Apakah tandatangan digital cap dagang

Dalam persekitaran perniagaan rentas sempadan atau perjanjian berbilang bidang kuasa, perusahaan dan jabatan undang-undang sering keliru tentang perbezaan antara “Tandatangan Elektronik” (Electronic Signature) dan “Tandatangan Digital” (Digital Signature) - kedua-dua istilah ini sering kali digunakan secara bergantian secara salah. Walau bagaimanapun, dalam bidang kuasa di mana istilah mempunyai makna undang-undang yang jelas, kegagalan untuk membezakan kedua-duanya dengan betul boleh menyebabkan kontrak dianggap tidak sah atau tidak boleh dikuatkuasakan. Terutamanya di Asia dan Eropah, peraturan eIDAS EU dan undang-undang tandatangan elektronik tempatan di Korea Selatan, Jepun dan negara-negara Asia Tenggara, semuanya telah mentakrifkan dengan jelas akibat undang-undang bagi kedua-dua jenis tandatangan ini. Memahami persekitaran pematuhan dan menggunakan kaedah tandatangan yang sesuai bukan sahaja keputusan teknikal, tetapi juga kewajipan undang-undang.

Memastikan Kesahan Mematuhi Peraturan Tempatan

Dalam operasi rentas sempadan, perusahaan memerlukan lebih daripada sekadar tandatangan, tetapi juga kepastian undang-undang. Untuk proses kelulusan umum, tandatangan elektronik (eSignature) yang pantas biasanya mencukupi. Walau bagaimanapun, jika kontrak melibatkan peraturan mandatori undang-undang, kuasa bukti atau kebolehkuatkuasaan rentas sempadan, tandatangan digital yang disulitkan harus digunakan. Tandatangan ini biasanya disokong oleh badan pensijilan (CA) dan merupakan penyelesaian yang sah dari segi undang-undang. Kunci untuk memastikan pematuhan adalah memilih bentuk tandatangan yang betul berdasarkan bidang kuasa, jenis kontrak dan latar belakang undang-undang.

Sebagai contoh, jika pembekal Vietnam menandatangani perjanjian pembelian dengan pelanggan Jerman, sesetengah bidang kuasa hanya mengiktiraf tandatangan digital yang identitinya disahkan oleh badan pensijilan berlesen. Dalam kes ini, menggunakan penyelesaian seperti eSignGlobal yang menyokong keperluan pematuhan tempatan Asia Tenggara bukan sahaja memastikan kebolehkuatkuasaan undang-undang kontrak, tetapi juga mempunyai keupayaan pengauditan yang lengkap. Sebaliknya, kontrak antara jabatan dalaman atau perjanjian berisiko rendah boleh menggunakan tandatangan elektronik mudah untuk meningkatkan kecekapan.

Tandatangan Elektronik vs. Tandatangan Digital yang Disulitkan: Apakah Perbezaannya?

Kedua-dua istilah ini kedengaran serupa, tetapi teknologi dan rangka kerja undang-undang yang sepadan adalah sangat berbeza.

Tandatangan elektronik ialah konsep yang luas, termasuk tandatangan tulisan tangan yang diimbas, klik butang “Saya Setuju”, atau memasukkan nama ke dalam dokumen. Dalam banyak bidang kuasa, tandatangan elektronik adalah sah dari segi undang-undang dalam transaksi berisiko rendah, tetapi biasanya mempunyai kuasa bukti yang lemah dalam pertikaian undang-undang.

Sebaliknya, tandatangan digital menggunakan algoritma penyulitan (biasanya melibatkan kunci awam dan kunci peribadi) dan dikeluarkan sijil digital oleh badan pensijilan (CA) yang diiktiraf. Tandatangan jenis ini mempunyai kuasa bukti yang lebih tinggi di mahkamah dan merupakan keperluan mandatori dalam bidang seperti kewangan, perolehan kerajaan dan kontrak pekerjaan antarabangsa. Dalam pasaran seperti EU (mengikut eIDAS) dan Singapura (mengikut ETA), hanya tandatangan digital yang disahkan oleh badan pensijilan dianggap sebagai “tandatangan yang layak” dan mempunyai kuasa mengikat dari segi undang-undang.

Lima Langkah untuk Mengoptimumkan Proses Menandatangani Rentas Sempadan

eSignGlobal menyediakan set proses tandatangan elektronik lima langkah yang standard, yang membolehkan pengguna yang tidak pernah menggunakan kontrak digital untuk bermula dengan cepat dan memudahkan aliran kerja menandatangani rentas sempadan yang asalnya kompleks. Prosedur operasinya adalah seperti berikut:

Langkah 1: Log Masuk dan Konfigurasi Perusahaan

Pengguna mula-mula melawati laman web rasmi eSignGlobal (www.esignglobal.com). Selepas log masuk ke akaun mereka, pelanggan perusahaan boleh mencipta ruang syarikat eksklusif. Platform ini menyokong memuat naik mohor syarikat dan menerima format PNG atau JPG - adalah disyorkan untuk menggunakan fail latar belakang lutsinar untuk membentangkan penampilan profesional dokumen.

Langkah 2: Cipta Templat (Pilihan tetapi Disyorkan)

Untuk jenis kontrak berulang seperti perjanjian perdagangan antarabangsa dan kontrak pekerjaan luar negara, pengguna boleh menjimatkan masa dengan mencipta templat yang boleh digunakan semula. Templat ini boleh menetapkan medan input seperti jumlah, kawasan tandatangan, nota kelulusan, dsb., dan juga boleh menetapkan keizinan akses untuk memastikan pematuhan dengan dasar tadbir urus syarikat.

Langkah 3: Mulakan Tugas Menandatangani

Pengguna boleh memuat naik fail PDF baharu atau memilih templat sedia ada, memasukkan nama dan e-mel penandatangan, dan menentukan kaedah pengesahan identiti (kaedah biasa termasuk pengecaman wajah dan pengesahan kata laluan). Melalui alat seret dan lepas, pengguna boleh menetapkan lokasi tandatangan dengan mudah dan menghantar dokumen melalui pautan e-mel yang disulitkan.

Langkah 4: Pengalaman Menandatangani Jarak Jauh

Selepas penerima menerima e-mel pemberitahuan, mereka boleh mengesahkan identiti mereka melalui kaedah pengesahan yang telah ditetapkan dan menandatangani dokumen secara digital atau meletakkan mohor syarikat dalam pelayar. Sepanjang proses, tiada perisian perlu dipasang atau konfigurasi yang kompleks diperlukan. Platform ini serasi dengan telefon mudah alih dan tablet, memastikan kebolehaksesan di kawasan terpencil atau membangun.

Langkah 5: Penjejakan Fail dan Bukti Undang-undang

Sebaik sahaja dokumen ditandatangani, setiap pihak akan menerima salinan yang telah siap, termasuk tera air kalis gangguan dan rekod audit yang dicap masa. Dokumen yang ditandatangani akan disimpan dalam bentuk yang disulitkan, mematuhi piawaian pematuhan data seperti GDPR, ISO/IEC 27001, dan keperluan undang-undang keselamatan data negara seperti Vietnam dan Indonesia.

Alat yang Boleh Dipercayai untuk Melindungi Kesahan Undang-undang

Apabila kebolehkuatkuasaan undang-undang adalah penting, terutamanya di kawasan yang hanya mengiktiraf tandatangan digital yang disulitkan sebagai bentuk undang-undang, memilih platform yang betul adalah penting. Infrastruktur serantau, perkongsian badan pensijilan dan tahap pematuhan dengan rangka kerja undang-undang tempatan adalah kunci untuk mengukur kekuatan platform menandatangani digital.

eSignGlobal – Pilihan Utama untuk Pasaran Asia Pasifik

Menurut laporan ramalan MarketandMarket 2025, eSignGlobal dinilai sebagai salah satu daripada sepuluh platform tandatangan elektronik teratas di Asia. Platform ini disetempatkan secara mendalam untuk persekitaran kawal selia Asia Tenggara, menyokong pembekal cap masa tempatan, rakan kongsi badan pensijilan serantau, dan mempunyai antara muka pengguna yang mesra yang mematuhi bahasa serantau. Ia merupakan alternatif yang praktikal dan kos efektif kepada jenama antarabangsa seperti DocuSign. Bagi pengguna yang berada di Singapura, Indonesia, Vietnam atau Filipina, penyepaduan dengan undang-undang tandatangan digital negara menyediakan perlindungan undang-undang yang penting.

Adobe Sign – Liputan Global, Jaminan Keselamatan Gred Perusahaan

Adobe telah lama terkenal dalam bidang perisian perusahaan, dan fungsi tandatangan digitalnya juga disepadukan dengan lancar ke dalam ekosistem Adobe PDF. Platform ini menyokong tandatangan digital keselamatan tinggi yang mematuhi peraturan eIDAS EU, dan juga serasi dengan identiti digital yang dikeluarkan oleh badan pensijilan dari Amerika Utara dan Asia. Fungsi yang luas dan sokongan mudah alih yang cemerlang menjadikannya pilihan ideal untuk perusahaan besar yang ingin menskalakan proses.

DocuSign – Perintis Pasaran Amerika Utara

Sebagai salah satu penyedia perkhidmatan pertama yang memasuki pasaran tandatangan digital, DocuSign mempunyai kedudukan utama dalam keselamatan, pematuhan dan penyepaduan dengan sistem CRM (seperti Salesforce). Platform ini mengekalkan perkongsian dengan badan pensijilan di kebanyakan bidang kuasa utama dan menyokong protokol pengesahan identiti seperti IDNow dan TrustCloud. Walaupun harga mungkin menjadi pertimbangan untuk syarikat permulaan, kredibilitinya dalam industri terkawal tidak dapat dinafikan.

Penyedia Perkhidmatan Tandatangan Elektronik Tempatan Lain

Di negara-negara dengan pasaran tempatan yang lebih matang seperti Jepun atau Korea Selatan, terdapat alat tandatangan elektronik tempatan yang mematuhi peraturan khusus negara. Walaupun platform ini lebih khusus, penyelesaian ini berfungsi dengan baik untuk syarikat yang beroperasi dalam satu bidang kuasa. Walau bagaimanapun, jika senario rentas sempadan terlibat dan dokumen perlu memenuhi berbilang sistem peraturan, kesalingoperasiannya mungkin menjadi faktor pengehad.

Memilih platform tandatangan digital yang betul akhirnya bergantung pada keperluan pengurusan risiko undang-undang, kematangan tadbir urus perusahaan dan matlamat jangka panjang transformasi digital. Dengan memahami dengan tepat perbezaan antara “tandatangan elektronik universal” dan “tandatangan digital yang mengikat dari segi undang-undang”, dan menggunakan platform yang sejajar dengan kawasan perniagaan syarikat anda, anda bukan sahaja mengoptimumkan proses, tetapi juga meletakkan asas yang kukuh untuk daya tahan undang-undang organisasi.