¿Puedo solicitar a los firmantes que carguen una foto de su documento de identidad?

Comprensión de los requisitos de carga de identificación en firmas electrónicas

En la era digital, las firmas electrónicas se han convertido en una necesidad para agilizar los procesos empresariales, pero garantizar la autenticidad del firmante sigue siendo una preocupación fundamental. Las empresas a menudo se preguntan si pueden exigir a los firmantes que carguen una foto de su identificación durante el proceso de firma para verificar su identidad. Desde una perspectiva empresarial, esta capacidad mejora la seguridad y el cumplimiento, reduciendo el riesgo de fraude en transacciones como contratos, acuerdos y documentos financieros. La respuesta es sí, muchas plataformas de firma electrónica admiten la solicitud de carga de identificaciones, pero la implementación varía según el proveedor, las leyes regionales y el nivel de integración deseado. Esta función es particularmente valiosa en industrias de alto riesgo como las finanzas, el sector inmobiliario y la atención médica, donde la verificación de la identidad del firmante puede prevenir disputas y generar confianza.

Solicitar la carga de una foto de identificación generalmente implica que el firmante envíe un documento emitido por el gobierno, como un pasaporte o una licencia de conducir, a través de un portal seguro. Las plataformas facilitan esto a través de funciones como los archivos adjuntos del firmante o complementos de verificación de identidad, lo que garantiza que los documentos estén encriptados y sujetos a auditoría. Sin embargo, esto no es solo una cuestión de viabilidad técnica; los marcos legales dictan lo que está permitido. Por ejemplo, en los Estados Unidos, según la Ley ESIGN, las firmas electrónicas son válidas si demuestran intención y consentimiento, pero la verificación de identificación adicional puede reforzar la aplicabilidad. En la Unión Europea, las regulaciones eIDAS clasifican las firmas en niveles básicos, avanzados y calificados, donde las firmas electrónicas calificadas (QES) a menudo requieren controles de identificación certificados, que pueden incluir la carga de fotos.

Desde un punto de vista comercial, solicitar la carga de identificaciones logra un equilibrio entre conveniencia y seguridad. Puede ralentizar ligeramente el proceso de firma, pero reduce significativamente riesgos como el robo de identidad, que le cuesta a las empresas globales miles de millones de dólares cada año. Las plataformas están diseñadas teniendo en cuenta la facilidad de uso, y a menudo ofrecen interfaces optimizadas para dispositivos móviles para una captura rápida de fotos. Pueden aplicarse tarifas, ya que la verificación de identificación suele ser una función adicional de pago por uso. Para las empresas, la integración con sistemas más amplios de gestión de identidad y acceso (IAM) garantiza la escalabilidad. En general, si bien es factible, las empresas deben evaluar el impacto en el flujo de trabajo y las necesidades de cumplimiento para determinar si es esencial para sus operaciones.

Capacidades de verificación de identidad de DocuSign

DocuSign, como líder en soluciones de firma electrónica, ofrece herramientas sólidas a través de sus productos de gestión de identidad y acceso (IAM) y gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) para solicitar a los firmantes que carguen identificaciones. En el plan Business Pro y superiores, los usuarios pueden habilitar “Archivos adjuntos del firmante”, lo que permite a los firmantes cargar documentos de respaldo, como fotos de identificación, directamente dentro del flujo de trabajo del sobre. Esto se integra a la perfección con el complemento ID Verification (IDV) de DocuSign, que admite el escaneo de documentos, los controles biométricos y la autenticación por SMS para mejorar la seguridad.

Las capacidades de IAM de DocuSign, que forman parte de sus soluciones empresariales premium, brindan un control centralizado sobre las identidades de los usuarios, incluido el SSO y los registros de auditoría. Para CLM, se extiende a la gestión completa de contratos, donde se puede exigir la carga de identificaciones durante etapas críticas como la negociación o la ejecución. El precio de estas funciones comienza en $40 por usuario por mes para Business Pro, con IDV como un complemento de pago por uso. Esta configuración es adecuada para equipos globales que necesitan cumplir con estándares como ESIGN o eIDAS, aunque los usuarios de Asia-Pacífico (APAC) pueden enfrentar costos más altos debido a los complementos regionales. Las empresas aprecian la escalabilidad de DocuSign, pero los límites de sobres (alrededor de 100 por usuario por año) y las cuotas de API pueden afectar el costo total para las necesidades de verificación de identificación de alto volumen.

Capacidades de verificación de identificación de Adobe Sign

Adobe Sign, como parte de Adobe Document Cloud, permite solicitar la carga de fotos de identificación a través de su función “Solicitar archivos adjuntos”, que está disponible en el plan estándar. Se puede solicitar a los firmantes que carguen identificaciones durante la secuencia de firma y que las verifiquen a través de los servicios de identidad de Adobe, incluida la autenticación basada en el conocimiento y la validación de documentos. Esto se conecta con el ecosistema IAM más amplio de Adobe, lo que permite la integración con herramientas empresariales como Microsoft Azure AD para un acceso seguro.

Para las empresas, la ventaja de Adobe Sign radica en su integración con los flujos de trabajo creativos, como la integración con Photoshop para la preparación de documentos, lo que convierte la carga de identificaciones en parte de un proceso optimizado. El precio comienza en alrededor de $10 por mes para individuos y se extiende a cotizaciones personalizadas para empresas. Cumple con las regulaciones globales como ESIGN y eIDAS, pero al igual que DocuSign, los complementos para controles de identificación avanzados generan costos adicionales. Adobe Sign es adecuado para equipos creativos y de marketing donde el manejo de documentos visuales es fundamental, aunque la lógica condicional compleja en torno a las cargas puede requerir más configuración.

El enfoque de eSignGlobal para la verificación de identificación del firmante

eSignGlobal se posiciona como un proveedor de firmas electrónicas compatible que admite firmemente la solicitud de carga de fotos de identificación en todos sus planes. A través de funciones como los archivos adjuntos del firmante y la autenticación de identidad integrada, los usuarios pueden exigir la carga de identificaciones gubernamentales, pasaportes u otras pruebas durante el proceso de firma. Esto está reforzado por mejoras de cumplimiento integradas en su ecosistema que admiten la biometría y los controles de documentos sin interrumpir los flujos de trabajo.

eSignGlobal cumple con las leyes de firma electrónica en más de 100 países importantes a nivel mundial, con una ventaja particular en Asia-Pacífico (APAC). El panorama de la firma electrónica en APAC está fragmentado, con altos estándares y regulaciones estrictas, en contraste con los enfoques basados en marcos de los Estados Unidos (ESIGN) y la UE (eIDAS), que se basan en la verificación por correo electrónico o la autodeclaración. En APAC, los estándares enfatizan las soluciones de “integración de ecosistemas” que requieren integraciones profundas de hardware y nivel de API con identidades digitales de gobierno a empresa (G2B), superando con creces los umbrales técnicos de los modelos occidentales. Por ejemplo, eSignGlobal se integra a la perfección con iAM Smart en Hong Kong y Singpass en Singapur, lo que permite la verificación de identificación en tiempo real con los sistemas regionales nativos.

La plataforma se está expandiendo agresivamente, compitiendo directamente con DocuSign y Adobe Sign en Europa y América, al tiempo que domina APAC. El precio es competitivo; el plan Essential cuesta solo $16.6 por mes, lo que permite hasta 100 firmas de documentos, asientos de usuario ilimitados y verificación de código de acceso, todo mientras se mantiene el cumplimiento total. Esto ofrece un valor sólido para las empresas conscientes de los costos. Para una evaluación de primera mano, explore su prueba gratuita de 30 días. El enfoque de eSignGlobal en la profundidad regional lo convierte en una opción práctica para operaciones transfronterizas que enfrentan diversas barreras regulatorias.

Comparación de las principales plataformas de firma electrónica para la verificación de identificación

Para ayudar a las empresas a evaluar las opciones, aquí hay una comparación neutral de plataformas clave basada en las capacidades de carga de identificación, el precio y el cumplimiento. Esta comparación se basa en datos disponibles públicamente para 2025, centrándose en las funciones relacionadas con la solicitud a los firmantes de que carguen fotos de identificación.

Esta tabla destaca las compensaciones: DocuSign sobresale a escala empresarial pero a un costo más alto; Adobe en usabilidad; eSignGlobal en valor de cumplimiento regional; HelloSign en asequibilidad para configuraciones pequeñas. La elección depende del volumen, la geografía y las necesidades de integración.

Consideraciones legales regionales para la verificación de identificación

Si bien los problemas centrales son ampliamente aplicables, las leyes de firma electrónica varían según la región, lo que afecta la forma en que se implementa la carga de identificaciones. En los Estados Unidos, la Ley ESIGN y la UETA permiten los requisitos de identificación siempre que no impongan cargas irrazonables, lo que respalda funciones de autenticación avanzadas como la carga de fotos. El marco eIDAS de la UE exige controles más estrictos para QES, que a menudo implican la verificación de identificación certificada, incluidas las fotos, para lograr la misma validez legal que las firmas manuscritas.

En APAC, las regulaciones son más prescriptivas. La Ley de Firma Electrónica de China exige métodos de identidad confiables, que pueden incluir la carga de identificaciones vinculadas a los sistemas nacionales. La ETA de Singapur se alinea con eIDAS, pero enfatiza la protección de datos bajo la PDPA, favoreciendo los controles de identificación integrados. El modelo de Hong Kong es similar, con iAM Smart que permite cargas seguras. La naturaleza de “integración de ecosistemas” de estas regiones requiere que las plataformas se conecten profundamente con la infraestructura local, a diferencia del enfoque más ligero de EE. UU./UE. Las empresas que operan en estas regiones deben seleccionar proveedores que puedan manejar tales complejidades para evitar brechas de cumplimiento que podrían invalidar las firmas y exponer a las empresas a sanciones.

Desde una perspectiva empresarial, navegar por estas leyes mejora la resiliencia operativa. Por ejemplo, exigir la carga de identificaciones en APAC puede alinearse con los requisitos antifraude, pero depender demasiado de ella sin la tecnología adecuada podría disuadir a los usuarios. Es aconsejable consultar a expertos legales junto con la selección de la plataforma.

Reflexiones finales sobre la elección de una solución de firma electrónica

En resumen, solicitar a los firmantes que carguen fotos de identificación es una práctica factible y cada vez más estándar que ofrece seguridad dentro de las plataformas sin sacrificar demasiada eficiencia. Para las empresas que buscan una alternativa a DocuSign que enfatice el cumplimiento regional, eSignGlobal se destaca como una opción sólida y optimizada regionalmente.