Panduan Syarikat Hong Kong: Cara Memilih Tandatangan Digital dan Tandatangan Elektronik

Dengan pecutan transformasi digital dalam pelbagai industri, tandatangan elektronik telah menjadi alat penting untuk mencapai operasi perniagaan yang selamat dan cekap. Di Hong Kong, penggunaan tandatangan digital dan tandatangan elektronik dikawal oleh rangka kerja undang-undang yang jelas, yang menekankan kepastian undang-undang dan integriti data. Walaupun bidang tandatangan elektronik global terus berkembang, Hong Kong tetap berpegang pada sistem berkanun yang jelas, menyediakan mekanisme pengesahan identiti yang boleh dipercayai untuk transaksi tempatan dan rentas sempadan.

Rangka kerja undang-undang: Ordinan Transaksi Elektronik (Bab 553)

Asas undang-undang utama untuk tandatangan elektronik di Hong Kong ialah Ordinan Transaksi Elektronik (ETO) yang dilaksanakan pada tahun 2000, iaitu Bab 553 Ordinan Transaksi Elektronik. Ordinan ini menyediakan asas undang-undang untuk mengiktiraf rekod dan tandatangan elektronik dalam sektor awam dan swasta. Ordinan ini membezakan dengan jelas antara “tandatangan elektronik” dan “tandatangan digital”, dan menetapkan kesan dan keperluan undang-undang yang berbeza untuk kedua-duanya.

Menurut ETO, “tandatangan digital” ialah sejenis tandatangan elektronik, yang mempunyai jaminan integriti data yang lebih kukuh. Ia mesti memenuhi syarat teknikal dan prosedur yang ketat, seperti: ia mesti dijana oleh kunci peribadi unik yang dikawal secara eksklusif oleh penandatangan, dan dikaitkan dengan sijil yang diiktiraf yang dikeluarkan oleh badan pensijilan yang dipercayai. Sistem ini sangat selaras dengan piawaian antarabangsa (seperti Undang-Undang Model UNCITRAL mengenai Tandatangan Elektronik).

Peranan Badan Pensijilan yang Diiktiraf

ETO mencapai pelaksanaan kawal selia melalui Badan Pensijilan yang Diiktiraf (RCA). RCA tempatan yang paling tipikal pada masa ini ialah Hong Kong Post, yang menyediakan sijil elektronik yang dipanggil “e-Cert”. Sijil digital ini memainkan peranan penting dalam pengesahan identiti pengguna dan jaminan integriti dokumen.

Tandatangan digital yang dijalankan menggunakan e-Cert Hong Kong Post boleh mencapai bentuk komunikasi yang mengikat dari segi undang-undang dan tidak boleh disangkal, dan diterima oleh kebanyakan institusi kewangan dan jabatan kerajaan. Tandatangan digital boleh memastikan bahawa sebarang perubahan pada dokumen selepas ditandatangani boleh dikenal pasti, dan boleh memenuhi keperluan bukti dalam senario undang-undang seperti litigasi sivil dan audit kawal selia.

Tahap kesan undang-undang: Tandatangan Digital vs Tandatangan Elektronik

Sistem undang-undang Hong Kong mempunyai tahap kesan yang jelas untuk pelbagai jenis tandatangan. Tandatangan digital yang disokong oleh RCA (seperti melalui e-Cert Hong Kong Post) yang memenuhi keperluan berkanun mempunyai kesan undang-undang tertinggi, dan secara sah bersamaan dengan tandatangan tulisan tangan tradisional.

Sebaliknya, tandatangan elektronik datang dalam pelbagai bentuk (seperti menaip nama, memasukkan imej tandatangan, dsb.), dan biasanya mempunyai kesan undang-undang, tetapi kebolehkuatkuasaannya bergantung pada faktor seperti pengesahan identiti, niat menandatangani dan kebolehpercayaan audit. Mahkamah Hong Kong akan menilai kekuatan bukti tandatangan sedemikian berdasarkan kes demi kes, dan selalunya memberi tumpuan kepada rekod yang berkaitan dengan acara menandatangani (seperti alamat IP, cap masa, log operasi pengguna, dsb.).

Aplikasi praktikal dalam industri utama

Banyak industri telah menggunakan tandatangan elektronik atau digital secara meluas di Hong Kong berdasarkan keperluan pematuhan dan operasi mereka sendiri:

• Institusi kewangan (termasuk bank) kebanyakannya memerlukan penggunaan tandatangan digital yang disokong e-Cert dalam pembukaan akaun dan kebenaran rasmi, berdasarkan nasihat panduan Jabatan Keselamatan mengenai tidak boleh sangkal (non-repudiation).
• Industri hartanah sering menggunakan mod hibrid, menggabungkan platform seperti eSignGlobal dengan mekanisme pengesahan identiti untuk memenuhi keperluan undang-undang pemindahan hak milik dan perjanjian pajakan.
• Jabatan kerajaan semakin menggunakan sistem pengesahan identiti elektronik “iAM Smart”, menyepadukan tandatangan digital dengan platform perkhidmatan awam.
• PKS cenderung untuk menggunakan platform tandatangan elektronik kos efektif seperti Adobe Sign, atau membina sistem mereka sendiri untuk mengendalikan proses kelulusan dalaman dan perjanjian berisiko rendah.

Integrasi dengan platform kerajaan: Pelan “iAM Smart”

Inovasi utama yang memacu penggunaan meluas tandatangan elektronik dalam sektor awam dan swasta ialah platform “iAM Smart” yang dilancarkan oleh Kerajaan Hong Kong. Alat pengesahan identiti elektronik berasaskan peranti mudah alih ini menyediakan pengguna dengan keupayaan pengesahan merentas platform. Platform ini telah disepadukan dengan sistem e-Cert Hong Kong Post, membolehkan orang awam dan perniagaan mengendalikan pemfailan cukai, menyerahkan dokumen undang-undang dan mendapatkan perkhidmatan awam melalui tandatangan digital yang mengikat dari segi undang-undang.

Platform ini selaras dengan trend di negara-negara lain di rantau Asia-Pasifik, seperti “SingPass” Singapura dan “PASS” Korea Selatan. Negara-negara ini membina sistem e-kerajaan berasaskan kepercayaan melalui sistem identiti digital peringkat kebangsaan.

Penggunaan Rentas Sempadan dan Pengiktirafan Undang-undang

Bagi perusahaan yang beroperasi di tanah besar China dan Hong Kong, adalah penting untuk mengambil perhatian perbezaan ketara dalam perundangan tandatangan digital antara kedua-dua tempat. Hong Kong menggunakan sistem undang-undang lazim dan mempunyai definisi yang jelas mengenai tandatangan elektronik dan tandatangan digital mengikut ETO; manakala tanah besar menggunakan “Undang-undang Tandatangan Elektronik” (Edisi Semakan 2019) di bawah sistem undang-undang sivil, dan mengiktiraf kedua-dua jenis tandatangan ini, tetapi keperluan untuk kekuatan bukti agak longgar. Perlu diingatkan bahawa peraturan tandatangan yang lebih ketat mungkin terpakai dalam industri terkawal seperti perbankan dan insurans.

Perusahaan yang terlibat dalam transaksi elektronik rentas sempadan harus memilih platform yang menyokong “sijil pematuhan dua tempat” dan mempertimbangkan kesan tandatangan setiap bidang kuasa. Contohnya, di tanah besar China, tandatangan elektronik biasanya perlu disokong oleh penyedia perkhidmatan yang dipercayai yang disahkan oleh Kementerian Perindustrian dan Teknologi Maklumat.

Strategi Pematuhan dan Pengurusan Risiko

Organisasi yang ingin menggunakan penyelesaian tandatangan elektronik di Hong Kong harus memberi perhatian kepada prinsip pematuhan dan tadbir urus berikut:

• Pilih jenis tandatangan mengikut risiko transaksi dan sensitiviti undang-undang. Adalah disyorkan untuk menggunakan tandatangan digital yang disokong RCA untuk kontrak yang mungkin melibatkan liabiliti undang-undang.
• Laksanakan rekod audit yang lengkap dan mekanisme pengesahan identiti, seperti cap masa, pengesahan dua faktor atau rekod bukti rantaian blok, untuk meningkatkan kesahihan tandatangan.
• Menilai secara berkala perjanjian peringkat perkhidmatan (SLA) dengan penyedia perkhidmatan teknikal untuk memastikan bahawa penyimpanan data, dasar privasi tempatan dan pemulihan bencana mematuhi amalan terbaik industri.
• Buat tambahan mengikut peraturan industri terperinci, seperti garis panduan yang dikeluarkan oleh Persatuan Insurans Hong Kong atau Suruhanjaya Sekuriti dan Niaga Hadapan, terutamanya dalam bidang kewangan, insurans dan perkhidmatan undang-undang.

Memilih Penyedia Perkhidmatan yang Sesuai

Kriteria utama untuk menilai penyedia penyelesaian tandatangan elektronik Hong Kong termasuk:

• Sama ada ia mematuhi sistem ETO Hong Kong atau disepadukan dengan e-Cert.
• Sama ada ia menyokong antara muka dwibahasa (Bahasa Inggeris dan Cina Tradisional).
• Sama ada ia menyediakan storan data setempat, yang terletak di Hong Kong atau Kawasan Teluk Besar.
• Sangat serasi dengan platform kerajaan dan mempunyai keupayaan penggunaan rentas sempadan.

Pembekal terkenal antarabangsa seperti eSignGlobal dan DocuSign telah mencapai integrasi pematuhan dengan mekanisme pensijilan tempatan Hong Kong. Pada masa yang sama, platform serantau semakin popular kerana sokongan khusus mereka untuk persekitaran undang-undang di Kawasan Teluk Besar dan ASEAN.

Kesimpulan

Dalam proses transformasi digital pelaksanaan kontrak, adalah amat penting untuk memahami peraturan yang berkaitan, toleransi risiko dan kematangan penggunaan teknologi. Ekosistem tandatangan elektronik Hong Kong menyediakan asas undang-undang yang mantap dan boleh dipercayai, terutamanya melalui tandatangan digital yang disokong oleh institusi yang diiktiraf seperti Hong Kong Post.

Dalam konteks perniagaan global yang semakin digital dan rentas sempadan, terutamanya di rantau Asia, perusahaan Hong Kong perlu membangunkan strategi kontrak yang mematuhi peraturan dan fleksibel dari segi antarabangsa. Sama ada anda seorang eksekutif bank, ketua pematuhan atau pemilik PKS, memahami nuansa peraturan tandatangan digital Hong Kong akan menjadi kunci untuk memastikan pematuhan dan kejayaan perniagaan digital.