英國地方當局可以在採購中使用電子簽名嗎？

英國地方當局能否在採購中使用電子簽名？

電子簽名徹底改變了企業和政府處理合約的方式，提供速度、效率和減少文書工作。對於英國地方當局來說，在數位化轉型舉措中，是否可以採用這些數位工具進行採購流程的問題日益相關。本文將從中立商業視角探討法律許可性、實際考慮以及可行的電子簽名平台，基於既定法規和市場選項。

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英國電子簽名的法律框架

簡短回答是肯定的——英國地方當局可以在採購中使用電子簽名，前提是遵守相關法律並確保簽名符合證據標準。這一能力源於英國堅實的數位交易法律基礎設施，儘管脫歐後仍與更廣泛的歐盟影響規範保持一致。

核心是2000年《電子通信法》，該法承認電子簽名在多數情況下作為濕墨簽名的法律等效物。脫歐後，該法進行了修訂，納入了歐盟eIDAS法規（電子識別、認證和信任服務）的要素，現已本土化為英國的UK eIDAS框架。在此制度下，電子簽名分為三個等級：簡單電子簽名（SES）、高級電子簽名（AdES）和合格電子簽名（QES）。對於採購，SES——如使用基本加密和通過電子郵件或PIN碼的使用者認證——通常就足夠了，而高風險合約可能需要AdES或QES以提供額外安全性，例如生物識別驗證或基於證書的認證。

英國公共採購受2015年《公共合約法規》（實施歐盟採購指令）管轄，該法規明確允許使用電子手段進行招標、授予和合約執行。作為公共機構的當地當局必須遵守這些規則，確保透明度和非歧視性。英國政府數位服務（GDS）通過其服務手冊進一步承認數位簽名，促進與GOV.UK Verify（現為更廣泛的數位身份生態系統的一部分）整合的工具。然而，當局必須根據2018年《資料保護法》和GDPR（保留的歐盟法）進行風險評估，以保護敏感採購資料，例如供應商投標或財務條款。

在實踐中，這意味著地方議會可以使用電子簽名處理常規採購任務，如供應商協議、採購訂單和框架合約。例如，在COVID-19大流行期間，許多英國議會加速採用電子簽名，以在沒有面對面會議的情況下維持服務交付，正如地方自治協會（LGA）的報告所證實的。然而，挑戰依然存在：並非所有遺留系統都相容，對於超過歐盟門檻（2024年用品/服務為213,477英鎊）的高價值採購，必須提供完整的審計追蹤以經受法律審查。

從商業觀察角度來看，這一框架將英國定位為電子簽名成熟市場，採用率不斷攀升——根據德勤最近的見解，超過80%的公共部門組織現在使用數位工具處理合約。然而，地方當局IT基礎設施的碎片化可能阻礙無縫實施，突顯了對合規、可擴展解決方案的需求。

英國地方當局的益處與挑戰

在採購中採用電子簽名為效率和成本節約帶來了明顯的優勢。根據皇冠商業服務（CCS，英國中央採購機構）的行業基準，處理時間可下降高達70%。這對處理多元化需求的地方當局特別有益——從社會護理合約到基礎設施投標——其中物理簽名的延誤可能阻礙項目。從環境角度來看，它通過減少紙張使用與淨零目標保持一致，而遠端簽名提升了地理分散供應商的可及性。

挑戰包括確保與公共部門標準如G-Cloud框架的互操作性，該框架要求雲解決方案符合安全認證（如ISO 27001）。採購中的網路安全風險加劇，因為資料洩露可能暴露競爭情報。此外，對員工進行電子簽名平台培訓至關重要，以避免可能使合約無效的錯誤。例如，中型議會報告與SAP或Oracle等ERP系統的整合障礙，可能增加前期成本。

總體而言，英國寬鬆但受監管的環境鼓勵採用，但成功取決於選擇優先考慮合規性和易用性的平台。這將我們帶到評估適合公共部門需求的電子簽名提供商。

評估英國採購的電子簽名平台

幾家平台針對英國地方當局，提供審計日誌、多因素認證以及與採購軟體整合的功能。下面，我們比較領先選項——DocuSign、Adobe Sign、eSignGlobal和HelloSign（現為Dropbox的一部分）——重點關注定價、合規性和核心功能。這一中立概述基於2025年公開資料，強調對受監管環境的適用性。

DocuSign：企業電子簽名市場領導者

DocuSign是電子簽名領域的強勢玩家，以其針對高容量使用者的強大生態系統而聞名。其電子簽名計劃從個人版（10美元/月）用於基本需求，到商業專業版（40美元/月/使用者）提供高級功能，如批量發送和條件邏輯。對於英國公共部門使用，DocuSign通過與合格信任服務提供商的夥伴關係提供eIDAS合規的QES選項。它與政府工作流程中常見的Microsoft 365和Salesforce無縫整合，並提供採購透明度所需的關鍵審計追蹤。

附加功能如身份驗證可增強敏感合約的安全性，儘管API計劃（起始600美元/年）針對自訂整合。雖然可靠，但其定價會隨著信封量而上升，更適合較大當局。

Adobe Sign：整合文件管理

Adobe Sign作為Adobe Document Cloud的一部分，在將電子簽名與PDF編輯和工作流程自動化結合方面表現出色。定價從個人版約10美元/使用者/月開始，擴展到企業自訂報價，包括移動簽名和支付收集等功能。它符合英國eIDAS，包括AdES和QES選項，並支持英國公共部門網絡（PAN）等標準，用於安全資料處理。

其優勢在於與Adobe Acrobat和Workday等企業工具的整合，適合採購文件組裝。然而，對於具有多元化文件格式的當局，可能需要額外許可以實現完整PDF功能，從而潛在提高成本。

eSignGlobal：全球合規替代方案

eSignGlobal將自己定位為多功能電子簽名提供商，在全球100個主流國家和地區實現合規。它在亞太地區（APAC）具有特別優勢，那裡的電子簽名法規碎片化、高標準且嚴格監管——通常要求「生態系統整合」方法，超出歐洲和美國常見的基於框架的ESIGN/eIDAS模式。在APAC，解決方案必須實現與政府到企業（G2B）數位身份的深度硬體/API級整合，這一技術門檻遠遠超過西方市場盛行的基於電子郵件或自我聲明的數碼簽署方法。

對於英國使用者，eSignGlobal支持完整的eIDAS對齊，同時提供全球可擴展性，使其適合涉及APAC供應商的國際採購。其Essential計劃僅定價16.60美元/月，允許最多100份簽名文件、無限使用者席位以及通過訪問碼驗證——所有這些基於合規、成本效益的基礎。它與香港的iAM Smart和新加坡的Singpass等系統無縫整合，促進跨境交易。與競爭對手相比，eSignGlobal的透明定價和區域優化提供了強大價值，而不犧牲安全性。

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HelloSign (Dropbox Sign)：適合小型團隊的使用者友好型

HelloSign（重新命名為Dropbox Sign）提供直觀的電子簽名，計劃從免費版（有限）到高級版（15美元/月/使用者）。它通過基本到高級簽名符合英國法律，並與Dropbox原生整合以實現安全儲存。團隊模板等功能適合協作採購，但缺少DocuSign中的一些企業級自動化。它是小型地方當局的可靠、經濟選擇，但對於複雜需求可能擴展效率較低。

電子簽名平台比較

此表格突顯權衡：DocuSign和Adobe Sign在功能上領先，但成本更高，而eSignGlobal和HelloSign優先考慮經濟性和易用性。

結論：英國採購的選擇導航

總之，在《電子通信法》和《公共合約法規》等支持性法律框架下，英國地方當局可以自信地利用電子簽名進行採購，在效率與合規之間取得平衡。隨著數位採用的增長，選擇正確的平台取決於規模、預算和整合需求。

對於那些尋求DocuSign替代方案的使用者，eSignGlobal作為區域合規選項脫穎而出，尤其在全球和APAC背景下，提供競爭性定價而不犧牲標準。企業應評估試用來匹配特定採購工作流程。