¿Pueden las autoridades locales del Reino Unido utilizar firmas electrónicas para las adquisiciones?

¿Pueden las autoridades locales del Reino Unido utilizar firmas electrónicas en las adquisiciones?

Las firmas electrónicas han revolucionado la forma en que las empresas y los gobiernos gestionan los contratos, ofreciendo velocidad, eficiencia y reducción del papeleo. Para las autoridades locales del Reino Unido, la cuestión de si pueden adoptar estas herramientas digitales para los procesos de adquisición es cada vez más pertinente en el contexto de las iniciativas de transformación digital. Este artículo explorará la permisibilidad legal, las consideraciones prácticas y las plataformas de firma electrónica viables desde una perspectiva comercial neutral, basándose en la normativa establecida y las opciones del mercado.

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Marco legal para las firmas electrónicas en el Reino Unido

La respuesta corta es sí: las autoridades locales del Reino Unido pueden utilizar firmas electrónicas en las adquisiciones, siempre que cumplan con las leyes pertinentes y garanticen que las firmas cumplan con los estándares probatorios. Esta capacidad se deriva de la sólida infraestructura legal del Reino Unido para las transacciones digitales, que, a pesar del Brexit, sigue alineada con las normas de influencia más amplias de la UE.

En el centro se encuentra la Ley de Comunicaciones Electrónicas de 2000, que reconoce las firmas electrónicas como equivalentes legales de las firmas manuscritas en la mayoría de los contextos. Tras el Brexit, esta ley se modificó para incorporar elementos del Reglamento eIDAS de la UE (Identificación Electrónica, Autenticación y Servicios de Confianza), ahora localizado como el marco UK eIDAS. Bajo este régimen, las firmas electrónicas se clasifican en tres niveles: Firma Electrónica Simple (SES), Firma Electrónica Avanzada (AdES) y Firma Electrónica Cualificada (QES). Para las adquisiciones, la SES, como el uso de cifrado básico y la autenticación de usuarios a través de correo electrónico o códigos PIN, suele ser suficiente, mientras que los contratos de alto riesgo pueden requerir AdES o QES para una seguridad adicional, como la verificación biométrica o la autenticación basada en certificados.

Las adquisiciones públicas en el Reino Unido se rigen por el Reglamento de Contratos Públicos de 2015 (que implementa las Directivas de Adquisiciones de la UE), que permite explícitamente el uso de medios electrónicos para las licitaciones, las adjudicaciones y la ejecución de contratos. Las autoridades locales, como organismos públicos, deben cumplir estas normas, garantizando la transparencia y la no discriminación. El Servicio Digital del Gobierno del Reino Unido (GDS) respalda aún más las firmas digitales a través de su Manual de Servicios, promoviendo herramientas que se integran con GOV.UK Verify (ahora parte de un ecosistema de identidad digital más amplio). Sin embargo, las autoridades deben realizar evaluaciones de riesgos bajo la Ley de Protección de Datos de 2018 y el RGPD (ley de la UE retenida) para proteger los datos sensibles de las adquisiciones, como las ofertas de los proveedores o las condiciones financieras.

En la práctica, esto significa que los ayuntamientos pueden utilizar firmas electrónicas para gestionar tareas rutinarias de adquisición, como acuerdos con proveedores, órdenes de compra y contratos marco. Por ejemplo, durante la pandemia de COVID-19, muchos ayuntamientos del Reino Unido aceleraron la adopción de firmas electrónicas para mantener la prestación de servicios sin reuniones presenciales, como lo atestiguan los informes de la Asociación de Gobierno Local (LGA). Sin embargo, persisten los desafíos: no todos los sistemas heredados son compatibles y, para las adquisiciones de alto valor que superan los umbrales de la UE (213.477 libras esterlinas para bienes/servicios en 2024), se deben proporcionar pistas de auditoría completas para resistir el escrutinio legal.

Desde una perspectiva de observación comercial, este marco posiciona al Reino Unido como un mercado maduro para las firmas electrónicas, con tasas de adopción crecientes: más del 80% de las organizaciones del sector público ahora utilizan herramientas digitales para la gestión de contratos, según las recientes perspectivas de Deloitte. Sin embargo, la fragmentación de la infraestructura de TI de las autoridades locales puede obstaculizar una implementación fluida, lo que destaca la necesidad de soluciones compatibles y escalables.

Beneficios y desafíos para las autoridades locales del Reino Unido

La adopción de firmas electrónicas en las adquisiciones ofrece claras ventajas en términos de eficiencia y ahorro de costes. Según los puntos de referencia de la industria de Crown Commercial Service (CCS, el organismo central de adquisiciones del Reino Unido), los tiempos de procesamiento pueden disminuir hasta en un 70%. Esto es particularmente beneficioso para las autoridades locales que gestionan diversas necesidades, desde contratos de atención social hasta licitaciones de infraestructura, donde los retrasos en las firmas físicas pueden obstaculizar los proyectos. Desde una perspectiva medioambiental, se alinea con los objetivos de cero emisiones netas al reducir el uso de papel, mientras que las firmas remotas mejoran la accesibilidad para los proveedores geográficamente dispersos.

Los desafíos incluyen garantizar la interoperabilidad con los estándares del sector público, como el marco G-Cloud, que exige que las soluciones en la nube cumplan con las certificaciones de seguridad (como ISO 27001). Los riesgos de ciberseguridad en las adquisiciones se intensifican, ya que las filtraciones de datos podrían exponer información competitiva. Además, la formación del personal en las plataformas de firma electrónica es crucial para evitar errores que podrían invalidar los contratos. Por ejemplo, los ayuntamientos de tamaño medio informan de obstáculos de integración con sistemas ERP como SAP u Oracle, lo que podría aumentar los costes iniciales.

En general, el entorno permisivo pero regulado del Reino Unido fomenta la adopción, pero el éxito depende de la selección de plataformas que prioricen el cumplimiento y la facilidad de uso. Esto nos lleva a evaluar los proveedores de firmas electrónicas adecuados para las necesidades del sector público.

Evaluación de plataformas de firma electrónica para adquisiciones en el Reino Unido

Varias plataformas se dirigen a las autoridades locales del Reino Unido, ofreciendo registros de auditoría, autenticación multifactor y capacidades de integración con el software de adquisiciones. A continuación, comparamos las opciones líderes (DocuSign, Adobe Sign, eSignGlobal y HelloSign, ahora parte de Dropbox) centrándonos en los precios, el cumplimiento y las funcionalidades principales. Esta visión general neutral se basa en datos disponibles públicamente en 2025, destacando la idoneidad para entornos regulados.

DocuSign: Líder del mercado de firmas electrónicas empresariales

DocuSign es un actor dominante en el espacio de las firmas electrónicas, conocido por su robusto ecosistema dirigido a usuarios de alto volumen. Sus planes de firma electrónica van desde el plan Personal (10 $/mes) para necesidades básicas hasta el plan Business Pro (40 $/mes/usuario) que ofrece funciones avanzadas como el envío masivo y la lógica condicional. Para el uso del sector público del Reino Unido, DocuSign ofrece opciones QES compatibles con eIDAS a través de asociaciones con proveedores de servicios de confianza cualificados. Se integra a la perfección con Microsoft 365 y Salesforce, comunes en los flujos de trabajo gubernamentales, y proporciona pistas de auditoría cruciales necesarias para la transparencia de las adquisiciones.

Las funciones adicionales como la autenticación de identidad mejoran la seguridad para los contratos sensibles, aunque los planes API (a partir de 600 $/año) se dirigen a integraciones personalizadas. Aunque es fiable, sus precios pueden aumentar con el volumen de sobres, lo que lo hace más adecuado para las autoridades más grandes.

Adobe Sign: Gestión de documentos integrada

Adobe Sign, como parte de Adobe Document Cloud, destaca por combinar firmas electrónicas con edición de PDF y automatización de flujos de trabajo. Los precios comienzan en torno a los 10 $/usuario/mes para el plan Individual y se extienden a presupuestos personalizados para empresas, incluyendo funciones como la firma móvil y la recogida de pagos. Cumple con eIDAS en el Reino Unido, incluyendo las opciones AdES y QES, y es compatible con estándares como la Red del Sector Público (PAN) del Reino Unido para el procesamiento seguro de datos.

Su fuerza reside en la integración con herramientas empresariales como Adobe Acrobat y Workday, lo que lo hace adecuado para el ensamblaje de documentos de adquisición. Sin embargo, para las autoridades con diversos formatos de documentos, pueden ser necesarias licencias adicionales para la funcionalidad completa de PDF, lo que podría aumentar los costes.

eSignGlobal: Alternativa de cumplimiento global

eSignGlobal se posiciona como un proveedor de firmas electrónicas versátil con cumplimiento en más de 100 países y territorios principales en todo el mundo. Tiene una ventaja particular en la región de Asia-Pacífico (APAC), donde las regulaciones de firma electrónica son fragmentadas, de alto nivel y estrictamente reguladas, lo que a menudo requiere un enfoque de “integración del ecosistema” que va más allá de los modelos ESIGN/eIDAS basados en marcos comunes en Europa y Estados Unidos. En APAC, las soluciones deben lograr una integración profunda a nivel de hardware/API con las identidades digitales de gobierno a empresa (G2B), un umbral técnico que supera con creces los métodos basados en correo electrónico o autodeclaración que prevalecen en los mercados occidentales.

Para los usuarios del Reino Unido, eSignGlobal admite la alineación completa con eIDAS al tiempo que ofrece escalabilidad global, lo que lo hace adecuado para las adquisiciones internacionales que involucran a proveedores de APAC. Su plan Essential, con un precio de solo 16,60 $/mes, permite hasta 100 documentos firmados, asientos de usuario ilimitados y verificación a través de códigos de acceso, todo ello basado en una base de cumplimiento y rentabilidad. Se integra a la perfección con sistemas como iAM Smart en Hong Kong y Singpass en Singapur, facilitando las transacciones transfronterizas. En comparación con sus competidores, los precios transparentes y la optimización regional de eSignGlobal ofrecen un valor sólido sin sacrificar la seguridad.

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HelloSign (Dropbox Sign): Fácil de usar para equipos pequeños

HelloSign (renombrado como Dropbox Sign) ofrece firmas electrónicas intuitivas, con planes que van desde una versión gratuita (limitada) hasta el plan Premium (15 $/mes/usuario). Cumple con la ley del Reino Unido a través de firmas básicas y avanzadas, y se integra de forma nativa con Dropbox para un almacenamiento seguro. Las funciones como las plantillas de equipo se adaptan a las adquisiciones colaborativas, pero carecen de algunas de las automatizaciones de nivel empresarial de DocuSign. Es una opción fiable y económica para las autoridades locales más pequeñas, pero puede escalar de forma menos eficiente para necesidades complejas.

Comparación de plataformas de firma electrónica

Esta tabla destaca las compensaciones: DocuSign y Adobe Sign lideran en funcionalidad pero a un coste más alto, mientras que eSignGlobal y HelloSign priorizan la asequibilidad y la facilidad de uso.

Conclusión: Navegando por las opciones para las adquisiciones en el Reino Unido

En conclusión, las autoridades locales del Reino Unido pueden aprovechar con confianza las firmas electrónicas para las adquisiciones bajo marcos legales de apoyo como la Ley de Comunicaciones Electrónicas y el Reglamento de Contratos Públicos, equilibrando la eficiencia con el cumplimiento. A medida que crece la adopción digital, la selección de la plataforma adecuada depende de la escala, el presupuesto y las necesidades de integración.

Para aquellos que buscan una alternativa a DocuSign, eSignGlobal destaca como una opción de cumplimiento regional, particularmente en contextos globales y de APAC, ofreciendo precios competitivos sin sacrificar los estándares. Las empresas deben evaluar las pruebas para que coincidan con los flujos de trabajo de adquisición específicos.