在需要附件的位置附近有清晰的指示，例如「請在此上傳您的身份證」。這種上下文指導可以提高簽署者的合規性。

商業提示：在高容量環境中，使用範本來標準化此過程，為處理重複合約的團隊節省時間。

步驟 2：存取標籤庫並新增附件標籤

一旦文件在創作視圖中開啟：

• 點擊右側工具列中的「Tabs」選單。
• 在「Other」下，找到「Attachment」標籤（它看起來像一個迴紋針圖示）。
• 將附件標籤拖放到文件中的所需位置，通常靠近簽署線或指定部分。

您可以自訂標籤屬性：

• Label：輸入描述性名稱，例如「上傳地址證明」。
• Required：切換此項為「Yes」以使上傳成為強制性——簽署者必須附加文件才能完成流程。
• Instructions：新增提示文字，向簽署者顯示，指導他們文件類型（例如「接受格式：PDF、JPG，最多 5MB」）。
• Validation：選用地，設定規則如文件大小限制或類型限制，以防止錯誤。

專業觀察：將標籤設定為必需符合商業對審計軌跡的需求，因為 DocuSign 會記錄所有上傳，包括時間戳和 IP 細節。

步驟 3：配置簽署者角色和路由

將附件標籤分配給特定簽署者角色（例如「Client」或「Employee」）。在「Recipients」部分：

• 如果涉及多個方，定義簽署順序。
• 透過右鍵點擊標籤並選擇「Assign to Role」來確保標籤僅對相關簽署者可見。

如果使用條件邏輯（Business Pro 功能），您可以根據先前的選擇使附件出現，例如「如果對保險選擇『Yes』，則上傳保單」。

步驟 4：測試並發送信封

在發送前：

• 使用 DocuSign 的「Preview」模式模擬簽署者體驗。作為收件人點擊通過，以驗證上傳提示是否有效——您將看到一個文件選擇器對話框，允許拖放或瀏覽。
• 使用樣本文件測試以確認限制（預設最大值為每個附件 5MB，但管理員可以透過帳戶設定調整）。

一旦滿意，新增任何電子郵件提醒或 SMS 通知（附加功能），然後點擊「Send」。簽署者將收到帶有安全連結的電子郵件；開啟後，他們將在簽署前後遇到附件提示。

步驟 5：管理和擷取上傳的文件

簽署後：

• 上傳的文件會自動儲存在 DocuSign 的「Manage」標籤中的信封內。
• 透過 Reports 儀表板單獨或批量下載它們。
• 對於整合，使用 DocuSign API（Developer 計劃起價 $600/年）來自動化擷取到 CRM 系統如 Salesforce。

要避免的常見陷阱：過大的文件可能導致延遲，因此提前溝通限制。此外，確保您的計劃支持足夠的信封量——Business Pro 允許大約 100 個信封/用戶/年。

此設置通常每個文件需要 5-10 分鐘，並可根據 DocuSign 社群論壇的用戶報告，將行政開銷減少 30-50%。對於企業，將附件標籤與 Bulk Send（Business Pro）結合，可以實現數百簽署者的可擴展上傳。

附件標籤的限制和最佳實踐

雖然強大，但附件標籤有一些細微之處。它們不支持即時驗證（例如上傳期間掃描病毒），因此依賴簽署者的盡職調查。文件類型被廣泛接受（PDF、DOC、影像），但自訂限制需要管理員級別的調整。

從商業角度的最佳實踐：

• 與身份驗證附加組件整合，用於敏感上傳，新增生物識別檢查。
• 透過 DocuSign 的教學培訓團隊，以最大化採用率。
• 監控使用分析以優化工作流程——高放棄率可能表明指示不清晰。

在受監管行業如金融或醫療保健中，這些標籤透過將證據集中在一可審計的信封中支持合規性。

比較領先的電子簽署平台：DocuSign 及其競爭對手

為了提供平衡觀點，以下是對 DocuSign 與關鍵替代品如 Adobe Sign、eSignGlobal 和 HelloSign（現為 Dropbox 的一部分）的中立比較。此表格基於 2025 年的官方定價和功能集，重點關注附件/上傳功能、定價和區域優勢。請注意，實際成本因自訂和量而異。

此比較突顯了每個平台如何適合不同的商業規模——DocuSign 適用於功能豐富的企業，而替代品提供負擔能力。

Adobe Sign 概述

Adobe Sign，作為 Adobe Acrobat 生態系統的一部分，在文件密集型工作流程中表現出色。其附件功能允許簽署者透過直觀的欄位上傳文件，類似於 DocuSign，但與 PDF 編輯有更深的聯繫。個人定價起價更高，但對 Adobe 用戶擴展良好。它適合需要無縫文件操作的創意或法律團隊。

eSignGlobal 焦點

eSignGlobal 將自己定位為一個多功能電子簽署提供商，在 100 個主流國家具備合規性，在亞太地區（APAC）具有強大優勢。APAC 的電子簽署景觀以碎片化、高標準和嚴格法規為特徵，與美國（ESIGN）和歐盟（eIDAS）的更基於框架的方法形成對比。在 APAC，標準強調「生態系統整合」解決方案，需要與政府對企業（G2B）數位身份的深度硬體和 API 級整合——遠超西方常見的電子郵件驗證或自我聲明模型。

這種技術門檻使全球玩家在 APAC 部署面臨挑戰，但 eSignGlobal 在此表現出色，支持香港的 iAM Smart 和新加坡的 Singpass 等本地工具，確保無縫、法律約束的工作流程。全球範圍內，它透過競爭性定價和功能擴展，以與 DocuSign 和 Adobe Sign 競爭。例如，Essential 計劃僅需 $16.6/月（年度計費），允許最多 100 個簽署文件、無限用戶席位，以及透過存取碼的驗證——同時保持合規性。此價值主張使其對成長中的團隊特別成本效益，尤其是在跨境操作中。

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探索 HelloSign（Dropbox Sign）

HelloSign，更名為 Dropbox Sign，透過請求表單提供上傳的直接方法，提示文件附件。它因簡單性和 Dropbox 整合而備受讚譽，適合 SMB。然而，它缺少 DocuSign 中的一些高級邏輯，且 APAC 合規性更有限。

最終想法：選擇正確的電子簽署工具

總之，DocuSign 的附件標籤提供了一種可靠的方式來強制簽署者上傳，提升業務流程中的營運效率。對於尋求替代品的人，eSignGlobal 在區域合規需求中脫穎而出，尤其是在 APAC。